數(shù)字化校園環(huán)境下學(xué)籍檔案管理方法與技術(shù)研究

1、<p>　　數(shù)字化校園環(huán)境下學(xué)籍檔案管理方法與技術(shù)研究</p><p>　　【摘要】隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，人們逐漸認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性，各個學(xué)校逐漸將其作為校園管理的重要環(huán)節(jié)，數(shù)字化校園環(huán)境就為學(xué)籍檔案管理提供了新思路。本文分析了當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中存在的問題，并提出了數(shù)字化校園環(huán)境下學(xué)籍檔案的管理方法與技術(shù)。 </p><p>　　【關(guān)鍵詞】數(shù)字化校園環(huán)境 學(xué)籍檔案 管理

2、方法 技術(shù) </p><p>　　隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前校園環(huán)境已經(jīng)逐漸向著數(shù)字化的方向轉(zhuǎn)變，在這種形式下，校園管理理念不斷發(fā)生變化，學(xué)籍管理方法與技術(shù)不斷創(chuàng)新。管理者利用數(shù)字化技術(shù)對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，逐步建設(shè)起數(shù)字化管理系統(tǒng)，有效提升了學(xué)籍檔案管理水平。 </p><p>　　一、當(dāng)前學(xué)籍檔案管理中存在的問題分析 </p><p>　　首先，當(dāng)前還有相當(dāng)

3、一部分學(xué)校對于學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理不夠重視，檔案數(shù)字化管理還沒有完全普及，盡管應(yīng)教育部門要求在信息庫中錄入了學(xué)籍基本信息，但是這些信息并不全面，不能滿足社會的查詢需要，對與能夠反應(yīng)學(xué)生綜合能力的信息，例如參加過的重要活動、獲得過的獎項(xiàng)以及專利等還是要通過紙質(zhì)資料來查找。 </p><p>　　其次，對于學(xué)生的學(xué)籍檔案存在多頭管理現(xiàn)象，導(dǎo)致信息孤島的形成。由于學(xué)籍檔案中的材料由多個學(xué)生管理部門提供，例如，教務(wù)處負(fù)責(zé)

4、提供學(xué)生個人基本信息、入學(xué)以及畢業(yè)信息等，而學(xué)生處則提供學(xué)生的獎懲記錄以及就業(yè)信息等，各個部門在管理的過程中存在不統(tǒng)一的問題，不能建立緊密聯(lián)系，形成信息孤島，導(dǎo)致學(xué)籍材料不能及時歸檔。 </p><p>　　最后，電子文件歸檔方式與先進(jìn)的數(shù)字化管理模式不適應(yīng)。很多學(xué)校在對電子信息進(jìn)行歸檔時，都是采用磁盤拷貝的方式，安全性得不到保證，有可能會出現(xiàn)信息丟失的現(xiàn)象。同時，由于這些信息來自不同的部門，因此存儲信息的格式也

5、不統(tǒng)一，無法與先進(jìn)的軟件平臺相適應(yīng)，這無疑會增大管理難度。 </p><p>　　二、數(shù)字化校園環(huán)境下學(xué)籍檔案管理方法與技術(shù) </p><p>　?。ㄒ唬┟鞔_學(xué)籍歸檔范圍、加強(qiáng)數(shù)字化管理 </p><p>　　首先，各個學(xué)校要對學(xué)籍歸檔范圍進(jìn)行明確，突破傳統(tǒng)思想觀念的束縛，將數(shù)字化材料列在歸檔范圍內(nèi)，管理者要認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理的重要性。數(shù)字化材料中不僅要包括學(xué)生的

6、個人信息（如求學(xué)經(jīng)歷、專業(yè)信息以及研究方向等），還要將能夠體現(xiàn)出學(xué)生特長的信息包括在內(nèi)，例如興趣愛好、參與過的重要活動、獲取過的獎勵以及專利等，使用材料的部門可以根據(jù)這些信息判斷出學(xué)生的能力，既是對學(xué)生負(fù)責(zé)，也方便了使用者。 </p><p>　　（二）學(xué)籍信息的采集管理 </p><p>　　學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)對數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，做好學(xué)籍信息采集的規(guī)劃。首先，學(xué)校各個部門應(yīng)該明確自

7、身所管理信息的內(nèi)容，管理部門根據(jù)規(guī)章制度制定管理規(guī)劃，對這些信息進(jìn)行統(tǒng)一管理；其次，各個部門所管理的內(nèi)容雖然不一樣，但是管理人員一定要認(rèn)識到這些信息并不是孤立的，部門之間應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，使用統(tǒng)一的形式來存儲這些信息，檔案館在對這些信息進(jìn)行匯總以后，將這些信息嵌入到數(shù)字化管理系統(tǒng)中，保證這些信息的真實(shí)性和完整性；最后，對于學(xué)籍檔案信息的更新要及時，保證系統(tǒng)中所存儲的資料是最新的。 </p><p>　　（三）歸檔技術(shù)

8、分析 </p><p>　　對于學(xué)籍檔案信息的歸檔有一個要求就是要做到“實(shí)時”，這就需要數(shù)字化技術(shù)提供基本支持。要想做到實(shí)時歸檔，就要創(chuàng)建一個檔案化的標(biāo)準(zhǔn)接口，這個接口有兩個功能，第一要能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行發(fā)送、完成數(shù)據(jù)遷移過程；第二是對數(shù)據(jù)在完成歸檔以后，要能夠自動對其進(jìn)行檔案化處理，保證這些信息的“標(biāo)準(zhǔn)性”。具體做法如下：首先，向各個管理部門采集學(xué)生的所有信息，并將這些信息分成兩類，其中一類是共享信息，包括學(xué)生的一

9、卡通信息（姓名、性別、學(xué)號以及以及學(xué)院等）、畢業(yè)論文信息等，將這些信息放在數(shù)據(jù)管理中心共享，因?yàn)檫@些信息除了檔案管以外，其他很多部門也會需要。還有一類就是非共享數(shù)據(jù)，包括學(xué)生學(xué)籍的變化情況、求學(xué)期間的成績以及答辯材料等，相關(guān)部門要將這些數(shù)據(jù)及時歸到數(shù)據(jù)庫中。接口程序會對這些信息進(jìn)行檔案化處理，將這些自動分類、編號，同時蓋上歸檔章等，這樣就在歸檔的同時完成了預(yù)立卷工作。 </p><p>　?。ㄋ模┘堎|(zhì)檔案與數(shù)字檔

10、案的統(tǒng)一管理 </p><p>　　目前很多學(xué)校在檔案進(jìn)行管理時存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是學(xué)籍檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學(xué)校在建設(shè)數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)的同時，也加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復(fù)勞動，提升管理效率。首先，學(xué)校要將學(xué)生作為基本管理單位，建立起一個個獨(dú)立的學(xué)籍檔案案卷，其內(nèi)容與電子學(xué)籍卡保持一致；其次，二者之間要做到一一對應(yīng)，計(jì)算機(jī)會電子文檔進(jìn)行自

11、動組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進(jìn)行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應(yīng)，對于更新的內(nèi)容也要做到完全對應(yīng)，避免出現(xiàn)紙質(zhì)檔案更新滯后的現(xiàn)象；最后，紙質(zhì)檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，對于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。 </p><p><b>　　三、總結(jié) </b></p><p>　　在數(shù)字化校園環(huán)境下，學(xué)籍檔案信息的數(shù)字化管理已經(jīng)

12、成為一種必然選擇，各個學(xué)校應(yīng)該積極建立數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，并對所有信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，并做到實(shí)時更新，除此之外還要加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案的管理，二者之間做到同步統(tǒng)一，不斷提升學(xué)籍檔案管理水平。 </p><p><b>　　參考文獻(xiàn)： </b></p><p>　　[1]成小芬，陳國鈞.高校學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)[J].南通紡織職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2013.