新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實踐

1、<p>　　新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理實踐</p><p>　　摘要：醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，新建醫(yī)院要在籌建之初建立完善的檔案管理制度，制定規(guī)范的管理流程，以確保在開業(yè)之初設(shè)備大批量采購、安裝的時候，設(shè)備檔案資料完善有序的保存。 </p><p>　　關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案管理 </p><p>　　中圖分類號：F27 </p>

2、;<p><b>　　文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A </b></p><p>　　文章編號：16723198（2015）13007801 </p><p>　　醫(yī)療設(shè)備檔案是指在醫(yī)療設(shè)備申請、論證、購置、到貨、驗收、安裝、使用、質(zhì)量控制、計量、維修、養(yǎng)護(hù)直至報廢各個環(huán)節(jié)所形成的具有保存?zhèn)洳閮r值的各類技術(shù)資料及證明文件。隨著醫(yī)療新技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院引進(jìn)的設(shè)備數(shù)量逐步增

3、長，精密度愈發(fā)提高，醫(yī)院對于設(shè)備的檔案管理工作也日益重視。 </p><p>　　1醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性 </p><p>　　醫(yī)療設(shè)備檔案能夠為強(qiáng)化資產(chǎn)管理、開展設(shè)備養(yǎng)護(hù)、臨床應(yīng)用風(fēng)險評估以及追溯監(jiān)督采購行為提供準(zhǔn)確、詳實和可靠的依據(jù)。醫(yī)療設(shè)備檔案具有涉及環(huán)節(jié)眾多、資料文件復(fù)雜多樣及歸檔時間較長等特點(diǎn)。一臺醫(yī)療設(shè)備，從論證、購置到安裝、使用直至維修、報廢，具有相當(dāng)長一個周期，涉及眾多

4、職能部門和使用科室，將會形成大量的文件和證明材料。醫(yī)療設(shè)備檔案能為醫(yī)院提供詳盡而準(zhǔn)確的設(shè)備信息資料，有助于領(lǐng)導(dǎo)合理配置醫(yī)療設(shè)備，使現(xiàn)有的設(shè)備效能充分發(fā)揮，避免醫(yī)療設(shè)備閑置浪費(fèi)，也避免盲目重復(fù)引進(jìn)同樣的醫(yī)療設(shè)備。醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理是近年來設(shè)備管理部門提出的全面管理新理念，這也是體現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理的重要部分。 </p><p>　　2新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理面臨的問題 </p><p>

5、　　某院是在優(yōu)質(zhì)醫(yī)療資源下沉、市校合作的基礎(chǔ)上的新建三甲醫(yī)院。其引進(jìn)的設(shè)備均是參考省內(nèi)一流三甲醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)配置的優(yōu)質(zhì)資源。醫(yī)院臨床醫(yī)學(xué)工程部是醫(yī)療設(shè)備管理職能部門，在醫(yī)院籌建階段一直在不斷探索和實踐醫(yī)療設(shè)備的全生命周期管理，以期為醫(yī)院資源的合理利用，設(shè)備的合理引進(jìn)發(fā)揮更大的作用。新建醫(yī)院設(shè)備檔案管理主要面臨以下問題。 </p><p><b>　　2.1人員短缺 </b></p>

6、<p>　　新建三甲醫(yī)院開業(yè)必備的醫(yī)療設(shè)備就有大大小小上千余種，涉及金額上億。這些醫(yī)療設(shè)備從立項審批到組織考察、資金落實、立項招標(biāo)到安裝、驗收等過程中產(chǎn)生了一系列的重要文件，具有非常重要的保存價值。然而在醫(yī)院籌建期間，采購職能科室基本沒有專職的檔案管理人員來負(fù)責(zé)檔案的收集管理工作，所有的資料只有由采購員兼職管理。由于籌建期間采購任務(wù)重，時間緊迫，采購項目是接連進(jìn)行。采購員幾乎是分身乏術(shù)，無暇進(jìn)行精細(xì)化、完善化的管理。 <

7、;/p><p>　　2.2管理缺少規(guī)范和制度 </p><p>　　新建醫(yī)院萬事待興，既沒有專門的檔案管理部門，也沒有專職的檔案管理人員，醫(yī)院更沒有針對醫(yī)療設(shè)備檔案管理制定專門的規(guī)章制度，對于醫(yī)療設(shè)備檔案的管理只是停留在建檔、收納這一表層，沒有更為深入的管理。 </p><p>　　2.3技術(shù)手段落后于需求 </p><p>　　醫(yī)院籌建期間，信

8、息化系統(tǒng)的建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于需求。盡管新建醫(yī)院都標(biāo)稱是數(shù)字化醫(yī)院，但信息化建設(shè)一般是優(yōu)先完成保證臨床需求的HIS和PACS等系統(tǒng)，而涉及固定資產(chǎn)管理的OA系統(tǒng)或者HRP系統(tǒng)，則是延后進(jìn)行。因此，檔案管理人員只能靠手工登記已采購的設(shè)備相關(guān)的檔案信息。尤其是設(shè)備的驗收、何時開始保修、何時進(jìn)行PM修護(hù)等信息都只有工程師的手工單，查閱起來非常麻煩，并且容易遺漏和丟失。 </p><p>　　3如何加強(qiáng)新建醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理

9、 </p><p>　　根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等法規(guī)和JIC標(biāo)準(zhǔn)、等級醫(yī)院評審要求，新建醫(yī)院要在既定時間內(nèi)通過相關(guān)的評審，必須從開始就提高管理層對設(shè)備檔案管理的重視，加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作。 </p><p>　　3.1建立完善的制度 </p><p>　　首先要從管理層面，根據(jù)各級監(jiān)管部門的規(guī)定，制定符合規(guī)范的醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度。明確需要

10、歸檔范圍，一般而言對于價值1千元以上的設(shè)備都需要有申購審批材料、招標(biāo)資料和采購合同及供應(yīng)商的三證、安裝驗收報告及PM維護(hù)記錄等。對于單價10萬以上的醫(yī)療設(shè)備要做到一機(jī)一檔。做到醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集與設(shè)備立項、招標(biāo)、安裝、驗收、維護(hù)維修、調(diào)撥、捐贈、報廢同步。 </p><p>　　實行醫(yī)院、設(shè)備科、使用科室操作人員的三級管理。使用科室必須要做好日常維護(hù)保養(yǎng)記錄，每半年將整理好的記錄上報設(shè)備科。設(shè)備科核查并整理完

11、善后移交綜合檔案室歸入檔案，形成一個有效管理流程。 </p><p>　　3.2信息系統(tǒng)管理 </p><p>　　醫(yī)療設(shè)備檔案資料文件復(fù)雜多樣，收集整理過程涉及環(huán)節(jié)眾多，加之歸檔時間較長，完全依賴人工進(jìn)行 </p><p>　　管理容易出現(xiàn)人為疏漏而造成重要檔案資料遺失，導(dǎo) </p><p>　　致資料完整性難于查驗、資料檢索困難，不利于調(diào)

12、閱使用等情形，利用信息系統(tǒng)是醫(yī)療設(shè)備檔案管理的信息化是解決上述問題的有效方案。目前已有成熟的軟件開發(fā)公司在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)開發(fā)，可以借助其開發(fā)經(jīng)驗并根據(jù)醫(yī)院實際需求，進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的動態(tài)實時管理，有效提高資源的利用率。 </p><p>　　3.3提高管理人員的意識和素質(zhì) </p><p>　　醫(yī)院管理層需重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理，在設(shè)備科設(shè)置專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)

13、備的全程檔案資料的收集整理、歸類工作。有計劃、有目的對設(shè)備檔案的專職人員和業(yè)務(wù)相關(guān)人員開展設(shè)備管理和建檔工作培訓(xùn)，提高整體專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。 </p><p><b>　　4總結(jié) </b></p><p>　　醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作是一項繁瑣又持續(xù)性的工作，它能為醫(yī)院購置醫(yī)療設(shè)備前期論證、規(guī)劃醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備升級換代等工作提供有力的基礎(chǔ)依據(jù)，還能為醫(yī)療安全提供有力保障。因此

14、，新建醫(yī)院須從一開始就重視檔案管理工作，建立規(guī)范的在管理制度和流程，以確保開業(yè)前期大批量設(shè)備采購時的檔案管理工作。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn) </b></p><p>　　[1]王偉.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案全程追蹤管理方法初探[J].山東檔案，2013，（3）：5456. </p><p>　　[2]王曉，張健.醫(yī)療設(shè)備全壽命周期檔案管