電子文件歸檔與管理規(guī)范

1、電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范GBT1889420021范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達

2、成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。DA／T18檔案著錄規(guī)則DA／T22歸檔文件整理規(guī)則3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。31電子文件electronicrecds指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。32歸檔電子文件archivalelectronicrecds指具有參考和利用價值并作

3、為檔案保存的電子文件(31)。33背景信息context指描述生成電子文件(31)的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。34元數(shù)據(jù)metadata指描述電子文件(31)數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。35邏輯歸檔logicalfiling指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件(31)的管理

4、權(quán)限向檔案部門移交的過程。36物理歸檔physicalfiling指把電子文件(31)集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程。3.7真實性authenticity目、內(nèi)容等。523對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記。5.2.4對電子簽章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。53應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。54應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。55電子文件的處理和保存

5、應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證，身份識別方法等。6電子文件的收集與積累61收集積累要求611記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實際

6、條件或需要，確定是否保留。612當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上。613對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。614對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文

7、字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式。615對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。616對用計算機輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。617對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子

8、文件以MPEG、AVl為通用格式。618對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。619對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。6110計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文