做好水利工程檔案管理

1、<p>　　做好水利工程檔案管理</p><p>　　摘要：水利工程檔案管理是水利技術基礎資料，它反映了水利工程建設的全過程，做好檔案資料的收集、歸檔工作，積累貯存檔案，最終目的是為了在以后的工程建設和研究中利用檔案；而更好地開發(fā)利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。 </p><p>　　關鍵詞：水利工程檔案；收集；管理 </p><p>　　Abs

2、tract: Water conservancy project archives management of water conservancy technology is the basis of information, which reflects the whole process of construction of water conservancy project, doing well the archives dat

3、a collection, archiving, accumulation of archives, the final purpose is to later in the project construction and Research on the use of archives; and better the development and utilization of archival information, which

4、in turn will promote the file management work. </p><p>　　Key words: water conservancy project archives collection; management; </p><p>　　中圖分類號：TV5 </p><p><b>　　引言 </b>&l

5、t;/p><p>　　水利工程項目檔案是指在水利工程項目提出、立項、審批、勘測設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各建設階段過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。水利工程項目檔案是水利建設成果的歷史記錄,是水利工程建設與管理工作內(nèi)容的重要組成部分,是未來水利建設重要的信息資源,是水利管理工作決策的重要依據(jù)。 </p><p>　　一、水利工程檔案的特點 </p>

6、<p>　　水利工程檔案是指從事水利工程建設過程中形成的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等材料，按照一定的原則和辦法，經(jīng)過分類、整理集中保管起來的文字、圖紙、圖表、數(shù)據(jù)等。水利工程檔案明確地反映了一項工程興建的全過程。水利工程檔案具有如下特點： </p><p>　　1、水利工程建設項目檔案內(nèi)容豐富,綜合性強 </p><p>　　水利工程建設工作涉及面廣、內(nèi)容繁雜,往往牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)

7、、交通、電力、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個方面,而且水利專業(yè)與電力、機械、建筑等專業(yè)聯(lián)系緊密,由此形成的水利工程建設項目檔案具有多元性和綜合性,是以水利為中心的多學科、多專業(yè)的信息綜合。 </p><p><b>　　2、歷時周期長 </b></p><p>　　根據(jù)不同的工程效益、水文地質條件、河床演變情況、險情隱患,以及其他因素所確定的水利建設工程,周期長短懸殊較大

8、。一般的江河護坡工程,以及面廣量大的農(nóng)田水利工程,通常僅需要幾個月即可完成。而大型的河道工程、水庫、閘壩建設,則需要幾年或更長的時間才能完成。施工周期長短不同,就必然使得相應工程檔案的形成周期差異較大。 </p><p>　　3、水利工程建設項目檔案受時空限制,形成的時機性強 </p><p>　　水利工程建設是人類改造自然的活動,必然受自然規(guī)律的制約和影響。在這些工程建設過程中形成的大量

9、檔案.特別是因防治洪澇災害而搶做緊急工程的信息等,都明顯具有形成時間短、季節(jié)性強的特點 </p><p>　　4、文書、科技檔案一體化 </p><p>　　水利工程是科研、規(guī)劃、設計、施工、管理一體化的運行機制，因而形成業(yè)務性文書與科技檔案聯(lián)系密切，明顯具有文書、科技檔案一體的趨向。 </p><p>　　二、水利工程檔案的收集整理 </p><

10、;p><b>　　1、分階段收集 </b></p><p>　　水利工程檔案的收集工作將分散各業(yè)各機構或個人手中的文件、圖紙、資料等集中起來，由專人負責統(tǒng)一管理。工程檔案由過去的分散型、雜亂型發(fā)展到集中型、條理型，綜合管理使水利工程檔案走上標準化、正規(guī)化。及時進行資料的管理工程項目資料的收集要自始至終，貫穿工程的全過程, 直至項目的竣工、驗收，交付使用。在項目的開始階段，要落實文件資料

11、管理的責任者，明確任務的要求，隨時登記收集，做好安裝報告、施工日志、竣工報告等材料的記錄工作。如發(fā)現(xiàn)無材料或材料不齊，及時補救。對跨年度的水利工程，由于施工時間長，施工期間人員變動大，資料雜亂，容易遺失，因此，對資料的收集要及時。在管理上采取分類方法，將資料分成三大類。一是設計資料，可行性研究報告等；二是施工工程中的資料，如施工日志等；三是竣工驗收及資料，如竣工驗收報告等。分類管理使資料歸檔及時，清晰，完整，明了，便于查詢，借閱，為設計

12、工作提供方便。 </p><p><b>　　2、強制性收集 </b></p><p>　　適用于對某些人員分散、臨時機構較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當一項水利工程報建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完整的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對一些內(nèi)部較復雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會由于人為因素而流

13、失。 </p><p>　　三、水利工程檔案的管理 </p><p>　　1、注意對檔案的中間的監(jiān)督、檢查和指導在水利工程興建活動進行中的，對原始記錄材料、階段小結材料，設計計算等材料的形成和積累，要注意檢查和監(jiān)督，特別對薄弱環(huán)節(jié)，多做督促和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，進行指導。 </p><p>　　2、抓好最后的驗收環(huán)節(jié)水利工程檔案部門對應當歸檔的水利工程技術文件材料，

14、按要求進行驗收，不合格不予驗收，不能上報，這樣才能保證材料的齊全，完整。 </p><p>　　3、強化檔案人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平水利工程檔案管理的范圍和要求，對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識和技能應該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關的一些專業(yè)類別檔案。 </p><p>　　因此，為達到

15、水利工程檔案整理規(guī)范化的要求，應對各專職或兼職檔案管理人員進行培訓。講解水利工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案、具體的歸檔范圍。同時，按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化，作詳細的講解，使大家對檔案內(nèi)容提前了解，工作中注意積累資料。這種培訓與檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規(guī)范化有一個切實的保障。 </p><p>　　4

16、、通過開發(fā)利用檔案信息，促進檔案管理工作做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了更好地利用和開發(fā)檔案信息。例如某年在某省市內(nèi)的清挖河道，當時的情況是連日降雨，造成整個河道被淤泥覆蓋，整個水利工程受損嚴重，農(nóng)民灌溉受到嚴重影響，為了保豐收，利水情，市、縣政府責成市、縣水利部門針對內(nèi)河清淤拿出整改措施，水利施工人員通過水利工程檔案的調閱，迅速設定方案，抽調人員進行設計、測量、匯圖各個河道的數(shù)據(jù)的匯總，拿出了最佳的清淤方案，第一時間交

17、給政府部門，政府部門根據(jù)水利部門的方案針對全縣境內(nèi)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)河道的現(xiàn)狀，及時做出了清淤挖掘方案，并快速實施，使各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的災情降到最低，農(nóng)田損失面積得到最大的控制，這些都是水利工程檔案作用的彰顯。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。對于檔案工作者來說，如果能將檔案信息及時提供給業(yè)務部門和水利工作者，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更