鏈家地產(chǎn)---合同管理有關規(guī)定

1、合同管理規(guī)定,——運營支持部,內(nèi)容大綱,,1.合同管理規(guī)定的目的及適用范圍,,2.合同種類的劃分和管理辦法,,3.合同管理的相關流程,,4.合同管理規(guī)定相關注意事項,運 營 支 持 部,目的,,,從運營角度：充分滿足運營對合同使用需求,保證運營在日常合同使用及時性,一目了然便于取用。,,,,What？,從助理團隊角度：對合同使用規(guī)范化,標準化,使助理在日常合同管理中井井有條,統(tǒng)一標準,提升助理合同管理能力。,,降低合同丟失的風險,適用

2、于全體助理和運營中心所有員工,運 營 支 持 部,,,,,合同種類的劃分,,合 同,,合同包,合 同,租賃合同,,買賣合同,北京市房屋租賃合同；租賃定金協(xié)議書；委托支付租賃定金協(xié)議書；權(quán)利義務轉(zhuǎn)移協(xié)議; 鑰匙托管協(xié)議；房屋出租居間需求登記表看房確認書；,居間成交確認書；過戶、按揭代理合同；公積金貸款補充協(xié)議；置換定金協(xié)議書；和解協(xié)議書；房屋出售居間協(xié)議委托支付買賣定金協(xié)議書；備忘錄；房屋購買居間協(xié)議及看房確認

3、書；鑰匙托管協(xié)議書；房屋出售居間登記表。,,,,,,,,正常管理,,,,,非正常管理,運 營 支 持 部,區(qū)別：作廢聯(lián)次不齊全也可以上交,,合同管理流程,運 營 支 持 部,,,,,,流程說明,,合同預定,入庫登記,領取登記,合同反饋,合同交接,核對,1、每月1號17：00前助理將次月的預定合同數(shù)量填寫到《合同預定表》合同管理專員匯總2、每月5號17：00前合同管理專員將上月采購下發(fā)合同編號下發(fā)區(qū)域助理要求2個

4、工作日內(nèi)限期核對反饋，過期不予更改。,1、采購部將各區(qū)預定合同下發(fā)到各區(qū)內(nèi)，由區(qū)域店助主管下發(fā)給各店助理2、店面助理將領取到店的合同1個工作日內(nèi)在領用登記庫存表中對所有合同進行登記，以備查詢。,1、在合同柜中每類合同配套相應合同夾，并在合同夾配置明顯合同類型標志2 、每類合同夾中只留存不少于5份不多于10份合同，方便檢查3 、當經(jīng)紀人或店經(jīng)理領取合同時，指導他們使用領用登記本進行登記并簽

5、字確認。4 、經(jīng)紀人或店經(jīng)理每次領取合同或定金最多不能超過兩份,助理必須24小時反饋合同使用情況，以保證合同無丟失，助理每天早上到店后，應對合同夾中的合同進行清點；并且對領用登記上的領出進行反饋； 反饋中，對經(jīng)紀人給予的不同反饋結(jié)果應給予不同的解決方案：,當助理休息或要外出時，要給予店面充足的合同使用，可以將鑰匙交接給店經(jīng)理，根據(jù)合同柜鑰匙交接表進行登記,每月8號前合同管理專員將整理好

6、的庫存表下發(fā)，區(qū)域助理進行核對檢查。 月底上交紙版,,已用,未用,作廢,丟失,運 營 支 持 部,重點步驟如何進行？,助理應主動要求看一下已簽的合同，并對當天需要報的合同進行合同反饋登記，如此合同已簽，應及時上報。并且對已簽合同填寫成交記錄表備檔助理在報合同時將合同中涉及到的合同號列到《助理報單登記表》中，在報合同過程中交由權(quán)證主辦/業(yè)績組簽字確認，紙版自己留存，每周一下班前區(qū)域助理將上周報送的 《助理報單登記表》電子版上傳

7、合同管理專員處，并由合同管理專員將合同號記錄到《店面合同庫存表》中。,階段1：已使用,助理需將作廢的全部聯(lián)次收回，備檔。每月第二周固定時間段來合同專職助理處交還作廢合同。作廢合同如出現(xiàn)缺粉聯(lián)和綠聯(lián)，填寫通用審批單區(qū)經(jīng)理簽字并填寫《作廢合同明細表》電子版及紙版，隨作廢合同一起上交給合同專職助理。,助理發(fā)現(xiàn)合同丟失，24小時內(nèi)上報區(qū)助。并且?guī)椭?jīng)紀人進行查找，如3個工作日內(nèi)未找到，上報給合同專職助理，同時填寫通用審批單區(qū)經(jīng)理簽字，《

8、合同丟失確認單》由責任人和店經(jīng)理簽字，隨時上交給合同專職助理。,階段2：已作廢,階段3：已丟失,,運 營 支 持 部,,合同包管理的流程,,,,合同包的合同追蹤1.1領用人在合同包領取24小內(nèi)，該店助理應對合同去向及時進行追蹤。1.2店面助理每周一下班將本合同包使用情況上報于區(qū)助理。1.3每簽一單，助理只提供一個合同包。,①,②,③,④,,,注意：合同包管理的細節(jié),,,合同包使用注意事項：2.1在合同包使用過程中，如出

9、現(xiàn)合同作廢或其他情況，再行領取相應合同時，助理應從合同庫中進行領用，不要破壞其他合同包。2.2對作廢再次領取的合同，只需要在相應合同包處進行補充登記。2.3對作廢的合同，助理應及時進行追蹤及檢查，及時收回。,,,合同包使用反饋：(1)、已使用：領用人將合同交于助理，助理整理后報件。填寫助理報單登記表。(2)、已作廢：作廢的合同交還到助理處，由助理從合同庫中取相應合同作為替換。(3)、已丟失：對領用人進行處罰，填寫

10、通用審批單上交合同專職助理。(4)、未使用：對未使用的合同直接交還給助理入庫。,運 營 支 持 部,,我們到底要采集和檢查哪些數(shù)據(jù)？,合同管理,借用合同登記表離職合同交接單,合同預定表合同庫存表,助理報單登記表,作廢合同登記表合同丟失確認單,我們所需要用到的管理工具,運 營 支 持 部,合同管理中我們的職責,負責店面內(nèi)各類合同文本的庫存數(shù)量的備份，合同預定上交。負責店面合同的管理。負責合同24小時的追蹤反饋。負責店面作廢

11、合同/丟失情況整理及上交公司。負責配合各層級人員店面合同管理情況的檢查。,運 營 支 持 部,合同管理的注意事項,借合同的情況需將所借合同號碼提前報給合同專職助理，雙方簽字確認并傳真至合同專職助理處，如助理未及時報備，出現(xiàn)問題由合同所屬店面助理負責。 如出現(xiàn)臨時領合同的現(xiàn)象，助理需提前申請，由部門經(jīng)理簽字，合同專職助理才能給予發(fā)放。臨時領合同的現(xiàn)象只能有以下幾種方式：新店開店，市場原因交易量突然增加，特殊原因（店面被盜等原因）。