淺析油田企業(yè)物資采購風險及管理控制

1、●經(jīng)濟師論壇《經(jīng)濟!J$)2009年第12期淺析油田企業(yè)物資采購風險及管理控制摘要：文章分析企業(yè)物資采購存在的風險，提出物資采購風險的管理及控制措施。關(guān)鍵詞：物資采購風險控制中圖分類號：F274文獻標識碼：A文章編號：1004—4914(2009)12—294一01近幾年，大經(jīng)濟環(huán)境下的市場競爭日趨激烈，石油企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生各種風險的概率也隨之不斷上升，而生產(chǎn)資料的采購是關(guān)系到企業(yè)成本控制的重點項目之一，隨著物資買方市場的形成與

2、完善，買方與賣方為了追求各自利益，不良競爭現(xiàn)象在經(jīng)濟來往中時有發(fā)生，企業(yè)就會面臨物資采購風險。因此，為了保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的順利進行并不斷提高企業(yè)的盈利水平，認真分析物資采購過程中的風險，制定出相應(yīng)的管理控制措施、不斷增強風險防范意識，是企業(yè)在經(jīng)營及環(huán)境變化中不可回避的重要課題。一、物資采購存在的風險分析從油田企業(yè)物資采購過程來看，物資采購的風險主要分為外部風險和內(nèi)部風險兩大類。1物資采購的外部風險。(1)產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)之間的不斷競爭，導致

3、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定帶來的風險。當一個供應(yīng)商在企業(yè)有了強大的市場份額與知名度后，往往成為后來者進攻的標榜，后來者既是為了搶奪市場地位，同時也是為了讓自己成為市場關(guān)注的焦點。企業(yè)之間的惡意競爭，難免會采取不正當手段，這樣就不可避免地使產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)為了競爭而忽視產(chǎn)品質(zhì)量。(2)少數(shù)供應(yīng)商缺乏誠信帶來的風險。為了建立穩(wěn)定的供應(yīng)商隊伍，每個企業(yè)都建立了供應(yīng)商管理辦法。作為企業(yè)戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商，一般都經(jīng)過了層層篩選、資格審查等，而且多數(shù)供應(yīng)商是可信

4、賴的，能夠及時、保質(zhì)、保量地提供企業(yè)所需要的生產(chǎn)物資。但是，任何企業(yè)都不可能保證供應(yīng)商隊伍是完美的。那些為了自身利益而采取不正當競爭手段的供應(yīng)商給物資采購帶來了潛在的風險。(3)合同條款存在的一定漏洞帶來的風險。有交易就有風險。一個企業(yè)的物資采購交易行為主要是由合同來規(guī)范的，所以其面臨的最大風險就是合同條款中的種種陷阱，尤其是在對方缺乏履行合同的誠信時，大量無效和內(nèi)容不規(guī)范的合同就會給油田造成巨大的經(jīng)濟損失。2物資采購的內(nèi)部風險。(1)

5、部分專業(yè)技術(shù)部門可能指定供應(yīng)商或產(chǎn)品品牌帶來的風險。根據(jù)有關(guān)制度規(guī)定，物資采購有著嚴格的管理體制與業(yè)務(wù)流程，包括采購方式、采購渠道、采購價格等。但在實際操作過程中，個別單位的個別人員有時由于部門利益與本位主義作祟，為了提高自己的地位、顯示在物資采購中的作用，從表面上按照物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)的流程進行，但私下卻與某些供應(yīng)商串通，進行暗箱操作，把物資招標當作一種形式對待，認為本部門確定的供應(yīng)商或者產(chǎn)品品牌必須使用。這種只顧自身利益、不顧企業(yè)利益

6、的做法是不可取的，如果供應(yīng)商誠實守信，可能不會出現(xiàn)什么問題，但如果供應(yīng)商認為已經(jīng)與某部門私下達成協(xié)議從而不顧產(chǎn)品的質(zhì)量，那將會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。(2)合同部門對合同的審核把關(guān)不嚴帶來的風險。物資采購交易的實現(xiàn)是通過合同來履行的，合同的審核對于物資供應(yīng)的及時率、有效率等有著舉足輕重的作用，是對物資采購進行全過程監(jiān)督的主要方式。如果合同管理部門對合同的審核把關(guān)不嚴，會給供應(yīng)商在簽訂供貨合同時提供可乘之機，或者供貨質(zhì)量不符合要求，或

7、者供貨不及時，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)等等。(3)質(zhì)量檢驗部門可能會疏于職守帶來的風險。物資采購的末端環(huán)節(jié)就是質(zhì)量檢驗，即物資驗收。這是生產(chǎn)物資運用到生產(chǎn)前的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果物資驗收部門抱著采購沖在前，驗收打照面，問題一出現(xiàn)，推諉就過關(guān)的敷衍思想，就有可能使假冒偽劣產(chǎn)品輕易地流人企業(yè)的生產(chǎn)一294一●馬前環(huán)節(jié)，給采購單位或用戶造成經(jīng)濟損失，關(guān)鍵產(chǎn)品還可能釀成生產(chǎn)事故。因此，質(zhì)量檢驗部門不忠于職守同樣存在著風險。(4)管理制度執(zhí)行不力帶來的風險。

8、目前由于市場機制不完善，導致市場運作不規(guī)范，企業(yè)采購不同程度地存在著不規(guī)范行為，物資管理缺乏必要的制度約束和監(jiān)督，或者是制度在一些管理者眼里是“聾子的耳朵”——擺設(shè)，仍然我行我素，不把管理制度當回事。如果監(jiān)管部門缺少對物資管理制度執(zhí)行力度的檢查，對嚴重違規(guī)情況不給予嚴肅處理，管理制度執(zhí)行不力同樣會為企業(yè)生產(chǎn)帶來一定的風險。(5)物資管理人員的素質(zhì)不高帶來的風險。管理者是決定工作成敗的主導因素。由于物資采購方面的漏洞相對于其他崗位而言更為

9、隱蔽，從而使一些人鋌而走險，置企業(yè)的利益于不顧，利用手中的權(quán)力，舍近求遠，舍低求高，舍好求次；甚至有的為了滿足個人私欲，在采購過程中吃回扣，向供應(yīng)商索要錢物，損公肥私，貪污腐敗，置黨紀國法于不顧，走上經(jīng)濟犯罪的道路。這些現(xiàn)象不僅害了管理人員自己的前途，更重要的是會給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來風險。二、物資采購風險的管理及控制措施物資采購存在的風險既然可以預測到，那么在管理制度健全的情況下，提前采取有效的控制措施，是可以避免的。1建立完善的物資管

10、理和業(yè)務(wù)流程審核體制。物資采購包括采購前的制訂采購計劃和采購結(jié)束后物資使用等各個環(huán)節(jié)，但重點是制訂采購計劃、簽訂采購合同及質(zhì)量驗收和合同的履行。對計劃的監(jiān)督是要保證計劃的合理性、可信度和準確性。主要包括兩個方面：一是需求計劃提報及時準確，計劃的變更按規(guī)定審批，不能違規(guī)指定或變相指定采購；二是采購計劃按規(guī)定審批，對于獨家代理、專利、專有等特殊產(chǎn)品的采購審批程序必須按規(guī)定執(zhí)行。這些措施執(zhí)行到位，就能從開始控制住采購風險。2對供應(yīng)商的管理必須

11、到位。供應(yīng)商的選擇與管理也是物資采購過程中的重要一環(huán)。任何企業(yè)要想利用網(wǎng)絡(luò)資源提高企業(yè)的效益，必需加強對網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商的管理工作。一是要加強認證管理；二是對網(wǎng)絡(luò)成員實行動態(tài)管理；三是推行“廉潔從業(yè)責任書”制度。3采購計劃要明確物資質(zhì)量標準，并與中標的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量承諾書和產(chǎn)品質(zhì)量事故追究責任制。為了約束供應(yīng)商，應(yīng)建立中標單位產(chǎn)品質(zhì)量承諾制。即投標供應(yīng)商在通過投標、競標等程序中標后，中標單位必須與招標單位簽訂產(chǎn)品質(zhì)量承諾書，明確供應(yīng)物資的品名

12、、規(guī)格、質(zhì)量、違約責任等，以保證所供產(chǎn)品的質(zhì)量。同時還要制訂產(chǎn)品質(zhì)量事故責任追究制。4采取合理的采購方式，規(guī)范采購行為。任何企業(yè)都要追求經(jīng)濟效益最大化，在可能的情況下少花錢多辦事、辦成事、辦好事。招標投標活動是市場經(jīng)濟發(fā)達、商品極大豐富的產(chǎn)物。由于商品的極大豐富，導致市場的激烈競爭，從而出現(xiàn)為了產(chǎn)品的銷售而不擇手段的行為，進而導致了傾銷、不規(guī)范采購、暗箱操作、行賄受賄等不良現(xiàn)象的產(chǎn)生。世界發(fā)達國家及國際組織為避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，積極推行

13、招標投標采購。招標采購的優(yōu)點是節(jié)省投資、防腐倡廉效果好、操作簡便及提高供應(yīng)商的競爭能力，更好地為使用單位服務(wù)。招標采購已成為物資采購的重要方式，是降低采購成本行之有效的方法，招標采購在物資采購中加以推廣應(yīng)用，對于降本增效有著十分重要的意義。5物資供應(yīng)及管理人員要不斷苦練內(nèi)功，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。近年來，企業(yè)物資招標工作越來越重要，招標的物資也越來越多，因此對招標單位員工的素質(zhì)要求也越來越高，客觀上也促使企業(yè)必須不斷提高員工的素質(zhì)。作為物資

14、管理者只有與時俱進，努力練好“內(nèi)功”，在才能、專業(yè)和道德品質(zhì)等到方面不斷提高自己，才能適應(yīng)招投標工作的需要。(作者單位：中國石油化工集團有限公司河南油田分公司物資供銷處河南南陽473132)(責編：賈偉)萬方數(shù)據(jù)●經(jīng)濟師論壇《經(jīng)濟!J$)2009年第12期淺析油田企業(yè)物資采購風險及管理控制摘要：文章分析企業(yè)物資采購存在的風險，提出物資采購風險的管理及控制措施。關(guān)鍵詞：物資采購風險控制中圖分類號：F274文獻標識碼：A文章編號：1004—

15、4914(2009)12—294一01近幾年，大經(jīng)濟環(huán)境下的市場競爭日趨激烈，石油企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中發(fā)生各種風險的概率也隨之不斷上升，而生產(chǎn)資料的采購是關(guān)系到企業(yè)成本控制的重點項目之一，隨著物資買方市場的形成與完善，買方與賣方為了追求各自利益，不良競爭現(xiàn)象在經(jīng)濟來往中時有發(fā)生，企業(yè)就會面臨物資采購風險。因此，為了保證企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)的順利進行并不斷提高企業(yè)的盈利水平，認真分析物資采購過程中的風險，制定出相應(yīng)的管理控制措施、不斷增強風險防范

16、意識，是企業(yè)在經(jīng)營及環(huán)境變化中不可回避的重要課題。一、物資采購存在的風險分析從油田企業(yè)物資采購過程來看，物資采購的風險主要分為外部風險和內(nèi)部風險兩大類。1物資采購的外部風險。(1)產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)之間的不斷競爭，導致產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定帶來的風險。當一個供應(yīng)商在企業(yè)有了強大的市場份額與知名度后，往往成為后來者進攻的標榜，后來者既是為了搶奪市場地位，同時也是為了讓自己成為市場關(guān)注的焦點。企業(yè)之間的惡意競爭，難免會采取不正當手段，這樣就不可避免地使產(chǎn)

17、品生產(chǎn)企業(yè)為了競爭而忽視產(chǎn)品質(zhì)量。(2)少數(shù)供應(yīng)商缺乏誠信帶來的風險。為了建立穩(wěn)定的供應(yīng)商隊伍，每個企業(yè)都建立了供應(yīng)商管理辦法。作為企業(yè)戰(zhàn)略合作伙伴的供應(yīng)商，一般都經(jīng)過了層層篩選、資格審查等，而且多數(shù)供應(yīng)商是可信賴的，能夠及時、保質(zhì)、保量地提供企業(yè)所需要的生產(chǎn)物資。但是，任何企業(yè)都不可能保證供應(yīng)商隊伍是完美的。那些為了自身利益而采取不正當競爭手段的供應(yīng)商給物資采購帶來了潛在的風險。(3)合同條款存在的一定漏洞帶來的風險。有交易就有風險。

18、一個企業(yè)的物資采購交易行為主要是由合同來規(guī)范的，所以其面臨的最大風險就是合同條款中的種種陷阱，尤其是在對方缺乏履行合同的誠信時，大量無效和內(nèi)容不規(guī)范的合同就會給油田造成巨大的經(jīng)濟損失。2物資采購的內(nèi)部風險。(1)部分專業(yè)技術(shù)部門可能指定供應(yīng)商或產(chǎn)品品牌帶來的風險。根據(jù)有關(guān)制度規(guī)定，物資采購有著嚴格的管理體制與業(yè)務(wù)流程，包括采購方式、采購渠道、采購價格等。但在實際操作過程中，個別單位的個別人員有時由于部門利益與本位主義作祟，為了提高自己的

19、地位、顯示在物資采購中的作用，從表面上按照物資采購供應(yīng)業(yè)務(wù)的流程進行，但私下卻與某些供應(yīng)商串通，進行暗箱操作，把物資招標當作一種形式對待，認為本部門確定的供應(yīng)商或者產(chǎn)品品牌必須使用。這種只顧自身利益、不顧企業(yè)利益的做法是不可取的，如果供應(yīng)商誠實守信，可能不會出現(xiàn)什么問題，但如果供應(yīng)商認為已經(jīng)與某部門私下達成協(xié)議從而不顧產(chǎn)品的質(zhì)量，那將會影響企業(yè)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動。(2)合同部門對合同的審核把關(guān)不嚴帶來的風險。物資采購交易的實現(xiàn)是通過合同

20、來履行的，合同的審核對于物資供應(yīng)的及時率、有效率等有著舉足輕重的作用，是對物資采購進行全過程監(jiān)督的主要方式。如果合同管理部門對合同的審核把關(guān)不嚴，會給供應(yīng)商在簽訂供貨合同時提供可乘之機，或者供貨質(zhì)量不符合要求，或者供貨不及時，影響企業(yè)的正常生產(chǎn)等等。(3)質(zhì)量檢驗部門可能會疏于職守帶來的風險。物資采購的末端環(huán)節(jié)就是質(zhì)量檢驗，即物資驗收。這是生產(chǎn)物資運用到生產(chǎn)前的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。如果物資驗收部門抱著采購沖在前，驗收打照面，問題一出現(xiàn)，推諉就過關(guān)

21、的敷衍思想，就有可能使假冒偽劣產(chǎn)品輕易地流人企業(yè)的生產(chǎn)一294一●馬前環(huán)節(jié)，給采購單位或用戶造成經(jīng)濟損失，關(guān)鍵產(chǎn)品還可能釀成生產(chǎn)事故。因此，質(zhì)量檢驗部門不忠于職守同樣存在著風險。(4)管理制度執(zhí)行不力帶來的風險。目前由于市場機制不完善，導致市場運作不規(guī)范，企業(yè)采購不同程度地存在著不規(guī)范行為，物資管理缺乏必要的制度約束和監(jiān)督，或者是制度在一些管理者眼里是“聾子的耳朵”——擺設(shè)，仍然我行我素，不把管理制度當回事。如果監(jiān)管部門缺少對物資管理制

22、度執(zhí)行力度的檢查，對嚴重違規(guī)情況不給予嚴肅處理，管理制度執(zhí)行不力同樣會為企業(yè)生產(chǎn)帶來一定的風險。(5)物資管理人員的素質(zhì)不高帶來的風險。管理者是決定工作成敗的主導因素。由于物資采購方面的漏洞相對于其他崗位而言更為隱蔽，從而使一些人鋌而走險，置企業(yè)的利益于不顧，利用手中的權(quán)力，舍近求遠，舍低求高，舍好求次；甚至有的為了滿足個人私欲，在采購過程中吃回扣，向供應(yīng)商索要錢物，損公肥私，貪污腐敗，置黨紀國法于不顧，走上經(jīng)濟犯罪的道路。這些現(xiàn)象不僅

23、害了管理人員自己的前途，更重要的是會給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營帶來風險。二、物資采購風險的管理及控制措施物資采購存在的風險既然可以預測到，那么在管理制度健全的情況下，提前采取有效的控制措施，是可以避免的。1建立完善的物資管理和業(yè)務(wù)流程審核體制。物資采購包括采購前的制訂采購計劃和采購結(jié)束后物資使用等各個環(huán)節(jié)，但重點是制訂采購計劃、簽訂采購合同及質(zhì)量驗收和合同的履行。對計劃的監(jiān)督是要保證計劃的合理性、可信度和準確性。主要包括兩個方面：一是需求計劃提報

24、及時準確，計劃的變更按規(guī)定審批，不能違規(guī)指定或變相指定采購；二是采購計劃按規(guī)定審批，對于獨家代理、專利、專有等特殊產(chǎn)品的采購審批程序必須按規(guī)定執(zhí)行。這些措施執(zhí)行到位，就能從開始控制住采購風險。2對供應(yīng)商的管理必須到位。供應(yīng)商的選擇與管理也是物資采購過程中的重要一環(huán)。任何企業(yè)要想利用網(wǎng)絡(luò)資源提高企業(yè)的效益，必需加強對網(wǎng)絡(luò)供應(yīng)商的管理工作。一是要加強認證管理；二是對網(wǎng)絡(luò)成員實行動態(tài)管理；三是推行“廉潔從業(yè)責任書”制度。3采購計劃要明確物資質(zhì)

25、量標準，并與中標的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量承諾書和產(chǎn)品質(zhì)量事故追究責任制。為了約束供應(yīng)商，應(yīng)建立中標單位產(chǎn)品質(zhì)量承諾制。即投標供應(yīng)商在通過投標、競標等程序中標后，中標單位必須與招標單位簽訂產(chǎn)品質(zhì)量承諾書，明確供應(yīng)物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量、違約責任等，以保證所供產(chǎn)品的質(zhì)量。同時還要制訂產(chǎn)品質(zhì)量事故責任追究制。4采取合理的采購方式，規(guī)范采購行為。任何企業(yè)都要追求經(jīng)濟效益最大化，在可能的情況下少花錢多辦事、辦成事、辦好事。招標投標活動是市場經(jīng)濟發(fā)達、商品

26、極大豐富的產(chǎn)物。由于商品的極大豐富，導致市場的激烈競爭，從而出現(xiàn)為了產(chǎn)品的銷售而不擇手段的行為，進而導致了傾銷、不規(guī)范采購、暗箱操作、行賄受賄等不良現(xiàn)象的產(chǎn)生。世界發(fā)達國家及國際組織為避免上述現(xiàn)象的產(chǎn)生，積極推行招標投標采購。招標采購的優(yōu)點是節(jié)省投資、防腐倡廉效果好、操作簡便及提高供應(yīng)商的競爭能力，更好地為使用單位服務(wù)。招標采購已成為物資采購的重要方式，是降低采購成本行之有效的方法，招標采購在物資采購中加以推廣應(yīng)用，對于降本增效有著十分