現(xiàn)代企業(yè)的項目采購管理

1、經(jīng)營管理l■現(xiàn)代企業(yè)的項目采購管理胡濤(中國電子科技集團(tuán)公司第三十八所安徽合肥230088)[商要]現(xiàn)代企業(yè)的項目管理涵蓋九大領(lǐng)域，包括項目時『日J(rèn)管理、項目成本管理項目質(zhì)量管理、項目風(fēng)險管理等，而項目采購管理又是其中一個非常重要的內(nèi)容，本文所關(guān)注的就是如何通過建立和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理1作，如何從項目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現(xiàn)金流出、提高項目資金使用效率等方面來提高企業(yè)項目采購管理水平。[關(guān)鍵詞]項目采購管理成本控制

2、中圖分類號：F27462文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009914X(20l1)14—0056—011何為項目采購管理眾所周知，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，一個項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)旋、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，而這些產(chǎn)品和服務(wù)都是通過采購活動來實現(xiàn)的，即從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項目采購管理。作為項目實施的必要條件，項目采購管理商接關(guān)系到生產(chǎn)的計劃、牛產(chǎn)的質(zhì)量，關(guān)系到

3、企業(yè)的成本和利潤。很顯然，項甘資金管理和內(nèi)部控制管理是影響項目采購管理的核心因素，我們只有通過加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制管理，提高經(jīng)營管理效率，規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險，當(dāng)然還包括對項目采購管琿中部分環(huán)節(jié)的控制，更加有效的降低采購成本，使項It資金達(dá)到最優(yōu)的配置，才能最終實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。2樹立全流程控锎項目成本概念在項目采購管理中降低成本的問題上，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，足對總成本的控制。具體

4、措施：2T制定采購預(yù)算與估計成本制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項El采購成本的種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，有效的控制項目資金的流向和流量，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動，從而達(dá)到控制項目采購成本的目的。22供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時

5、應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，不僅能體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運行的規(guī)則，而且也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量。一方面我們在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本；另一方面在選擇供應(yīng)商的方式上也可通過多種方式，如在項目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物資價格幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物，并且多種招標(biāo)方

6、式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。23采購環(huán)境的利用充分利用采購環(huán)境的～個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。因此，在項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。3如何提

7、★項目采購管理水平31加強(qiáng)內(nèi)部控制管理企業(yè)的一切管理工作，應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求；企業(yè)的‘切決策，應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下。一個項目從前期市場調(diào)研、籌劃、設(shè)計定型到最后項目實施都必須要有完善的內(nèi)部控制管理制度作為保障，而內(nèi)部控制管理工作的實質(zhì)也就是強(qiáng)化企業(yè)的過程管理和流程管理。作為項目采購管理，建立完善的內(nèi)部控制制度體系，建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度，通過內(nèi)部控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn)，并開展定期的評價和維護(hù)，不

8、僅可以為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風(fēng)險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等幾個方面提供有力的保障，而且能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài)，確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循，有法可依，促進(jìn)采購工作的規(guī)范運轉(zhuǎn)。32制定嚴(yán)密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序(1)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使業(yè)最大限度地控制采購預(yù)算，其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理部門

9、編制采購56l科技博覽計劃，采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案，采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。(2)供應(yīng)商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點，可以使企業(yè)的采購預(yù)算資金得到有效的使用，使企業(yè)經(jīng)營成本降低，并直接關(guān)系到企、f的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序為采購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案，通過招標(biāo)、競爭性談判采購或詢價采購等方式確定供應(yīng)商與采購價格。(3)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)

10、避采購風(fēng)險，保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規(guī)范化，降低合同簽訂風(fēng)險；通過合同風(fēng)險點管理，強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險意識，減少合同履行風(fēng)險；通過合同履行管理，加強(qiáng)經(jīng)營過程的控制能力，提升公司精細(xì)管理水平；通過合同統(tǒng)計分析管理，提高公司經(jīng)營決策自我分析能力。(4)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進(jìn)行檢驗清點，質(zhì)檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據(jù)槍驗合格的報告辦理入庫手續(xù)

11、，編制入庫單，登記庫存明細(xì)帳。(5)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應(yīng)依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關(guān)單據(jù)，經(jīng)采購等部門負(fù)責(zé)人審核簽字后送財會部門審核，財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù)，采購款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。(6)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分析”環(huán)節(jié)上，企業(yè)采購部門應(yīng)會同有關(guān)部門定期對計劃準(zhǔn)確率、保證供應(yīng)率

12、、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進(jìn)行分析，并向企業(yè)有關(guān)會議報告；在“考核”環(huán)節(jié)上，企業(yè)應(yīng)建立與采購相關(guān)的考核辦法，定期對采購管理情況進(jìn)行考核。33提高制度的有效執(zhí)行力在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購程序的基礎(chǔ)上，是否能夠有效執(zhí)行就是關(guān)鍵一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道，來保證內(nèi)部控制管理工作的實施，企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作用，對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進(jìn)行轉(zhuǎn)變，督促和約束采

13、購部門的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)內(nèi)部控制管理的有效運行：另外，還可以通過制定內(nèi)部控制管理考核及其責(zé)任追究制度來強(qiáng)化執(zhí)行力，明確相關(guān)部門及員丁在內(nèi)部控制管理工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，加大員工內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度。參考文獻(xiàn)[1]唐蓉供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購成本控制[J]鐵道貨運，2008，(3)[2]楊一飛論采購成本的有效控制[J]中南民族大學(xué)學(xué)報(人文社會科版)2005，(5)[3]鞠頌東，徐杰采購管理[M]北京機(jī)械工業(yè)出版社，20

14、05，(1)[4]孫念懷精細(xì)化管理[M]北京：新華出版社，2006經(jīng)營管理l■現(xiàn)代企業(yè)的項目采購管理胡濤(中國電子科技集團(tuán)公司第三十八所安徽合肥230088)[商要]現(xiàn)代企業(yè)的項目管理涵蓋九大領(lǐng)域，包括項目時『日J(rèn)管理、項目成本管理項目質(zhì)量管理、項目風(fēng)險管理等，而項目采購管理又是其中一個非常重要的內(nèi)容，本文所關(guān)注的就是如何通過建立和加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制管理1作，如何從項目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購成本、減少現(xiàn)金流出、提高項目資金使用效

15、率等方面來提高企業(yè)項目采購管理水平。[關(guān)鍵詞]項目采購管理成本控制中圖分類號：F27462文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009914X(20l1)14—0056—011何為項目采購管理眾所周知，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，一個項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)旋、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，而這些產(chǎn)品和服務(wù)都是通過采購活動來實現(xiàn)的，即從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項目采購管理。作為項目實

16、施的必要條件，項目采購管理商接關(guān)系到生產(chǎn)的計劃、牛產(chǎn)的質(zhì)量，關(guān)系到企業(yè)的成本和利潤。很顯然，項甘資金管理和內(nèi)部控制管理是影響項目采購管理的核心因素，我們只有通過加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制管理，提高經(jīng)營管理效率，規(guī)避生產(chǎn)經(jīng)營風(fēng)險，當(dāng)然還包括對項目采購管琿中部分環(huán)節(jié)的控制，更加有效的降低采購成本，使項It資金達(dá)到最優(yōu)的配置，才能最終實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。2樹立全流程控锎項目成本概念在項目采購管理中降低成本的問題上，應(yīng)該確立采購全流程成本的概念，我們

17、所應(yīng)該關(guān)注的是整個項目采購流程中的成本降低，足對總成本的控制。具體措施：2T制定采購預(yù)算與估計成本制定采購預(yù)算是在具體實施項目采購行為之前對項El采購成本的種估計和預(yù)測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，有效的控制項目資金的流向和流量，還同時建立了一個資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對采購實施行為中的資金使用進(jìn)行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動，從而達(dá)到控制項目采購成本的目的。2

18、2供應(yīng)商的選擇供應(yīng)商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應(yīng)該本著“公平競爭”的原則，不僅能體現(xiàn)市場經(jīng)濟(jì)運行的規(guī)則，而且也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量。一方面我們在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本；另一方面在選擇供應(yīng)商的方式上也可通過多種方式，如在項目采購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競爭來壓低物

19、資價格幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物，并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購成本。23采購環(huán)境的利用充分利用采購環(huán)境的～個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。對市場情況進(jìn)行分析和研究，作出市場變化的預(yù)測，使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。因此，在項目采購管理中充分利用采購環(huán)境，

20、建立良好的市場信息機(jī)制，同樣是有效降低采購成本的途徑之一。3如何提★項目采購管理水平31加強(qiáng)內(nèi)部控制管理企業(yè)的一切管理工作，應(yīng)遵循內(nèi)部控制管理要求；企業(yè)的‘切決策，應(yīng)統(tǒng)馭在完善的內(nèi)部控制體系之下。一個項目從前期市場調(diào)研、籌劃、設(shè)計定型到最后項目實施都必須要有完善的內(nèi)部控制管理制度作為保障，而內(nèi)部控制管理工作的實質(zhì)也就是強(qiáng)化企業(yè)的過程管理和流程管理。作為項目采購管理，建立完善的內(nèi)部控制制度體系，建立完善的物資采購內(nèi)部控制管理制度，通過內(nèi)部

21、控制管理制度來規(guī)范和管理采購程序和標(biāo)準(zhǔn)，并開展定期的評價和維護(hù)，不僅可以為采購管理水平的提高、確保資金的安全完整、有效抵御和控制經(jīng)營風(fēng)險、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標(biāo)等幾個方面提供有力的保障，而且能夠使企業(yè)的經(jīng)營活動全過程均處于受控狀態(tài)，確保采購業(yè)務(wù)工作有章可循，有法可依，促進(jìn)采購工作的規(guī)范運轉(zhuǎn)。32制定嚴(yán)密合理的采購業(yè)務(wù)管控程序(1)采購計劃、方案的編制與審定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以使業(yè)最大限度地控制采購預(yù)算，其一般管理控制程序為采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)

22、營需要，提出物資采購的申請，倉儲或有關(guān)部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購56l科技博覽計劃，采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案，采購方案應(yīng)明確采購的原則、采購的渠道、供應(yīng)商的選擇方式和范圍等內(nèi)容。(2)供應(yīng)商的選擇與價格確定環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)是采購管理控制工作的重點，可以使企業(yè)的采購預(yù)算資金得到有效的使用，使企業(yè)經(jīng)營成本降低，并直接關(guān)系到企、f的經(jīng)營效益。其一般管理控制程序為采購部門應(yīng)根據(jù)審定的采購方案，通過招標(biāo)、競爭性談判采購或詢價采購等

23、方式確定供應(yīng)商與采購價格。(3)合同簽訂與管理環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避采購風(fēng)險，保證企業(yè)的合法利益。主要通過合同范本管理，提高合同管理工作的規(guī)范化，降低合同簽訂風(fēng)險；通過合同風(fēng)險點管理，強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險意識，減少合同履行風(fēng)險；通過合同履行管理，加強(qiáng)經(jīng)營過程的控制能力，提升公司精細(xì)管理水平；通過合同統(tǒng)計分析管理，提高公司經(jīng)營決策自我分析能力。(4)物資驗收入庫環(huán)節(jié)。采購物資到貨后，物資管理部門應(yīng)組織采購、質(zhì)檢、倉儲等部門對到貨物資進(jìn)行檢驗

24、清點，質(zhì)檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據(jù)槍驗合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單，登記庫存明細(xì)帳。(5)采購付款與往來核對環(huán)節(jié)。財會部門應(yīng)依據(jù)采購合同、入庫單、發(fā)票等及時作賬務(wù)處理。采購款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)采購合同及到貨情況提出申請，填制付款申請單，附齊相關(guān)單據(jù)，經(jīng)采購等部門負(fù)責(zé)人審核簽字后送財會部門審核，財會部門根據(jù)資金安排、使用計劃、預(yù)付情況及合同約定辦理款項支付手續(xù)，采購款支付應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理。(6)分析與考核環(huán)節(jié)。在“分

25、析”環(huán)節(jié)上，企業(yè)采購部門應(yīng)會同有關(guān)部門定期對計劃準(zhǔn)確率、保證供應(yīng)率、質(zhì)量合格率、廠家直供率以及采購管理等情況進(jìn)行分析，并向企業(yè)有關(guān)會議報告；在“考核”環(huán)節(jié)上，企業(yè)應(yīng)建立與采購相關(guān)的考核辦法，定期對采購管理情況進(jìn)行考核。33提高制度的有效執(zhí)行力在建立了完善的內(nèi)部控制管理制度和嚴(yán)密合理的采購程序的基礎(chǔ)上，是否能夠有效執(zhí)行就是關(guān)鍵一是可以通過拓寬監(jiān)督管理渠道，來保證內(nèi)部控制管理工作的實施，企業(yè)紀(jì)檢監(jiān)察、審計等監(jiān)督管理部門要切實發(fā)揮監(jiān)督的職能作

26、用，對采購業(yè)務(wù)要由事后監(jiān)督向事前、事中的監(jiān)督進(jìn)行轉(zhuǎn)變，督促和約束采購部門的工作效率和工作質(zhì)量，促進(jìn)內(nèi)部控制管理的有效運行：另外，還可以通過制定內(nèi)部控制管理考核及其責(zé)任追究制度來強(qiáng)化執(zhí)行力，明確相關(guān)部門及員丁在內(nèi)部控制管理工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，加大員工內(nèi)部控制管理制度執(zhí)行情況的考核力度。參考文獻(xiàn)[1]唐蓉供應(yīng)鏈管理環(huán)境下的采購成本控制[J]鐵道貨運，2008，(3)[2]楊一飛論采購成本的有效控制[J]中南民族大學(xué)學(xué)報(人文社會科版)200