公文寫(xiě)作規(guī)范

1、日常公文寫(xiě)作規(guī)范,二O一三年十一月十二日劉海燕,目錄,日常應(yīng)用文分類公文格式規(guī)定細(xì)則總則/細(xì)則/其他公文/細(xì)則請(qǐng)示/報(bào)告/總結(jié)心得,,信——證凡出言，信為先。禮——儀禮者，敬而已矣。宣記,日常應(yīng)用文分類,行政公文：《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中將行政機(jī)關(guān)分為十三類：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要日常應(yīng)用文：條據(jù)類、告啟類、書(shū)信類、電文類、公約類、公關(guān)禮儀類、

2、記錄類、民俗類八大類專用文書(shū)：計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等新聞宣傳文件：消息、通訊、評(píng)論、廣告等法律文書(shū)：起訴狀、上訴狀、申訴狀、答辯狀等學(xué)術(shù)論文,公文格式規(guī)定細(xì)則,總則為使集團(tuán)的公文格式進(jìn)一步統(tǒng)一、嚴(yán)肅、整潔、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公文質(zhì)量，特制定本細(xì)則。公文一律采用A4型紙，推薦頁(yè)邊距上下2.54 厘米，左右3.17厘米。,常用格式簡(jiǎn)表,發(fā)文單位名稱,發(fā)文字號(hào),,標(biāo) 題,抬頭,正文,附件,發(fā)文時(shí)間

3、,簽發(fā)人：,抄送欄,擬稿,校對(duì),,公文格式規(guī)定細(xì)則,眉首：指文件首頁(yè)紅色反線以上部分，包括發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人等內(nèi)容。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)：發(fā)文單位標(biāo)識(shí)為公司名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。集團(tuán)及各公司、職能部門為“山東和生集團(tuán)”，分公司文件為“諸城市和生食品有限公司”、“諸城六和東方食品有限公司”，“諸城康誠(chéng)農(nóng)牧發(fā)展有限公司”小初號(hào)字，紅色，宋體，加粗，居中。,公文格式規(guī)定細(xì)則,眉首發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)由公司代字、用括號(hào)括入的年號(hào)、順序號(hào)組成

4、，如“諸和字（2013）1號(hào)”，用4號(hào)仿宋體標(biāo)于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)之下、紅色反線之上靠左位置。字號(hào)需連續(xù)編號(hào)，不編虛位，不加“第”字。四號(hào)，仿宋。規(guī)定為：集團(tuán)總部發(fā)文用“和生總字”、“和生財(cái)字”、“和生人字”，諸城和生食品公司用“和生食字”，東方食品公司用“東方食字”，康誠(chéng)牧業(yè)公司用“康誠(chéng)牧字”，公司下屬部門編制制定部門文件編號(hào)，文件格式參照集團(tuán)文件格式制定，如“和生食產(chǎn)字”、“東方食財(cái)字”等。,公文格式規(guī)定細(xì)則,眉首簽發(fā)人：集團(tuán)、各公司

5、文件由總經(jīng)理或其委托的副總經(jīng)理簽發(fā)，公司下屬部門由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，標(biāo)于紅色反線之上靠右位置。四號(hào)，仿宋。。發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人下有一文件紅色反線，線上部分為眉首。,公文格式規(guī)定細(xì)則,題目：三號(hào)，黑體，加粗，居中。文件抬頭：即文件發(fā)往單位名稱。文件抬頭位于文件標(biāo)題之下左側(cè)頂格位置。文件抬頭如有兩個(gè)以上單位的，應(yīng)先列主要單位，其次是其他單位。發(fā)往事業(yè)部所屬部門的文件，其抬頭排列一般為：各部門、各分公司。少數(shù)文件如決定、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等，沒(méi)有

6、抬頭。四號(hào)，仿宋。,公文格式規(guī)定細(xì)則,正文：每段首行空兩格，四號(hào)，仿宋。從左至右橫寫(xiě)、橫排，如文件內(nèi)容較多，超過(guò)一頁(yè)，可字體調(diào)整至小四號(hào)，或調(diào)整行距不低于單倍行距，使文件整頁(yè)顯示。建議：一般每頁(yè)排25行，每行排29個(gè)字。結(jié)構(gòu)層次數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)及具有修飾色彩語(yǔ)句中作詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。

7、,公文格式規(guī)定細(xì)則,附件：如有附件，應(yīng)于正文之下（空一行）、文件落款之上，注明附件的順序和名稱。主件和附件要裝訂在一起；不能裝訂在一起的，應(yīng)在附件首頁(yè)的左上角注明主件的發(fā)文字號(hào)。格式同正文。,公文格式規(guī)定細(xì)則,落款：正文末尾加蓋的發(fā)文單位印章和成文時(shí)間（注：正文末尾不再署寫(xiě)發(fā)文單位名稱），位于正文以下偏右位置，距右端空2-4個(gè)字位置。成文時(shí)間以最后簽發(fā)日期或會(huì)議討論通過(guò)的通過(guò)日期為準(zhǔn)。有公章的各分公司公文均應(yīng)加蓋印章。格式同正文。印章

8、應(yīng)端正蓋在日期中間的上方，上距正文5毫米，居中下壓日期。,公文格式規(guī)定細(xì)則,抄送欄：四號(hào)，仿宋。下劃一橫線分隔。擬稿人、校對(duì)人欄：置于文件末頁(yè)靠近頁(yè)腳處，分居左右兩側(cè)，用于標(biāo)示文件主辦單位擬稿人、相關(guān)單位核稿人。四號(hào)，仿宋。頁(yè)碼：文件超過(guò)一頁(yè)應(yīng)加頁(yè)碼，位于頁(yè)腳右側(cè)，小五號(hào)，宋體。,常用格式簡(jiǎn)表,機(jī)關(guān)名稱,發(fā)文字號(hào),,標(biāo) 題,主送機(jī)關(guān),正文,附件,發(fā)文時(shí)間,小初號(hào)字，紅色，宋體，加粗，居中,四號(hào)，仿宋,三號(hào)，黑體，加粗，居中,,四

9、/小四，仿宋，根據(jù)文章長(zhǎng)短調(diào)整行距及字號(hào)，常報(bào)文件盡量一頁(yè)顯示。,存檔稿手簽,范例,簽發(fā)人：,抄送欄,擬稿,校對(duì),,四號(hào)，仿宋,公文格式規(guī)定細(xì)則,其他公文對(duì)外傳真公函、內(nèi)部簽呈 格式詳見(jiàn)附1、附2樣例。其他文件格式，由使用部門參考本細(xì)則自行規(guī)定。,公文格式規(guī)定細(xì)則,附則集團(tuán)簽發(fā)的集團(tuán)及財(cái)務(wù)文件原件應(yīng)在事業(yè)部財(cái)務(wù)部存檔，相關(guān)部門存打印版復(fù)印件；各公司文件在公司企管部存檔；其他部門文件在本部門存檔。文件原件應(yīng)有簽發(fā)人本人簽字，下

10、發(fā)文件可使用打印版文件。超過(guò)2頁(yè)的文件應(yīng)裝訂，統(tǒng)一裝訂于文件左上方。本規(guī)定自2013年11月12日實(shí)施。,請(qǐng)示-注意事項(xiàng),一文一事主送一個(gè)機(jī)關(guān)，不越級(jí)請(qǐng)示語(yǔ)氣謙恭，不能以決定的口吻說(shuō)話。如在寫(xiě)請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，只能寫(xiě)“擬”怎么辦理，不能寫(xiě)“決定”怎么辦理。不能與報(bào)告合用。,報(bào)告-向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)詢問(wèn)。,報(bào)告緣由：三言兩語(yǔ)表達(dá)，不能多寫(xiě)報(bào)告的事實(shí)和問(wèn)題：突出重點(diǎn)，既有概括性，又有具體性。事件寫(xiě)

11、明起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果；問(wèn)題寫(xiě)明產(chǎn)生原因、表現(xiàn)、影響、解決辦法。結(jié)束語(yǔ)：提出建議或意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)參考，注意不要當(dāng)成請(qǐng)求事項(xiàng)?；蛘摺疤卮藞?bào)告”、“請(qǐng)指正”等一語(yǔ)結(jié)束。,報(bào)告-要求,除綜合報(bào)告（年報(bào)、季報(bào)）外，一文一事中心突出，不要面面俱到實(shí)事求是報(bào)告請(qǐng)示務(wù)必分開(kāi),請(qǐng)示與報(bào)告的區(qū)別,目的不同。報(bào)告是陳述性的公文,重在匯報(bào)工作、反映情況、提出建議；而請(qǐng)示是請(qǐng)求性的公文，重在獲得批準(zhǔn)，解決問(wèn)題。 時(shí)限不同。報(bào)告是在事前、工作進(jìn)行中和事后都可

12、以行文，而不需要上級(jí)批復(fù)的公文；而請(qǐng)示則必須在事前行文，請(qǐng)上級(jí)批復(fù)。內(nèi)容不同。報(bào)告的內(nèi)容可以是多方面的，不能寫(xiě)請(qǐng)示事項(xiàng)；請(qǐng)示的內(nèi)容單一，請(qǐng)求事項(xiàng)明確、具體。,工作總結(jié)的要領(lǐng),基礎(chǔ)：實(shí)事求是，一分為二。關(guān)鍵：研究材料，找出規(guī)律。方法：概括寫(xiě)面，具體寫(xiě)點(diǎn)。要求：敘議結(jié)合，事理相關(guān)。,語(yǔ)言要求,注意語(yǔ)言的分寸，褒貶適當(dāng)。真實(shí)準(zhǔn)確，言簡(jiǎn)意明簡(jiǎn)潔清晰圖表合理，有數(shù)據(jù)→有分析→有結(jié)論→有措施,學(xué)而時(shí)習(xí)之，不亦樂(lè)乎。