管理郵箱1-檢查郵箱大小并清理

1、Microsoft® OfficeOutlook 2010基礎(chǔ)培訓(xùn),管理郵箱 I： 檢查郵箱大小并清理郵箱,管理公司IT組：,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,課程內(nèi)容,概述：制約郵箱大小課程：您的郵箱是否變得太大？,該課程包含一個(gè)建議任務(wù)列表,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,,概述：制約郵箱大小,每周甚至每天您都會收到郵件，通知您需要縮減郵箱的大小嗎？或者可能僅僅是因?yàn)猷]箱如此混亂不堪而找不到所需要的信息

2、。電子郵件可以迅速地大量累積，而存儲空間是有限的?，F(xiàn)在也許該清理郵箱了。本課程將告訴您如何從郵箱中刪除郵件以降低郵箱總體大小。,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,課程目標(biāo),查看郵箱及其文件夾的大小。 了解使電子郵件變大的原因，查看所有郵件的大小。 設(shè)置一些簡單的流程，并使用 Outlook 中固有的工具以防止電子郵件累積。,課程,您的郵箱是否變得太大？,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,您的郵箱是否變得太大？,塞得過

3、滿的郵箱可能可能導(dǎo)致問很多問題。 當(dāng)您的郵箱達(dá)到一定大小時(shí)，某些電子郵件服務(wù)提供商或服務(wù)器管理員將不再允許您發(fā)送或接收電子郵件。,您或許會收到一則如下所示的警告。如果您收到了此類警告，或者您認(rèn)為郵箱大小即將達(dá)到限制值，就該清理郵箱了。即使沒有超過限制值，清理膨脹的郵箱也有助于您優(yōu)先了解重要信息。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,郵箱變大是什么意思？,如圖所示郵箱由文件夾組成。,郵箱的大小取決于文件內(nèi)容的大小和數(shù)量。 當(dāng)您收

4、發(fā)郵件、安排約會、添加聯(lián)系人或創(chuàng)建任務(wù)時(shí)，這些文件夾逐漸被填滿。于是您的郵箱也開始填滿了。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,如果將郵件存儲在服務(wù)器上，郵箱大小限制通常由系統(tǒng)管理員設(shè)定。,大小限制可以有很大的不同，可以是從 1 兆字節(jié) (MB) 到 2 GB，甚至更多。 要查明您的電子郵件的具體大小限制，您可能需要做一個(gè)小調(diào)查。,,郵箱變大是什么意思？,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,當(dāng)郵箱達(dá)到其上限時(shí)，管理員可能會啟

5、動限制功能。,Outlook 也設(shè)置了一個(gè)限制值 20 GB，足以容納很多電子郵件。 如果您的郵箱體積有了這么大，Outlook 就不會讓您再加入任何數(shù)據(jù)。解決方法？現(xiàn)在該清理了。,,郵箱變大是什么意思？,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,查看郵箱大小,若要迅速查出郵箱的大小，請使用導(dǎo)航窗格切換到“文件夾”視圖，然后單擊窗格底部的文件夾大小。,由于按文件夾顯示大小，因此文件夾大小對話框成為了解郵箱大小以及特定文件夾所占空間大小的

6、一種方便途徑。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,您將注意到尺寸單位以千字節(jié)(KB)顯示。,幸好千字節(jié)、兆字節(jié)以及吉字節(jié)三者之間的關(guān)系很簡單：1,024 千字節(jié)構(gòu)成一兆字節(jié)，1,024 兆字節(jié)構(gòu)成一吉字節(jié)。,,如果系統(tǒng)管理員以兆字節(jié)論大小，該怎么做呢？,查看郵箱大小,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,郵件可以使郵箱變大,因此，郵箱大小取決于其文件夾的大小。 按此邏輯可以充分?jǐn)喽ǎ募A的大小取決于其中郵件的大小。,郵件大

7、小因不同的組織和個(gè)人而存在差別。 郵件的平均大小大約是 30 KB。與郵箱類似，郵件大小限制由服務(wù)器級別的系統(tǒng)管理員設(shè)定。您無法在 Outlook 中更改郵箱大小。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,查找大郵件,若要降低郵箱或郵箱中特定文件夾的整體大小，一種策略是閱讀并回復(fù)郵件，然后根據(jù)郵件大小進(jìn)行歸檔或刪除。,您可以使用 Outlook 來監(jiān)控每個(gè)郵件的大小。例如，可以按從大到小的順序進(jìn)行排序。若要查看郵箱中每個(gè)大郵件的大小

8、，可以按表格視圖顯示郵件。,,[作者：.swf 插入此處；插入 .swf 文件之前刪除此占位符。],若要降低郵箱或郵箱中特定文件夾的整體大小，一種策略是閱讀并回復(fù)郵件，然后根據(jù)郵件大小進(jìn)行歸檔或刪除。,,您可以使用 Outlook 來監(jiān)控每個(gè)郵件的大小。例如，可以按從大到小的順序進(jìn)行排序。若要查看郵箱中每個(gè)大郵件的大小，可以按表格視圖顯示郵件。,查找大郵件,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱

9、,保存電子郵件外部的附件,開始查看大小時(shí)，您會注意到較大的郵件通常是包含附件的郵件。,因此，在閱讀電子郵件時(shí)，您可以使用 Microsoft Office 按鈕菜單上的保存附件命令，將附件保存到硬盤上某個(gè)方便的位置。.,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,在電子郵件外部保存附件,保存附件之后，如果不再需要此郵件，您可以刪除它。,在開始將附件保存至硬盤之前，請確保選擇一個(gè)您以后能夠記起的位置。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵

10、箱,不是現(xiàn)有名稱或有用的名稱？將它移至您的計(jì)算機(jī),由于是在您自己的計(jì)算機(jī)上查看電子郵件，您可能會覺得這些郵件已存儲在您的計(jì)算機(jī)上。,但是，電子郵件通常駐留在電子郵件服務(wù)器上，直到將它移到您的計(jì)算機(jī)上的一個(gè)文件夾中。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,舉例如下。,如果您使用諸如 Windows Live? Hotmail® 的 Internet 電子郵件服務(wù)或運(yùn)行 Microsoft Exchange Server 的服

11、務(wù)器（目前公司正在使用），那么您的電子郵件可能存儲在服務(wù)器上。 這里有個(gè)減小郵箱大小的選項(xiàng)，即將郵件移至您的計(jì)算機(jī)上的存儲文件夾。,,不是現(xiàn)有名稱或有用的名稱？將它移至您的計(jì)算機(jī),管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,清空已刪除郵件文件夾,還有一種將電子郵件移出郵箱的方法就是刪除郵件，然后清空已刪除郵件文件夾。,,每次刪除電子郵件后，都會將它放入已刪除郵件文件夾；此文件夾位于服務(wù)器而不是您的計(jì)算機(jī)上。 此文件夾會很快膨脹，因此需要

12、對其進(jìn)行清理。,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,您可以指定清理已刪除郵件文件夾的時(shí)間和方式：每次退出 Outlook 時(shí)自動清理，或隨時(shí)手動清理。,,自動清理：單擊 Outlook 主窗口中工具菜單上的選項(xiàng)。 在其他選項(xiàng)卡上，選擇退出時(shí)清空已刪除郵件文件夾復(fù)選框。 您的郵箱將立刻被整理。手動清理：為了更好地控制，只需單擊鼠標(biāo)右鍵，隨時(shí)都可以清空文件夾。,清空已刪除郵件文件夾,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,采取措施以防

13、止垃圾郵件,防止批量電子郵件產(chǎn)生的方法之一是在阻止原郵件。,下面有一些關(guān)于此操作的幫助建議：,,使用“垃圾郵件篩選”，將垃圾郵件發(fā)送至其存儲位置垃圾郵件文件夾。 不要回復(fù)垃圾郵件或鏈?zhǔn)洁]件。,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,防止批量電子郵件產(chǎn)生的方法之一是在阻止原郵件。,下面有一些關(guān)于此操作的幫助建議:,,當(dāng)心單擊到郵件中類似“單擊此處以將自己從此郵寄列表中刪除”的鏈接。,采取措施以防止垃圾郵件,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并

14、清理郵箱,您是否使用 RSS？ 剔除源,RSS（也稱為“真正簡單的整合”）是一種將新聞和信息傳遞至 Outlook 的重要途徑。,通過 RSS 收到的郵件通常傳遞至郵箱中的“RSS 源”文件夾。 如果您訂閱了會引起許多通信負(fù)荷的源，您也許會注意到這些源會迅速造成郵箱堆積。那么，使用自動存檔功能自動刪除舊的源項(xiàng)目。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,使用“郵箱清除”一次性清除,本課程描述了認(rèn)識郵箱大小及其郵件大小的途徑，還描述了

15、一些移動或刪除郵件以減小郵箱大小的途徑。,希望您可以在一個(gè)地方找到所有這些信息？不再查看其他信息。這稱為“郵箱清理”，您可以從 Outlook 主窗口中的工具菜單中訪問它。,,管理郵箱 I：檢查郵箱大小并清理郵箱,本課程描述了認(rèn)識郵箱大小及其郵件大小的途徑，還描述了一些移動或刪除郵件以減小郵箱大小的途徑。,如圖所示，您可以單擊郵箱清除，選擇您現(xiàn)在熟悉的方式開始查找和處理電子郵件。,,使用“郵箱清除”一次性清除,管理郵箱 I：檢查郵