電子文件歸檔與管理規(guī)范-國(guó)土資源部門戶網(wǎng)站

1、<p><b>　　目 次</b></p><p><b>　　前 言2</b></p><p><b>　　1范圍3</b></p><p>　　2規(guī)范性引用文件3</p><p><b>　　3術(shù)語和定義3</b><

2、;/p><p><b>　　4總則4</b></p><p><b>　　5元數(shù)據(jù)4</b></p><p><b>　　6歸檔5</b></p><p>　　6.1 歸檔范圍5</p><p>　　6.2 歸檔要求5</p>

3、<p>　　6.3 保管期限6</p><p>　　6.4 歸檔格式6</p><p>　　6.5 歸檔登記7</p><p><b>　　7 整理7</b></p><p>　　7.1 分類編號(hào)7</p><p>　　7.2 整理編目8</p>&l

4、t;p><b>　　8 保管8</b></p><p><b>　　9 利用9</b></p><p><b>　　前 言</b></p><p>　　為規(guī)范國(guó)土資源管理數(shù)字檔案的歸檔、接收、保管及利用工作，推動(dòng)國(guó)土資源管理數(shù)字檔案規(guī)范化管理，制定本規(guī)范，《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/

5、T18894-2002）已明確規(guī)定的文書類電子檔案不再列入本規(guī)范范疇，測(cè)繪、海洋管理數(shù)字檔案規(guī)范另行規(guī)定。</p><p>　　本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)土資源部提出并歸口。</p><p>　　本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：略。</p><p>　　本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：略。</p><p>　　本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)土資源部負(fù)責(zé)解釋。</p><p>　　國(guó)土

6、資源數(shù)字檔案管理規(guī)范</p><p><b>　　范圍</b></p><p>　　本規(guī)范規(guī)定了國(guó)土資源數(shù)字檔案的歸檔、整理、保管及利用的一般方法。</p><p>　　本規(guī)范適用于全國(guó)各級(jí)國(guó)土資源行政主管部門在土地、地質(zhì)礦產(chǎn)資源調(diào)查、評(píng)價(jià)、管理過程中所形成的國(guó)土資源數(shù)字檔案的管理與技術(shù)要求。</p><p><b

7、>　　規(guī)范性引用文件</b></p><p>　　下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注明日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。 GB/T18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范</p>

8、<p>　　GB/T3792.1-1983 文獻(xiàn)著錄總則</p><p>　　DA/T 18 檔案著錄規(guī)則</p><p>　　DA/T15—95 磁性檔案管理與保護(hù)規(guī)范</p><p>　　DZ/T 0431—2005 礦業(yè)權(quán)檔案立卷歸檔規(guī)范</p><p>　　GB/T 11822-89

9、 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求</p><p>　　GB/T20988-2007 信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范</p><p><b>　　術(shù)語和定義</b></p><p>　　國(guó)土資源數(shù)字檔案 figure file of land and resources</p><p>　　本規(guī)范所指的國(guó)土資源數(shù)字檔案是

10、在國(guó)土資源調(diào)查、評(píng)價(jià)與管理工作中形成的歸檔電子文件及相關(guān)的元數(shù)據(jù)。以下簡(jiǎn)稱數(shù)字檔案。</p><p>　　歸檔電子文件 Archival electronic records　　指經(jīng)鑒定的具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。</p><p>　　元數(shù)據(jù)Archival electronic records Metadata</p><p>　　指描述組成數(shù)

11、字檔案的歸檔電子文件的背景、結(jié)構(gòu)信息及整個(gè)管理過程的數(shù)據(jù)。</p><p>　　歸檔 filing　　 指把數(shù)字檔案集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。</p><p>　　遷移 Migration　　 指將源系統(tǒng)中的數(shù)字檔案向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲(chǔ)的方法與過程。</p><p><b>　　總則</b></p>

12、<p>　　各級(jí)行政主管部門應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，采取相應(yīng)技術(shù)措施，確保數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。</p><p>　　國(guó)土資源行政主管部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)所屬單位數(shù)字檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。</p><p><b>　　元數(shù)據(jù)</b></p><p>　　元數(shù)據(jù)文件名采用“歸檔電子文件名”+“元數(shù)據(jù).MDB”方式命名；<

13、/p><p><b>　　元數(shù)據(jù)內(nèi)容</b></p><p>　　5.2.1背景、結(jié)構(gòu)信息</p><p>　　歸檔電子文件歸檔的生成日期、軟、硬件技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式。5.2.2 管理過程信息</p><p>　　5.2.2.1 歸檔電子文件處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者(如收件人、經(jīng)辦人、審核者、簽

14、發(fā)者等)以及辦理結(jié)果。5.2.2.2 歸檔電子文件處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息(批示、簽名、印章、代碼等)。5.2.2.3 歸檔電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識(shí)。</p><p><b>　　元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)</b></p><p>　　5.3.1 背景、結(jié)構(gòu)信息表（BJJGB）</p><p>　　國(guó)土資源數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)（背景、結(jié)構(gòu)信息）表

15、</p><p>　　5.3.2 管理過程信息表（GLGCB）</p><p>　　國(guó)土資源數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)（管理過程信息）表 </p><p><b>　　歸檔</b></p><p><b>　　6.1 歸檔范圍</b></p><p>　　6.1.1 反映土地、地質(zhì)礦產(chǎn)

16、資源調(diào)查、評(píng)價(jià)與管理的職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)管理和歷史研究具有利用價(jià)值的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)。</p><p>　　6.1.2 土地管理、礦產(chǎn)資源管理工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)。</p><p>　　6.1.3 其他對(duì)土地、地質(zhì)礦產(chǎn)資源調(diào)查、評(píng)價(jià)與管理工作具有查考價(jià)值的歸檔電子文件及元數(shù)據(jù)。</p><p&g

17、t;<b>　　6.2 歸檔要求</b></p><p>　　6.2.1 歸檔電子文件應(yīng)由各級(jí)電子文件形成的主辦部門根據(jù)本規(guī)范整理內(nèi)容進(jìn)行預(yù)整理，及時(shí)填寫《國(guó)土資源數(shù)字檔案管理登記表》（附錄A中的表1、表2、表3），由負(fù)責(zé)人簽署審核意見后，移交給相應(yīng)檔案部門實(shí)行集中統(tǒng)一管理。</p><p>　　6.2.2 按GB／T 18894—2002的7.5.2.2的規(guī)定，

18、 把數(shù)字檔案集中拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；確需以加密方式保存的，應(yīng)將其解密程序同時(shí)歸檔。</p><p>　　6.2.3 按GB／T 18894—2002的7.5.2.3的規(guī)定，本管理規(guī)范推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存的載體

19、。</p><p>　　5.2.5 按GB／T 18894—2002的7.5.2.4的規(guī)定，存儲(chǔ)數(shù)字檔案的載體上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的數(shù)字檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。</p><p><b>　　6.3 保管期限</b></p><p>　　5.3.1 國(guó)土資源數(shù)字檔案中的

20、元數(shù)據(jù)保管期限應(yīng)當(dāng)與其內(nèi)容信息的保管期限一致。</p><p>　　6.3.2 數(shù)字檔案的保管期限應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案保管期限一致。</p><p><b>　　6.4 歸檔格式</b></p><p>　　6.4.1 對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成

21、通用格式，同時(shí)將源文件與相關(guān)軟件一并收集。文字型電子文件以pdf、wps、doc為通用格式。</p><p>　　6.4.2 對(duì)用計(jì)算機(jī)繪圖、掃描儀等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)，除了pdf、tif、jpg為通用格式以外圖形與掃描電子文件應(yīng)同時(shí)將相關(guān)軟件一并收集。</p><p>　　6.4.3 矢量圖形電子文件收集時(shí)，同時(shí)將源文件與相關(guān)軟件一并收集。以Map

22、GIS、SuperMap、ArcGIS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件格式為通用格式。</p><p>　　6.4.4 對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。</p><p>　　5.4.5 對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、

23、MP3為通用格式。</p><p><b>　　6.5 歸檔登記</b></p><p>　　6.5.1 紙介《國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表》應(yīng)與數(shù)字檔案同時(shí)保存，保管期限一致。</p><p>　　6.5.2 《國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表》應(yīng)制成電子表格，與電子文件一同保存，保管期限一致。</p><p><b>

24、;　　6.6 歸檔檢測(cè)</b></p><p>　　6.6.1 歸檔時(shí)，檔案部門應(yīng)組織對(duì)歸檔電子文件的技術(shù)檢測(cè)工作。檔案機(jī)構(gòu)不應(yīng)接收含有問題或隱患的電子文件。</p><p>　　6.6.2 歸檔技術(shù)檢測(cè)工作內(nèi)容包括：</p><p>　　5.6.2.1 檢查電子文件在軟硬件環(huán)境下的可讀性；</p><p>　　5.6.2.

25、2 檢查電子文件內(nèi)容與元數(shù)據(jù)是否完整；</p><p>　　5.6.2.3 檢查電子文件歸檔保存格式是否規(guī)范；</p><p>　　5.6.2.4 檢查電子文件及其存儲(chǔ)介質(zhì)有無受到計(jì)算機(jī)病毒感染等。</p><p>　　6.6.3 歸檔電子文件形成部門和檔案部門均應(yīng)認(rèn)真、如實(shí)填寫《國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表》（附錄A中表2），一并歸檔保存。</p><

26、;p>　　5.6.4 歸檔檢測(cè)合格的歸檔電子文件內(nèi)容以及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)采用相應(yīng)的技術(shù)手段固化保存。</p><p><b>　　7 整理</b></p><p><b>　　7.1 分類編號(hào)</b></p><p>　　7.1.1 數(shù)字檔案分類應(yīng)遵循國(guó)土資源業(yè)務(wù)管理文件的形成規(guī)律，結(jié)合數(shù)字檔案管理的特點(diǎn)和要求，制

27、定數(shù)字檔案分類編號(hào)辦法。</p><p>　　7.1.2 數(shù)字檔案按照年度-問題-保管期限的分類方法進(jìn)行分類。問題分類按業(yè)務(wù)分為三大類、十一亞類、26個(gè)小類（詳見附錄B）。數(shù)字檔案分類字符代碼編碼原則：</p><p>　　7.1.2.1 大類編碼采用一個(gè)字符，亞類編碼采用三個(gè)字符，小類編碼采用五個(gè)字符。</p><p>　　7.1.2.2 大類分類主要詞中的關(guān)鍵

28、字的拼音首位為本大類編碼，同時(shí)作為本大類的特征符號(hào)。</p><p>　　7.1.2.3 亞類字符編碼采用主要詞中的兩個(gè)拼音首位作為本亞類特征字符代碼。即本亞類字符代碼為大類編碼+本亞類特征字符代碼。</p><p>　　7.1.2.4 小類字符編碼采用主要詞中的兩個(gè)拼音首位作為本小類特征字符代碼。即本小類字符代碼為大類編碼+本亞類特征字符代碼+本小類特征字符代碼。</p>

29、<p>　　6.1.2.5 若再分細(xì)類編碼可按照以上原則范圍類推。</p><p>　　7.1.3 數(shù)字檔案應(yīng)當(dāng)按照分類、編號(hào)規(guī)范要求，逐件建立相應(yīng)檔號(hào)。</p><p><b>　　7.2 整理編目</b></p><p>　　7.2.1 數(shù)字檔案的整理、編目、排列應(yīng)當(dāng)反映國(guó)土資源管理文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)

30、聯(lián)系，便于數(shù)字檔案的保管和利用。</p><p>　　7.2.2 數(shù)字檔案應(yīng)按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18）規(guī)范要求的項(xiàng)目進(jìn)行著錄，建立規(guī)范的檔案目錄數(shù)據(jù)。所形成的檔案目錄數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)組織建立與數(shù)字檔案相鏈接。</p><p>　　7.2.3 數(shù)字檔案卷內(nèi)文件材料按分類要求歸類排列組織，按問題、時(shí)間或重要程度順序排列。除DZ/T 0431—2005、GB/T 11822-89已經(jīng)規(guī)范規(guī)

31、定礦業(yè)權(quán)、科技檔案順序排列外，一般遵循以下排列原則： </p><p>　　7.2.3.1 結(jié)論性文件在前，其它材料在后；</p><p>　　7.2.3.2 上級(jí)文件在前，下級(jí)文件在后；</p><p>　　7.2.3.3 案卷內(nèi)文件材料排列應(yīng)文字在前,圖形在后。</p><p><b>　　8 保管</b></

32、p><p><b>　　8.1 庫(kù)房防護(hù)</b></p><p>　　8.1.1應(yīng)按照國(guó)家檔案局《磁性檔案管理與保護(hù)規(guī)范》要求（DA/T15—95），采用必要的保護(hù)設(shè)備和保護(hù)技術(shù)措施，確保庫(kù)房達(dá)到防護(hù)要求。</p><p>　　8.1.2 庫(kù)房環(huán)境溫度控制在17—20攝氏度，相對(duì)濕度控制在35％—40％。</p><p>　

33、　8.1.3 庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體相隔離。</p><p>　　8.1.4 庫(kù)房應(yīng)采取防火、防潮、防震、防盜、防光、防塵、防磁、防有害氣體等防護(hù)措施。</p><p><b>　　8.2載體管理</b></p><p>　　8.2.1 存儲(chǔ)載體應(yīng)存放在專用檔案裝具中，單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擠壓。</p>

34、<p>　　8.2.2 存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層。</p><p>　　8.2.3 重要的檔案應(yīng)根據(jù)國(guó)務(wù)院信息化工作辦公室頒發(fā)的《信息系統(tǒng)災(zāi)難恢復(fù)規(guī)范》（GB/T20988-2007）要求進(jìn)行備份。</p><p>　　8.2.4 檔案部門應(yīng)每年組織一次檢查，對(duì)保存滿三年的數(shù)字檔案的讀取格式及其相應(yīng)處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記，填寫《國(guó)土資源數(shù)字檔案庫(kù)

35、存情況檢查登記表》（附錄A中表4），如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)遷移。</p><p><b>　　8.3 遷移</b></p><p>　　8.3.1 檔案部門應(yīng)具備電子文件存儲(chǔ)、遷移、備份等設(shè)施和保管條件，采取科學(xué)、有效的管理措施和技術(shù)手段，維護(hù)數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。</p><p>　　8.3.2 數(shù)字檔案遷移操作必須在完整、準(zhǔn)確和有保

36、障的前提下，制定嚴(yán)密的遷移操作計(jì)劃，填寫《國(guó)土資源數(shù)字檔案遷移登記表》（附錄A中表5）。</p><p>　　8.3.3 由于技術(shù)與設(shè)備原因，必須更新復(fù)制的數(shù)字檔案，在更新復(fù)制和補(bǔ)救新版后，原舊版或有問題的載體仍需保存3年。更新復(fù)制時(shí)，所有系統(tǒng)、載體介質(zhì)上的相對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)必須同步更新，并做好更新記錄。</p><p><b>　　8.4 鑒定銷毀</b></p&g

37、t;<p>　　8.4.1按GB／T 18894—2002的9.8.1的規(guī)定，數(shù)字檔案的鑒定銷毀應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，且應(yīng)在辦理審批手續(xù)后買施。</p><p>　　8.4.2屬于保密范圍的數(shù)字檔案，如信息儲(chǔ)存在不可擦除載體上，應(yīng)當(dāng)采用物理或化學(xué)的方法連同儲(chǔ)存載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。</p><p>　　8.4.3銷毀前應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，指定銷毀人

38、，并確認(rèn)信息徹底銷毀。</p><p><b>　　9 利用</b></p><p><b>　　9.1 檔案服務(wù)</b></p><p>　　9.1.1 檔案部門應(yīng)當(dāng)建立快捷、高效、準(zhǔn)確服務(wù)的數(shù)字檔案利用網(wǎng)絡(luò)，開展數(shù)字檔案利用工作。檔案人員應(yīng)會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢歸檔數(shù)字檔案的權(quán)限。</p>&

39、lt;p>　　9.1.2 數(shù)字檔案的提供利用范圍一般僅限于其內(nèi)容信息的開放利用，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息。</p><p>　　9.1.3 數(shù)字檔案的利用應(yīng)注意以下事項(xiàng)：</p><p>　　9.1.3.1 數(shù)字檔案的封存保管載體不得外借使用。</p><p>　　利用時(shí)應(yīng)使用復(fù)制件。</p><p>　　9.1.3.2

40、應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。對(duì)利用具有保密要求的數(shù)字檔案時(shí)，必須符合國(guó)家或有關(guān)部門的保密規(guī)定。</p><p>　　9.1.3.3 查閱或復(fù)制應(yīng)在權(quán)限規(guī)定的范圍之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制。</p><p><b>　　9.2 檔案開放</b></p><p>　　9.2.1檔案部門應(yīng)當(dāng)按照檔案開放要求和政府信息公開原則，定期開展數(shù)字檔案開

41、放鑒定與解密劃控工作。</p><p>　　9.2.2檔案部門應(yīng)當(dāng)整合數(shù)據(jù)資源，建立開放數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，定期開展信息開放服務(wù)。</p><p><b>　　附錄A：</b></p><p>　　表1 國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表（首頁(yè)）</p><p>　　表2 國(guó)土資源數(shù)字檔案（第二頁(yè)）</p><p

42、>　　表3 國(guó)土資源數(shù)字檔案登記表（續(xù)頁(yè)）</p><p><b>　　第 頁(yè)</b></p><p>　　表4國(guó)土資源數(shù)字檔案庫(kù)存情況檢查登記表（接續(xù)頁(yè)）</p><p>　　表5 國(guó)土資源數(shù)字檔案遷移登記表</p><p>　　填表人（簽名）

43、 年 月 日 </p><p>　　填表人（簽名） 年 月 日 </p><p>　　填表人（簽名） 年 月 日 </p><p><b>　　附錄B<