高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)建設(shè)_施軍

1、高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)建設(shè)施軍，賀強(qiáng)（天津大學(xué)國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津３０００７２）摘要：隨著設(shè)備采購量的逐年增加原有的采購管理體制難以滿足需求。針對(duì)傳統(tǒng)設(shè)備申購管理存在的問題設(shè)計(jì)開發(fā)了設(shè)備申購系統(tǒng)。從申報(bào)、審批、采購、結(jié)算４個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)介紹信息化采購過程，在采購環(huán)節(jié)，介紹了３種采購方式。要完全建立起采購的信息化管理模式，應(yīng)繼續(xù)完善采購管理系統(tǒng)，建立更加完善的制度來保證設(shè)備采購活動(dòng)地有序進(jìn)行。關(guān)鍵詞：采購信息化；系統(tǒng)建設(shè)；設(shè)備采購；設(shè)備

2、審批中圖分類號(hào)：ＴＰ３０２文獻(xiàn)標(biāo)志碼：Ａ文章編號(hào)：１００２－４９５６（２０１３）０３－０１０６－０３ＤｉｓｃｕｓｓｉｏｎｏｎｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎｏｆｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎｓｙｓｔｅｍｓｏｆｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｉｎｃｏｌｌｅｇｅｓａｎｄｕｎｉｖｅｒｓｉｔｉｅｓＳｈｉＪｕｎ，ＨｅＱｉａｎｇ（ＯｆｆｉｃｅｏｆＳｔａｔｅｏｗｎｅｄＡｓｓｅｔａｎｄＥｑｕｉｐｍｅｎｔＭａｎａｇｅｍｅｎｔ，ＴｉａｎｊｉｎＵｎｉｖ

3、ｅｒｓｉｔｙ，Ｔｉａｎｊｉｎ３０００７２，Ｃｈｉｎａ）Ａｂｓｔｒａｃｔ：Ｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｓａｒｅｉｎｃｒｅａｓｉｎｇｙｅａｒｂｙｙｅａｒ，ａｎｄｔｈｅｏｒｉｇｉｎａｌｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍｉｓｄｉｆｆｉｃｕｌｔｔｏｍｅｅｔｔｈｅｄｅｍａｎｄＡｉｍｉｎｇａｔｐｒｏｂｌｅｍｓｉｎｃｏｎｖｅｎｔｉｏｎａｌｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍ，ＴｉａｎｊｉｎＵｎｉｖ

4、ｅｒｓｉｔｙｈａｓｄｅｓｉｇｎｅｄａｎｄｄｅｖｅｌｏｐｅｄｔｈｅｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｓｙｓｔｅｍＡｎｄｔｈｅｄｅｔａｉｌｅｄｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｐｒｏｃｅｓｓｈａｓｂｅｅｎｉｎｔｒｏｄｕｃｅｄｆｒｏｍｔｈｅｆｏｕｒａｒｅａｓｏｆｄｅｃｌａｒｉｎｇ，ａｐｐｒｏｖａｌ，ｐｕｒｃｈａｓｉｎｇａｎｄｓｅｔｔｌｅｍｅｎｔ，ａｎｄｔｈｅｔｈｒｅｅｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍｅｔｈｏｄｓｉｎｔｈｅ

5、ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｃｈａｉｎａｒｅｉｎｔｒｏｄｕｃｅｄＴｏｆｕｌｌｙｅｓｔａｂｌｉｓｈｔｈｅｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍｏｄｅｏｆｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎｍａｎａｇｅｍｅｎｔ，ｔｈｅｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｍａｎａｇｅｍｅｎｔｓｙｓｔｅｍｓｈｏｕｌｄｃｏｎｔｉｎｕｅｔｏｂｅｉｍｐｒｏｖｅｄ，ａｎｄａｍｏｒｅｃｏｍｐｒｅｈｅｎｓｉｖｅｓｙｓｔｅｍｎｅｅｄｓｔｏｂｅｅｓｔａｂｌｉｓｈｅｄｔｏｅｎｓｕｒｅｔｈａｔｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐ

6、ｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔａｃｔｉｖｉｔｉｅｓｗｉｌｌｂｅｉｎａｎｏｒｄｅｒｌｙｍａｎｎｅｒＫｅｙｗｏｒｄｓ：ｐｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎｉｚａｔｉｏｎ；ｓｙｓｔｅｍｃｏｎｓｔｒｕｃｔｉｏｎ；ｅｑｕｉｐｍｅｎｔｐｕｒｃｈａｓｅｓ；ｅｑｕｉｐｍｅｎｔｅｘａｍｉｎａ－ｔｉｏｎａｎｄａｐｐｒｏｖａｌ收稿日期：２０１２－０５－２１作者簡(jiǎn)介：施軍（１９８６—），男，浙江金華，碩士，研究實(shí)習(xí)員，主要研究方向：采購管理及實(shí)驗(yàn)室管理Ｅ－ｍａｉ

7、ｌ：ｓｈｉｊｕｎ２００６＠１６３ｃｏｍ通信作者：賀強(qiáng)（１９７２—），男，黑龍江黑河，本科，助理研究員，天津大學(xué)國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處副處長Ｅ－ｍａｉｌ：ｔｐｄ＠ｔｊｕｅｄｕｃｎ隨著國家經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，教育投入的增加和社會(huì)的需要，高等院校教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)逐年提高，同時(shí)也帶來了科研教學(xué)設(shè)備采購量的大幅度增加。許多高校感到原有的一些采購管理模式難以適應(yīng)任務(wù)繁重的設(shè)備采購工作，亟改善采購機(jī)制，建立一套科學(xué)完善的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購全過程信息化管理

8、，使得采購流程更加公開、透明、高效和規(guī)范。因此，從整體上設(shè)計(jì)一個(gè)信息化的采購流程對(duì)于高效、快速地完成設(shè)備的采購任務(wù)來說變得非常有必要［１－２］。１傳統(tǒng)設(shè)備申購管理存在的問題傳統(tǒng)的設(shè)備申購一般都是通過用戶手工填寫紙質(zhì)的設(shè)備申購單。主要流程如下：（１）申購用戶手填紙質(zhì)申購單和借款單，經(jīng)院級(jí)審核通過之后，送至學(xué)校設(shè)備管理部門；（２）設(shè)備管理部門統(tǒng)一送至財(cái)務(wù)部門完成借款手續(xù)；（３）財(cái)務(wù)部門完成劃款手續(xù)，再送回至設(shè)備管理部門，進(jìn)行設(shè)備采購賬目統(tǒng)一

9、登記，開始安排采購。以上過程存在的問題主要有：（１）流程繁瑣，用戶來回在多個(gè)不同部門往返，效率較低；（２）紙質(zhì)化手寫申購單不規(guī)范、修改無記錄、用戶無法實(shí)時(shí)地了解自己申請(qǐng)購置的儀器設(shè)備的采購進(jìn)度，申購單數(shù)據(jù)難以追根溯源；信息利用處于比較初級(jí)的階段，采購單由早期的手工賬本式采購活動(dòng)進(jìn)而到單體計(jì)算機(jī)控制，結(jié)果僅僅是使手工賬變?yōu)殡娔X賬。信息化程度不高表現(xiàn)為工作手段的落后［３］；在采購過程中，如何從存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)ＩＳＳＮ１００２－４９５６ＣＮ１１－２

10、０３４／Ｔ實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理ＥｘｐｅｒｉｍｅｎｔａｌＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙａｎｄＭａｎａｇｅｍｅｎｔ第３０卷第３期２０１３年３月Ｖｏｌ３０Ｎｏ３Ｍａｒ２０１３業(yè)務(wù)員進(jìn)行采購，此時(shí)，采購管理系統(tǒng)顯示該筆采購計(jì)劃單正處于“采購進(jìn)行中”狀態(tài)。根據(jù)采購設(shè)備類別和金額的不同，進(jìn)行不同的采購方式，目前采用３種采購方式，分別為網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、詢價(jià)和招標(biāo)。（１）天津大學(xué)對(duì)所有單筆采購金額不超過１０萬元的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、數(shù)碼產(chǎn)品等ＩＴ類設(shè)備進(jìn)行“網(wǎng)上競(jìng)價(jià)”，采用的是

11、中山大學(xué)設(shè)計(jì)并推廣的“高校網(wǎng)上競(jìng)價(jià)系統(tǒng)”［４－５］，它是基于高校小額零星物資采購目的而設(shè)計(jì)的管理系統(tǒng)。經(jīng)過這幾年的運(yùn)行，系統(tǒng)功能逐步完善，解決了傳統(tǒng)采購模式不透明、不公開、效率低、難以監(jiān)督等問題。網(wǎng)上競(jìng)價(jià)是指采購人通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布采購信息、供應(yīng)商通過互聯(lián)網(wǎng)報(bào)價(jià)、采購過程由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行管理和記錄、采購結(jié)果在網(wǎng)上公布等采購活動(dòng)的全過程［６］。通過競(jìng)價(jià)系統(tǒng)發(fā)布采購信息，所有具備資質(zhì)的供應(yīng)商可以不受限制的在同一時(shí)間看到發(fā)布的采購信息。在參與

12、競(jìng)價(jià)期間，采購方無權(quán)了解某家供應(yīng)商參與了報(bào)價(jià)，也無從了解多少家供應(yīng)商參與了競(jìng)價(jià)，而供應(yīng)商也不了解有多少競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手參與了競(jìng)價(jià)，直至競(jìng)價(jià)結(jié)束才能揭曉。最后的競(jìng)價(jià)結(jié)果則根據(jù)相關(guān)管理原則（符合原則的前題下，價(jià)低者中標(biāo)）選擇供應(yīng)商。中標(biāo)結(jié)果在網(wǎng)絡(luò)上公開，監(jiān)管部門能有效監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了采購的公平公正。申報(bào)系統(tǒng)與競(jìng)價(jià)系統(tǒng)的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了零星設(shè)備采購的申請(qǐng)、審核、競(jìng)價(jià)、中標(biāo)的全網(wǎng)絡(luò)化管理，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)化管理模式落后的局面，開創(chuàng)了工作流程痕跡化、信息化管理的新

13、模式。申報(bào)用戶可以不受地點(diǎn)限制通過網(wǎng)絡(luò)申報(bào)，供應(yīng)商不受時(shí)間限制在網(wǎng)上參與競(jìng)價(jià)，職能部門審批審核也在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行，所有數(shù)據(jù)信息都可登錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)查詢到。（２）對(duì)于實(shí)驗(yàn)室內(nèi)技術(shù)規(guī)格復(fù)雜、沒有通用標(biāo)準(zhǔn)且難以用價(jià)格來評(píng)判的教學(xué)科研儀器設(shè)備，目前我們采取的是用戶初步向供應(yīng)商詢價(jià)，填寫擬選廠商，設(shè)備管理部門采購人員進(jìn)一步多方詢價(jià)的采購辦法。在設(shè)備管理部門人員詢價(jià)采購的過程中，原則是盡量降低價(jià)格，替用戶節(jié)省資金，以不高于用戶申購設(shè)備金額預(yù)算的前提下

14、成交。（３）對(duì)于單筆金額超過１０萬元的采購計(jì)劃單，根據(jù)天津大學(xué)相關(guān)規(guī)定，必須進(jìn)行公開招標(biāo)：首先由用戶提出設(shè)備技術(shù)指標(biāo)，設(shè)備管理部門審核，確認(rèn)沒有頃向性，則通過中國政府采購網(wǎng)和天津大學(xué)設(shè)備信息網(wǎng)發(fā)布招標(biāo)公告；若有超過３家供應(yīng)商應(yīng)標(biāo)，則在開標(biāo)時(shí)公開唱標(biāo)；若有２家應(yīng)標(biāo)，則進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判；若只有１家應(yīng)標(biāo)，此時(shí)，設(shè)備管理部門要求用戶做深度調(diào)研，向招標(biāo)小組領(lǐng)導(dǎo)闡述充分理由申請(qǐng)單一來源談判采購。通過以上３種采購方式采購，確認(rèn)賣方單位，完成簽合同手續(xù)。

15、簽完合同之后，采購員把合同號(hào)輸入采購管理系統(tǒng)，此時(shí)采購單處于“簽訂合同中”的狀態(tài)。２４金額結(jié)算完成采購流程之后，就進(jìn)入到了金額結(jié)算階段。此時(shí)，在采購管理系統(tǒng)里將記錄所簽訂合同的重要信息，如果合同金額超過轉(zhuǎn)入經(jīng)費(fèi)，系統(tǒng)將顯示經(jīng)費(fèi)不足，則返回用戶進(jìn)行修改補(bǔ)款，請(qǐng)用戶追加經(jīng)費(fèi)，在追加經(jīng)費(fèi)過程中，不必通過院級(jí)審核和校級(jí)設(shè)備管理部門審批，根據(jù)金額結(jié)算時(shí)不足的經(jīng)費(fèi)，追加經(jīng)費(fèi)提交頁面之后，即可直接進(jìn)行財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)賬；如果經(jīng)費(fèi)充足，則此時(shí)在采購管理系統(tǒng)里輸入

16、付款信息，包括付款人、收款單位及聯(lián)系人等，完成余額結(jié)算，系統(tǒng)自動(dòng)記錄余額結(jié)算的時(shí)間，并顯示采購狀態(tài)為“余額結(jié)算”，財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)根據(jù)采購管理系統(tǒng)的信息，完成對(duì)供應(yīng)商的付款手續(xù)，完成所有余額結(jié)算后，設(shè)備原始發(fā)票會(huì)發(fā)至用戶手中，進(jìn)行設(shè)備固定資產(chǎn)登記入賬。入賬完成之后，去財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)報(bào)賬，完成這個(gè)采購流程。２５采購過程短信提醒服務(wù)本系統(tǒng)還首次在采購流程中融合了短信提醒服務(wù)功能。在“采購進(jìn)行中”、“合同簽訂中”、“余額結(jié)算”３個(gè)狀態(tài)時(shí)，采購管理系統(tǒng)會(huì)

17、按照用戶預(yù)留的聯(lián)系方式，自動(dòng)給用戶發(fā)送相應(yīng)提醒短信息，告知用戶的設(shè)備采購進(jìn)行的各個(gè)狀態(tài)，使用戶實(shí)時(shí)了解到自己申購的儀器設(shè)備的采購進(jìn)度。短信提醒服務(wù)不僅是體現(xiàn)了服務(wù)意識(shí)，也提高了辦公效率，避免用戶經(jīng)常詢問采購進(jìn)度，同時(shí)對(duì)設(shè)備采購業(yè)務(wù)人員也起到了間接的督促作用。３采購管理制度的建設(shè)天津大學(xué)從設(shè)備申報(bào)到采購結(jié)束已形成一個(gè)完整的流程，采購的各項(xiàng)信息都能記錄在采購管理系統(tǒng)中。與此同時(shí)，采購管理制度的建設(shè)也是必不可少的。目前，天津大學(xué)頒布實(shí)施的采購

18、管理規(guī)章制度有天津大學(xué)招標(biāo)采購管理辦法、天津大學(xué)儀器設(shè)備采購招標(biāo)管理實(shí)施細(xì)則、天津大學(xué)儀器設(shè)備采購管理規(guī)定和天津大學(xué)網(wǎng)上競(jìng)價(jià)采購管理辦法（試行），有效地保證了采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。４信息化采購達(dá)到的效果４１通過整體信息化設(shè)計(jì)，使得采購過程規(guī)范化作為采購系統(tǒng)信息化的整體設(shè)計(jì)理念而言，基本實(shí)現(xiàn)了申報(bào)、審批、采購、結(jié)算一體化，明確了采購流程，清晰了審批、采購的權(quán)限界定，在審批環(huán)節(jié)就實(shí)現(xiàn)了采購信息的痕跡化管理。采購過程中網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、詢價(jià)、公開招標(biāo)的