烏魯木齊職大人文學(xué)院《秘書(shū)學(xué)》教學(xué)幻燈根據(jù)常崇宜先生

1、第二講 秘書(shū)工作方法,[概念]秘書(shū)發(fā)揮職能作用,完成工作任務(wù)的途徑、程序和手段。實(shí)例 1，王副秘書(shū)長(zhǎng)“軼趣”一則； 2，辦公廳秀才們是怎樣與統(tǒng)計(jì)局干部密切工作關(guān)系的？ （注：第2例與后面要講的“秘書(shū)職能環(huán)境與人際關(guān)系”一講有一定聯(lián)系）,上個(gè)世紀(jì)90年代初冬季的一天，烏魯木齊市市長(zhǎng)在一位副職領(lǐng)導(dǎo)和農(nóng)口幾位縣處級(jí)干部陪同下，到烏魯木齊市郊牧區(qū)檢查工作。在第一個(gè)點(diǎn)，這位崇尚務(wù)實(shí)但脾

2、氣大的市長(zhǎng)就發(fā)火批評(píng)了個(gè)別部下。去下一個(gè)點(diǎn)時(shí)，由于南戈壁冰封雪蓋，路不好辯認(rèn)，農(nóng)口一位哈族領(lǐng)導(dǎo)將路帶錯(cuò)，到發(fā)現(xiàn)時(shí)差不多已多走了10公里。,案例：王副秘書(shū)長(zhǎng)妙語(yǔ)消除“火藥味”,王副秘書(shū)長(zhǎng)不動(dòng)聲色地招呼停車，并主動(dòng)向市長(zhǎng)報(bào)告：順路請(qǐng)市長(zhǎng)看看這片戈壁草場(chǎng)，大得很呢！市長(zhǎng)看后挺高興。隨后王副秘書(shū)長(zhǎng)招呼大家上車折向第二個(gè)點(diǎn)。他機(jī)智地避免了市長(zhǎng)發(fā)一場(chǎng)大脾氣。[討論] 事后，有人私下議論，說(shuō)王副秘書(shū)長(zhǎng)這樣做是在欺騙領(lǐng)導(dǎo)。您的看法呢？,案例：市

3、政府辦公廳秘書(shū)是如何與統(tǒng)計(jì)干部處好關(guān)系的?,以前,市政府辦公廳搞綜合的秘書(shū)們?nèi)ナ薪y(tǒng)計(jì)局要數(shù)字往往遭冷遇。后來(lái)他們分析其中原因，一是往往在人家特別忙時(shí)“湊熱鬧”，影響統(tǒng)計(jì)快報(bào)的報(bào)出；二是有的領(lǐng)導(dǎo)隨意改動(dòng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)引起反感；三是統(tǒng)計(jì)部門(mén)辦公條件差影響效率，統(tǒng)計(jì)干部有點(diǎn)怨氣。于是，秘書(shū)們對(duì)癥下藥，特別注意尊重統(tǒng)計(jì)部門(mén)、統(tǒng)計(jì)干部和統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，還向政府領(lǐng)導(dǎo)反映統(tǒng)計(jì)局的困難，平時(shí)對(duì)統(tǒng)計(jì)干部以禮相待。很快，關(guān)系得到改善，要數(shù)字不難了，統(tǒng)計(jì)局局長(zhǎng)還親自為

4、政府秘書(shū)們查找、校正和提供數(shù)字，工作起來(lái)很便利。,本講重點(diǎn)內(nèi)容,秘書(shū)工作方法與組織管理、與領(lǐng)導(dǎo)工作、與社會(huì)實(shí)踐的適應(yīng)性；秘書(shū)應(yīng)了解和學(xué)習(xí)的領(lǐng)導(dǎo)方法；秘書(shū)主要專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作方法。,2-1 秘書(shū)工作方法與管理實(shí)踐,領(lǐng)導(dǎo)層(管理 決策層),,,秘書(shū)(管理決策的輔助層次),執(zhí)行 層,,,2-1-1 秘書(shū)工作方法與組織管理,●管理組織體系示意圖●,行為科學(xué) ：科學(xué)合理的工作方法有利于提高效率、優(yōu)化效果,秘書(shū)工作方

5、法“三必須”,,,,與領(lǐng)導(dǎo)方法相契合,與秘書(shū)職能相匹配,與組織管理運(yùn)行機(jī)制相適應(yīng),A.秘書(shū)工作方法必須 與組織“四要素”有機(jī)融合,組織目標(biāo),組織規(guī)范,組織需要,組織管理方法,,,,,指明方向,提供依據(jù),方法基礎(chǔ),秘書(shū)適用,秘 書(shū),2-1-2秘書(shū)工作方法與領(lǐng)導(dǎo)工作,秘書(shū)工作直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù),秘書(shū)工作與領(lǐng)導(dǎo)工作的需要緊密聯(lián)系,,總體,具體,要求當(dāng)好近身綜合輔助和服務(wù)的參謀助手,要求秘書(shū)通過(guò)輔助決策、綜合協(xié)調(diào)、信息溝通、督

6、促檢查及 “三辦”,為領(lǐng)導(dǎo)工作做好鋪墊、拓展、代勞、輔助和服務(wù),秘書(shū)工作適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作“五法”之一：“鋪墊法”,突出一個(gè)“前”字（領(lǐng)導(dǎo)決策前；領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)前；領(lǐng)導(dǎo)出差前；領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前——屬領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展工作的前期工作）為此：“四必須”（A,把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)；B,明確領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程；C,明確領(lǐng)導(dǎo)工作將要采取的方法措施；D,加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的溝通）方法：以領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)為指導(dǎo)，按領(lǐng)導(dǎo)工作進(jìn)程和將要采取的措施的要求去操作，以與領(lǐng)導(dǎo)密切溝通來(lái)保證鋪墊工

7、作的有效性。,之二: “拓展法”——拓展延伸,屬后續(xù)性工作。領(lǐng)導(dǎo)決策后草擬文件、草擬決策執(zhí)行預(yù)案、行文發(fā)文；決策文件發(fā)布后收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握?qǐng)?zhí)行進(jìn)程；領(lǐng)導(dǎo)召開(kāi)會(huì)議后文件歸檔、落實(shí)催辦；領(lǐng)導(dǎo)檢查工作后與被檢查單位保持聯(lián)系，增強(qiáng)檢查效果。為此，把握3條：領(lǐng)導(dǎo)工作預(yù)期效果（通過(guò)秘書(shū)的努力爭(zhēng)取最佳）；領(lǐng)導(dǎo)工作后續(xù)事務(wù)的具體要求（務(wù)求件件落實(shí)見(jiàn)成效）；工作的整體連續(xù)性和承繼性（環(huán)環(huán)緊扣不脫節(jié)）。,鋪 墊,拓 展與延伸,,,以

8、保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù) 期（最佳）效果為目標(biāo),嚴(yán)格按要求辦事,注重整體連續(xù)性、承繼性和適變、應(yīng)變,,使工作落到實(shí)處并取得預(yù)期效果,,歸納,之三: “代勞法” 1,本來(lái)屬于領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自辦理的公(事)務(wù),由于領(lǐng)導(dǎo)繁忙或時(shí)間有限，授權(quán)、委托秘書(shū)去辦。如代表領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)；辦理公務(wù)；主持會(huì)議；接待客人；回復(fù)函電等。 2，要注意5點(diǎn)：A.遵從領(lǐng)導(dǎo)意圖,防止“幫倒忙”；B.遵從授權(quán)范圍,切

9、忌越權(quán)行事;C.善于扮演“雙重角色”，忠實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)代表；D.加強(qiáng)雙向交流,與工作對(duì)象協(xié)作配合;E.維護(hù)整體功利,不宣傳自己的辛勞。,,歸納1：秘書(shū)有效地為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞，是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作在時(shí)間、精力、智力和才干諸方面的有力補(bǔ)充和強(qiáng)化，對(duì)提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)工作職能起著不可低估的作用。,歸納2：秘書(shū)為領(lǐng)導(dǎo)工作代勞的方法，可以概括為忠實(shí)執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)守授權(quán)范圍，扮演雙重角色，注重雙向交流，維護(hù)整體功利，促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。,之四、伴隨

10、活動(dòng)法,以實(shí)現(xiàn)公務(wù)活動(dòng)的目的為出發(fā)點(diǎn)和歸宿；按進(jìn)度周密安排；提供便利；步調(diào)協(xié)調(diào)；拾遺補(bǔ)缺；隨時(shí)應(yīng)變。以此來(lái)保證領(lǐng)導(dǎo)工作有序、高效進(jìn)行。,之五：主輔配合法,,前述“四法”，均系秘書(shū)發(fā)揮綜合性跟蹤輔助和服務(wù)職能作用的體現(xiàn)形式。它們常常是相互聯(lián)系、相互滲透的。要想這種或前、或后、或伴隨一體、或獨(dú)當(dāng)一面的輔助服務(wù)充分發(fā)揮作用，除了秘書(shū)要提高素質(zhì)、勤奮努力外，領(lǐng)導(dǎo)者的指導(dǎo)、引導(dǎo)、培養(yǎng)、信任及嚴(yán)格要求至關(guān)重要。只有雙方都在實(shí)踐中加強(qiáng)溝通

11、、共同努力，才能達(dá)到主輔配合一體化的境界。,2-1-3 秘書(shū)工作方法與社會(huì)實(shí)踐（上）,（一）在實(shí)踐中形成，受實(shí)踐檢驗(yàn) 我國(guó)數(shù)千年的秘書(shū)歷史文化，其形成的秘書(shū)工作方法中有的沿用至今（如”一文一事“）；有的至今尚有參考價(jià)值（如保密制度與辦法）；有的則失去了運(yùn)用和參考價(jià)值（如封建君主下達(dá)詔令的專制方式等）。 學(xué)習(xí)和借鑒外國(guó)秘書(shū)工作方法中適合我國(guó)實(shí)際的成分。,（二）在運(yùn)用中學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)中探索

12、 學(xué)習(xí)的目的全在于運(yùn)用。 學(xué)習(xí)秘書(shū)工作方法的過(guò)程，應(yīng)是一個(gè)理論聯(lián)系實(shí)際的實(shí)踐探索過(guò)程。,秘書(shū)工作方法與社會(huì)實(shí)踐（中）,2-1-3 秘書(shū)工作方法與社會(huì)實(shí)踐（下）,繼承 · 創(chuàng)新 · 發(fā)展 現(xiàn)代管理科學(xué)、信息技術(shù)特別是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，對(duì)秘書(shū)的具體工作方式產(chǎn)生巨大的沖擊與影響。社會(huì)的發(fā)展需要，呼喚著秘書(shū)工作方法的創(chuàng)新和發(fā)展。 創(chuàng)新的目的在于提高工作效率和優(yōu)化工作效果

13、。 我們的選擇——認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握符合客觀需要和規(guī)律的有效的秘書(shū)工作方法；同時(shí)。結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，探索創(chuàng)新和發(fā)展，以期把秘書(shū)工作做得更好。,2-2 秘書(shū)應(yīng)了解的領(lǐng)導(dǎo)方法,,秘書(shū)與基本領(lǐng)導(dǎo)方法,秘書(shū)與行政方法,秘書(shū)與法律方法,秘書(shū)與經(jīng)濟(jì)方法,秘書(shū)與調(diào)查研究方法,,,,,,馬克思主義基本領(lǐng)導(dǎo)方法,,領(lǐng)導(dǎo)與群眾相結(jié)合,一般與個(gè)別相結(jié)合,,,從群眾中來(lái)到群眾中去,,秘

14、書(shū)使用基本領(lǐng)導(dǎo)方法要點(diǎn)把握,一是維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)核心和領(lǐng)導(dǎo)集體的團(tuán)結(jié)；二是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的橋梁；三是注重信息的收集處理和綜合分析；四是實(shí)事求是、求真務(wù)實(shí)；五是注重實(shí)踐、開(kāi)拓進(jìn)取。,秘書(shū)使用行政方法要點(diǎn)把握,一是必須權(quán)衡其使用的必要性，盡量少用和不用；二是將基本領(lǐng)導(dǎo)方法貫穿于此法始終；三是及時(shí)反饋使用情況和結(jié)果，供領(lǐng)導(dǎo)考慮調(diào)整之用；四是不忘行政方法的局限性，防止將行政方法等同于強(qiáng)迫命令。切忌違法行事！,秘書(shū)使用法律方法要點(diǎn)把握,

15、一是力求充分體現(xiàn)依法治國(guó)、依法行政、依法管理，不準(zhǔn)以言代法；二是牢記其他方法絕不能替代此法；三是堅(jiān)持嚴(yán)格、準(zhǔn)確、公正、公平，遵守法律面前人人平等的原則。,秘書(shū)使用經(jīng)濟(jì)方法要點(diǎn)把握,盡量多用法律方法和經(jīng)濟(jì)方法；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)化內(nèi)部財(cái)務(wù)管理；特別注重經(jīng)濟(jì)信息，努力用好經(jīng)濟(jì)手段；自覺(jué)遵守財(cái)經(jīng)法紀(jì)，杜絕經(jīng)濟(jì)違法違規(guī)。,秘書(shū)理解、運(yùn)用前述方法時(shí)注意事項(xiàng),運(yùn)用基本領(lǐng)導(dǎo)方法中：求真務(wù)實(shí)、開(kāi)拓進(jìn)取、深入群眾、注重信息、維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)結(jié)

16、運(yùn)用行政方法中：精心參與、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)、維護(hù)國(guó)家和人民利益、防止濫用權(quán)力強(qiáng)迫命令 運(yùn)用法律方法中：堅(jiān)持依法治國(guó)方略，嚴(yán)格、準(zhǔn)確、公平、公正，及時(shí)提供法律服務(wù) 運(yùn)用經(jīng)濟(jì)方法中：通曉經(jīng)濟(jì)管理、掌握經(jīng)濟(jì)信息、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、遵守財(cái)經(jīng)法紀(jì) 運(yùn)用調(diào)研方法中：注重調(diào)研程序、遵循三條原則、多種方法形式、提高自身素質(zhì),,,,,,2-3 秘書(shū)專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作方法,,,,6-3-1可分兩大類方法,A.參謀提