《政府經(jīng)濟(jì)學(xué)》 網(wǎng)絡(luò)課程輔導(dǎo)

1、《辦公室實(shí)務(wù)》 課程輔導(dǎo),盧德學(xué) 華亭電大工作站,,,課程背景：辦公室實(shí)務(wù)是文秘人員在電子化辦公環(huán)境下必備基礎(chǔ)能力,,01,現(xiàn)狀分析 ：信息技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用， 對(duì)文秘人員有了更高要求,,02,,解決方案：為適應(yīng)新時(shí)代辦公室工作的新特點(diǎn)， 《辦公室實(shí)務(wù)》與時(shí)俱進(jìn)增加新內(nèi)容,,03,,,,,學(xué)時(shí)估算：一學(xué)時(shí),,05,,,學(xué)習(xí)方法：專(zhuān)業(yè)理論學(xué)習(xí)與實(shí)踐相結(jié)合的方法,,04

2、,,計(jì)劃實(shí)施：制定計(jì)劃，完成學(xué)習(xí)任務(wù),,06,目錄,,這是一個(gè)變幻難測(cè)的世紀(jì)，這是一個(gè)催人奮進(jìn)的時(shí)代，科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，知識(shí)更替日新月異。希望、困惑、機(jī)遇、挑戰(zhàn)，隨時(shí)隨地都有可能出現(xiàn)在每一個(gè)社會(huì)成員的生活之中。抓住機(jī)遇，尋求發(fā)展，迎接挑戰(zhàn)，適應(yīng)變化的制勝法寶就是學(xué)習(xí)——依靠自己學(xué)習(xí)，終生學(xué)習(xí)。,把每一件簡(jiǎn)單的事做好就是不簡(jiǎn)單；,把每一件平凡的事做好就是不平凡。,——海爾集團(tuán) 總裁 張瑞敏,如果你熱愛(ài)工作，你每天就會(huì)盡自己所能力求完美

3、，而不久你周?chē)拿恳粋€(gè)人也會(huì)從這里感染這種熱情。,——山姆沃爾頓,辦公室管理名言,主 要 內(nèi) 容,第一講 辦公室實(shí)務(wù)概述,————《辦公室實(shí)務(wù)》電大網(wǎng)上導(dǎo)學(xué),知識(shí)點(diǎn)： 了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容 掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求能力點(diǎn)： 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)本級(jí)和上級(jí)組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖 了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點(diǎn)： 培養(yǎng)忠于職

4、守、樂(lè)于奉獻(xiàn)的職業(yè)道德素養(yǎng) 培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識(shí) 養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的辦公室工作習(xí)慣,,,,學(xué)習(xí)目標(biāo),,第一講：辦公室實(shí)務(wù)概述,一、關(guān)于“實(shí)務(wù)”,,實(shí)務(wù)：實(shí)際事務(wù)，要?jiǎng)?wù)。所謂實(shí)務(wù)：即實(shí)際從事的業(yè)務(wù)。其中的“業(yè)務(wù)”意指?jìng)€(gè)人或某個(gè)機(jī)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)工作。所以辦公室實(shí)務(wù)就是指辦公室的專(zhuān)業(yè)工作，文員實(shí)務(wù)就是指文員的專(zhuān)業(yè)工作。,感謝您的關(guān)注,㈠、辦公室的含義和職能,1、辦公室的含義2、辦公室的職能 3、辦公室事

5、務(wù)管理工作的特征,,第一種：泛指一切辦公場(chǎng)所，區(qū)別于用于教學(xué)的教室，用于生產(chǎn)的車(chē)間，或是醫(yī)療室、實(shí)驗(yàn)室等等。第二種：是指某一類(lèi)職業(yè)人員或某一級(jí)職務(wù)人員的辦公場(chǎng)所。如：教師、護(hù)士、廠長(zhǎng)、院長(zhǎng)辦公室等.第三種：指黨、政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位內(nèi)的綜合辦事機(jī)構(gòu)。如：中共中央辦公廳、三星公司辦公室等.第四種：指某種專(zhuān)門(mén)的獨(dú)立的工作機(jī)構(gòu)。如國(guó)務(wù)院臺(tái)灣事務(wù)辦公室等。,1、辦公室的含義——辦公室是一個(gè)常用而普通的名詞，卻有著多種含義：,,,,,,

6、主要是中高級(jí)文秘人員的工作,事務(wù)管理是為確保有效、快捷的政務(wù)或業(yè)務(wù)服務(wù)而開(kāi)展的輔助性工作，它是辦公室工作體系中不可缺少的重要組成部分。,,辦公室的職能,,2、辦公室的職能,,,工作分散人員分散,辦公室實(shí)務(wù)管 理工作的特征,——辦公室實(shí)務(wù)就是指辦公室的工作事務(wù)和操作實(shí)務(wù).主要工作人員是秘書(shū)人員和文員.1、我國(guó)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容2、國(guó)際秘書(shū)協(xié)會(huì)確定的辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容3、我國(guó)外資、合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)

7、容,㈡、辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容,⑴文書(shū)撰寫(xiě)（會(huì)議記錄等）⑵文書(shū)制作（打字、復(fù)印等）,⑶文書(shū)處理（收發(fā)、傳遞等）⑷檔案管理（歸檔、管理等）,⑸會(huì)議組織（準(zhǔn)備、善后等）⑹調(diào)查研究（計(jì)劃、實(shí)施等）,⑺信息資料（收集、整理等）⑻信訪工作（來(lái)訪、投訴等）,⑼接待工作（各種來(lái)訪的接待）⑽ 協(xié)調(diào)工作（政策等）,1、我國(guó)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容,⑾ 督察工作（決議的實(shí)施）⑿ 日程安排（各種日程）,,⒀ 日常事務(wù)（通訊值班）⒁ 辦公室管理（環(huán)

8、境等,⑴、辦公室環(huán)境的布置和整理；,3、我國(guó)外資、合資企業(yè)辦公室實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容,⑹、記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容；⑺、打印文告及表格；,⑼、保管辦公室設(shè)備及用品；,(10)、外出辦事，如銀行、郵局、稅務(wù)所等。,⑵、通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處 ⑶、執(zhí)行上司交辦事項(xiàng)；,⑷、照料上司身邊的瑣事；⑸、接待賓客和員工的來(lái)訪；,⑻、收集及整理各種信息；,第一、確定文員工作

9、的指導(dǎo)思想,第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作,第一步……,第二步……,第三步……,㈠、文員的工作順序,第一、確定文員工作的指導(dǎo)思想,,,,,,,分析實(shí)績(jī)與計(jì)劃的 差異，并與以前的工作進(jìn)行比較。,依計(jì)劃、按上司的 要求進(jìn)行。,了解內(nèi)容 排 定 順 序 選 擇 方 法,,,,計(jì)劃,實(shí)施,檢查,文員在工作時(shí)，首先要仔細(xì)制定計(jì)劃。然后根據(jù)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢其結(jié)果，使得這

10、個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。只要能按照制定計(jì)劃、實(shí)施、檢查這三個(gè)步驟進(jìn)行，文員工作就能科學(xué)、高效地完成。,,,,,,,,,銳得PPT炫彩立體圖表 www.ruideppt.net,,如何決定工作的優(yōu)先順序呢？,第二、按照“優(yōu)先順序”處理工作,,㈡、文員管理時(shí)間、費(fèi)用的方法,㈢、文員的工作方法,⒈請(qǐng)示方法與報(bào)告方法⒉計(jì)劃方法和總結(jié)方法⒊受意方法,⒋傳達(dá)方法,⒌進(jìn)言方法 ⒍變通方法和擋駕方法⒎分工方法和合作方法,⒈請(qǐng)示方法

11、與報(bào)告方法,請(qǐng)示,上司必須答復(fù)或批復(fù),報(bào)告,上司不一定答復(fù)或批示,受意：是指文員接受和領(lǐng)會(huì)上司意圖。一種：直接受意另一種：間接受意 文員在受意過(guò)程中應(yīng)注意的事項(xiàng)：——用心傾聽(tīng)、認(rèn)真記錄、弄清意圖、及時(shí)實(shí)施。,⒊受意方法,⒋傳達(dá)方法,,,,,,傳達(dá)原意傳達(dá)原件注意傳達(dá)技巧注意保密重要指示重點(diǎn)對(duì)待,⒋傳達(dá)方法,傳達(dá)：是指文員將上司或上級(jí)機(jī)關(guān)的文件精神、指示、情況等傳遞給下級(jí)機(jī)關(guān)或員工、群眾。一種是正式傳

12、達(dá)：即由文員在正式場(chǎng)合上宣讀文件或口授上司指示。另一種的非正式傳達(dá)：有意識(shí)的吹風(fēng),⒌進(jìn)言方法,進(jìn)言是一把雙刃劍，要把握進(jìn)言的分寸，學(xué)會(huì)進(jìn)言的藝術(shù)！,,,,,,,,以婚姻和血緣為紐帶的基本社會(huì)單位，包括父母、子女及生活在一起的其他親屬,為一個(gè)共同的目的、利益或娛樂(lè)而聯(lián)合或正式組織起來(lái)的一群人,為了達(dá)到某些特定目標(biāo)，在分工合作的基礎(chǔ)上構(gòu)成的人的集合,社會(huì)團(tuán)體,,一、社會(huì)及社會(huì)管理的內(nèi)涵,,第三節(jié) 辦公環(huán)境的管理,情景案例,宏苑公司這幾

13、年發(fā)展勢(shì)頭良好，業(yè)務(wù)量擴(kuò)大，公司原來(lái)的舊辦公大樓已不能滿(mǎn)足公司發(fā)展的需要，公司高層準(zhǔn)備喬遷新址，租用了某寫(xiě)字樓一層的大廳。公司的肖總在辦公會(huì)上介紹了他對(duì)于公司新址辦公環(huán)境的設(shè)計(jì)構(gòu)想，如他將整個(gè)一層大廳全部設(shè)計(jì)為當(dāng)今很流行的全開(kāi)放式和半開(kāi)放式辦公空間，大廳大門(mén)左邊用作產(chǎn)品展廳，大門(mén)右邊作為公司辦公區(qū)，包括正副經(jīng)理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷(xiāo)售部、財(cái)務(wù)部。辦公會(huì)上肖總要求各部門(mén)負(fù)責(zé)人計(jì)劃各部門(mén)必須添置的辦公設(shè)備，并要求公司辦公室拿出公司新辦公環(huán)境的設(shè)

14、計(jì)、布置方案，以便下次辦公會(huì)議專(zhuān)題討論。,任務(wù)分析,新辦公環(huán)境室內(nèi)布局應(yīng)按工作流程和職位進(jìn)行安排，講究合理有序，錯(cuò)落有致，功能清楚，互不干擾。另外，室內(nèi)光線、空氣、溫度以及色調(diào)、美化等也必須要充分考慮?？傊?，讓每個(gè)員工更愉悅，讓每件工作更順利，讓每樣事成本更低，這是安排布局和室內(nèi)布置時(shí)所追求的結(jié)果。,辦公空間的整體布局,辦公室環(huán)境的管理是指對(duì)辦公室自然環(huán)境進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)計(jì)、布置和組織，使其符合秘書(shū)工作的需要，從而提高工作效率和質(zhì)量。它

15、主要指的是對(duì)上司辦公環(huán)境、秘書(shū)個(gè)人辦公環(huán)境以及公共辦公環(huán)境的管理。秘書(shū)應(yīng)協(xié)助上司做好相關(guān)服務(wù)性工作，努力營(yíng)造一個(gè)和諧、美觀、有序、方便和安全的辦公環(huán)境。,辦公空間的整體布局,辦公空間的整體布局,2、辦公空間設(shè)計(jì)模式 ⑴ 封閉式空間設(shè)計(jì) 這是一種傳統(tǒng)的常規(guī)式的部門(mén)辦公空間設(shè)計(jì)。它是按照辦公室的主要職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立的辦公室。適合于專(zhuān)業(yè)性、機(jī)要性強(qiáng)的辦公工作。 ⑵ 開(kāi)放式空間設(shè)計(jì)

16、 是指若干工作人員同在一間辦公室工作，根據(jù)辦公室工作流程將各個(gè)工作單元組合在一起。它沒(méi)有固定的分隔獨(dú)立的空間，工作間的位置是根據(jù)需要利用可移動(dòng)物體（如屏風(fēng)、隔板等）隨機(jī)確定的。每個(gè)工作單元里有獨(dú)立使用的辦公設(shè)備。,辦公空間的整體布局效果圖,辦公空間的整體布局效果圖,辦公空間設(shè)計(jì)模式,封閉式設(shè)計(jì)：,1、安全、保密2、工作不受干擾，適合專(zhuān)業(yè)性工作3、保證員工隱私,開(kāi)放式設(shè)計(jì)：,,1、打破地位、級(jí)別障礙，增加平等感2、工作單元靈活機(jī)動(dòng)

17、，隨需要而變3、既獨(dú)立又便于聯(lián)系，工作流程通暢4、易于監(jiān)督員工的工作活動(dòng)5、降低能源、設(shè)備、建筑成本，減少占地面積,綜合分析影響因素，協(xié)助上司設(shè)計(jì),做好調(diào)研，了解要求,征詢(xún)意見(jiàn)，修改設(shè)計(jì),征詢(xún)意見(jiàn)，修改設(shè)計(jì),征詢(xún)意 見(jiàn)， 修改設(shè)計(jì),靈活設(shè)計(jì)，多種設(shè)計(jì)模式相結(jié)合,辦公空間設(shè)計(jì)的程序和要求,,,辦公室內(nèi)的布置,1、室內(nèi)布置的要求和方法 ⑴ 方便實(shí)用 ⑵ 整齊有序 ⑶ 安靜舒適 ⑷ 健康衛(wèi)生 ⑸ 安全保密 ⑹ 美觀和諧

18、,辦公室內(nèi)布置效果圖,辦公室綠化要注意植物與花卉對(duì)人體健康的影響。因?yàn)橹参镌跊](méi)有光照時(shí)吸入氧氣，吐出二氧化碳，所以下班時(shí)最好將盆景搬出辦公室，第二天上班再搬進(jìn)來(lái)，或者一早開(kāi)窗通風(fēng)幾分鐘，排除隔夜植物呼吸的渾濁空氣。有些對(duì)人體有傷害的花卉不宜擺放在辦公室，如含羞草與郁金香有毒堿，接觸過(guò)多易使毛發(fā)脫落；洋繡球花的微粒會(huì)使人的皮膚瘙癢。,,健康速遞,,⑴ 要有全局意識(shí)，主動(dòng)精神，能協(xié)調(diào)各部門(mén)和員工合作完成。⑵ 整體風(fēng)格要與所在公司企業(yè)的文化

19、相適應(yīng)，突出單位的經(jīng)營(yíng)宗旨、企業(yè)精神等。⑶ 辦公環(huán)境不一定由秘書(shū)安排，但秘書(shū)一定要做有心人，適時(shí)提出自己的建議⑷ 重在布置，更重在平時(shí)的維護(hù)和管理。,辦公室內(nèi)布置的注意事項(xiàng),,練一練,練習(xí)題一、辦公室環(huán)境布置作用,,目的：創(chuàng)造舒適而又工作效率高的環(huán)境；塑造組織形象；建立擋駕制度；有利于保密工作。,練習(xí)題二,1、辦公用易耗品主要包括哪些？2、簡(jiǎn)要闡述文員工作的三個(gè)步驟，相互關(guān)系如何？3、按照優(yōu)先順序處理工作原則虛擬一份工作計(jì)

20、劃書(shū)？,練習(xí)題二,參考答案：,1、信封紙張、軟盤(pán)光盤(pán)、鉛筆、圓珠筆、簽字筆或鋼筆、修正液、印盒、小刀、日歷、訂書(shū)機(jī)等。2、三個(gè)步驟是：制定工作計(jì)劃、按計(jì)劃開(kāi)展工作、進(jìn)行工作總結(jié)。相互關(guān)系是：開(kāi)展并完成工作是目的，制定工作計(jì)劃是實(shí)施工作的前提和依據(jù)，進(jìn)行工作總結(jié)可以進(jìn)一步完善工作，也可以促進(jìn)下一個(gè)工作計(jì)劃的充實(shí)和完善。,參考答案：,1．打掃辦公室、擦洗桌面2．打開(kāi)水3．到政府領(lǐng)取文件4．呈送領(lǐng)導(dǎo)審閱文件5．轉(zhuǎn)╳