勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)合同管理信息系統(tǒng)框架構(gòu)建

1、<p>　　勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)合同管理信息系統(tǒng)框架構(gòu)建</p><p>　　摘要：文章對(duì)勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)合同管理中的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行了總結(jié)，從歷史根源、認(rèn)識(shí)根源、法律根源和制度根源上進(jìn)行了分析， 構(gòu)建了勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)合同管理信息系統(tǒng)框架，對(duì)出現(xiàn)的預(yù)期效果進(jìn)行了展望。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：勘測(cè)設(shè)計(jì)；合同管理；問(wèn)題 對(duì)策 </p><p>　　一、合同管理現(xiàn)

2、狀分析 </p><p>　　隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)制度的逐漸完善，契約精神廣泛傳播，合同作為契約精神的主要載體，在社會(huì)商品交換中廣泛應(yīng)用?，F(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)，主要是通過(guò)合同形式進(jìn)行的，所以，合同管理作為現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容之一，有效對(duì)合同實(shí)施管理，是在現(xiàn)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中實(shí)現(xiàn)成功的一個(gè)重要因素。 </p><p>　　KD集團(tuán)作為一家大型綜合性國(guó)家甲級(jí)勘測(cè)設(shè)計(jì)和研究單位，所開(kāi)展的業(yè)

3、務(wù)范圍廣，而每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都是通過(guò)合同的形式進(jìn)行的。合同數(shù)量大，合同種類(lèi)多，合同金額大，合同執(zhí)行跨度時(shí)間長(zhǎng)，協(xié)作配合部門(mén)眾多。以2014年為例，KD集團(tuán)新簽合同數(shù)473項(xiàng)，新簽合同額高達(dá)80億元。面對(duì)逐年遞增的合同數(shù)量、合同額，其合同管理還處于手工管理階段，或者各個(gè)部門(mén)即使運(yùn)用了一些信息化手段進(jìn)行管理，但是由于沒(méi)有進(jìn)行整個(gè)集團(tuán)內(nèi)的統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)，在某種程度上形成了信息孤島，造成管理效率低下，部門(mén)間協(xié)作不順，生產(chǎn)業(yè)務(wù)流程不暢，難以全面掌握合

4、同真實(shí)執(zhí)行情況，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理帶來(lái)了巨大的風(fēng)險(xiǎn)。具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。 </p><p>　　1. 合同文本管理困難。在合同的檔案管理中，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同管理無(wú)序，查找不便，效率低下，提升了查找成本。 </p><p>　　2. 合同履約情況控制困難。在勘測(cè)設(shè)計(jì)或工程總承包合同履行過(guò)程中，參與人員眾多，若合同履約控制仍然靠手工或Excel等原始手段，對(duì)合同管理人員來(lái)說(shuō)，效率

5、低下，同時(shí)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理者難以了解項(xiàng)目的履約的真實(shí)情況。合同履約情況作為財(cái)務(wù)人員的付款的依據(jù)，若履約情況存在問(wèn)題，同樣會(huì)導(dǎo)致企業(yè)面臨一定的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。 </p><p>　　3. 信息匯總困難。采用手工或Excel管理時(shí)，由于未能對(duì)數(shù)據(jù)格式進(jìn)行統(tǒng)一，造成數(shù)據(jù)的采集不能夠及時(shí)進(jìn)行，在耗費(fèi)了大量時(shí)間進(jìn)行匯總后，所得到的結(jié)果還不一定可信。企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理層難以根據(jù)其作出正確決策，貽誤戰(zhàn)機(jī)。 </p><p

6、>　　4. 合同管理人員不能有效參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警。由于合同管理手段的落后，合同管理人員對(duì)合同進(jìn)度、款項(xiàng)結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)不能有效識(shí)別，對(duì)合同的收支事項(xiàng)不能準(zhǔn)確作出預(yù)測(cè)，導(dǎo)致企業(yè)的財(cái)務(wù)規(guī)劃、現(xiàn)金流等預(yù)測(cè)工作部無(wú)有效支撐。 </p><p>　　隨著企業(yè)的快速發(fā)展，目前的合同管理方式，已經(jīng)成為制約企業(yè)發(fā)展的一個(gè)關(guān)鍵因素。以國(guó)務(wù)院國(guó)資委、集團(tuán)公司管理提升活動(dòng)為契機(jī)，在企業(yè)范圍內(nèi)建立一個(gè)統(tǒng)一的合同管理信息

7、化平臺(tái)，對(duì)合同實(shí)施精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)合同信息、生產(chǎn)信息財(cái)務(wù)信息同步更新、協(xié)同共享，對(duì)于提升企業(yè)的管理水平有著重要意義。 </p><p><b>　　二、原因分析 </b></p><p><b>　?。ㄒ唬v史原因 </b></p><p>　　當(dāng)今的勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)，絕大多數(shù)是從五、六十年代的特殊時(shí)期起步，經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的計(jì)劃經(jīng)

8、濟(jì)時(shí)期，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的思想方法、管理方式以及管理制度都帶有那個(gè)時(shí)代的特征。在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代，勘測(cè)設(shè)計(jì)的模式，是由上級(jí)單位根據(jù)地域分工下達(dá)勘測(cè)設(shè)計(jì)任務(wù)，項(xiàng)目結(jié)算使用的是財(cái)政撥款，項(xiàng)目進(jìn)度、資源等一切都均處于上級(jí)的計(jì)劃控制之中。在這個(gè)過(guò)程中，勘測(cè)設(shè)計(jì)單位只需要組織好生產(chǎn)，不需要關(guān)注項(xiàng)目的效益。因此，在長(zhǎng)達(dá)三十多年的時(shí)期內(nèi)，勘測(cè)設(shè)計(jì)單位是不存在合同管理或者合同履約的。自八十年代以來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)向了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)的

9、經(jīng)營(yíng)形式也發(fā)生的極大變化。由于觀念、經(jīng)驗(yàn)等的缺失，勘測(cè)設(shè)計(jì)合同管理中出現(xiàn)的問(wèn)題和漏洞，引出了不少教訓(xùn)，交了不少學(xué)費(fèi)。 </p><p><b>　?。ǘ┱J(rèn)識(shí)原因 </b></p><p>　　勘測(cè)設(shè)計(jì)行業(yè)不少?gòu)臉I(yè)人員對(duì)合同關(guān)系缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)，其中最主要的就是市場(chǎng)與合同、合同與合同管理兩對(duì)關(guān)系。首先，不能正確認(rèn)識(shí)市場(chǎng)與合同的關(guān)系。在如今的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，市場(chǎng)與合同是一

10、種相互依存的關(guān)系。企業(yè)管理中一項(xiàng)核心內(nèi)容就是企業(yè)合同管理是，企業(yè)管理的方方面面都應(yīng)圍繞著這個(gè)核心而開(kāi)展。其次，不能正確認(rèn)識(shí)合同與合同管理的要求。認(rèn)真區(qū)分合同的權(quán)利和義務(wù)，并按各部門(mén)職責(zé)分解到各相關(guān)部門(mén)，由各部門(mén)去履行屬于自己職責(zé)的權(quán)利和義務(wù)。權(quán)利義務(wù)明晰，管理到位，責(zé)任才能落到實(shí)處。企業(yè)合同管理不是一個(gè)單一事項(xiàng)，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要各部門(mén)參與。 </p><p><b>　?。ㄈ┓森h(huán)境 </

11、b></p><p>　　面臨的法律環(huán)境主要表現(xiàn)為兩個(gè)滯后：合同法律滯后和合同法律意識(shí)滯后（戴運(yùn)乾，2010）。在改革開(kāi)放的前半，摸著石頭過(guò)河的情況下，人們所處的合同法律環(huán)境是不完善的。由于合同法律滯后，再加上歷史和認(rèn)識(shí)的原因，導(dǎo)致我們的勘測(cè)設(shè)計(jì)企業(yè)相關(guān)人員的合同法律意識(shí)落后于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。合同法律是合同訂立和履行全過(guò)程的法律依據(jù)，也就是說(shuō)合同要依法訂立。任何離開(kāi)合同法律所簽訂的合同都是無(wú)效合同，不受法律保護(hù)

12、。 </p><p><b>　?。ㄋ模┲贫雀?</b></p><p>　　這里是指企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾碇贫龋贤芾砦茨荏w現(xiàn)規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求。由于存在以上三個(gè)根源，導(dǎo)致企業(yè)合同管理制度的滯后，制度跟不上合同管理的客觀要求。 </p><p>　　三、合同信息管理系統(tǒng)框架設(shè)計(jì) </p><p>　　KD集團(tuán)

13、將合同分為收入類(lèi)合同、支出類(lèi)合同和其他合同。本系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)需要、業(yè)務(wù)流程特點(diǎn)，將包括收入類(lèi)合同管理子系統(tǒng)、支出類(lèi)合同管理子系統(tǒng)和其他合同管理子系統(tǒng)。同時(shí)，需要說(shuō)明的是本設(shè)計(jì)所指的合同管理，是狹義的合同管理，針對(duì)已簽訂合同進(jìn)行管理。 </p><p>　?。ㄒ唬┦杖腩?lèi)管理子系統(tǒng) </p><p>　　管理對(duì)象主要是勘測(cè)設(shè)計(jì)科研合同、工程總承包合同、監(jiān)理合同、咨詢(xún)?cè)u(píng)估合同、設(shè)備銷(xiāo)售合同等。 &

14、lt;/p><p>　　1. 合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導(dǎo)入系統(tǒng)中，同時(shí)錄入合同基礎(chǔ)信息，分為兩個(gè)模塊：一為項(xiàng)目模塊，包括項(xiàng)目編號(hào)，合同編號(hào)，項(xiàng)目名稱(chēng)，類(lèi)型，負(fù)責(zé)人，合同金額，付款方式，開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶(hù)編號(hào)，公司名稱(chēng)，公司地址，負(fù)責(zé)人，公司郵箱，聯(lián)系電話(huà)，開(kāi)戶(hù)銀行，銀行賬戶(hù)，稅號(hào)等信息。 　　2. 若發(fā)生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導(dǎo)入合

15、同文本電子版，并更新合同基礎(chǔ)信息。 </p><p>　　3. 合同執(zhí)行管理模塊中，包括發(fā)票管理、合同款管理、合同扣款管理、應(yīng)收賬款管理及其他。在此模塊中，還應(yīng)該增加合同關(guān)鍵條款、關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)執(zhí)行預(yù)警功能。 </p><p>　　在此系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)合同信息、收款信息、應(yīng)收賬款信息的實(shí)時(shí)查詢(xún)，提高管理效率，及時(shí)為經(jīng)營(yíng)管理決策提供支持。 </p><

16、p>　?。ǘ┲С鲱?lèi)合同管理子系統(tǒng) </p><p>　　管理對(duì)象主要為完成院發(fā)展、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和管理任務(wù)所需資金流出的合同，包括勘測(cè)設(shè)計(jì)科研外委合同、總承包項(xiàng)目分包合同、設(shè)備及材料采購(gòu)合同等經(jīng)營(yíng)支出合同。 </p><p>　　1. 合同管理員收到簽訂完畢的合同后，將合同文本電子版導(dǎo)入系統(tǒng)中，同時(shí)錄入合同基礎(chǔ)信息，分為兩個(gè)模塊：一為項(xiàng)目模塊，包括項(xiàng)目編號(hào)，合同編號(hào)，項(xiàng)目名稱(chēng)，類(lèi)型，負(fù)

17、責(zé)人，合同金額，付款方式，開(kāi)始時(shí)間，結(jié)束時(shí)間，具體表述；二為客商模塊，包括客戶(hù)編號(hào)，公司名稱(chēng)，公司地址，負(fù)責(zé)人，公司郵箱，聯(lián)系電話(huà)，開(kāi)戶(hù)銀行，銀行賬戶(hù)，稅號(hào)等信息。 </p><p>　　2. 若發(fā)生合同變更，合同管理員收到變更后的合同文本后，重新導(dǎo)入合同文本電子版，并更新合同基礎(chǔ)信息。 </p><p>　　3. 合同執(zhí)行管理模塊中，包括發(fā)票管理、合同款付款管理、合同扣款管理、應(yīng)收賬款管

18、理及其他。在合同付款管理中，可與我院合同款支付審批網(wǎng)上審批流程融合，提高協(xié)同性。在此模塊中，還應(yīng)該增加合同關(guān)鍵條款、關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)執(zhí)行預(yù)警功能。 </p><p>　　在此系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理人員能夠?qū)崿F(xiàn)合同信息、收款信息、應(yīng)收賬款信息的實(shí)時(shí)查詢(xún)，提高管理效率，及時(shí)為經(jīng)營(yíng)管理決策提供支持。 </p><p><b>　　四、預(yù)期效果 </b></p>

19、<p>　　1. 整合集團(tuán)內(nèi)部不同部門(mén)間的信息孤島，加強(qiáng)信息傳遞，強(qiáng)化內(nèi)部管理。 </p><p>　　2. 實(shí)現(xiàn)合同信息數(shù)據(jù)共享、查閱及時(shí)、科學(xué)分析，運(yùn)用先進(jìn)的管理理念，借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)“大數(shù)據(jù)”管理，及時(shí)地為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的“三層決策”系統(tǒng)（戰(zhàn)術(shù)層、戰(zhàn)略層、決策層）提供準(zhǔn)確而有效的信息支撐，以便對(duì)市場(chǎng)做出迅速反應(yīng)，來(lái)夯實(shí)企業(yè)的“核心競(jìng)爭(zhēng)力”。 </p><p>

20、<b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1]黃澤民.建筑工程項(xiàng)目分包管理中的合同管理[J].四川建筑，2005（04）. </p><p>　　[2]吳鳳平，王輝，李斌.建筑企業(yè)施工合同管理的研究[J].建筑管理現(xiàn)代化，2008（03）. </p><p>　　[3]焦龍.我國(guó)建筑工程合同管理存在的問(wèn)題及完善[J].魅力中國(guó)，2