自動化軟件在高校采購管理中的應(yīng)用

1、182013年第3期總第163期ISSN16721438CN114994T2013年2月淺談辦公自動化軟件在高校采購管理中的應(yīng)用曹雙河北京印刷學院資產(chǎn)管理處北京102600摘要：在高校采購項目管理中，通過MicrosoftOffice開發(fā)辦公自動化軟件，建立Excel，Wd等辦公平臺，軟件開發(fā)用時較少、個性化程度較高，大大提高了管理者的工作效率和管理規(guī)范化的程度。關(guān)鍵詞：辦公自動化高校采購管理應(yīng)用OntheMicrosoftOffice

2、sapplicationonthepurchasingmanagementoftheuniversityCaoShuangheBeijinginstituteofgraphiccommunicationBeijing102600ChinaAbstract:Intheprocurementprojectmanagementaseriesofpersonalizedofficeautomationplatfmshavebeendevelop

3、edbasedontheMicrosoftOfficesuchasExcelWd.Theplatfmswhichcouldbedevelopedinashtperiodwerecateringtoaspecificgroupofusers.Theygreatlyimprovedtheefficiencyofthemanagersstardizationofthemanagement.Keywds:officeautomationtheu

4、niversityprocurementmanagementapplication收稿日期：20121107作者簡介：曹雙河，碩士，助理工程師。隨著教育投入的增加，高校儀器設(shè)備采購任務(wù)量及項目管理信息量也在增大。在高校采購管理工作中，每個采購項目從申報、審批到執(zhí)行，要形成申報、批復、采購立項、招標需求、采購合同等多種文檔。每個文檔分別包含技術(shù)參數(shù)、項目經(jīng)費、商務(wù)等數(shù)據(jù)信息，要求制作準確、完整、統(tǒng)一。而這些文檔制作一般是根據(jù)規(guī)范化的模板修

5、改成個性化的文檔，一方面要保持框架式的文檔結(jié)構(gòu)，另一方面又需要重復輸入多個同樣、關(guān)聯(lián)的信息，極易出現(xiàn)錯誤。因此急需探究建立系統(tǒng)的電子文檔管理模式及制作方法。MicrosoftOffice是微軟公司為辦公自動化而開發(fā)的應(yīng)用軟件，應(yīng)用該系列軟件可以進行電子文檔處理、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計、演示文稿制作、郵件接收發(fā)送等。隨著計算機操作能力和應(yīng)運水平的提升，管理人員也開始在業(yè)務(wù)領(lǐng)域追求MicrosoftOffice的個性化應(yīng)用。MicrosoftOffi

6、ce通過自己強大的功能平臺和自帶的“宏”等應(yīng)用程序開發(fā)模塊以及自帶的“VBA”應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境，可以實現(xiàn)個性化電子辦公文檔的開發(fā)。在高校政府采購項目管理中，嘗試利用MicrosoftOffice開發(fā)辦公自動化軟件，大大提高了采購項目管理效能和規(guī)范化程度。1MicrosoftOffice在采購管理中的個性化應(yīng)用1.1Excel在采購管理中的應(yīng)用Excel具有很強的數(shù)據(jù)信息分析和管理功能，大量的公式函數(shù)可以選擇應(yīng)用，使用Excel可以執(zhí)行數(shù)

7、據(jù)計算。分析信息并管理信息列表，使用Excel的各種自定義功能，充分挖掘Excel的功能，可使采購人員實現(xiàn)個性化管理。通過綜合運用各種Excel公式、函數(shù)解決復雜的數(shù)據(jù)管理問題，運用Excel對不同來源、不同類型的各種數(shù)據(jù)進行處理和分析，從而可以實現(xiàn)許多功能，給管理者帶來方便。采購信息管理中的選用并不完全是利用它強大的數(shù)據(jù)信息分析和管理能力，在此所強調(diào)的也并非如此，更多的是利用它列數(shù)量和數(shù)據(jù)處理能力的結(jié)合。Excel的一個工作表有256

8、列，也就是2的8次方，在高校采購項目的系列文檔中，文檔數(shù)量一般不超過256個，使用它可以將所有信息進行“一條龍”式的整理收集，從而優(yōu)化采購流程管理。1.1.1建立基礎(chǔ)表體，優(yōu)化采購工作流程在高校采購管理工作中，雖然各高校均有各自的特點，每個管理人員的工作方法方式也有自己的特性，但是采購工作本身有其共性。采購項目通常要經(jīng)過項目申報、接收批復、項目分析、細化需求、明確方式、政府采購、簽署合同、驗收支付等主要環(huán)節(jié)，不妨建立起以此為列內(nèi)容、以項

9、目為行內(nèi)容的表體，以便收集整理采購文檔并方便記錄采購執(zhí)行過程。表1列出了項目基本信息；表2列出了項目分解信息及采購方式信息；表3列出了供貨方基本信息；表4列出了供貨及合同基礎(chǔ)信息；表5列出了采購合同執(zhí)行信息；表6列出了項目基礎(chǔ)統(tǒng)計信息；而表7將以上各表匯總，形成了完整的項目執(zhí)行信息。表1項目基本信息(共8列)A1A2A3A4A5A6A7A8項目代碼批復文本項目名稱采購內(nèi)容數(shù)量金額(萬元)部門負責人…[批復文本]……….……192013年

10、第3期總第163期ISSN16721438CN114994T2013年2月表2項目分解信息及采購方式信息(共8列)A9A10A11A12A13A14A15A16分項內(nèi)容分項金額(萬元)采購方式采購機構(gòu)采購人聯(lián)系方式采購時間采購地點[立項文本].公開招標A招標公司…………表3供貨方基本信息(共6列)A17A18A19A20A21A22供貨單位聯(lián)系人聯(lián)系方式開戶銀行帳號信息供貨單位地址………………表4供貨及合同基礎(chǔ)信息(共8列)A23A24

11、A25A26A27A28A29A30實際金額(萬元)合同編號合同文本質(zhì)保期限合同簽署時間供貨周期應(yīng)到貨時間保證金(萬元)……[合同文本]……天……表5采購合同執(zhí)行信息(共11列)A31A32A33A34A35A36A37A38A39A40A41支付方式預(yù)付支付預(yù)付票據(jù)實際到貨時間驗收資料往來票據(jù)驗收記錄余款支付資金支付資產(chǎn)入庫財務(wù)報銷……………………………表6項目基礎(chǔ)統(tǒng)計信息(共7列)A42A43A44A45A46A47A47結(jié)余金額(

12、萬元)資金結(jié)余率資金利用率合同狀態(tài)狀態(tài)等級特別關(guān)注備注…………………表7政府采購信息管理表(共47列)A18A916A1722A2330A3141A4247項目基本信息項目分解信息及采購方式信息供貨方基本信息供貨及合同基礎(chǔ)信息采購合同執(zhí)行信息項目基礎(chǔ)統(tǒng)計信息1.1.2細化表體內(nèi)容，充分利用軟件功能各工作流程內(nèi)容是依據(jù)項目執(zhí)行細化而來，所以在具體工作環(huán)境中可以依據(jù)自己的細節(jié)執(zhí)行方式進行個性化修改。A147列中某些具體的表格可以充分利用Ex

13、cel的功能，如在A2批復文本、A9分項內(nèi)容、A25合同文本相應(yīng)內(nèi)容中應(yīng)用Excel的鏈接功能將相應(yīng)的文本文件鏈接到工作電子表格中，使其隨見所得，鼠標一點就可以進入相應(yīng)的文檔中。另外，在此工作表中要利用好Excel的數(shù)據(jù)計算功能以核對數(shù)據(jù)的準確性，如A6應(yīng)為每個項目中A10列的數(shù)據(jù)之和，A6應(yīng)為A23與A42之和，A23應(yīng)為A32與A38之和，A43與A44之和應(yīng)等于1，A29應(yīng)為A27與A28之和等，以充分利用軟件功能。1.2Wd在采

14、購合同制作中的應(yīng)用采購合同標準模板文件長達十余頁，如項目名稱、采購機構(gòu)、招標編號、貨物名稱、買方賣方、交貨時間、質(zhì)保期、采購方式等(如圖1所示)，有十幾項信息需重復錄入修改，有些內(nèi)容甚至要修改三四次。為了避免重復性修改，也為了減少差錯率，提高采購合同電子文件制作的效率，可以充分利用Wd中自帶的“宏”等應(yīng)用程序開發(fā)模塊以及自帶的“VBA”應(yīng)用程序開發(fā)環(huán)境，優(yōu)化采購合同文檔結(jié)構(gòu)，每項信息只需要輸入一次，即可將相應(yīng)的內(nèi)容修改過來，同時將合同封

15、面重新設(shè)計，形成一個可視化的操作界面，暗藏按鈕，一鍵“定天下”。圖1中：a政府采購合同首頁“BIGC2011”即為上述功能性按鈕，是“定天下”的一鍵；b示例向各文本框輸入信息，點擊功能性按鈕即可將全文檔中重復出現(xiàn)該信息全部更改；c為更改后的合同文本，重復出現(xiàn)信息只需要增加文本框TextBox，再配套增加一句VB定義語句即可保證相同信息的一致性；d為對采購合同首頁“BIGC2011”即CommButton1，進行功能性定義，當點擊時輸入文

16、本框的內(nèi)容定義為變量，同時此變量賦予此文檔中出現(xiàn)該內(nèi)容信息的其他文本標簽。圖1采購合同標準模板文件2結(jié)束語在MicrosoftOffice軟件環(huán)境下，可以通過簡單的個性化辦公自動化應(yīng)用程序的開發(fā)，承擔起高校采購項目信息管理的任務(wù)。其特點表現(xiàn)在幾個方面：Excel軟件所需建立的電子表格絕大多數(shù)可以根據(jù)現(xiàn)有的工作流程制作編寫，其表格內(nèi)的數(shù)據(jù)等信息，都可以自動生成可視化界面，從而使數(shù)據(jù)統(tǒng)計及處理速度提高，管理工作效率也大大提高；在Micros

17、oftOffice中應(yīng)用“宏”進行程序設(shè)計，程序編寫者具有熟練應(yīng)用MicrosoftOffice和基本的軟件編程思路就可以了，對編程的技術(shù)水平要求相對較低，一般管理人員可以根據(jù)工作需要，開發(fā)適合于自己的辦公自動化應(yīng)用程序；利用“宏”與“VBA”開發(fā)的軟件程序直接與MicrosoftOffice辦公軟件相嵌套，程序運行不需要第三方控件的參與。所以對辦公用計算機設(shè)備的配置要求不高，而軟件環(huán)境中只要安裝MicrosoftOffice就可以了。