工程資料編制及歸檔指南

1、－1－第一章第一章總則第一節(jié)第一節(jié)建設(shè)項(xiàng)目檔案編制的意義及依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目檔案編制的意義及依據(jù)一、一、編制竣工檔案的重要意制竣工檔案的重要意義（略）（略）二、二、編制竣工檔案的依據(jù)制竣工檔案的依據(jù)為規(guī)范和統(tǒng)一公路建設(shè)項(xiàng)目檔案編制及檔案整理，全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、及時(shí)完成項(xiàng)目檔案編制工作，根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GBT118222000）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DAT282002）、《廣東省實(shí)施公路建設(shè)工

2、程項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（粵交辦〔2002〕404號(hào)文）、《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》（交通部〔2004〕第3號(hào)令）、《關(guān)于貫徹執(zhí)行公路工程竣交工驗(yàn)收有關(guān)事宜的通知》（交公路發(fā)〔2004〕446號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)佛山市重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法的通知》（佛府辦〔2005〕116號(hào)）、《轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)家檔案局國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)的通知》（佛檔〔2006〕48號(hào)）、現(xiàn)行公路工程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程之規(guī)定，制定本《指南》。交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)

3、目檔案須遵照?qǐng)?zhí)行的部分規(guī)范詳見附件1～6。第二節(jié)第二節(jié)建設(shè)項(xiàng)目檔案編制組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案編制組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)一、建一、建設(shè)單設(shè)單位組織組織機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)與職責(zé)職責(zé)（一）建（一）建設(shè)單設(shè)單位組織組織機(jī)構(gòu)機(jī)構(gòu)建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)入施工階段時(shí)，必須做好項(xiàng)目各階段文件的統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)管理。明確一位負(fù)責(zé)人分管檔案工作，確定專門的檔案工作機(jī)構(gòu)和人員（專職或?qū)Ｘ?zé)應(yīng)視項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模而定）負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案材料的積累和監(jiān)督指導(dǎo)工作。隨著項(xiàng)目建設(shè)的展開而開展檔案

4、工作。同時(shí)把檔案工作網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)展到項(xiàng)目參建的每一個(gè)單位，建立與項(xiàng)目相適應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)。參照?qǐng)D1：圖1檔案管理網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)圖（二）檔案管理機(jī)構(gòu)的（二）檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)職責(zé)（略）（略）二、勘二、勘測(cè)設(shè)計(jì)單測(cè)設(shè)計(jì)單位組織組織機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)與職責(zé)職責(zé)（略）（略）三、三、監(jiān)控單位組織組織機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)與職責(zé)職責(zé)（略）（略）四、施工四、施工單位組織組織機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)與職責(zé)職責(zé)（一）施工單位必須成立與項(xiàng)目檔案管理相適應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)和人員，明確分管工程檔案的領(lǐng)工程部

5、（辦公室）檔案室計(jì)劃部工程部……監(jiān)理單位設(shè)計(jì)單位領(lǐng)導(dǎo)：協(xié)調(diào)工作工作人員：具體工作（總承包）施工隊(duì)施工隊(duì)………施工隊(duì)－3－3、圖紙的組卷方法：各階段形成的圖紙應(yīng)單獨(dú)組卷，各卷內(nèi)按圖紙目錄控制其排序。如果一張施工圖由若干單位施工，建設(shè)單位要指定匯總?cè)?，各施工單位完成自己?fù)責(zé)的部分后交有關(guān)單位匯總?？⒐D與施工圖數(shù)量不一致（有增加或減少）時(shí)應(yīng)重新填寫目錄，同時(shí)保留原施工圖紙目錄。4、施工文件的組卷方法。施工文件的開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)

6、劃、施工日志及中間驗(yàn)收等分別按合同段集中組卷；各項(xiàng)施工原始記錄（施檢表）、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告（試驗(yàn)表）、評(píng)表和檢表按照單位、分部、分項(xiàng)工程劃分整理組卷；原材料按批量形成，單獨(dú)組卷。5、工程變更文件的組卷方法。由于工程變更文件的特殊意義和作用，它們不能直接附在被變更的竣工圖的次頁(yè)，應(yīng)以單項(xiàng)（單位）工程為單元，把涉及該單項(xiàng)（單位）工程的所有變更通知單集中起來(lái)，前面附上該單項(xiàng)（單位）工程的變更通知單目錄。如修改通知單數(shù)量少，可組成一卷，卷內(nèi)可按文號(hào)

7、順序排列；如數(shù)量多，則要按文號(hào)或?qū)I(yè)（標(biāo)段或單位工程）分別組卷。若一張更改通知單涉及多圖多處修改，圖紙又不在同一單位工程的，應(yīng)將復(fù)印件附在有關(guān)卷冊(cè)或在備考表中說明；若一張圖紙有多張修改通知單修改的，這些修改通知單應(yīng)集中順序排列。在施工過程中的工程聯(lián)系單也可按文種組卷（做法與修改通知單相同）。6、監(jiān)理文件的組卷方法。（1）項(xiàng)目監(jiān)理依據(jù)性文件的整理：監(jiān)理依據(jù)性文件包括《監(jiān)理大綱》、《監(jiān)理規(guī)劃》和各專業(yè)的《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》等，這些監(jiān)理依據(jù)性文件

8、應(yīng)該在項(xiàng)目批準(zhǔn)實(shí)施后整理歸檔，排列方法一般按專業(yè)的先后順序。（2）監(jiān)理工作性文件：項(xiàng)目監(jiān)理工作性文件產(chǎn)生于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的各有關(guān)方面，它反映項(xiàng)目建設(shè)參建各方的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目情況，是建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性文件。在項(xiàng)目開工前要統(tǒng)一規(guī)定不同文種的文號(hào)編排方式，如開工令、復(fù)工令等可設(shè)文種，圍繞工程質(zhì)量、支付、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄也應(yīng)分別設(shè)文種、文號(hào)。不同的專業(yè)和業(yè)務(wù)范圍應(yīng)分別設(shè)立文種，這樣一來(lái)文件管理才能有序。監(jiān)理文件排列時(shí)按發(fā)文程序，一份文件如有擬稿、簽發(fā)

9、、審批記錄，應(yīng)將請(qǐng)示、批復(fù)放一起，以便于文件的管理。同時(shí)，也便于隨時(shí)了解發(fā)文數(shù)量等。對(duì)于監(jiān)理過程中產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)按文種（或?qū)I(yè)）——時(shí)間整理組卷。如變更支付、進(jìn)度款支付、索賠支付要分別單獨(dú)組卷，同時(shí)應(yīng)把過程文件材料作為附件一并歸檔。監(jiān)理月報(bào)按年度組卷。與項(xiàng)目有關(guān)的來(lái)往文件應(yīng)整理歸檔，與工程有關(guān)的但沒有批文，沒有結(jié)果的報(bào)告，應(yīng)單獨(dú)立卷，待竣工驗(yàn)收后處理。具體組卷的排列方法參考如下：①監(jiān)理依據(jù)性文件歸檔時(shí)間在其形成后組卷，如：監(jiān)理大綱、

10、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；②監(jiān)理工作性文件的組卷工作在次年第一季度或積累到一定厚度及時(shí)組卷，如：開工、停工、復(fù)工令、監(jiān)理文件、會(huì)議紀(jì)要、備忘錄、工程款項(xiàng)支付、監(jiān)理簡(jiǎn)報(bào)、監(jiān)理日志等；③監(jiān)理工作中形成的照片、錄音、錄像帶可按形成內(nèi)容隨時(shí)組卷。（二）卷內(nèi)文件排列（二）卷內(nèi)文件排列1、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。2、施工文件按管理、依據(jù)、建設(shè)、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)