excel分列與合并功能的靈活動用

1、EXCELEXCEL分列與合并功能的靈活動用分列與合并功能的靈活動用圖略。本文就是擬通過Excel分列和合并功能在實際中的應用說明靈活運用在學電腦中的重要作用，以拋磚引玉。分列，顧名思義即是把一列數(shù)據(jù)（包括文本、數(shù)值等）分成若干列；合并是把若干列合成一列。在實際工作中，我總結(jié)了它們的幾點用途：一、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換?，F(xiàn)在的財務軟件、管理軟件大多能把數(shù)據(jù)以其它格式輸出，我們也常要從它們中導出數(shù)據(jù)到電子表格Excel中，根據(jù)需要來編輯、計算。但有時我

2、們會發(fā)現(xiàn)導出的數(shù)據(jù)不管怎么搗騰，都不能計算，也就是說它們不是數(shù)值。例如，用友財務軟件8.11版導出的數(shù)據(jù)就是如此。非要對導出后的每個單元格雙擊后才能變成真的數(shù)值。老天，有時導出的數(shù)據(jù)可是成百上千啊！經(jīng)過分析，這是軟件在數(shù)據(jù)輸出時在數(shù)據(jù)末加了一個空數(shù)據(jù)位，其解決辦法為：首先在輸出時應在原軟件中將每列寬度拉至能看見所有數(shù)據(jù)的寬度。輸出后，在Excel中，點擊列號以選中需轉(zhuǎn)換之數(shù)據(jù)列，然后點擊菜單數(shù)據(jù)→分列，彈出如圖1的窗口，分列方式選“固定

3、寬度”，點擊下一步，不要改變其寬度，點擊完成。這樣處理后，數(shù)據(jù)會在瞬間轉(zhuǎn)為可計算的數(shù)值。二、復雜數(shù)據(jù)的排序。Excel的排序功能固然強大，但對一些復雜數(shù)據(jù)仍然力不從心。例如：一列數(shù)據(jù)為材料編號＋材料名稱＋數(shù)量＋收料單號，既有文字，又有數(shù)字，還有符號，如23009831螺釘500箱入庫500123，現(xiàn)在要按收料單號（即500123）排序，該怎么辦呢？這時，可以選中該列，點擊數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)→分列，視情況不同選“分隔符號”或“固定寬度”，若每一行都

4、有明顯的符號，如例中的“庫”字，就可選“分隔符號”。點擊下一步，在“其它”欄中輸入“庫”字。點擊下一步，最后點擊完成。則收料單號500123所在列即被分離為另一列，現(xiàn)在就可按收料單號排序了。三、修改數(shù)據(jù)。分列功能還可用于修改錯誤的數(shù)據(jù)。例如一次單位同事在Excel中輸入憑證號時在全部數(shù)據(jù)中間多輸入了一個零，即把C010XXX輸成了C0100XXX，一列數(shù)據(jù)有幾百個，而且其中XXX為從001到999，因而不能使用查找替換，一個個去修改就算

5、他不瘋，領導也等不及了?，F(xiàn)在我們利用分列各合并來快速修改。首先選中該列數(shù)據(jù)，點擊數(shù)據(jù)→分列→固定寬度，建立兩根分列線，一根置于C01后，一根置于0XXX前，如圖2。點擊下一步，注意此步很關鍵，即在預覽窗口中選中C01列，在窗口右上角選中文本選項；選中0XXX列，也設為文本；選中0列，在窗口右上角選中“不導入此列”選項，點擊完成。這樣，就去掉了多輸?shù)哪莻€零。接下來是合并。假設C01所在列為A列，0XXX所在列為B列，并從第一行開始。現(xiàn)選中

6、C1單元格，點擊菜單插入→函數(shù)，在彈出窗口中（圖3），函數(shù)分類選“文本”，函數(shù)名選Concatenate，確定。在接下來的Text1欄中輸入A1，Text2欄中輸入B1，確定。這樣A1和B1即合并成C1單元格，為C010XXX。接下來移動鼠標至C1單元格右下角，待鼠標變?yōu)楹谑謺r，向下拖拉至列尾，即可將A列和B列全部合并。經(jīng)過這兩步，原來的錯誤即得到快速修改。如果多思考，讓軟件的功能得到靈活運用，就能讓我們的工作事半功倍，并且讓我們學電