高校檔案工作在新時期的挑戰(zhàn)和展望

1、<p>　　高校檔案工作在新時期的挑戰(zhàn)和展望</p><p>　　【摘要】從思想和實踐兩個層面，初步探討了高校檔案工作目前遇到的一些困難，并提出了有針對性的解決手段和途徑。 </p><p>　　【關(guān)鍵詞】高校檔案 新時期 主觀能動性 信息化高校檔案是廣大教職工在長期教育教學工作、高校管理和學生學習等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的材料。檔案不僅記載著高校的

2、辦學歷史，而且記載著全校師生員工的德、能、勤、績。這對于我們?nèi)尕瀼攸h的教育方針，深化高校內(nèi)部體制改革，優(yōu)化教師隊伍，提高辦學水平都具有重要的參考價值。高校檔案還是高校教育教學活動的真實記錄，它全面反映了高校最基本的職能活動，是評價高校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、高校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是高校管理工作的一個重要組成部分。一個高校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色，常?？梢詮臋n

3、案中反映出來。然而，目前高校檔案建設(shè)和發(fā)展仍面臨許多困難。 </p><p>　　雖然我們已經(jīng)有一批較高素質(zhì)的高校檔案工作團隊，已實現(xiàn)或基本實現(xiàn)了檔案管理的初步現(xiàn)代化，在向現(xiàn)代化管理的更高目標前進。一些高校也已實現(xiàn)了多館一體化的發(fā)展。但是，我們也要清醒地看到，我國高校檔案工作雖然整體上實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，但還不夠平衡，還有許多高校，乃至高校的檔案館基礎(chǔ)和力量相當薄弱，有些高校甚至連最基本的館室都沒有，更遑論檔案的信

4、息化建設(shè)了。 </p><p>　　以我校為例，目前遇到的困難大致有如下五點：一缺足夠的訓練有素的檔案人員；二缺乏現(xiàn)代檔案工作必需的軟硬件設(shè)備；三缺現(xiàn)代檔案工作的技能與經(jīng)驗；四是經(jīng)費投入少；五是校領(lǐng)導不夠重視檔案工作，工作難以開展，以致產(chǎn)生畏難情緒，在檔案資源建設(shè)、檔案工作現(xiàn)代化和檔案信息化建設(shè)面前顯得不知所措。 </p><p>　　高校檔案工作遭遇的一些困難和挑戰(zhàn)，很大程度上是由于人們

5、思想領(lǐng)域?qū)n案工作的重視度不夠造成的。《高等學校檔案管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案工作是高等學校重要的基礎(chǔ)性工作，學校應(yīng)當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃”。但至今尚有不少學校檔案員、校領(lǐng)導未重視到檔案管理對高校建設(shè)發(fā)展起到的重要作用，以至于部分高校的檔案事業(yè)的發(fā)展、檔案館的建設(shè)遲遲得不到有力的支持。以下就思想層面談?wù)劯咝n案事業(yè)的重要意義，以及如何從主觀上發(fā)揮檔案工作者的能動性，促進高校檔案工作的發(fā)展。 </p>&l

6、t;p>　　首先，檔案工作者本身必須清楚地認識到檔案工作這項基礎(chǔ)性工作的重要性。由于歷史原因、客觀條件的差異以及有些高校領(lǐng)導對檔案工作支持力度的不夠，造成少數(shù)高校檔案工作發(fā)展比較遲緩，導致我們檔案干部處于甘于落后、無所作為的思想狀態(tài)，缺乏要求改變現(xiàn)狀的進取精神。我們覺得，客觀條件固然是重要因素，但“坐、等、靠、要”的思想可能是造成這些狀況的根本原因。檔案工作是一項需要耐心與積累的基礎(chǔ)性工作，其重要性是不言而喻的。一個學校的檔案可作

7、為其自身形象和價值觀建設(shè)的歷史借鑒和參考。高校是生產(chǎn)檔案的主體，同時又是高校檔案發(fā)揮效用的主要場所。高校自身建設(shè)和價值觀的形成離不開作為其載體的檔案，檔案是積累和豐富學校自身形象和價值觀建設(shè)經(jīng)驗的有效手段?？梢哉J為，學校的自身形象、價值觀念、學校精神、學校優(yōu)秀先進人物的榜樣力量之所以能夠不斷得以傳承，學校檔案起到了重要的載體作用。 </p><p>　　其次，檔案工作者在工作中要積極發(fā)揮主觀能動性。檔案工作要發(fā)展

8、，人的主觀能動性還是主要的，機遇總是大于挑戰(zhàn)，這些高校的檔案干部只要有了良好的精神狀態(tài)，開動腦筋，發(fā)掘智慧，充分調(diào)動大家的積極性，必能抓住許多發(fā)展機遇。任何一個部門或一項事業(yè)的發(fā)展都是靠自己抓住機遇，努力干出來的，檔案工作出成效、作貢獻更是如此。檔案管理工作者需要進行自我認識習慣與觀念上的調(diào)整，要打破“從來如此”的觀念，重新認識檔案工作的重要性，做到自尊、自信，并通過努力，做到自強；善于用超前的眼光、集成的智慧、交叉的思路、創(chuàng)新的舉措，

9、把檔案工作做實、做細、做好。 </p><p>　　許多人一定還記得連戰(zhàn)先生訪問大陸時，北京大學將他母親70年前在北大讀書時的檔案復制品作為特別的禮物送給他，連先生認為這是他收到的最有價值的禮物。這是基礎(chǔ)檔案資源得到發(fā)揮利用的一個典型案例。這也啟示我們，在加強檔案資源管理的同時，要做好基礎(chǔ)性檔案資源建設(shè)，要有前瞻性。“名人”什么時候成為名人，不好預(yù)計，比如劉翔，十年前他剛?cè)肴A東師范大高校門時，誰也不知道他會成為名

10、人。當他一旦成為名人，就凸顯出日積月累的檔案工作之重要性了。當然，這是建立在廣泛有效的檔案資料搜集整理基礎(chǔ)之上的。 </p><p>　　在具體措施方面，在健全檔案管理的規(guī)章制度、努力提高檔案工作者自身素質(zhì)的同時，如何緊跟信息化時代的腳步是亟需我們重視，并與之相適應(yīng)的一大主題。下面就如何加強高校檔案的管理工作談幾點粗淺的認識： </p><p>　　一、加強意識，健全規(guī)范制度 </p

11、><p>　　長期以來，由于各種原因，檔案工作主要為政治服務(wù)，高校同樣不例外。其檔案管理方式主要以行政為主，根本沒納入法制管理、科學管理軌道。從庫藏資料現(xiàn)狀看，教學、科研和具有時代信息的科技含量高的檔案材料所占比例很小，行政管理方面的較多，這種狀況隨著《高等學校檔案管理辦法》的頒布和實施有所改善，但是與高校的實際發(fā)展相比還相差甚遠。檔案工作首先要得到高校領(lǐng)導的高度重視，把檔案工作列入高校工作的議事日程，深入持久地組織

12、好《高等學校檔案管理辦法》學習與宣傳活動。結(jié)合實際，領(lǐng)導帶頭學，做貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》的帶頭人，通過學習與廣泛宣傳，使教職工能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案并自覺地維護高校檔案工作。建立健全的管理機構(gòu)和管理網(wǎng)絡(luò)，成立以校長為組長、各科室負責同志參與的檔案工作領(lǐng)導小組，配備一名專職檔案員，高校各科（處）室都設(shè)有兼職檔案員，建立綜合檔案室，從組織上保證檔案工作的順利開展。 </p><p>　　

13、建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各科（處）室做到職責明確，使歸檔有范圍，立卷有標準，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標，這就在細節(jié)上保證了檔案管理的順利開展?！毒C合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案庫房管理制度》、《檔案保密制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》、《檔案室管理制度》等制度的制定，促使各科室人員都重視檔案工作，認真研究落實本部門的檔案工

14、作任務(wù)，使高校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。 　　二、強化業(yè)務(wù)、積極培養(yǎng)檔案人才 </p><p>　　檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，還必須要求檔案員，真正做到“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實”理念。加強檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，一方面積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，學習檔案專業(yè)知識理論，另一方面建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，選拔年紀輕、懂電腦且熱愛檔

15、案事業(yè)、默默奉獻的人擔任高校專職檔案管理員，運用現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使高校的檔案工作跟上辦公自動化步伐，為高校教學、科研和其他工作服務(wù)。因此，加強檔案人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進步，推動檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓和繼續(xù)教育，要將培訓內(nèi)容與實際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓方案，加大計算機知識的培訓力度，強化與圖書館學、情報學等

16、相關(guān)學科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，并適當設(shè)置檔案專業(yè)的課時，傳授有關(guān)檔案工作的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進一步拓展學習領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)。 </p><p>　　要開創(chuàng)高校檔案管理工作的新局面，需大力加強人才隊伍建設(shè)。當前高校檔案館（室）被某些人視為“養(yǎng)尊處優(yōu)”之所、視野相對狹窄、開拓創(chuàng)新能力不強的狀況亟待改變。檔案館（室

17、）要由養(yǎng)人部門向效能部門轉(zhuǎn)變，提高檔案工作人員的素質(zhì)和能力是當務(wù)之急。通過培養(yǎng)、引進人才，優(yōu)化檔案館的隊伍結(jié)構(gòu)，建設(shè)一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實力，管理型、技術(shù)型、服務(wù)型、研究型相結(jié)合的創(chuàng)新團隊是把檔案管理事業(yè)做大做強的重要基礎(chǔ)和有力保障。 </p><p>　　三、調(diào)整思維，加快信息化建設(shè) </p><p>　　面對現(xiàn)代信息技術(shù)和應(yīng)用技術(shù)對文件和檔案管理的全面而深刻的影響，以往“抄抄寫寫

18、、剪剪貼貼、裝裝訂訂”的傳統(tǒng)的小作坊式的檔案管理模式已很難適應(yīng)新形勢、新情況的要求，換言之，長期以來以紙制文件為基礎(chǔ)建立的傳統(tǒng)檔案管理思想、管理原則、管理方法正面臨飛速發(fā)展的信息技術(shù)帶來的嚴峻挑戰(zhàn)。 </p><p>　　挑戰(zhàn)不僅僅來自外部，往往也來自于我們自身。比如，澳大利亞的世界地圖就與我們習以為常的世界地圖不同。這張地圖調(diào)換了南北半球的位置，改變了北半球在上、南半球在下的格局。這樣，原來處在地圖下方的、已被

19、我們習慣性地接受了的澳大利亞，就處在了地圖上方的中心位置。換個角度看世界，澳大利亞便“身居要位”，這種看問題的方法和角度，對我們檔案工作者也是一個啟示。 </p><p>　　檔案信息化建設(shè)要以檔案的信息資源為核心，以檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源的開發(fā)利用為目標。換言之，資源建設(shè)是基礎(chǔ)，現(xiàn)代技術(shù)是手段，開發(fā)利用是目的。檔案的信息化，實際上也就是資源建設(shè)要搞數(shù)字化，現(xiàn)代技術(shù)方面要搞標準化，開發(fā)管理要搞網(wǎng)

20、絡(luò)化，科學管理要實現(xiàn)現(xiàn)代化。具體而言，當前要加快檔案信息化建設(shè)的設(shè)施建設(shè)，加快數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，加強標準和規(guī)范的管理，建設(shè)數(shù)字化檔案館或檔案室。 </p><p>　　高校在檔案信息化建設(shè)中，特別要注意三個方面的問題：一是建設(shè)跨高校的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數(shù)字化和現(xiàn)代文件歸檔的電子化，建設(shè)高校電子文件中心；三是積極探索實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)和高校校務(wù)政務(wù)建設(shè)有效銜接的途徑，使檔案

21、信息資源與高校公共信息平臺的信息實現(xiàn)對接。 </p><p>　　做好檔案信息化建設(shè)，要爭取高校的大力支持，信息化建設(shè)的投入只有起點，沒有終點。要在實施檔案信息化建設(shè)的同時，積極開展檔案信息資源的開發(fā)與利用，把檔案信息資源的開發(fā)與利用納入到高校、教育部門和國家的信息化建設(shè)規(guī)劃中去，為高校、教育事業(yè)和社會提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。同時要拓寬服務(wù)方向，拓展服務(wù)內(nèi)容，豐富服務(wù)品種，主動服務(wù)，做好檔案的編研加工、宣傳陳列、網(wǎng)絡(luò)

22、服務(wù)等，爭取得到社會各界的大力支持。 </p><p>　　總之，高校檔案管理工作是高?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)。使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。檔案人員既要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質(zhì)量，提高檔案的利用率，還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學的態(tài)度，把高校檔案工作做得更好，使之發(fā)揮出更大的作用。新時期的檔案工作要以

23、實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”、建立“兩個體系”為目標，積極發(fā)揮主觀能動性，建立起更廣泛切實的檔案體系，調(diào)整思維，努力實現(xiàn)檔案的信息化使檔案信息資源發(fā)揮最大的效用。 </p><p><b>　　參考文獻： </b></p><p>　　[1]顧明遠，孟繁華.國際教育新理念.海南出版社，2001. </p><p>　　[2]羅灤.浙江檔案.2010，（3）

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