報社依法管理檔案工作的實踐與探索

1、報社依法管理檔案工作的實踐與探索報社依法管理檔案工作的實踐與探索【摘要】通過對報社檔案管理有章可循、按章辦事的回顧總結(jié)，探討新時期檔案依法管理的對策，來促進報社檔案工作沿著制度化、規(guī)范化軌道有序運行。下載【關(guān)鍵詞】報社；依法管理；檔案工作；實踐；探索檔案法規(guī)是檔案業(yè)務部門和人員在檔案工作中必須遵循的工作標準和原則，是法治理念在檔案管理領域的具體體現(xiàn)。報社檔案室嚴格按照檔案法律的規(guī)定來開展檔案業(yè)務和建設，逐步走上“依法治檔”的軌道，既保證

2、了檔案的完整與安全，也為報社新聞報道和經(jīng)營管理作出了貢獻，實踐著檔案的價值。一、報社依法管理檔案的實踐（一）從健全檔案機構(gòu)設施入手，保障檔案管理。未設立檔案室前，檔案工作無專人負責，歷史檔案、文件資料有的丟失，有的分散在處（室）或個人手中，查閱十分困難，給新聞報道和報紙產(chǎn)業(yè)發(fā)展造成了很大的損失。1982年，報社成立檔案室，對創(chuàng)刊以來積存零散的檔案材料進行收集、分類、整理、立卷歸檔，并從檔案規(guī)范化、標準化入手，安排120平方米的空間作為檔

3、案庫房，購置規(guī)范的鐵皮檔案箱、去濕機、自動溫濕度記錄儀，安裝檔案庫房的監(jiān)控器，上世紀90年代年就開始應用微機管理檔案。（二）以制度建設為根本，規(guī)范檔案管理。貫徹實施《檔案法》和《福建省檔案管理條例》，增強全報社的檔案意識。根據(jù)新聞宣傳的特點，建立健全各項規(guī)章制度，制定《報社宣傳報道案卷類目、排列順序表》《文書檔案借閱制度》等規(guī)章制度，做到有據(jù)可依，有章可循，防止管理混亂的現(xiàn)象。1.分類規(guī)范化。遵循檔案的形成規(guī)律，保持文件之間有機聯(lián)系，把

4、宣傳報道和產(chǎn)業(yè)開展中形成的各門類和載體的檔案，構(gòu)成一個全宗單位，采取統(tǒng)一分類、編號和排列。2.制度程序化。從檔案整理、立卷、歸檔、利用、銷毀有一整套完整的辦理手續(xù)和管理程序。3.統(tǒng)計及時化。通過庫存量統(tǒng)計，對歸檔完整率的統(tǒng)計及時發(fā)現(xiàn)問題，及時解決問題。4.檢索多樣化。編制各種檔案檢索工具，文書檔案有全引目錄、案卷目錄、文件匯編、專題文件目錄；會計檔案有案卷目錄；新聞照片底片有全引目錄。（三）以檔案細節(jié)管理為抓手，務求實效。中宣部、國家檔

5、案局制定了《新聞單位宣傳報道檔案管理暫行辦法》后，報社檔案室就嚴格按照上述規(guī)章對全報社文書、財務、新聞報道、基建檔案等實行統(tǒng)一管理。把文書、新聞專門檔案按照年度――問題的方法對檔案進行分類，按不同保管期限永久、三十年、十年分別組成若干本案卷目錄，較好地反映了報社年度新聞宣傳報道、經(jīng)營管理和行政后勤的情況。根據(jù)閩檔〔2005〕24號文件通知要求，按時向有關(guān)檔案行政管理機構(gòu)辦理檔案登記工作，向同級國家綜合檔案館報送本單位保存的檔案資料的計算

6、機目錄信息。報社檔案室現(xiàn)保存檔案近2萬卷，包括文書、宣傳報道、會計、科技、新聞圖片等檔案，在報社決策、新聞宣傳報道及經(jīng)營管理等方面發(fā)揮重要參考、憑證、借鑒作用。二、報社檔案依法管理的探索隨著媒體變革和網(wǎng)絡技術(shù)的裂變式發(fā)展，帶來報業(yè)格局的深刻調(diào)整和新聞傳播生態(tài)、內(nèi)容生產(chǎn)的重大變化。新常態(tài)下，檔案依法管理既要順應報紙產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，又要吸納互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)的進入。（一）新時期報社檔案管理面臨的新情況。包括如下2個方面：1.報社正著力打造一個影響力、

7、傳播力和整體實力不斷提升的現(xiàn)代傳媒集團，擁有子報期刊20多個，以及一攬子網(wǎng)站、公司，這些報刊網(wǎng)公司散落在全省各地。2.新興媒體既是一個傳播渠道，也是一個數(shù)字化平臺。新生產(chǎn)技術(shù)推動采編流程再造，實現(xiàn)紙媒、電腦端和移動端信息的存儲、傳遞、借閱資源共享。這些發(fā)展和運行模式的變化，帶來龐大、分散以及網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案業(yè)務管理，必須依法統(tǒng)籌管理。（二）新形勢下報社檔案依法管理對策。包括如下3個方面：1.依據(jù)當前報社檔案管理的新要求，配套完善規(guī)章制度

8、。報社產(chǎn)業(yè)發(fā)展到哪里，檔案管理就延伸到哪里，法規(guī)制度建設就要始終貫穿其中，管理的根本要靠制度，靠規(guī)矩，用法律強制力來約束和規(guī)范檔案管理，提高檔案管理者依法治檔的能力。2.隨著媒體生產(chǎn)、傳播方式及產(chǎn)業(yè)的縱深發(fā)展，檔案室作為一個全宗號，首先要統(tǒng)籌運作、梳理組織架構(gòu)，整合報、刊、網(wǎng)等資源，建立健全適應報社發(fā)展的檔案管理體系。其次，抓住靈魂、提綱挈領開展遵章貫法指Х務、執(zhí)法檢查措施，采取集中管理與委托管理相結(jié)合方式，對子報刊網(wǎng)的檔案實行指導、監(jiān)

9、督，從以往的偏重于過程管理轉(zhuǎn)移到目標管理、效果管理。檔案通過集中統(tǒng)一管理，防止子報刊網(wǎng)各自為政的問題，也便于新型檔案的收集保管、整理加工和利用研究；而委托管理，則強化了檔案管理責任，有效解決報社規(guī)模擴大，子報刊網(wǎng)公司性質(zhì)各異、區(qū)域分散，從檔案源頭上確保檔案的完整與安全。3.互聯(lián)網(wǎng)媒體檔案，給報社檔案管理帶來新的發(fā)展機遇。如，網(wǎng)絡可從檔案的歸檔、利用等運轉(zhuǎn)進行全程監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)違規(guī)即時警示。由于新興媒體的技術(shù)和傳播渠道屬于新生事物，檔案管理也

10、沒有專門針對新興媒體檔案的法規(guī)，往往容易游離于體制之外，不利于報社檔案的健康發(fā)展，需制定相應的新興媒體檔案法規(guī)。如結(jié)合《網(wǎng)絡出版條例》，對報紙等媒體檔案網(wǎng)絡管理中產(chǎn)生的法律事實作出預見，以法規(guī)的形式確定下來。依法管理檔案是依法治國的具體實踐和組成部分，是保護和利用檔案的重要有力措施。作為報紙媒體的檔案管理者既要依法履職盡責、做好自身各項工作，又要充分利用報紙傳媒的優(yōu)勢作用，在報刊舉辦檔案法制欄目或以新聞報道、專題報道、以案釋法形式普及檔