三、著名人物檔案建檔規(guī)范

1、三、著名人物檔案建檔規(guī)范三、著名人物檔案建檔規(guī)范1總則總則1.1為加強(qiáng)中國(guó)科學(xué)院著名人物檔案的建檔工作，真實(shí)地反映著名人物的歷史面貌和地位，并為今后的歷史研究，發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)人才和總結(jié)人才成長(zhǎng)經(jīng)驗(yàn)提供最寶貴的基礎(chǔ)材料，充分發(fā)揮著名人物檔案在科學(xué)研究和科研管理中的作用，制訂本規(guī)范。1.2本規(guī)范規(guī)定了著名人物檔案的管理職責(zé)、歸檔范圍、收集、整理、歸檔、保管、利用的基本要求。2規(guī)范性引用文件規(guī)范性引用文件下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本規(guī)范中引用而

2、構(gòu)成為本規(guī)范的條文。DAT22—2000歸檔文件整理規(guī)則DATl—2000檔案工作術(shù)語3術(shù)語術(shù)語3.1著名人物(簡(jiǎn)稱名人)(whoswho)本規(guī)范所稱名人是指中國(guó)科學(xué)院系統(tǒng)歷屆中共中央委員、候補(bǔ)委員；全國(guó)人大副委員長(zhǎng)、全國(guó)政協(xié)副主席、全國(guó)人大常委、全國(guó)政協(xié)常委；中國(guó)科學(xué)院院士；中國(guó)工程院院士；獲國(guó)家最高科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)?wù)?；歷屆副部級(jí)以上院領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)本單位發(fā)展有重大貢獻(xiàn)、重要影響者。3.2名人檔案(profile)名人在長(zhǎng)期的工作、學(xué)習(xí)和生活中形

3、成的，具有保存、利用價(jià)值的不同載體的各種文字、圖表、聲像材料和實(shí)物。名人全宗(biographicalarchive)3.3名人在一生中工作、學(xué)習(xí)和生活形成的全部檔案。3.4立檔單位(fondsconstitutingunit)構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織和個(gè)人。3.5手稿(manus)作者手寫或打字等方式制作的原稿。3.6歸檔文件整理(arrangementofarchivedfiles)將歸檔文件以件為整理單位進(jìn)行裝訂、排列、編

4、號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。3.7件(doucument)歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，譯文和原文為一件，來文與復(fù)文為一件、專著、文集、圖冊(cè)等一冊(cè)(本)、證書、獎(jiǎng)杯等各為一件。4管理職責(zé)管理職責(zé)4.1院檔案主管部門4.1.1負(fù)責(zé)名人檔案建檔工作的組織、監(jiān)督、檢查及業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.1.2負(fù)責(zé)院機(jī)關(guān)名人檔案的整理、保管、利用等工作。4.1.3負(fù)責(zé)對(duì)副部級(jí)以上院領(lǐng)導(dǎo)的

5、秘書進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.2院屬單位職責(zé)4.2.1加強(qiáng)名人檔案建檔工作的領(lǐng)導(dǎo)，納入主管領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)。4.2.2落實(shí)名人檔案建檔工作所需經(jīng)費(fèi)和必備的工作條件。4.2.3綜合檔案室主管部門負(fù)責(zé)對(duì)名人檔案工作的組織、協(xié)調(diào)。4.2.4納入名人所在部門領(lǐng)導(dǎo)的工作職責(zé)。6.3.2歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行整理。6.3.3裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂。6.3.3.1裝訂可采用不銹鋼書訂或線繩在文件的左側(cè)或左上角空白處裝訂。6.3.3.2年代久遠(yuǎn)或紙質(zhì)材料差

6、的文件裝訂后應(yīng)放人檔案件夾保存，檔案件夾右上角可印制歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容(見文件夾式樣Al)。6.3.3.3專著、文集、圖冊(cè)等自成一冊(cè)(本)可按原裝訂方式。6.3.4編號(hào)：歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容(見歸檔章式樣A2)。6.3.4.1全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。6.3.4.2年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。6.3.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱

7、或代碼(名人檔案均為永久保存)。6.3.4.4件號(hào)：文件的排列順序號(hào)。按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。6.3.5頁號(hào)的編制方法6.3.5.1頁號(hào)按每一件歸檔文件逐頁編號(hào)，文件中有圖文的頁面為一頁，每件頁號(hào)均以“1”開始，各件之間不連續(xù)編號(hào)。6.3.5.2頁號(hào)編寫位置：在非裝訂線一側(cè)的上角。6.3.5.3印刷成冊(cè)的文件、專著、文集、圖冊(cè)等可按原頁號(hào)，不必重新編號(hào)。6.4編制目錄6.4.1歸檔文件依據(jù)分類方法按類目所編件號(hào)順序編制歸檔文件目

8、錄(歸檔文件目錄式樣見A3)。6.4.1.1件號(hào)：填寫按類目編寫的件號(hào)。6.4.1.2責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人。6.4.1.3文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。6.4.1.4題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”。6.4.1.5日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日。6.4.1.6頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。6.4.1.7備注：注釋文件需說明的情況。6.4.1.8歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面(歸檔目錄封面

9、式樣見A4)。6.5裝盒歸檔文件按類目所編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目(檔案盒式樣見A5)。6.5.1檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、起止年度、保管期限、起止件號(hào)、分類號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)(盒脊式樣見A5—1，底邊式樣見A5—2)。6.5.1.1全宗名稱填寫人物姓名。6.5.1.2起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第1件件號(hào)與最后l件件號(hào)，中間有“－”連結(jié)。6.5.1.3盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館