淺談優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的主要途徑

1、1淺談優(yōu)化企業(yè)文書檔案管理的主要途徑摘要：在煤炭設(shè)計院的運轉(zhuǎn)和管理中產(chǎn)生的大量文書檔案資料是非常寶貴的記載。本文就目前多數(shù)企業(yè)檔案管理中存在的一些問題進行了探討，提供了一些實踐工作的管理經(jīng)驗以及如何優(yōu)化文書檔案管理的一系列途徑，是對提速檔案管理電子化進程的有益探索。關(guān)鍵字：文書；檔案；電子化中圖分類號：G472.4文獻標(biāo)識碼：A文章編號：隨著社會的不斷進步和各項工作的改革發(fā)展，文書檔案越來越多地在政治、經(jīng)濟、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代

2、的重要作用，而目前傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)遠遠不能適應(yīng)工作的需要。因此，改革目前的文書檔案管理工作，健全企業(yè)文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于企業(yè)是一項十分重要的任務(wù)。作為大型的煤炭設(shè)計研究院，在設(shè)計、科研和管理等工作中形成的大量具有保存價值的文書檔案材料，因此在從事檔案工作期間總結(jié)了一些心得，下面就現(xiàn)在多數(shù)企業(yè)檔案管理中可能會存在的問題提供一些管理經(jīng)驗。1當(dāng)前文書檔案工作存在的問題文件資料收集不完整當(dāng)前，許多單位的文書檔案都沒有按

3、規(guī)定進行分類管理，許多職能32.1保密的原則保密是文書檔案管理、使用的基本原則。要嚴(yán)格恪守“誰主管、誰負責(zé)，誰使用、誰負責(zé)”的原則，在提供使用中要首先把握好。煤炭設(shè)計院的文書檔案只能給本院各科室、職工利用，其他單位和個人如需要利用，需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批同意，要按照嚴(yán)格的審批制度和程序進行。涉密計算機保管要有“專屬性”，專人負責(zé)保管，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他人嚴(yán)禁使用；保密檢查要“經(jīng)常性”，采取各種方式，有效發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，及時消除隱患；保密管理要

4、有“重點性”，對本單位保密管理情況進行調(diào)查摸底。找出薄弱環(huán)節(jié)，杜絕涉密行為發(fā)生。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫馬虎。2.2開放的原則在強調(diào)保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用?！耙匀藶楸尽弊鳛闄n案利用工作的行為主旨。在煤炭設(shè)計院的日常工作中，很多勘測技術(shù)需要在全院推廣，因此，對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的文書檔案，要及時解密，積極提供利用。