行政助理工作

1、行政助理工作所在部門：行政人事部職務(wù)：行政助理入職后需要了解的內(nèi)容：1.企業(yè)各部門的劃分情況及各自的職能，產(chǎn)品生產(chǎn)的流程。2.認識和熟悉公司各部門的主要負責(zé)人，了解其職責(zé)。3.行政工作的主要內(nèi)容及細節(jié)(各種日常事務(wù)的管理)ESP.做好各項工作的前提：了解公司目前的相關(guān)制度，與各項管理內(nèi)容相關(guān)的表格、資料有哪些；相關(guān)的數(shù)據(jù)要及時更新，及時發(fā)布各類通知、通告、文件等。主要內(nèi)容：（1）食堂：按照相應(yīng)的規(guī)定和管理制度，進行檢查，監(jiān)督（2）宿舍：

2、檢查，評比；按月抄查水、電表，統(tǒng)計費用。（3）保安（門衛(wèi)）：監(jiān)督保安的巡查情況，查看巡查記錄。（4）車輛使用：了解申請用車的流程。（5）資料檔案：打印、復(fù)印、整理、存檔，明確各部門應(yīng)管理和保存哪些檔案。（6）會議：周、月例會的準備、記錄、落實。包括會議前發(fā)布會議通知，把會議紀要上傳至公司局域網(wǎng)等內(nèi)容。（7）公司物品的管理：了解相應(yīng)的規(guī)章制度。（8）保險的購買：了解當前購買的保險的相關(guān)情況，包括購買了哪家保險公司的哪些險種，有效期限等。處

3、理公司員工的購買保險申請。（9）宣傳公司企業(yè)文化：包括公司內(nèi)部宣傳欄的設(shè)置、改進，以及對外宣傳網(wǎng)站內(nèi)容上的更新等。4.與人力資源管理相關(guān)的內(nèi)容（1）員工人事檔案（2）了解公司各部門人員配備情況，若有空缺職位，及時制定相應(yīng)的招聘計劃，發(fā)布招聘信息。（3）了解公司各部門各職位的基本職責(zé)和應(yīng)當具備的基本素質(zhì)，以便對應(yīng)聘者進行初步面試。（4）考勤情況的匯總：相關(guān)信息做到及時通報本人。（5）員工考核、崗位異動、離職等手續(xù)的辦理：相關(guān)表格（考核表、

4、崗位異動申請表、職申請表等）——部門經(jīng)理——總經(jīng)理（6）培訓(xùn)的流程5.需要注意的其他內(nèi)容（1）熟悉各種文書、空白表格、資料檔案放置的具體位置。（2）打印、復(fù)印、傳真、考勤機等設(shè)備的熟練使用。（3）行政工作的重點在于執(zhí)行力的跟進、統(tǒng)計、反饋，并處理內(nèi)、外部投訴，要同上級及部門內(nèi)部工作人員多加交流、溝通。直接上司：行政經(jīng)理主要工作：協(xié)助經(jīng)理安排、落實行政服務(wù)與后勤總務(wù)的支持工作。崗位職責(zé)：（具體工作）（1）組織辦好會議接待、娛樂等各項活動；

5、（2）協(xié)助制定、監(jiān)督、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度；（3）組織公司辦公費用的計劃、辦公用品的購買、管理和發(fā)放工作（4）管理公司非技術(shù)資料、計算機磁盤、光盤等資料（5）做好辦公室人員考勤和處理各種假期；（6）管理公司的公共衛(wèi)生、食堂就餐工作；（7）發(fā)放日常福利、節(jié)日福利；8）購買、管理和維修公司固定資產(chǎn)；（9）負責(zé)辦公用品、文具、生活配套設(shè)施的管理；（10）做好公司廢物（品）處理和銷售管理工作（11）完成直屬上司交辦的臨時性工作。一般來說，面試你

6、的人都不是一個很好對付的人。別看他彬彬有禮，看上去笑瞇瞇的，很和氣的樣子。但沒準兒一肚子壞水。有些人待人特別客氣，說話還稍稍有點結(jié)巴的，更容易讓人上當。所以，牢記一點，面試的時候保持高度警覺，對方不經(jīng)意問出來的問題，很可能是他最想知道的。舉例來說，我每次面試的時候，最喜歡說的話就是：哦，我不是人力資源的，你別拘束，咱們就當是聊天……負責(zé)面試的人，一般有兩種，一種是專門的人力資源部門。我不懂這一塊，略過不談。另外一種就是我這樣的，負責(zé)某個

7、部門的苦力頭。一般來說，公司中層的苦力頭，他的腦子里面都有一個模式，他的碼頭上需要一個什么樣的人，他或她必須具備哪些技能。但這些考察都是次要的，他首先要搞清楚一點，那就是對方的人品?。?！換句話說，能力是一個方面，但人品是門檻?。?！如果他判定你人品有問題，那剩下的問題就沒必要了。這里面就有很多陷阱，比如，你怎么評價前一家公司。你要是大說特說那公司怎么不好，我肯定要琢磨了，你昨天背叛少林，那今天會不會背叛武當？最好把離職原因淡淡一說，不要指

8、責(zé)誰。我找工作的時候，一般都老實說，我自己能力不行，被公司淘汰了。其實大家肚子都揣著明白，不就是為了找個錢多點的地兒嘛。我經(jīng)常問的一個陷阱問題就是：談?wù)勀愕母改浮Ｆ鋵嵾@個問題一方面是考察對方的家庭教育，另外一方面是看看面試者怎么評價父母。這里面有個通常的邏輯，爹媽把他養(yǎng)這么大，說到自己的父母毫無感恩，感激之情，這種人招進來肯定不能成為合格的苦力?？傊嬖嚨臅r候要牢記一點，面試你的那個混蛋，不管他有多和善，但他問的問題，可能里面處處陷阱

9、?。?！面試到結(jié)束的時候，都會問到薪金標準。我不知道別的公司怎么操作的。我呆過的公司，都是定編定崗的，換句話說，招聘的時候，這個崗位的薪水是早就確定了。?。?！也就是說，對方問到薪金的時候，他已經(jīng)在腦子里面很清楚公司的標準?。?！一般說來，這個問題的目的是為了確定，他如果覺得你是個合適的苦力，那么，現(xiàn)在的薪金，你是不是會過來干活。問到薪金的時候，最好的回答是不回答，留到下一次面試再談?；蛘呖梢苑磫?，公司對于這個崗位定的薪金標準是多少。一般來說

10、，苦力頭不會管你薪金多少的。好的苦力，苦力頭甚至?xí)槟阆蚶习鍫幦?。能夠混到苦力頭的位置上，面試你的人至少具有一定的能力，以及足夠的胸懷。他在意的是能不能招到合適的人干活，薪金的問題不是問題。但過高的薪金，會把你抹掉。比如這個崗位，公司定的薪水是三千，你一張嘴，四千，那完了。對于應(yīng)聘者，其實是很不公平的，你能做的就是接受這個標準或是不接受。如果是剛剛走出校門，月薪三千我想足夠生活了。所以，如果對方的薪金標準，你要么不回答，要么就說三千，別

11、要的太高。一般面試都是在一個獨立的私密空間進行。這里簡單說說一些基本的禮貌。進門要敲門，敲門是最基本的一點。第二點，落座，別進去一屁股就坐上去了。最好等對方先坐下。當然，一般面試的人都很客氣，招呼：坐，坐。有時候進去之后，面試的人已經(jīng)坐好了，那就別管了，坐在他的對面或他指定的位置就行。我這人比較心理陰暗，一般都是背對亮光坐。當你結(jié)束時，至少客氣招呼一聲：謝謝您抽出時間面試我。如果離開座位，順手把椅子推好，這也是一個容易疏忽的地方。有些公

12、司的前臺小姑娘，是你去面試的時候最先面對的，那么臨走的時候客氣打聲招呼。我有個習(xí)慣，面試的時候帶著名片，如果我覺得很合適，會把名片給對方，這樣他便于有問題的話聯(lián)絡(luò)我。但是，親愛的朋友，你去面試的時候，如果對方面前放著名片夾子，千萬不要傻了吧嘰的要名片。面試結(jié)束的第二天，如果你有面試你的苦力頭電話，那就發(fā)個短信，內(nèi)容可以客套一下，就說感謝你昨天面試我之類的話，然后祝福一下，比如今天好心情，工作順利等等。千萬不要問對方結(jié)果。你的目的就是提醒

13、他，顯示你的存在就行了。你等待的地方，可能是公司的公共區(qū)域，而面試的地方可能是會議室，或者像我這樣的人，喜歡在自己的辦公室談。那么切忌，不要走在前面，也不要走路中間，走在邊上就行，把中間的位置留給你未來的領(lǐng)導(dǎo)走。進門之前主動為對方開門，這種拍馬屁的小花招可以多來一點。面試的時候身體正直，自然一點就行。一般來說，不要用摩絲噴的腦袋跟刺猬一樣。女孩子也不要用過于濃密的香水。這是談事情，不是相親。談話的過程中，不要搶話，語速也不要太快。我教大

14、家一個小訣竅，我一般和人談事情，一開始故意顯得有點結(jié)巴。人說話結(jié)巴，會讓人感覺對方很誠懇。但就開頭一兩句結(jié)巴就行，別一直結(jié)巴。有些人面試的時候介紹自己會滔滔不絕，說話特快。其實這里面有個信息傳遞的問題，跟別人談事情，語速太快，往往容易說錯。對方接受起來也有問題。中等語速就可以了。很多男的比較大大咧咧，往那兒一坐，二郎腿就搭上了。要是碰上我這樣大大咧咧的，可能無所謂，要是碰到心理陰暗的，就會有負面影響。另外，很多人一緊張就愛抖腿，這樣也不