某銀行管理咨詢方案-進一步集中采購

1、ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-0,進一步集中采購,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-1,1.西方金融業(yè)的采購模式 2.試點的目的與成功標準 3.試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4.試點工作的主要步驟與內容 5.試點工作時間安排 6.試點工作跟蹤計劃,目錄,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-2,本舉措在重慶全面推廣后的最終成果描述

2、,,設計思路,本設計以國際銀行界的先進采購作法為范例，以麥肯錫供貸管理數(shù)據(jù)庫為參考標準，診斷重慶分行在采購改革方面的潛力集中采購應該以各種采購物品分類為單位分批實施推廣各類采購策略的制定與實施應從建立采購和供應商數(shù)據(jù)庫為起點，以了解內部需求和生產商情況一個成功的采購策略應對采購規(guī)格，質量，采購數(shù)量等內部需求有明確標準，也要對市場上的生產商情況作充分考慮，同時還要針對不同生產商制定不同的談判策略推廣小組應由一個跨部門小組統(tǒng)一協(xié)調，

3、以有效解決法律、談判、運輸?shù)雀鞣矫骊P鍵問題各類采購項目根據(jù)其使用頻率和價值而有不同程度的集中，從而要求有不同的組織結構，管理流程和負責部門相配套,,,預期目標,在2-3年內對各類主要采購項目作必要的組織機構和流程改革將汽車、電腦、辦公用品等有規(guī)模效益的采購項目集中制定采購策略建立良好的與生產商的關系獲取優(yōu)質的供貨和維修服務有一支專業(yè)的采購隊伍,,,收益影響,,使重慶分行的年采購項目在2-3年內下降10-20%大多數(shù)采購都有優(yōu)良

4、的服務相配套所采購的物品質量的顯著提高,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-3,在試點中有待解決的設計問題,具體設計問題,,如何在試點中解決,,重慶缺少供貨渠道廣而生產能力強的生產商，從而減低了集中采購的規(guī)模效益各郊縣支行相跨較遠，交通不便 難以進行和集中的采購供貸集中采購要求有新的內部物品申領程序相配套,用保證定單等方式扶植地方性生產商聯(lián)合、擴充，并專門為重慶分行服務作充分的市場調查，了解盡可能的

5、供應商信息可以在交通便利并有較大規(guī)模地區(qū)供應商的地區(qū)先作集中，然后再逐步向郊縣推廣 將鄰近的郊縣支行作相對集中應針對各種物品的使用頻率和單位價值確定不同的申領辦法，如有可能應盡量要求生產商送貨上門,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-4,,1.西方金融業(yè)的采購模式 2.試點的目的與成功標準 3.試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4.試點工作的主要步驟與內容 5.試點工作時間

6、安排 6.試點工作跟蹤計劃,目錄,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-5,為什么采購與供應管理是銀行老總要重視的戰(zhàn)略性議題,銀行的支出涵蓋了廣泛的物品和服務種類，通常它們占非利息支出的40%降低物品和服務的采購成本會為銀行創(chuàng)造機會大幅改善其財務業(yè)績，并使成本/收入比減低約2個百分點對供應商進行戰(zhàn)略管理能給銀行帶來新的提高收益的機會由于采購歷來不被看作銀行整體業(yè)績中的關鍵因素，大多數(shù)銀行都沒能建立世界

7、水平的供應管理組織,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-6,節(jié)約采購開支對財務業(yè)績的影響,,,,,,,,$915,,80,,835,基本開支,預期影響,預期開支,,,,,-9%,,,6.3%,,6.5,,-3.4,,30.0,資產,凈利息和非利息收益,凈利息開支,零售客戶數(shù)量,,,,,,62.8%,,2.1,,60.7,基本,集中采購的影響,預期效果,,節(jié)約采購開支百萬美元,相當于如下列各項的改進百分比,成本/收入

8、比百分比,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-7,,1. 建立全行采購能力的戰(zhàn)略性因素,,,,組織設計,人員和技能,流程,什么樣的組織原則將支持重新設計之后的組織結構？誰將是采購物品的合理擁有者？在驅動每項采購流程中，采購部門和其它部門的角色和參與程度各是什么？什么樣的組織結構將最利于這些職責的執(zhí)行以及堅持必要的組織原則？,需要什么樣水平和類型的人員？需要什么樣的薪酬，激勵和認同機制以吸引并動員人才？需要什

9、么樣的技能？哪些人員需要具備這些技能？這些技能如何轉換為特殊資產？,采購核心流程的效率有多高？采購核心流程與公司管理和業(yè)務核心流程的結合程度有多少？如何利用科技使流程的運作和聯(lián)接環(huán)節(jié)更順暢？,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-8,確定采購流程合理擁有者的模式,采購流程的合理擁有者以及采購流程本身將根據(jù)兩個因素有所不同：通過跨部門集中采購創(chuàng)造的價值以及采購物品對用戶日常營運的重要性,關鍵采購項目目標：在對日常

10、營運的影響最小的前提下作迅速改變,無,有,,對日常營運/管理的重要性和復雜性,,銀行采購部在不同區(qū)域有不同的作用,高,低,無規(guī)模效益的采購項目目標：以較低價格獲得最有效的流程,戰(zhàn)略性采購項目目標：價值最大化,流程的合理擁有者用戶,方式由用戶主導并按需要由銀行采購部予以配合,流程的合理擁有者用戶和銀行采購部,方式跨職能小組,流程的合理擁有者用戶或銀行采購部,方式銀行采購部確定供應商；用戶負責具體采購,跨部門集中采購能創(chuàng)造顯

11、著的價值,有規(guī)模效益的采購項目目標：最低價格,流程的合理擁有者銀行采購部,方式集中采購；用戶無其它選擇,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-9,按開支類別確定不同的合理擁有者,典型情況下，八成開支是戰(zhàn)略性開支和有規(guī)模效益的開支項目,關鍵采購項目審計法律文件資料管理及信息/技術服務招聘及安排崗位,否,是,,對用戶日常營運/管理的重要性和復雜性,高,低,無規(guī)模效益的采購項目其它各類項目其它承包服務,戰(zhàn)略性

12、采購項目承包程序制作電信打印和促銷廣告主機硬件、軟件和網(wǎng)絡服務房租,有規(guī)模效益的采購項目郵資辦公用品晝夜運送業(yè)務表格差旅、會議臨時工,電腦/軟件/打印機設施清潔房地產維護/維修家具,跨部門集中采購能創(chuàng)造顯著的價值,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-10,在各類采購中銀行采購部的角色和責任,采購類別,銀行采購的角色,,,,,,有規(guī)模效應的采購項目,銀行采購部門對開支的效率和結果負全部責

13、任采購部門依靠自己的技能應付采購類別/購買復雜性在采購戰(zhàn)略制定、與銷售商談判及銷售商管理中要求具備較高的采購技能用戶將需求信息提供給采購部門，但由采購部門代表用戶決定采購哪種產品集中購買，用戶沒有其它選擇,擁有者/執(zhí)行者,(如辦公室用品),,,,,戰(zhàn)略性采購項目,策略和操作支持,(如承包程序制作),,,,,關鍵采購項目,業(yè)績監(jiān)督,(如法律費用),,,,,無規(guī)模效應的采購項目,指導/業(yè)績監(jiān)督,(例如：其它合同服務),采購部門、用戶

14、、專業(yè)部門共同承擔開支效率和責任采購部的具體角色協(xié)助制定采購戰(zhàn)略參與談判；如果用戶要求，主導談判進程執(zhí)行合約條款監(jiān)督業(yè)績支持供應商管理流程用戶及/或專業(yè)部門提供專業(yè)技能和商品知識,用戶及/或專業(yè)部門負責費用支出效果如用戶要求，采購部門參與采購戰(zhàn)略的制定和談判采購部門負責監(jiān)督和跟蹤業(yè)績,采購部門為小金額項目高效率地制定采購流程用戶利用此流程執(zhí)行采購工作采購部門負責業(yè)績監(jiān)督,具體說明,ICBC/991110/SH-1.

15、5(97GB),7-11,不同的組織結構方案,組織結構方案描述要點,集中化采購部主導采購權和執(zhí)行采購權合并總行采購部控制采購,混合型由總行支持的網(wǎng)絡由業(yè)務單元負責，通過總行采購部的協(xié)助，采購業(yè)務單元所需的物品各業(yè)務單元自主采購，輔以總行采購部的培訓和指導,分散化業(yè)務單元主導零星物品分散購買，沒有規(guī)模效應各業(yè)務單元完全自主采購,,集中化的程度,高,低,ICBC/991110/S

16、H-1.5(97GB),7-12,集中采購模式,,,優(yōu)點確保組織內產品和服務的一致性使核心流程一體化有效地利用規(guī)模優(yōu)勢,缺點無法滿足特殊要求，各業(yè)務部門缺乏自主性和能力性在整個組織內不易受重視或接受對下屬的采購信息和需求了解不足官僚主義,,業(yè)務單元,業(yè)務單元,采購部門,采購培訓和信息經理,采購項目經理,,首席執(zhí)行官,,,適用范圍適用于各部門的結構和需求較相似的組織是一種較好的采購起步模式，使銀行迅速建立起采購的信息

17、庫和控制機制可有效降低成本整合供應市場，確保更多系統(tǒng)性的采購行為大多數(shù)產品和服務對日常營運不是至關重要,組織結構,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-13,混合采購模式,,,,,,,優(yōu)點考慮了不同業(yè)務單元的不同需求，不同產品有不同的采購戰(zhàn)略高透明度和壓力有效地采購信息建立和交流確保一致性,缺點業(yè)務單元較缺乏自主性低效的資源利用,,業(yè)務單元,業(yè)務單元,公司采購部,,首席執(zhí)行官,,適用范圍各業(yè)務部

18、門同時存在相同和不同的需求供應市場不穩(wěn)定，需要跨業(yè)務部門的協(xié)調對具備較強的業(yè)績文化的組織來說是最佳的方法通過供應商信息共享，最佳作法共享充分利用共同采購的優(yōu)勢，但又避免了大的集中采購部門的弊端有效的多元管理系統(tǒng),組織結構,集中采購部主管,采購供應管理主管,采購供應管理主管,供應商開發(fā)經理,采購培訓經理,采購項目經理,采購項目經理,項目經理,采購人員,采購人員,采購人員,財務總監(jiān),,,ICBC/991110/SH-1.5(97

19、GB),7-14,,,,優(yōu)點業(yè)務單元有權根據(jù)各自需求進行采購成功率和業(yè)績水平相當透明,缺點沒有集中的采購信息交流經常無法達到數(shù)量規(guī)模來降低采購價格缺乏協(xié)調和采購中心對用戶缺乏足夠的管理和控制,組織結構,,,采購部主管,采購部主管,,業(yè)務單元,業(yè)務單元,首席執(zhí)行官,采購供應管理項目經理,采購業(yè)務經理,采購業(yè)務經理,,采購人員,采購人員,分散采購模式,適用范圍對于業(yè)務單元各不相關或各個不同地區(qū)存在不同需求的組織來說是理

20、想的解決辦法供應市場十分穩(wěn)定并且可以預見每個業(yè)務單元都有合格的采購人員大多數(shù)產品和服務對日常營運至關重要,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-15,組織轉型的基本觀點,,,,,,,,,觀點1供貨管理是首席執(zhí)行官一個重要的業(yè)績議題,觀點 5由嚴格挑選出的“戰(zhàn)略采購”經理制定跨職能產品和服務的戰(zhàn)略,觀點 2用戶和供應商就供應管理問題及優(yōu)先事宜作經常指導和反饋,觀點 3仍保留基層的采購組織以承擔物品管理職責,觀

21、點 4供應管理角色和職責清晰的定義和溝通(即：誰采購什么和為什么采購？),,基層“采購”,,由總行領導的“戰(zhàn)略采購”,,付總裁，戰(zhàn)略采購,,首席執(zhí)行官,,采購理事會,,,,,,,供應商理事會,用戶群體，例如業(yè)務單元營運技術,觀點 6戰(zhàn)略采購部門直接向營運，財務部門領導或首席執(zhí)行官匯報,,,,采購小組,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-16,建立有效的銀行采購供應管理核心流程,采購供應管理核心流程,有效流程的

22、指標,采購戰(zhàn)略的制定和實施供應商網(wǎng)絡管理和開發(fā)業(yè)績管理訂單履行到支付流程/交易管理,所有“戰(zhàn)略性”及“有規(guī)模效益”類型的商品都有明確的采購戰(zhàn)略采用跨職能小組制定，擁有和執(zhí)行采購戰(zhàn)略采購戰(zhàn)略流程明確成文，并被公司內外的管理人員普遍視為行之有效采購供應管理年度報告總結采購小組工作的成果并規(guī)劃來年的計劃對供應商進行明確的細分，其中包括對每位供應商如何衡量業(yè)績，管理和進行開發(fā)廣泛使用供應商評分卡與供

23、應商共同制定降本方案及產品/流程開發(fā)舉措，包括完善的供應商激勵機制建立準確的和不斷更新的供應商業(yè)績狀況資料庫其它領先的公司普遍認為這種供應商管理方式具有明顯優(yōu)勢并經常地作參照對比具有明確的和高度可信的業(yè)績管理流程跟蹤開支總體效率和相對于競爭者的效率針對采購部門和每個采購人員制定年度目標和目標設定流程針對采購部門制定損益表和資產負債表，從而衡量其總體投資收益結合一些財務和非財務指標評估采購部門業(yè)績具備高度有效的訂單獲取

24、流程供應商在采購訂單處理流程中起積極主導作用供應商提供一次性綜合帳單，其中包括不同成本中心/業(yè)務單元的成本和費用金額供應商遵循各項流程及標準大膽采用電子商務手段以強化從訂單到支付的流程,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-17,,1.西方金融業(yè)的采購模式 2.試點的目的與成功標準 3.試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4.試點工作的主要步驟與內容 5.試點工作時間安排

25、 6.試點工作跟蹤計劃,目錄,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-18,2、集中采購的目的與成功標準,目的,成功標準,以1~2項采購試點為例檢驗集中采購的可行性和效益試驗克服各種障礙的解決辦法并解決設計過程中沒有預想到的問題培養(yǎng)實施骨干，為推廣工作準備人才將試點經驗總結成文，以利于順利推廣,試點的1~2個采購項目達到預期效益實施方案的各項舉措都得以實施。在實施中遇到的問題也得到有效解決培養(yǎng)出一批骨干力量

26、試點的經驗總結得到x高層認同和進一步推廣,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-19,,1.西方金融業(yè)的采購模式 2.試點的目的與成功標準 3.試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4.試點工作的主要步驟與內容 5.試點工作時間安排 6.試點工作跟蹤計劃,目錄,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-20,3、試點過程中可能遇到的障礙及解決辦法,主要障礙,可能的解

27、決辦法,現(xiàn)在的組織機構中沒有集中的采購部門下層采購部門因利益關系而不主動配合各個部門對采購物品各有其特殊要求，缺乏統(tǒng)一性，從而不能達到規(guī)模效益市場上缺少規(guī)模大、有廣泛銷售渠道網(wǎng)絡生產商x內部缺乏采購數(shù)據(jù)庫缺乏有專業(yè)知識的采購人員,以分行的某一采購部門為基礎，逐漸擴大其采購責任和人員配備向各支行多做工作，并抽調基層采購人員到分行，也可適當引進些激勵機制盡可能限制各部門的特殊要求，力求達到采購標準化可通過了解市場信息和大規(guī)

28、模訂貨，扶植當?shù)厣a商的作法，建立為x服務的生產/供應商隊伍從試點開始逐漸建立各項目的數(shù)據(jù)庫抽調專業(yè)人員，如電腦技術人員做采購工作,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-21,,1.西方金融業(yè)的采購模式 2.試點的目的與成功標準 3.試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4.試點工作的主要步驟與內容 5.試點工作時間安排 6.試點工作跟蹤計劃,目錄,ICBC/991110/

29、SH-1.5(97GB),7-22,,所需時間,2天,3天-1個月,1周-2周,2周-1個月,1周-2周,1周,4、集中采購試點工作的主要步驟與內容,主要活動,1.1 決定1~2個試點采購項目1.2 成立試點小組1.3 試點啟動1.4 試點小組成員培訓,2.1 收集有關 采購數(shù)據(jù)各類品牌細分往年采購價格和數(shù)量主要供應商和各自采購數(shù)量x的采購部門及數(shù)量其它可能供應商,3.1 制定采購策略3.2 準備各種

30、采購文件,4.1 與篩選后的生產商分別談判4.2 選擇最好的1~2個生產商簽訂采購意向書4.3 設專人跟蹤實施情況并與生產商定期聯(lián)絡,5.1 評估實施效果，總結經驗5.2 調整修改下一個采購實施策略,6.1 將試點工作寫成推廣操作手冊6.2 配合集中采購舉措作相應的組織機構改革6.3 在其它采購項目和其它分行推廣,最終成果,明確試點采購項目試點小組成員名單培訓和正式啟動,采購項目數(shù)據(jù)庫,確定采購策略準備好有關文件明確的

31、生產商選擇標準,各項舉措的順利實施,修改過的采購策略和舉措,在其它采購項目和分行的順利推廣,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-23,1.1 決定試點采購項目,選擇試點采購項目標準,年采購量大，有集中采購規(guī)模效益潛力重慶分行認為需盡快集中的采購項目,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-24,1.2 確定試點小組成員,項目指導委員會分行行長計財處處長,,項目小組分行診斷項目小組成員2人采購

32、項目具體負責人員1-2人,,主要職責掌握項目進程，在宏觀上進行質量把關對項目小組不能解決的問題提供指導和幫助對項目最終成果負責評估策劃并實施各項試點舉措對實施過程中遇到的問題負責及時解決定期與項目指導委員會溝通和匯報總結試點經驗和匯報,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-25,1.3 召開試點項目啟動會,啟動會主要議題試點項目的目的和意義診斷和設計期工作簡介試點期主要工作和成果各小組成

33、員的職責和分工工作時間安排,啟動會目的明確集中采購試點項目的意義、目的和最終成果解釋試點的主要工作布置各小組成員的職責分工鼓舞項目小組對試點項目成功的信心和決心,,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-26,1.4 試點小組培訓,培訓內容,培訓材料或方式,時間,,具體介紹試點工作計劃和各人主要工作討論工作計劃和可能遇到的問題討論如何建立數(shù)據(jù)庫其它后勤問題,工作計劃工作計劃

34、討論討論,15分鐘1小時1小時0.5小時,,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-27,2.1采購數(shù)據(jù)庫內容,采購數(shù)據(jù)庫,記錄每次采購詳情,總結每年該項采購總體情況,記錄市場上該項采購物品的主要生產商和其基本情況,包括3個Excel文件，記錄近年的各項采購詳情,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-28,采購流水帳,采購項目：,,采購期：,,填表人：,,填表日

35、期：,,采購日期,品牌,型號,數(shù)量,價格,供應商,x采購部門,附加服務,備注,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-29,采購情況分類匯總表,采購項目：,,采購期：,,填表人：,,填表日期：,,品牌,型號,總數(shù),平均價格,供應商,x采購部門,備注,,,,,,,,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-30,了解主要生產商背景,采購項目：,,填表人：,,填表日期：,,生產商,主要產品

36、,x采購數(shù)量,銷售渠道、質量和服務簡述,,,,,,,x采購價格,,97,98,99,97,98,99,,,,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-31,3.1 制定集中采購策略,內部需求統(tǒng)一采購項目的規(guī)格標準明確質量和服務要求制定分行內部從需求到供貸的程序和制度確定下一年采購量和價格范圍對生產商供貨方式的要求,,市場供應生產商的生產能力銷售與供貨渠道網(wǎng)絡生產商的服務與質量定價,,對不同的生

37、產商制定針對性的談判策略,篩選、鎖定幾個生產商談判(含招標)采購合同,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-32,制定采購策略時要權衡三種得失,統(tǒng)一規(guī)格與性能質量間的平衡,權衡的性質,,以較低檔或欠靈活性的產品與服務換取較低的價格,舉例,清潔工作要求高低IT產品的標準化程度緊縮差旅開支的程度,,集中與人力投資間的平衡,集中采購需要投入額外的人員和流程，以換取較低的價格,統(tǒng)一采購組織的人力投入審核功能的增

38、加所需的人力投入,,短期投資與長期效益間的平衡,以增加近期的資本投入換取長期的營運費用下降,在節(jié)能技術上投資以減少水電費用,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-33,統(tǒng)一、明確內部需求,主要工作,目的,與內部用戶討論對服務和質量的具體要求寫成書面文件與內部用戶開會討論所需的規(guī)格標準，盡量使采購物品滿足大多數(shù)要求去除內部用戶的各種不重要的特殊要求制定統(tǒng)一的商品規(guī)格要求，寫成書面文件內部討論并制

39、定內部用戶如何申請并獲得所需物品的程序形成成文的制度根據(jù)往年的使用量預計下一年采購量上下限根據(jù)往年價格變化情況預測下一年價格變化，并決定要達到的理想價格和底線確定理想的生產商供貨方式,在于生產商的采購合同里納入詳細、具體的服務與質量要求統(tǒng)一內部用戶對試點采購項目的規(guī)格標準，從而有利于造成采購規(guī)模，降低采購成本建立與集中采購相配套的內部供貨體制為談判制定價格和采購量的目標在合同中規(guī)定具體而明確的供貨要求

40、,統(tǒng)一采購項目的規(guī)格標準,明確服務和質量要求,制定分行內部從需求到供貨的程序和制度,確定下一年采購量和價格范圍,明確對供貨方式的要求,,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-34,根據(jù)供應能力篩選可能合作的生產商,生產商篩選標準,生產能力要足夠大，以滿足x需求銷售與供貨渠道網(wǎng)絡要足夠廣，以供應整個或大部分分/支行機構服務與質量要足夠好，以降低x購買后的維修和其它費用在滿足質量與服務的前提下盡量降

41、低價格以降低采購成本,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-35,制定談判策略過程和基本要素,,,,,制定談判策略,評估,談判,了解談判的關鍵要素(同時進行),制訂適當?shù)恼勁胁呗?根據(jù)對談判各方的了解),方式姿態(tài)溝通議題的先后次序設定目標,談判各方以及各自利益和目標,,結構/流程,備選方案/討價還價的范圍,談判議題,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-3

42、6,,,,,,,3.2 準備各種采購文件格式,文件,內容,采購項目下一年采購計劃和各項要求,采購項目的下一年采購量和預設價格范圍對規(guī)格標準、服務質量、供貨方式等的具體要求,各主要供應商的評估報告,對各主要供應商的生產能力、供貨渠道、服務質量和價格的評估對各供應商是否符合x要求作初步判斷,談判策略和計劃,談判的目標、策略、計劃和步驟,談判和實施進程表,記錄各項工作的過程,采購意向書和合同,規(guī)范的采購意向書和合同,所需物品供應程序和制度

43、,各部門如何提出要求并獲取所需物資的辦法和規(guī)章,,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-37,,,,4. 按計劃、按步驟的實施,4.1 談判,舉措,要點,與各個選出的生產商分頭談判各項條款與1-2家條件最優(yōu)惠的生產商達到原則上的一致安排各項細節(jié)簽訂采購合同或意向書調整內部供貨體系以與采購意向書的要求協(xié)調設專人定期跟蹤、落實各項實施舉措,讓幾家生產商競爭從而在談判中占據(jù)主動地位在簽訂

44、合同前一定要談妥各項細節(jié)與內部各需求部門作充分溝通，以使他們充分了解并享受談判得來的優(yōu)惠條件一定要有專人定期跟蹤合同執(zhí)行情況，以發(fā)現(xiàn)問題，及時改進,,4.2 簽訂合同,4.3 設專人落實跟蹤,,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-38,合同關鍵內容,關鍵內容,詳細說明,有效期限價格購買品牌、型號購買量供貨方式付款方式售后服務和保修對質量要求,一年還是半年要明確規(guī)定折扣幅度；

45、價格是否固定還是隨市場浮動一年購買同一品牌和型號還是可以有多種選擇規(guī)定最少購買量免費送貨，隨叫隨到，還要注明供貨覆蓋地區(qū)規(guī)定付款方式和期限明確注明免費服務項目、付費服務的價格和保修期，還有日常服務網(wǎng)點規(guī)定質量要求和退還質量不符要求產品的辦法,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-39,5.1 評估試點效果,主要工作,,結算實行集中采購后的費用減少估算集中采購所需的各項投資估算總體效益,最終成果,集中采

46、購所帶來的效益估算比較是否與預期效益相符,評估試點效果,總結試點經驗,調整試點方案,總結各項舉措的執(zhí)行好壞情況和可能改進的地方總結談判的經驗,對試點經驗的總結報告,根據(jù)總結和評估，修改、調整試點方案,經過修改的試點方案,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-40,5.2 循序漸進，不斷完善的實施進程,談判實施,評估、總結、調整,制定集中采購策略,修改數(shù)據(jù)庫,建立數(shù)據(jù)庫,前期準備工作,,,,,,,

47、ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-41,,,6.1 推廣最佳方案的組織結構,,推廣操作手冊,,,方案推廣小組,,項目小組,,采購項目1.推廣小組,,采購項目2. 推廣小組,,采購項目n.推廣小組,… ...,,主要職責聯(lián)絡并控制整個項目進程給予項目小組解決問題和進行數(shù)據(jù)分析的各項必要培訓和幫助是項目小組所能依靠的咨詢顧問,,分行負責領導小組,分行計財處，群聯(lián)公司和科技處領導3名項目小組成員,,將最佳方案

48、在各項目小組所在的分行進行推廣進行實際操作與改革小組溝通并向其分行領導小組匯報進程,,,,,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-42,目的,明確關于組織結構的關鍵議題和差距衡量進行變革的理由和得失在銀行上下提高改革的意識和迫切性,設計新組織結構，包括結構、技能、人員配備、流程和系統(tǒng)促進跨職能部門間對新組織結構的歡迎和接受獲取高層的支持,根據(jù)新的要求評估現(xiàn)有人員的技能在內部作大量的溝通工作以提高對采購管

49、理工作的重視從現(xiàn)有的采購部門、其它部門(主要有工程和財務部門)和銀行外部招聘能力強、高水準的人才,6.2 改革采購組織結構的一般過程,階段,1,2,3,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-43,一家銀行的新型采購組織結構,,,供應商理事會,,,,,,首席執(zhí)行官,,,,,,,合同管理,,,擁有出色技能的高水準采購專業(yè)人員,,,,財務報告,采購操作,采購經理,,采購理事會,采購總監(jiān),最高財務總監(jiān),成員來自總行，各業(yè)務及主

50、要職能領域提出各項采購工作議題對業(yè)績做出反饋,主要的供應商輪流參與反饋供應市場中的關鍵趨勢指出流程中需作的改善,負責“費用組合”與用戶進行協(xié)調合同談判解決問題采購組織流程,營運和系統(tǒng)支持應付帳款庫存管理表格管理電話中心/服務臺,業(yè)績跟蹤評分營運和管理報告,發(fā)票的現(xiàn)場審核條款與條件的遵循合同文庫,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-44,,1.西方金融業(yè)的采購模式 2.試點的目的

51、與成功標準 3.試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4.試點工作的主要步驟與內容 5.試點工作時間安排 6.試點工作跟蹤計劃,目錄,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-45,5. 試點工作時間安排,負責人,,1.1決定1-2個試點采購項目*1.2成立試點小組*1.3啟動試點1.4試點小組成員培訓2.1收集有關采購數(shù)據(jù)3.1制定采購策略3.2準備各種采購文件4.

52、1與初步篩選后的生產商分別談判4.2選擇最好的1-2個生產商簽訂采購意向書4.3設專人跟蹤實施情況5.1評估實施效果，總結經驗5.2調整修改下一個采購實施策略6.1寫推廣操作手冊6.2改革組織機構向項目指導委員會匯報成果,試點項目小組,周1,周2,周3,周4,周5,周6,,,確定方案并開始實施,,,,,,,啟動會,第一階段匯報,項目結案匯報,,,,,,,,*需在試點時決定,,,,,ICBC/991110/S

53、H-1.5(97GB),7-46,,1.西方金融業(yè)的采購模式 2.試點的目的與成功標準 3.試點過程中可能遇到的問題與解決方法 4.試點工作的主要步驟與內容 5.試點工作時間安排 6.試點工作跟蹤計劃,目錄,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-47,6. 計劃跟蹤,,,決定1-2個試點采購項目成立試點小組啟動試點試點小組成員培訓收集有關采購數(shù)據(jù)制定采購策略準備各種采

54、購文件與初步篩選后的生產商分別談判選擇最好的1-2個生產商簽訂采購意向書設專人跟蹤實施情況評估實施效果，總結經驗調整修改下一個采購實施策略寫推廣操作手冊改革組織機構,,,,,,,,,,,,,,計劃完成時間,,實際完成時間,,實施中的問題,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-48,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-49,為什么采購與供應管理應放在銀行老總的業(yè)績議事日程的首要位置,銀行

55、的支出涵蓋了許多物品和服務，通常它們占非利息支出的40%降低購買物品和服務的成本將使銀行有機會大幅改善其財務業(yè)績，并使效率提高2個百分點對供應商進行戰(zhàn)略管理能給銀行帶來全新的提高收益的機會由于過去一直認為采購并不是銀行整體業(yè)績中的關鍵因素因此大多數(shù)銀行都不具備世界水平的供應管理組織,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-50,銀行費用細分,,開支特征,,,,,,100,,15,,45,,40,NIE,不可

56、壓縮的開支,工資、福利,購物支出,,非支出百分比,購物 百分比,,貸物運送及郵資報關武裝押運押運,旅游及娛樂,其它,專業(yè)服務審計咨詢法律,,,營銷廣告推廣公關辦公地維護衛(wèi)生清潔設施家具,,,科技硬件軟件電腦電信產品,承包式服務承包式程序員-臨時工信貸評估收集資料服務,辦公實施傳真復印機文具表格,,2/3以上屬服務項目大多開支對使用者而言是“不直接的”不被看作“銷售商品支出”在科

57、技和承包程序設計方面的花費增加對清單的要求偏低,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-51,購物開支對效率的影響,購買開支,工資及福利,,,,,,,,,,,7.25%,,3.73,,2.48,,2.43,,2.33,,1.95,,1.85,,1.25,,0.72,,承包服務,辦公場地,辦公設備,技術,營銷,專業(yè)服務,貨物運關及郵資,娛樂、旅游,其它,,,,效率因素的相對權重100%=62.8效率,根據(jù)花費類別區(qū)分的購

58、物效率百分比,23.9,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-52,節(jié)約購物開支對財務績效的影響,,,,,,,,$915,,80,,835,基本開支,預期縮減,預期開支,,,,,-9%,,,6.3%,,6.5,,-3.4,,30.0,資產,凈利息和非利益收益,凈利息開支,零售客戶數(shù)量,,,,,,62.8%,,2.1,,60.7,基本,購物減少,預期,,節(jié)約購物開支百萬元,取得同樣縮減所需的改進百分比,效率率百分比

59、,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-53,成本節(jié)省來源,整合合同程序供應商，更多地使用內部程序員在全國只使用一家臨時勞動供應商并減少需求將信用評級量整合到一位供應商并爭取更低的價格調整對新，丟失的或失竊的信用卡如“緊急訂貸”政策,*在營銷和專業(yè)服務領域還有可能節(jié)省5-10%的費用,百分比,,20%,15,15,20,15,10,節(jié)省幅度*,,10,,,10,,,10,,,15,,,10,,,8,,,10,,

60、,5,,,5,,,5,,,5,,,2,合同服務,,辦公室設備和耗材,,技術/通信,,差旅和郵費,,貸運和郵費,,物業(yè)費用,,節(jié)省方法,縮減辦公室用品的供應外包表格管理將復印機和傳真機的采購整合到一位全國性的供應商上,整合長途通話量并重新簽訂合同縮小分行提款設備的維護覆蓋面與PC制造商和轉售商進行談判，爭取大幅的折扣,就公司的差旅管理重新簽訂合同與主要的航空公司重新談判減少公司的飛機數(shù)量減少俱樂部會員數(shù)量,將發(fā)貨清點整合到少

61、數(shù)供應商身上減少每用寄送的報表數(shù)量就運鈔車和ATM機的現(xiàn)金補充簽訂合同將所有的交通和郵件處理外包給第三方物流供應商,,,,,將分銀的清掃減至每兩天一次通過控制用電來減少開支通過技術和做法改善來減少開支整合維修服務供應商(如：電梯，廢物處理),,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-54,一家銀行的新型采購組織結構,,,供應商理事會,,,,,,首席執(zhí)行官,,,,,,,合同管理,,,擁有出色技能的高水準采購專業(yè)人

62、員,,,,財務報告,采購操作,采購經理,,采購理事會,最高采購長官,最高財務總監(jiān),成員來自公司，各業(yè)務及主要職能領域為采購的工作日程提供信息依據(jù)對業(yè)績做出反饋,主要的供應商輪流參與供應市場中的關鍵趨勢確認流程的改善,對“費用組合”業(yè)績與業(yè)務用戶進行協(xié)調合同談判解決問題采購隊伍流程,經營和系統(tǒng)支持應付帳款倉庫表格管理電話中心/服務臺,業(yè)績跟蹤評分經營和管理報告,發(fā)票的現(xiàn)場審核條款與條件的遵循合同書庫,ICB

63、C/991110/SH-1.5(97GB),7-55,成功的溝通戰(zhàn)略的要素,溝通項目要兼具公司整體性和高度針對性雙重特征細分相關利益群體，以識別并解決其突出的關注點由采購組負責人設計因類別而異的溝通計劃，作為推行計劃過程為一部分根據(jù)具體的采購項目階段/要求調整溝通和量以公司現(xiàn)有溝通工具為主，以單獨的/新興的適當溝通工具為輔內部、外部雙向溝通渠道設立“溝通經理”一職，開發(fā)并推行總體溝通戰(zhàn)略，并對因類別而異的分次溝通

64、戰(zhàn)略進行協(xié)調,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-56,改變態(tài)度/行為的事件：以通田公司為例,事件以前,1992年左右Walch對GE采購的評論：“不會加法的工程師、不會操作設備的操作工和不會數(shù)字結算的會計，都被調去當采購人員”,,事件,18個月內撤換了75%的業(yè)務單位的采購負責人讓“最優(yōu)秀最聰明的人”充實供應管理隊伍指明了一條由設備管理到總經理的大道開為時兩天的季度會議，召集各業(yè)務單位采購負責人；以高難度的目

65、標為準繩進行業(yè)績評估當眾撤換業(yè)績低下者,,事件之后,三年內商品和服務采購成本下降15%-約130億美元購買供應管理被當成最佳項目和跨功能業(yè)務架構,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-57,流程,采購供應管理核心流程,采購戰(zhàn)略的制定和執(zhí)行,供應商網(wǎng)絡的管理和開發(fā),,,,,,,,,,業(yè)績管理,訂單/交易的執(zhí)行,企業(yè)管理流程,步驟1 制定有效的采購流程,,業(yè)務核心流程,步驟2將采購核心流程與企業(yè)管理流程結合起來,步驟

66、3將采購流程與業(yè)務核心流程聯(lián)系起來,戰(zhàn)略制定流程,營運及資本預算/資源分配,人員開發(fā)和配置,法規(guī)管理,產品開發(fā),分銷/營銷維護流程,信用,訂單處理和管理,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-58,降本機會的描述：個人電腦,需求管理：獲得改善的杠桿租用高質量的服務器，而不購買它們將高質量的機器分配給重要的高質量的用戶，而將較老的機器分配給需求相對簡單的用戶將采購整合至1-3位經銷商身上集中到一位制造商的

67、產品對臺式電腦和手提電腦建立標準購買軟件使用許可，而非單個軟件給內部采購制定標準；將使用需求與標準相配合總計節(jié)省,節(jié)省百分比112331213,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-59,降本機會的描述：差旅,需求管理：獲得改善的杠桿取消不必要的會議從而減少差旅的需要將國外出差限制在只乘坐二等艙，直到每年達4次以上集中向主要的及二級汽車租憑公司租用汽車確定定點酒店更

68、多采用提前7天預定使用電子費用報告和電子機票以降低內部成本總計節(jié)省,節(jié)省百分比1.51.51.01.02.01.08.0,,,ICBC/991110/SH-1.5(97GB),7-60,通過改善供應商管理帶來的提高收入的機會,潛在的收入機會向供應商推出產品和服務(如：小額業(yè)務貸款、現(xiàn)金管理服務等)要求所有銷售商開立需求存款帳戶以支持付款大副提高購物折扣以減少資本支出在分銷售商談判/確定過程中考慮