公司內部審核注意事項

1、內部審核,馬金花,本課程主要內容,第一部分：質量管理體系審核概論第二部分：質量管理體系審核步驟第三部分：質量管理體系內部審核員,第一部分,質量管理體系審核概論,質量管理體系審核術語,質量管理體系審核分類,質量管理體系審核作用,質量管理體系審核范圍,,質量管理體系審核術語,審核：為獲得審核證據并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。審核的目的：確定審核準則得到滿足的程度；審核的任務：

2、要獲得客觀證據并對證據進行客觀評價；審核的特點：系統(tǒng)的、獨立的、文件化。,質量管理體系審核術語,審核準則：用作依據的一組方針、程序或要求。通常又稱為審核依據。,審核準則,,,,標準,QMS文件,法律法規(guī),,,,,質量方針,質量手冊,程序文件,作業(yè)標準,銷售合同,,質量管理體系審核術語,審核證據：與審核準則有關的并能夠證實的記錄、事實陳述或其他信息。注：審核證據可以是定性的或定量的。,質量管理體系審核術語

3、,質量管理體系審核：依據質量管理體系審核準則對組織的質量管理體系的符合性、有效性進行客觀評價的系統(tǒng)的、獨立的并形成文件的過程。審核員：有能力實施審核的人員。,質量體系審核的分類,供方,顧客,組織,認證機構,,,,第一方審核,第三方審核,第二方審核,第二方審核,,,,,第二方審核,第二方審核,第一方審核作用,第二方審核作用,第三方審核,減少重復審核和不必要的開支,識別改進機會，促進質量管理體系的持續(xù)改進,得到符合ISO9

4、001標準的注冊,,第三方審核作用,質量體系審核范圍,審核范圍：在規(guī)定時間內，對哪些質量體系要求、場所和產品進行審核。要求：應包含ISO9001標準的所有要求，剪裁應予以說明。場所：凡與被審核的質量管理體系所覆蓋的部門和地區(qū)均應列入審核范圍。產品：在認證范圍內的產品所涉及的質量活動，均應列入審核范圍。,第二部分,內部質量體系審核步驟,內部審核策劃,擬審核過程和區(qū)域的狀況,擬審核過程和區(qū)域的重要性,以往的審核結果,內審策劃,,

5、年度審核計劃,追加審核計劃,,,,現(xiàn)場審核計劃,安排審核計劃注意事項,一年內認證范圍所涉及的過程、區(qū)域、產品應至少被審核一次。審核員的獨立性。審核計劃中應明確審核依據；審核范圍；審核頻次；審核方法。,年度審核計劃,年度審核計劃—范例（集中式）,注1：A-計劃審核日期；B-不合格報告發(fā)出日期； c-制定糾正措施日期； D-糾正措施完成日期； E-糾正措施驗證日期。注2：該計劃表示一年安排兩次例行內審，追加審

6、核由管理者代表依據審核的活 動和區(qū)域狀況臨時決定。,成立審核組,在進行內審前，管理者代表應任命審核組長及審核員組成審核組。,審核組,審核組長,審核員,,確定審核組長考慮因素,資格：必須經過培訓并考試合格的內部質量體系審核員；業(yè)務范圍：應與被審核部門無直接責任關系，但對被審核部門的業(yè)務有一定了解。工作經驗：比起審核員來要有較多的審核經驗；組織能力：應有組織管理整個審核工作的能力。,安排審核員考慮因素,資格：經

7、過培訓并考試合格的質量體系內審員。業(yè)務范圍：應與被審核部門無直接責任關系，但對被審核部門的業(yè)務有一定了解。協(xié)調性：應考慮審核員在工作中能否協(xié)調配合，團結合作。獲得被審核部門認可：當安排的審核員被審核部門不能接受時，應考慮另選審核員。,現(xiàn)場審核計劃,現(xiàn)場審核計劃——范例,編號：R822102,序號：20010410,現(xiàn)場審核計劃——范例7.審核日程安排(按要求),,,,,現(xiàn)場審核計劃——范例7.審核日程安排（按要求）續(xù)頁）,擬

8、制/日期：xxx/4月10日,批準/日期：xxx/4月10日,現(xiàn)場審核計劃——范例,7´審核日程安排（按部門）,說明：1）本計劃是依部門所負責的要求編制而成，在對部門審核時不排除對相關要求審計部門的審核。 2）審核員分布狀況為:A-品管部、B-技術部、C-生產部、D-營銷部。擬制/日期：xxx/4月10日 批準/日期：xxx/4

9、月10日,現(xiàn)場審核計劃——Case Study,目前有一家公司，其規(guī)模為100人。目前廠內的內審員有：生產部：張三、質保部：李四、管理部:王五、技術部：趙六。預計需使用四個人天來進行審核。請練習編制現(xiàn)場審核計劃。,QMS文件審核,收集與受審核部門的質量活動有關的程序文件（包括公用的程序文件）、作業(yè)指導書、法規(guī)，必要時的質量手冊等；以標準、合同、相關法規(guī)為依據對以上所收集的文件進行審核；若發(fā)現(xiàn)不符合、不充分，應記錄結果。通過

10、文件審核，審核員了解受審核方的基本情況，為順利審核做好準備。,檢查表的作用,保持審核目標的清晰和明確。保持審核內容的周密和完整。保持審核節(jié)奏和連續(xù)性。減少審核員的偏見和隨意性。,檢查表編寫要點,檢查表編寫要點,,對照標準、手冊、程序,選擇典型的質量問題,抽樣應有代表性,時間要留有余地,檢查表應有可操作性,按要求審核，應包含涉及的部門按部門審核，應包含涉及的要求,檢查表編寫——范例,檢查表編寫——case study,請按照范例的

11、格式編寫7.4采購要求的檢查表。,檢查表,檢查表的運用,不能事前通報受審核方；不可逐條照本宣科；不可完全拋開檢查表；當發(fā)現(xiàn)新情況時，應調整檢查表內容。,現(xiàn)場審核,現(xiàn)場審核,首次會議,現(xiàn)場檢查,審核組會議,末次會議,,首次會議——目的,向受審核方的高層管理者介紹審核組成員；重申審核的范圍和目的；簡要介紹實施審核所采取的方法和程序；在審核組和受審核方之間建立正式的聯(lián)系；確認審核組所需要的資源和設備已齊全；確認審核組和受審核方

12、高層管理者之間末次會議和中間數次會議的日期和實間；澄清審核計劃中不明確的內容。,首次會議——要求,準時，簡短，明了，不超過半小時；獲得受審核方的理解與支持；由審核組長主持會議。,首次會議——參加人員,審核組全體人員；高層管理者（必要時）；受審核部門代表及主要工作人員；管理者代表；陪同人員。,首次會議——內容,會議開始：參加人員簽到，審核組長宣布會議開始，適當時請最高管理者或管理者代表講話；人員介紹：審核組長介紹審核組成員

13、及分工，各受審核部門介紹陪同人員；重申審核目的和范圍；明確審核的目的，審核的依據，審核將涉及的部門；現(xiàn)場審核計劃的確認：現(xiàn)場審核計劃不宜做大的改動，征得各受審核部門的最后確認；強度審核的原則：強調審核的客觀、公正性，說明審核是抽樣的過程，說明相互配合的重要性，提出不合格的報告形式。會議結束：確定末次會議的時間、地點、出席人員，審核組長致謝。,首次會議——case study,今有一家公司，質量管理體系建立并運行已達三個月，現(xiàn)準備

14、進行第一次內部質量審核，該如何召開首次會議呢？請各組練習。,現(xiàn)場檢查,現(xiàn)場檢查,,現(xiàn)場檢查注意事項,審核路線和方法,審核過程的控制,不合格項和不合格報告,現(xiàn)場檢查,現(xiàn)場檢查,,審核過程控制,控制客觀性,控制審核進度,控制審核計劃,控制審核氣氛,控制審核結果,控制紀律,,,,,,,組長控制審核全過程,現(xiàn)場檢查,現(xiàn)場檢查——觀察結果,所有的審核觀察結果都應形成文件，在所有的工作都被審核之后，審核組應評審所有的觀察結果，以確

15、定哪些要作為不合格項提出報告。審核組應確保這些報告的內容清晰、準確地形成文件，并且有證據支持。應按審核所依據的標準或其他有關文件中相應條款的要求指出不合格項。,,不合格項和不合格報告,不合格類型,不合格報告編寫,不合格報告內容,,,,現(xiàn)場檢查,不合格報告分發(fā),,不合格類型,,不合格類型,不合格報告的內容,受審核部門及主管姓名；審核員姓名，審核日期；審核依據；不合格事實描述；不合格類型；原因分析；糾正措施及完成日期；糾正

16、措施驗證,不合格報告——范例,不合格報告使用流程,不合格事實描述,不合格事實確認,原因分析,制定糾正措施,認可糾正措施,糾正措施執(zhí)行,糾正措施驗證,,,,,,,審核員,責任部門,責任部門,責任部門,審核員,責任部門,審核員,不合格事實描述要點,不合格報告編寫,事實描述：XX公司的機械加工車間半年內連續(xù)發(fā)生三起類似的質量問題，即加工完的齒輪箱內有切屑以及工件未倒角，銳邊切傷工人手指等；每次都采取扣獎金及教育的辦法，未能收到避免再發(fā)生的效果

17、。原因分析：箱體加工后缺少一道檢驗工序，以檢查內部清潔。銳邊倒角未納入設計圖紙及工藝文件。工時定額偏緊，工人為追求定額而放松質量。糾正措施計劃：檢驗規(guī)程中增加檢查工件內部清潔的檢驗工序；設計圖紙一律注明需倒角的地方；工藝文件中增加倒角的工序；人事科研究箱體加工及其他零件加工工序定額是否過緊，是否需調整。以上各項措施均在一個月內（9月30日前）完成。,不合格報告編寫,糾正措施驗證結果檢驗科已在檢驗規(guī)程中增加檢查加工后

18、清潔度的工序，已于9月12日完成。在成品庫抽查20件齒輪箱均未發(fā)現(xiàn)箱體內有殘留切屑。設計科已全面檢查各產品零件圖紙，如發(fā)現(xiàn)未注明銳邊倒角之處，均增加1X45°或1.5X45°倒角的字樣，此工作已于9月25日前完成。在設計科抽查5份零件圖，發(fā)現(xiàn)銳邊處均已注明倒角要求。工藝科已全面檢查工藝，在機械加工工藝卡中增加倒角工序，此工作已于9月26日完成?，F(xiàn)場抽查10個工件，原銳邊處均已做成倒角。人事科研究后認為工時定額不

19、算太緊，無調整的必要。,不合格報告——case study,案例：某公司的鑄造車間，審核員發(fā)現(xiàn)編號為R752101，序號為010115的“澆鑄溫度記錄表”中型號為X-1775箱體的澆鑄溫度為1680?C,而澆鑄工藝規(guī)程中卻規(guī)定澆鑄溫度范圍是1720—1760?C 。請對此不合格事實進行原因分析、編寫糾正措施計劃、和糾正措施驗證結果。,不合格報告的分發(fā),不合格報告應分發(fā)至不合格產生的責任部門和相關部門。不合格報告的分發(fā)應留有分發(fā)記錄并保

20、存，以便后續(xù)的糾正措施跟蹤。,不合格報告分發(fā)記錄,R822105,20010425,審核組會議,在當天審核工作完成后召開；時間一小時左右為宜；僅審核組成員參加；討論并確定審核中有爭議的事項；整理審核結果；確定當天的不合格報告。,末次會議,目的：向受審核部門介紹審核總體情況；提出后續(xù)的工作要求；結束現(xiàn)場審核。要求：準時開始、結束，以不超過一小時為宜；由審核組長支持會議。參加人員：與首次會議一致。,末次會議——內容

21、,會議開始：與會者簽到，審核組長致謝受審核部門在審核期間的配合；強調審核的局限性：審核時抽樣進行的，存在一定風險；宣讀不合格報告：說明不合格報告的數量、分類，并按重要程度依次宣讀不合格報告；宣布審核結論：就受審核部門在確保整個組織的質量體系的有效運行，實現(xiàn)總的質量目標方面提出審核結論。結論應全面總結質量工作的優(yōu)缺點。提出糾正措施要求：提出采取糾正措施的要求，提出受審核部門糾正措施計劃的答復時間，完成糾正措施的時限，驗證糾正措施的

22、方法。會議結束：向受審核部門表示感謝，受審核部門主管對改進的承諾，必要時邀請最高管理者或管理者代表講話。,審核報告,審核報告——內容,審核日期；審核的目的和范圍；受審核的部門；實施審核所依據的文件、標準；審核組成員姓名；受審核部門的主要參與者姓名與職務；所有不合格報告及不合格項分布；質量管理體系運行有效性的結論性意見；審核報告分發(fā)清單。,審核報告——范例,審核報告——范例,頁碼：1/5,審核報告——范例,頁碼：2/5,

23、審核報告——范例,頁碼：3/5,,不合格報告——范例,頁碼：4/5,審核報告——范例,頁碼:5/5,,糾正措施的跟蹤,糾正措施要求的提出,審核組在現(xiàn)場審核中發(fā)現(xiàn)不合格項時，除要求受審核部門主管確認不合格事實外，還要求他們調查分析造成不合格的原因，有的放矢地提出糾正措施計劃，其中包括完成糾正措施的期限。如果受審核方堅持不同意對不合格的判定，也不肯提出糾正措施，則爭執(zhí)應提交管理者代表仲裁。內審員可以提出糾正措施的方向，但不能代替責任部門

24、制定糾正措施。責任部門提出的糾正措施計劃應得到審核員的認可，必要時還要經過管理者代表的批準。,糾正措施的實施,責任單位按糾正措施計劃實施糾正措施。糾正措施實施過程中如發(fā)生問題不能按期完成時，責任部門向管理代表說明原因，申請延長期限。管理代表批準后應通知品管部門修改措施計劃。如在實施過程中涉及到幾個部門，發(fā)生爭議并難以解決時，應提請管理代表協(xié)調仲裁。糾正措施實施情況應保存有關記錄。,糾正措施的驗證,審核員應對糾正措施完成情況進行驗

25、證。驗證的內容包括：計劃是否按規(guī)定的日期完成；計劃中的各項措施是否都已完成；完成后的效果如何？是否還有類似不合格項發(fā)生？實施情況是否有記錄可查，記錄是否按規(guī)定編號并妥為保存。,如引起文件修改，是否通知了文件控制部門按規(guī)定辦理了修改批準和發(fā)放手續(xù)并加以記錄？該文件是否已堅持執(zhí)行？如果某些效果要更長時間才能體現(xiàn)，可留作問題待下一次審核時再查。審核員驗證并認為措施計劃已完成后，不合格報告一欄中簽字。這項不合格項宣布結案。,糾正措施

26、的驗證,第三部分,質量體系內部審核員,,內審員的審核技巧,內審員的素質,內審員及其組長的職責,內審員的素質,內審員素質,知識要求,經驗要求,道德要求,,技能要求,,,,,掌握ISO9001:2000標準要求,熟悉ISO9000:2000族其他標準標準,熟悉與質量有關的法律、法規(guī)等,能編制審核計劃、檢查表、審核報告,具備質量體系文件與現(xiàn)場審核能力,具有一定的質量管理經驗,具有一定的生產實踐經驗,正直誠實和客觀公正,尊重人,冷靜的態(tài)

27、度和堅毅的精神,善于溝通、機智靈活、適應性強,內審員職責,遵守相應的審核要求；傳達和闡明審核要求；有效地策劃和履行被賦予的職責；將觀察結果形成文件；報告審核結果；驗證所采取的糾正措施的有效性；收集和保護與審核有關的資料；,內審員的職責,按要求提交這些文件；確保這些文件的機密性；謹慎處理各種特殊的信息；配合并支持審核組長工作。,審核組長職責,負責所有審核階段的工作，有權對審核工作的開展和審核結果做最后決定；協(xié)助選擇審核

28、組的其他成員；制定審核計劃；代表審核方向受審核部門主管接觸；編制并提交審核報告。,內審員的審核技巧,審核技巧,審核中的面談,審核中的聆聽,,審核中的提問,聯(lián)想與追溯,創(chuàng)造一個良好的氛圍,審核中的面談,講得少，聽得多；保持融洽的關系；選擇恰當的面談對象；避免打斷、干擾、反駁對方的談話；“請” 和“謝謝”應適當多用；對誤解要有耐心；保持客觀公正的態(tài)度。,,審核中的提問,通常問：怎么樣？什么？何時？何地？誰？為什么 ？

29、請告訴我……封閉式與開啟式問題相結合。提問與索看相結合。,審核中的提問,明確觀點，準確表達；發(fā)問一定考慮被問者的背景；注意神態(tài)表情；適時表達好意；努力理解問題；不說有情緒的話；不可連續(xù)發(fā)問。,審核中的聆聽,應專注、認真地聽；應有耐性；應及時反饋；盡可能不要做不成熟的反應；多鼓勵講話者；保持善意的態(tài)度。,聯(lián)想與追溯,善于從一個要素聯(lián)想到其他要素，而到其他部門追溯證據。但應避免過渡聯(lián)想而顧此失彼。,創(chuàng)造一個良好的