淺談工程項(xiàng)目電子文件的歸檔管理

1、淺談工程項(xiàng)目電子文件的歸檔管理【摘要】：完善設(shè)計(jì)電子文件歸檔管理制度，合理配置資源，設(shè)計(jì)電子文件歸檔的可行性、必要性。【關(guān)鍵詞】：電子文件歸檔管理完善設(shè)計(jì)成果中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：在工程設(shè)計(jì)行業(yè)，設(shè)計(jì)生產(chǎn)的主要成果就是設(shè)計(jì)文件，圖紙出圖率在有的單位或項(xiàng)目中已高達(dá)100％，但驗(yàn)收歸檔管理還是沿用傳統(tǒng)的方法，只對紙質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)收，電子文件散落在設(shè)計(jì)人員手中或簡單收集在一起，隨著時(shí)間的推移，電子文件逐漸丟失，各種信息被逐漸忘

2、卻，再重復(fù)利用查找相當(dāng)困難。而設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)文件的重復(fù)利用率又比較高，所以設(shè)計(jì)電子文件的歸檔工作就顯得更迫切。一、設(shè)計(jì)電子文件歸檔現(xiàn)狀1.電子文件歸檔缺乏規(guī)范化、制度化由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法管理會更細(xì)致、周全、易于操作。目前電子文件收集通常缺乏制度保障，或即使有明確的制度，執(zhí)行常常不到位。2.電子文件歸檔管理人員職責(zé)不明確在實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，有些單位電子文件歸檔管理由計(jì)算機(jī)人員操大。信息的可操作性。電子文件可以隨

3、時(shí)適應(yīng)人們的需要，修改、調(diào)閱可以跨越時(shí)空界限。2.設(shè)計(jì)電子文件非實(shí)體歸檔的可行性、必要性電子文件不論實(shí)際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔。也就是說，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子文件，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬八千里。檔案管理長期存在著文件的數(shù)量與存儲能力的矛盾。隨著技術(shù)的進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度將繼續(xù)加大，把一個(gè)檔案室?guī)觳貦n案全部裝進(jìn)一只皮箱不再是神話。在電子文件制作時(shí)，我們

4、可以得心應(yīng)手地使用所需要的存儲于不同地方的數(shù)據(jù)，修改變得很容易設(shè)計(jì)行業(yè)設(shè)計(jì)圖紙、文件重復(fù)利用率較高。如在設(shè)計(jì)過程中形成的數(shù)字三維模型可以使設(shè)計(jì)人員看到其中的任何一個(gè)剖面及其有關(guān)的參數(shù)，并對設(shè)計(jì)中的任何部分加以修改；可以使不同的設(shè)計(jì)人員同時(shí)在同一張“圖紙”上工作并且互相知道修改的內(nèi)容；工程項(xiàng)目有些技術(shù)條件相同的工程經(jīng)常直接套用已有工程的圖紙，大大提高工程設(shè)計(jì)效率。三、完善設(shè)計(jì)電子文件歸檔管理措施1.完善制度，措施到位，合理配置資源各單位