淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化

1、<p>　　淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化</p><p>　　[摘 要]檔案工作的基本性質(zhì)是專業(yè)性、服務(wù)性與機(jī)要性，并且具有重要的憑證價(jià)值與參考價(jià)值，因此對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化有較高要求。在新形勢(shì)下，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)政治環(huán)境發(fā)生了很大的改變，檔案管理工作的艱巨性和復(fù)雜性都大大提升，對(duì)檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。 </p><p>　　[關(guān)鍵詞]檔案管理 規(guī)范化 措施 </p&g

2、t;<p>　　中圖分類號(hào)：G252 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2015）14-0187-01 </p><p>　　檔案具有較高的保存價(jià)值和科研價(jià)值，檔案管理是一個(gè)單位不可或缺的、非常重要的工作，檔案管理方法的得當(dāng)與否對(duì)科研機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位及國(guó)家機(jī)關(guān)等的日常工作順利進(jìn)行具有重要的影響。在社會(huì)迅速發(fā)展的今天，檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化成為發(fā)展的需求。 </p>&

3、lt;p>　　一、規(guī)范檔案管理的重要性和必要性 </p><p>　　1.規(guī)范檔案管理是新形勢(shì)下檔案管理工作的要求 </p><p>　　政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境的巨大變化使得企業(yè)和其他單位在運(yùn)營(yíng)中的環(huán)境發(fā)生了改變，這一改變伴隨著一系列的變化，如果不能快速適應(yīng)其中的變化，將不利于企業(yè)或是其他單位的正常發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)或是其他單位發(fā)展的資料記錄，是企業(yè)等單位在發(fā)展過(guò)程中的道路選擇，記載著企業(yè)

4、發(fā)展中做出的一系列努力，具有十分重要的參考價(jià)值。做好這一時(shí)期的檔案管理能夠使企業(yè)在檔案之中明確自己的發(fā)展方向，解決當(dāng)前發(fā)展存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)等單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。 </p><p>　　2.規(guī)范檔案管理是各單位加強(qiáng)自身管理的體現(xiàn) </p><p>　　檔案管理是單位日常管理中的重要組成部分，對(duì)企業(yè)而言，就是對(duì)企業(yè)的發(fā)展道路，發(fā)展中面臨的問(wèn)題等進(jìn)行整理、歸檔，使企業(yè)在今后的發(fā)展中盡量少走彎路。

5、同時(shí)，檔案管理也是企業(yè)進(jìn)行企業(yè)文化創(chuàng)建的重要內(nèi)容，有利于企業(yè)樹立良好的形象。對(duì)于學(xué)校等單位而言，檔案是其教學(xué)經(jīng)驗(yàn)或是績(jī)效考核的總結(jié)和依據(jù)，是單位日常運(yùn)行的必要過(guò)程，規(guī)范對(duì)檔案的管理，能夠使教學(xué)工作更加高效，有利于學(xué)校加強(qiáng)對(duì)自身的管理。 </p><p>　　3.檔案管理有助于企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展 </p><p>　　企業(yè)管理是企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中必須進(jìn)行的活動(dòng)，檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理中的重要內(nèi)

6、容，通過(guò)對(duì)企事業(yè)單位的發(fā)展歷程、重要經(jīng)驗(yàn)、基本資料等進(jìn)行回顧和整理，可以總結(jié)出豐富的經(jīng)驗(yàn)。檔案中的資料是企事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中的精髓所在，是企事業(yè)發(fā)展進(jìn)程中的智慧結(jié)晶，任何單位的發(fā)展都不是一帆風(fēng)順的，檔案整理可以不斷總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)今后的發(fā)展做一個(gè)預(yù)期和規(guī)劃，從而有利于企事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。 </p><p>　　二、實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的途徑 </p><p>　　1.依法管理，建章立制

7、</p><p>　　檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，建立完善的法制系統(tǒng)去約束它，能夠讓檔案管理工作更加的規(guī)范化，能夠更加良好的保證檔案管理工作的進(jìn)行。我國(guó)在1987年第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議中通過(guò)了《中華人民共和國(guó)檔案法》，這對(duì)于我國(guó)檔案管理工作來(lái)說(shuō)無(wú)疑是一次長(zhǎng)足的進(jìn)步，說(shuō)明我國(guó)在二十多年前就認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性以及要求規(guī)范化。這是先進(jìn)檔案管理工作能夠順利進(jìn)行和發(fā)展的基石，在檔案管理的

8、實(shí)際工作中起到了非常大的作用，特別是檔案管理、收集和篩選等等一系列工作。 </p><p>　　社會(huì)在進(jìn)步，企業(yè)在發(fā)展，檔案管理工作中的設(shè)備也得到的升級(jí)，各項(xiàng)軟硬件的優(yōu)化，讓檔案變得更加的多樣化，從過(guò)去的紙質(zhì)檔案、影片檔案，到現(xiàn)在的數(shù)字檔案，無(wú)疑是一個(gè)飛躍，所以過(guò)去的檔案管理工作方式也需要得到轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，作為檔案管理工作者應(yīng)該提升自己的檔案管理知識(shí)和技巧，要多多的充電和再培訓(xùn)，讓自己能夠掌握現(xiàn)

9、代檔案管理方法，順應(yīng)形勢(shì)需要，堅(jiān)持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用。 </p><p>　　2.求實(shí)創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn) </p><p>　　信息時(shí)代已近悄悄的來(lái)臨，我們的生活已經(jīng)離不開信息這個(gè)關(guān)鍵詞，工作、生活、學(xué)習(xí)都與之相聯(lián)系，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普及，讓我

10、們的社會(huì)前進(jìn)了一大步，而檔案管理工作同樣迎來(lái)了新的改變，我們檔案工作者也這接受著新的挑戰(zhàn)。將現(xiàn)代技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，達(dá)到高效、安全、精準(zhǔn)的目的，讓檔案管理工作步入一個(gè)良性循環(huán)，這需要我們檔案管理工作者從根本出發(fā)，尋找檔案管理的特點(diǎn)，運(yùn)用自身的檔案管理知識(shí)，與現(xiàn)代信息相結(jié)合，更好的尾社會(huì)、企業(yè)服務(wù)，體現(xiàn)信息社會(huì)的優(yōu)勢(shì)?？此泼篮玫木吧殡S的是坎坷的道路，我們檔案工作也是如此，做好檔案管理工作，能夠讓企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)都井井有條，但是

11、實(shí)踐起來(lái)卻又不是那么的簡(jiǎn)單，檔案管理工作比較的繁瑣和復(fù)雜，需要有較好的耐心去完成這項(xiàng)工作，而且檔案種類繁多，特別是一些年代久遠(yuǎn)的企業(yè)，過(guò)去的紙質(zhì)檔案需要重新的轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，這些工作無(wú)異于從頭做起，從資料的搜集、篩選、分類，再用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行保存，每一個(gè)環(huán)節(jié)都不是那么輕松的，而且還需要有非常專注的注意力。信息化非常的便捷，但是同時(shí)也存在一些安全隱患，網(wǎng)絡(luò)安全現(xiàn)在還沒(méi)有十分的完善。 </p><p>　　

12、3.科學(xué)規(guī)范，提高效能 </p><p>　　優(yōu)秀的企業(yè)能夠從企業(yè)自身的檔案中找到經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的規(guī)律和發(fā)展方向，所以良好的檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)準(zhǔn)確的預(yù)測(cè)資料，具有很強(qiáng)的借鑒意義，檔案管理工作最終是為企業(yè)和國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)所服務(wù)的。檔案管理工作涉及的都是檔案，而這些檔案只有被利用了，才能夠體現(xiàn)它的價(jià)值，也能體現(xiàn)出檔案管理工作的價(jià)值，而我們檔案管理工作者的價(jià)值就需要我們?nèi)プ龊脵n案的開發(fā)和利用工作才能得以體現(xiàn)。檔案的利用是企

13、業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，也是社會(huì)發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理工作者，我們應(yīng)該要掌握科學(xué)的檔案管理手段，學(xué)會(huì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從檔案的收集、整理、鑒定和保管這些工作上都體現(xiàn)出先進(jìn)性和科學(xué)性，在平時(shí)的工作中要掌握重點(diǎn)，例如檔案的編目、檢索、編研，這些工作是檔案管理的前奏，但是卻非常重要，做好這些工作能夠讓后面的管理工作變得簡(jiǎn)單、快捷。在檔案利用過(guò)程中，對(duì)于一些重要的珍貴檔案應(yīng)該更加妥善的保管，可以對(duì)其進(jìn)行

14、備份、復(fù)制、壓縮等等，但是原件不予以外接，這樣能夠保障檔案的安全性。在庫(kù)房的選擇和建設(shè)上也應(yīng)該注重安全性，避免外界條件對(duì)檔案造成的不可修復(fù)損害。 </p><p>　　4.加快檔案管理信息化進(jìn)程 </p><p>　　首先要做的是將檔案信息化的相關(guān)設(shè)備配備齊全，如配置電腦、掃描儀、照相機(jī)、攝像機(jī)、速印機(jī)等，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)加大對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，應(yīng)當(dāng)將辦公、閱覽、庫(kù)房分開。其次是軟件設(shè)施，軟件起點(diǎn)

15、要高，并且應(yīng)當(dāng)便于掌握。在具備以上兩點(diǎn)后，我們就應(yīng)當(dāng)研究如何利用硬件與軟件來(lái)為檔案管理規(guī)范化提供服務(wù)，首先應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，規(guī)范組卷，保證質(zhì)量，在進(jìn)行分類時(shí)要針對(duì)不同文件用不同的關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)明，打牢信息化基礎(chǔ)。同時(shí)在新形勢(shì)下應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)信息化，比如可以在網(wǎng)上發(fā)布一般文件、工作動(dòng)態(tài)、信息簡(jiǎn)報(bào)、工作安排等，并且開展電子檔案和實(shí)體檔案的整理、分類、編號(hào)、編目等工作。同時(shí)不斷完善多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，加大電子數(shù)據(jù)的收集和入庫(kù)，

16、不斷開展照片、錄音與視頻等數(shù)字化工作，豐富檔案資源，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)汲取先進(jìn)的信息化、規(guī)范化的檔案管理方法，加大對(duì)檔案管理的資金投入。 </p><p>　　5.提升相關(guān)工作人員素質(zhì) </p><p>　　隨著現(xiàn)代化設(shè)備的不斷發(fā)展，對(duì)相關(guān)工作人員專業(yè)素養(yǎng)的要求也會(huì)越來(lái)越高，此時(shí)就應(yīng)當(dāng)對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn)，提升其專業(yè)知識(shí)與操作技能，同時(shí)也要加強(qiáng)其對(duì)信息化技術(shù)的熟悉程度，以不斷適

17、應(yīng)社會(huì)發(fā)展。盡管檔案管理工作相對(duì)枯燥乏味，但是工作人員也應(yīng)當(dāng)具有創(chuàng)新精神，不同行業(yè)的不同檔案有其自身特點(diǎn)，工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合自己工作內(nèi)容的實(shí)際情況，可以在大方向上做出一些小小的創(chuàng)新以使工作質(zhì)量與效率能夠更高。 </p><p><b>　　三 結(jié)束語(yǔ) </b></p><p>　　想要在新形勢(shì)下保障檔案管理工作的規(guī)范化，就應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代變化，不斷促進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，并

18、且提升相關(guān)人員素質(zhì)，加大資金投入，結(jié)合具體情況進(jìn)行具體探究，找出適應(yīng)本單位發(fā)展的管理方法。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1] 陳玲玲，新時(shí)期辦公室檔案管理規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013. </p><p>　　[2] 楊春芳，如何提升檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的研究[J].管理學(xué)家，2013.</