核電工程貨物采購審計

1、【摘要】棱電：r41貨物采購合同金額大、技術含量高、合同執(zhí)行期長。因此，建立健全貨物采購與臺同管理制度，找出貨物采購與舍同管理中的薄弱環(huán)節(jié)，加強工程建設中貨物采昀與合同管理的內部審計監(jiān)督十分重要。f關鍵詞】內粕審計貨物采購合同一、概進貨物采購合同是核電建設項目中最常見的合同形式，一般合同金額占工程總投資50％以上。因此，對貨物采購及其合同管理的合法性、有效性和完整性進行內部審計檢查和監(jiān)督促進貨物采購合同從簽訂、履行、變更到終止等管理工作

2、的規(guī)范化、科學化和制度化，保證采購質量和效率，對核電工程建設過程中合同管理實旌內部審計監(jiān)督十分必耍。本文所述核電工程貨物采購及其合同，是指核電建設業(yè)主單位和供應商雙方依照法律規(guī)定而達成的設備、材料買賣協(xié)議。其供貨金額大、技術含量高、執(zhí)行期限長，在供貨之外還可能包含工程設計、技術服務等內容，因此臺同管理難度大，貨物采購及其合同管理的內部審計，是指核電建設業(yè)主單位的內部審計部I]對貨物采購及其合同的規(guī)范性、合法性、效益性及其履行過程所開展的

3、日常監(jiān)督和專項審計工作等。二、貨韌采購及其合同管理中內部審計的作用一是監(jiān)督采購過程巾涉及的部門是否按規(guī)定履行職責。二是協(xié)助合同管理部I]解決整個采購過程中所遇到的問題，防止某些漏洞的發(fā)生，通過見證、監(jiān)督、檢查整個招評標采購過程，糾正不正確的操作方法和程序，確保采購過程遵守有關規(guī)定。三是為管理層提出建議，為后續(xù)核電工程的貨物采購合同管理積累經驗，提高后續(xù)核電工程采購過程的臺同管理質量。四是防止采購過程中的腐敗行為。三、貨物采購過程夏合同管

4、理的內部控制制度貨物采購是一個非常龐雜的系統(tǒng)工程，核電工程的業(yè)主單位內部必須建立一種內部控制制度，規(guī)范員丁的行為、采購過程、資金的流轉和資源的利用，采購管理系統(tǒng)才DjEliI頁利運轉，發(fā)揮其應有的作用。內部控制與內部審計具有非常密叻的關系。內部審計是貨物采購及合同管理內部控制的組成部分，具有完善其內部控制的作用。凡是內部控制健全完善的環(huán)節(jié)，錯弊發(fā)生的情況少。內部審計人員可以憑借其優(yōu)勢，圍繞貨物采購及其合同管理內部控制設計的健全性及其執(zhí)行

5、的有效性，獨立開展監(jiān)督、見證、審查和評價工作，針對其中的問題和缺陷，向被審計部門和管理層提出改進措施和建議，促進合同管理者不斷改進內部控制。建立內部控制系統(tǒng)是管理層的責任，執(zhí)行內部控制是職能部門的責任。內部控制一般包括以下七個因素。，24《當代經濟》20。7年笨9期(下)第一，明確的目標、計劃和預算的控制。核電j_=程業(yè)主公司的五年發(fā)展規(guī)劃、部I]年度采購計劃、月計劃；質量、進度、投資、技術、安全等控制體樂以及預算管理體系都屬于陵要素的

6、內容。第二，明確的分工、相互制約的組織機構控制。組織機構的控制表現(xiàn)在組織機構的建立健全，各職能部門的在線控制和相互制約。第三，明確的政策和詳細的程序控制。常見的政策和程序體系一般分為公司章程、公司政策和詳細的營理程序三個層次。第四，以規(guī)章制度約束，按責任授權的控制。核電工程應該遵循凡事有章可循、凡事有人負責、凡事有人榱查、凡事有據可查等基本原則。第五，準確及時和可靠的信息控制。建立信息系統(tǒng)，可以加快信息的處理速度，使合同管理信息更加準確

7、、及時、可靠。第六，嚴格的紀律守則和有效的激勵機制掩制。一般情況下核電工程業(yè)主公司會頒布一系列規(guī)章制度，保證脯工自覺遵守采購紀律，鼓勖員工積極舉報商務經濟活動中的不止常事件，并且執(zhí)行與員工利益掛鉤年度考績的激勵機制，以調動每個員工的積極性。第七，獨立的審計控制。制訂適臺工程特點的審計政策和相應的審計方法，對整個采購過程展開了獨立的內部審計工作。四、貨物采購殛其臺同管理審計的類型及內容核電工程的年度審計計劃一般是依據風險分析的結果制定的。

8、風險分析的影響因素有：項目涉及金額、流動性、復雜性、信皂敏感度、內部機構變化、內部控制環(huán)境等。結合核電工程的特點t般貨物采購合同審計分為：1、按照審計的內容和目的分糞。(1)預算臺規(guī)性審，包括預算編制、預算變更、立項控制、承諾控制、支付控制等子過程和環(huán)節(jié)。預算的編制和確認要遵循一定的程序和辦理一定的手續(xù)，否則就是不臺規(guī)的預算。審計時應查明預算的編制是否遵循規(guī)定的程序，其數(shù)字計算有無依據；預算的追加或追減是否遵照規(guī)定的審批程序辦理，以強化

9、預尊的約束力。(2)招投標過程臺規(guī)性審i；I。對招、投標活動進行審計，是為了防止招投標過程中的違法行為，維護公平賁爭，保護公司利益。審計時，應注意投標商之間是否相互約定，‘致抬高或者壓低投標報價威在招標項目中輪流以垛價位中標；投標商是否先進行內部競價，內定中標人，然后再參加投標；商務人員在審計部門監(jiān)督開標前，有無開啟標書，井將投標情況預先告知其他投標商，或者協(xié)助投標商撤換標書，更改報價的行為；公司人員是否與投標人商定，壓低標價或抬高標價

10、，中標后再通過變更、索賠等形式給投標商額外補償；有無公司人員預先內定中標者或向投標商泄露標底等違規(guī)行為。(3)合同條款履行完整性審計。審計時，應審查合同是否履行或完全履行；對不履行或沒有完全履行的合同，審查違約責任是否接約定方式承擔；合同中設備質量要求和包裝質量要求是否由雙方協(xié)萬方數(shù)據商簽訂，對其中的檢驗標準、檢驗方法、檢驗比例以及對質量異議提出條件和時間是否做出明確、具體的規(guī)定；設備單位價格、合同總金額和計價的幣種是否明確；設備交貨單

11、位、交貨期限、交貨方式、交貨地點、接貨單位或提貨單位，在合同巾是否注明。(4)供應商資質審計。審計審查的主要內容是供應商資信能力是否真實，有無履約能力；需要擔保的臺同，是否確定切實可行的擔保形式，擔保人是否具有合法資格；供應商的債權、債務情況；供應商合同履行的效益程度等。(5)合同結算審計。開展貨物采購臺同結算審計的目的主要是為了檢查預算的執(zhí)行情況、遺留項的清除計劃，特別是重大商務問題以及尾款的處理等，以進一步劃清合同責任。對于貨物采購

12、合同壘額較小的項目，審計部門也要有所選擇地就上述情況進行審計。審計時，應檢查支付關鍵點的控制，臨時驗收證書和最終驗收證書后的支付是否包括支付申請、驗收證書、發(fā)票等支持性文件；變更、索賠是否嚴格按合同和有關程序執(zhí)行是否得到及叫處理，了解未能得到及時處理的原因；由第三方責任造成的索賠，商務部門是否及時向責任方和保險公司進行追索等；檢查供應合同文件資料存檔、歸檔的及時性相完整性；檢查貨物及采購合同關閉過程中的重大爭議、商務遺留問題的處理是否符

13、合公司管理程序的規(guī)定以及經授權人批準等。(6)固定資產審計。對固定資產進行審計，是貨物采購合同審計的必然延伸。核電工程的固定資產分為生產類固定資產和行政類固定資產兩大類。由于核電建設的特點一般存在重生產類固定資產的管理，輕視行政類固定資產管理的現(xiàn)象。對采購的固定資產堅持審計具有十分重要的意義。固定資產審計主要內容包括：設備、材料驗收入庫記錄是否齊全；是否建立了設備、材料數(shù)量、質量r可題信息反饋制度。出現(xiàn)數(shù)量、質量等問題時的處理方式；對采

14、購設備、材料的支付款項，是否依照采購計劃、供應合同和使用部門提交的驗收報告進行。審計時要計算各類固定資產是否賬實相符、賬賬相符撿查柬使用固定資產、不需用固定資產的數(shù)量及其各占固定資產總額的比重，從而分析固定資產結構是否合理，評價固定資產未被利用所造成的經濟損失。2、按照審計實施的時間分類。(1)事前審計。審計部門在事前評審方面開展的工作主要是協(xié)助商務部門完善有關采購政策程序；開標；對供應合同重要項目的操作過程進行監(jiān)督，包括審查立項審批授

15、權、招標方式的選擇、招評標過程是否公正和具有競爭性、供應商的資格審查是否嚴格、合同主要條款是否完善、合同風險是否合理分攤和減少到能夠接受的水平、供應合同的評標、合同推薦書的授權批準等。事前審計主要通過審計人員參加有關會議、搜集資料、取證查詢、審核分析、對合同推薦書提出審計意見等方式來完成的。前述的預算臺規(guī)性審計、招投標過程臺規(guī)件審計、合同條款完整性審計都屬于事前審計。(2)事中審計。事中審計是在供應合同執(zhí)行階段，審計人員對非總包臺同和總

16、包合同中的開口部分、工程量測量、變更、索賠等進行的審計。審計部門對正在執(zhí)行合同條款的審計就是事中審計，審計部門在合同執(zhí)行中參婭j的各種索賠小組，也是事中審計的一種形式。審計時應檢杳和評價公司程序是否能保證支付、變更、索賠嚴格遵守臺同規(guī)定，并且得到及時準確的處理；進度是否按合同和程序進行管理控制等。(3)事后審計。事后審計是指采購活動已經完成后所開展的審計。審計的主要目的是獲取經驗反饋。為今后臺同管理提供幫助。貨物采購合同的結算審計，由于

17、合同已基本上執(zhí)行完畢，其實質屬于事后審計。五、貨物采購審計中的常見問題l、供應商責質。(1)合同主體發(fā)生變化或不合法，導致合同無法履約或履約不順利影響了工程進度。(2)合同簽訂過程中，不注意對供應商的資質和履約能力進行調查研究，導致所簽訂合同存在缺陷，給合同履約帶來困難，甚至造成一定的經濟損失和工期的延誤。(3)對分包商管理不嚴格沒有進行資格審查，給主合同在進度控制方面造成了較大的風險。2、合同條款。(1)臺同條款嚴密性不夠，對一些主要

18、條款缺乏專i]的解釋或規(guī)定，使得合同在執(zhí)行過程中容易產生歧義影響合同的執(zhí)行斂果。(2)在市場競爭機制下，投標人為了獲取合同，往往通過壓低合同價格以及向業(yè)主公司承諾一些優(yōu)惠條款來獲取合同。但是簽訂合同后，又利用業(yè)主公司對工期要求的心態(tài)或對合同風險的疏忽大意以及防范能力不足，強調各種理由不執(zhí)行優(yōu)惠條款從而變相提高合同價格，不僅使優(yōu)惠條款成為無效條款，甚至助長業(yè)主公司以臺同具有某些優(yōu)惠條款為由的盲目采購行為。(3)合同存在違約責任不明確，有關

19、處理處罰的條款缺乏約束力，對可能引起爭端的某些潛在因素考慮不周壘等問題，以致合同履行過程中存在違約以及潛在的經濟、法律風險和債權債務糾紛。(4)貨物采購合同中沒有要求供應商提供設備的分項價格，因此，在處理變更和索賠時，雙方往往對分項價格有爭議在信息不對稱的情況下，利益受損的往往是業(yè)主公司。3、合同價格。(1)總價與單價金額不一致。(2)合同重復計價。4、合同管理。(1)供應商供貨材料以次充好，違反誠實信用原則；(2)一定金額以上的采購未

20、經三家以上書面報價；(3)在采購組織管理方面，部門預算觀念不強，計劃性較差，在實際采購中隨意性大，存在先罘購后立項或簽訂單以及超預算采購現(xiàn)象；(4)雖然建立了合同管理責任追究制度，但執(zhí)行力度不夠；(5)合同管理信息系統(tǒng)輸入不夠及時、準確，有些功能形同虛設；(6)合同文件移交文檔不及時，移交文件散亂、不齊全，存檔范圍和要求不明確一些專題報告、有關記錄等基準文件沒有存檔。核電工程的貨物采購合同的審計工作，主要側重于對貨物采購合同管理制度、合

21、同條文的規(guī)范性等程序性的測試調查。六、結論隨著我國電力經濟的體制改革，核電工程將面臨著造價降低、工期縮短、質量提高等巨大壓力。因此，內部審計工作除了耍得到管理層的高度重視，還需要廣大員工的理解、支持和各業(yè)務職能部門密切配合。貨物采購過程及合同審計管理不僅僅是為了規(guī)范經濟秩序、加強監(jiān)督，更重要的是通過物采購過程及合同審計為廣大員工把好責任關，切實維護業(yè)主公司的合法權益。筆者通過多年的貨物采購與合同管理合同的審計認識到：貨物采購過程及合同審