辦公室環(huán)境管理

1、辦公室工作實務,,,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室日常事務,學習目標知識點 了解辦公室日常事務性工作的內容 掌握日常事務性工作的操作規(guī)范和要求能力點 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準確領會本級和上級組織領導的工作意圖 了解相關辦事渠道，具備相應的辦事能力素質點 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉

2、獻的職業(yè)道德素養(yǎng) 培養(yǎng)并逐步具備管理者應有的宏觀視野和全局意識 養(yǎng)成嚴謹、規(guī)范的辦公室工作習慣,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,,會說 會寫 會做事 會做人,,辦公環(huán)境的管理,www.themegallery.com,Company Logo,導入,想像一下未來你的辦公室應該會是什么樣子？,會說 會寫 會做事 會做人,,,

3、,,,,,,,,,,www.themegallery.com,Company Logo,導入,是這樣子的嗎 ？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,導入,還是 …… 那就------- 學會設計！ 學會管理！,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,情景案

4、例,宏利公司這幾年發(fā)展勢頭良好，業(yè)務量擴大，公司原來的舊辦公大樓已不能滿足公司發(fā)展的需要，公司高層準備喬遷新址，租用了某寫字樓一層的大廳。公司的肖總在辦公會上介紹了他對于公司新址辦公環(huán)境的設計構想，如他將整個一層大廳全部設計為當今很流行的全開放式和半開放式辦公空間，大廳大門左邊用作產品展廳，大門右邊作為公司辦公區(qū)，包括正副經理辦公區(qū)、接待區(qū)、銷售部、財務部。辦公會上肖總要求各部門負責人計劃各部門必須添置的辦公設備，并要求公司辦公室拿出公

5、司新辦公環(huán)境的設計、布置方案，以便下次辦公會議專題討論。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,項目任務,辦公室行政經理劉子文將全面負責公司新辦公室室內平面布局圖的設計和文本方案撰寫的工作，如果你是參會的公司辦公室的行政助理孫梅，會后你將在設計圖和方案中針對辦公室的整體布局和室內布置提出哪些可行性的建議？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegall

6、ery.com,Company Logo,任務分析,作為公司領導，如此重要的新辦公場所的平面設計和布局的任務或許不會單獨交給辦公室秘書孫梅來完成，但孫梅可以參與其中，也可以利用自己所掌握的專業(yè)知識和經驗主動獻言獻策，積極提出建議，這正是辦公室秘書做好輔助管理、當好參謀助手的職責之所在。 如何做好新辦公環(huán)境的整體平面設計和室內布局，孫秘書不妨從如下方面考慮，提出自己的建議： 辦公空間是一

7、個單位開展經營活動所必需的，也是一種必須支付的資源，費用通常是按平方米來計算的。如何在適當面積的空間中獲取單位的最大效益是在選擇和設計辦公結構和布局時必須考慮的，因此首先必須要有成本意識，也要考慮單位經營的性質和內容、空間需要多少個部室等，從宏利公司目前的實際情況來看，新辦公環(huán)境采用大的開放式或半開放式的設計是比較理想的選擇，各辦公區(qū)域用站立并能夠移動的間隔物來分隔，沒有門，所有人的工作都能清楚可見。但大量銷售引出的財務部門工作量會很大

8、，現(xiàn)金和支票的的交流和保管極為重要，因而公司財務部應該設置為安全和保密的封閉式辦公室為宜，經理的辦公室也應該相對獨立、不受干擾為好。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,任務分析,新辦公環(huán)境室內布局應按工作流程和職位進行安排，講究合理有序，錯落有致，功能清楚，互不干擾。另外，室內光線、空氣、溫度以及色調、美化等也必須要充分考慮。總之，讓每個員工更愉悅，讓每件工作更順利

9、，讓每樣事成本更低，這是安排布局和室內布置時所追求的結果。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,上司辦公環(huán)境,秘書個人辦公環(huán)境,公共辦公環(huán)境,,,辦公室環(huán)境管理對辦公室自然環(huán)境進行科學合理的設計、布置和組織，使其符合秘書工作的需要，從而提高工作效率和質量,秘

10、書應協(xié)助上司做好相關服務性工作，努力營造一個和諧、美觀、有序、方便和安全的辦公環(huán)境,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會說 會寫 會做事 會做人,,,設計和布局需要考慮的主要因素,成本,工作流程,工作職能,建制和人數(shù),變更與靈活性,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會說 會寫 會做事 會做人,辦公室隨單位組織發(fā)

11、展變化的變更，空間布局應具有靈活性,,租賃成本空間利用成本設計成本,辦公室職能,成本意識,獨立性 專業(yè)性銜接性 配合性,工作流程,辦公信息流的縱橫流動I 型、L型、O型設計,建制和人數(shù),決定辦公空間大小決定成本費用高低,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會說 會寫 會做事 會做人,,,www.themegallery.com,Company Logo,

12、辦公空間的整體布局,會說 會寫 會做事 會做人,,,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會說 會寫 會做事 會做人,,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,會說 會寫 會做事 會做人,,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間的整體布局,辦公空間設計模式 ⑴ 封

13、閉式空間設計 這是一種傳統(tǒng)的常規(guī)式的部門辦公空間設計。它是按照辦公室的主要職能設置分隔式的若干個相對獨立的辦公室。適合于專業(yè)性、機要性強的辦公工作。 ⑵ 開放式空間設計 是指若干工作人員同在一間辦公室工作，根據(jù)辦公室工作流程將各個工作單元組合在一起。它沒有固定的分隔獨立的空間，工作間的位置是根據(jù)需要利用可移動物體（如屏風、隔板等）隨機確定的。每個工作單元里有獨立使用的辦公設備。適合于工作銜

14、接緊密的辦公室。（3）半開放式或半封閉式設計,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間模式圖,會說 會寫 會做事 會做人,封閉式設計模式,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間模式圖,會說 會寫 會做事 會做人,開放式設計模式,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間設

15、計模式,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公空間設計的程序和要求,,靈活設計，多種設計模式相結合,綜合分析影響因素，協(xié)助上司設計,做好調研，了解要求,,征詢意見，修改設計,提交方案或設計圖,,,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,小技法,布置辦公室時可先畫一張設計草圖，按比例尺標明辦公空

16、間的面積，門、窗等的固定位置。桌椅柜櫥等可移動的物件，用彩色紙按比例尺縮小剪出樣塊，然后在設計草圖上擺移，找出最佳設計方案?！　≡O計草圖巧利用,2007年長沙民政職業(yè)技術學院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內的布置,會說 會寫 會做事 會做人,,,,,,,,室內布置的要求和方法,方便實用,整齊有序,安靜舒適,健康衛(wèi)生

17、,安全保密,美觀和諧,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內的布置,會說 會寫 會做事 會做人,討論：這些辦公室是如何體現(xiàn)室內布置要求和方法的？,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內布置,會說 會寫 會做事 會做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內布置,會說 會寫 會做事 會做人,,w

18、ww.themegallery.com,Company Logo,辦公室內布置,會說 會寫 會做事 會做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內的布置,會說 會寫 會做事 會做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內的布置,會說 會寫 會做事 會做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公

19、室內的布置,會說 會寫 會做事 會做人,,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內的布置,會說 會寫 會做事 會做人,認識幾種辦公室常用花卉 君子蘭

20、 綠蘿,,,www.themegallery.com,Company Logo,小技法,辦公室綠化要注意植物與花卉對人體健康的影響。因為植物在沒有光照時吸入氧氣，吐出二氧化碳，所以下班時最好將盆景搬出辦公室，第二天上班再搬進來，或者一

21、早開窗通風幾分鐘，排除隔夜植物呼吸的渾濁空氣。有些對人體有傷害的花卉不宜擺放在辦公室，如含羞草與郁金香有毒堿，接觸過多易使毛發(fā)脫落；洋繡球花的微粒會使人的皮膚瘙癢。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室內布置的注意事項,會說 會寫 會做事 會做人,⑴ 要有全局意識，主動精神，能協(xié)調各部門和員工合作完成。⑵ 整體風格要與所在公司企業(yè)的文化相適應，突出單

22、位的經營宗旨、企業(yè)精神等。⑶ 辦公環(huán)境不一定由秘書安排，但秘書一定要做有心人，適時提出自己的建議⑷ 重在布置，更重在平時的維護和管理。,www.themegallery.com,Company Logo,相關鏈接,現(xiàn)代辦公環(huán)境設計的趨勢 1、多樣色彩的巧妙運用 2、節(jié)能光源備受青睞3、天然、環(huán)保、可循環(huán)4、空間娛樂傾向5、辦公家具妙選用,會說 會寫 會做事 會做人,www.themega

23、llery.com,Company Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,沒有墻的辦公室 目前在西方，辦公室的設計，已從開放式空間、獨立性的短隔間，逐漸趨向“沒有墻的辦公室”這種新型結構。由于電腦已被引入一般辦公室，今后設有電腦終端機的辦公室，會大為增加，如果全體員工都利用電腦的話，那么“沒有墻的辦公室”會使工作效率大為提高。 如果辦公桌不用抽屜而變成會議桌的話，那么每一張桌子都可以方便地移動。

24、倘需要在辦公桌上放置物品，例如電子計算器、三角板等，可以另外準備一個小貯藏庫。 在辦公室中可加設電話臺架，使電話能夠自由移動。只要墻壁沒有貯藏柜，那么辦公室內的布置設計隨時都可以改變。這樣，會使辦公的人常有新鮮感而不覺得倦怠。,www.themegallery.com,Company Logo,相關鏈接,會說 會寫 會做事 會做人,虛擬辦公室——時代新趨勢 虛擬辦公的時代即

25、將到來，越來越多的企業(yè)擁有員工與客戶，但沒有實實在在的辦公室。員工都在自己家里工作，每年最多只見幾次面。討論工作及開會都通過電話進行。     《克服高科技焦慮：在電子世界中茁壯成長》一書的作者Beverly Goldberg說：“未來將有更多公司以這種方式運轉，擺在我們面前的將是個截然不同的世界。”     雖然有些專家說，隨著科技進步，

26、更多公司將完全虛擬化，以降低成本及在全球范圍招聘員工，但它們也面臨一些挑戰(zhàn)，包括很難培養(yǎng)團隊精神、為消費者提供售后服務，或者在無辦公室的情況下建立商業(yè)信譽。     Performance Development是一家組織設計顧問公司，僅有8名員工，幾年前該公司有一間辦公室，后來關閉不再使用，完全走向虛擬。該公司合伙人Paul Tolchinsky說：“辦公室虛擬化后，你可

27、以學會如何適應虛擬環(huán)境，讓人們對自己的行為負責?！?#160;    提供顧問及研究服務的SpencerHall是一家存在于網絡上的公司，只有11名員工，他們都在家里工作。沒有中央辦公室或建筑，討論工作在網絡或電話上進行，同事可能在培訓中見面，或在完成某些任務時碰頭。專門開發(fā)管理軟件的Cerebyte公司，1997年成立以來，6名員工均虛擬工作。上班日每天上午8時他們以電話開會，客戶通過免費電話及電子郵

28、件和Cerebyte聯(lián)系，因此他們大都不知道Cerebyte沒有辦公室。若要與客戶或投資者開會，Cerebyte的員工通常會向朋友借用辦公室。,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,課后思考 1、辦公空間的設計和布局需要考慮哪些主要因素？ 2、開放式或封閉式空間設計各有何優(yōu)缺點？ 3、辦公室內布置的一般要求是什么？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.c

29、om,Company Logo,實踐訓練,案例分析 1、 秘書肖婭隨總經理去一家外資公司參觀后，深感這家外資公司開放式的辦公環(huán)境既有利于溝通，又節(jié)省空間和資源，他們的工作環(huán)境整齊、有序、寬敞、明亮?？偨浝硪笮I回去后，參照外資公司的樣式，為本公司的辦公布局改造提出一個試行方案。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,2、 因為要趕經理下午開會要的一

30、份材料，一上班，秘書孫琴就急急忙忙坐到放在辦公室角落里的電腦前，專心致志地準備起材料來。忙碌了一會，她感覺有些異味，扭頭一看才發(fā)現(xiàn)辦公室窗戶沒開，她剛打開窗戶，電話響了，孫琴三步并作兩步跑到了自己的辦公桌前，拿起電話，是一個客戶找經理的電話，孫琴告之經理不在，對方要求留言，孫琴趕忙去找可以用來記錄的紙筆，在抽屜里翻找沒有，又在堆滿文件、報刊及各種物什的辦公室桌上尋找，終于在一堆零食下面找到了紙筆。記錄完畢，孫琴將其放到了臨窗的經理的辦公

31、桌面上，然后又回到電腦前。剛坐下來，營銷科的一位員工來請孫琴幫他找一份文件資料并要求復印，孫琴起身走到靠門的文件柜前找資料，可發(fā)現(xiàn)光線太暗，看不清楚，又走到另一側開燈，再回來找資料。文件找到，孫琴利索地走到辦公桌旁的復印機旁，很快就印好了?；氐诫娔X前在鍵盤上敲了沒幾下，突然，沙沙一陣響聲，孫琴一抬頭，發(fā)現(xiàn)天好像要下雷陣雨的樣子，眼看著自己放在經理桌面上的電話留言被風吹到窗臺上了，孫琴趕緊過來“搶救”，可一著急，不知道被什么絆了一腳，“呯

32、”的一聲，她和風扇一起摔了個大跟斗，原來，前兩天辦公室的空調壞了，還沒修，因為天氣熱，孫琴用插板連接電插座，在電腦旁邊放了臺風扇，孫琴就是被電線絆倒的。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓練,會說 會寫 會做事 會做人,分析與討論： ⑴ 肖婭怎樣才能做出一個合適的方案呢？她需要掌握哪些必備的知識呢？ ⑵ 孫琴在辦公環(huán)境的管理方面存在哪

33、些不足？需要作哪些改進？,www.themegallery.com,Company Logo,實務訓練,完成“項目任務”中公司新辦公室平面布局圖的設計，并簡要說明設計的理由或依據(jù)。 實訓說明 1、本部分實訓可在課堂上進行，也可在授課后集中實訓。 2、實訓時，全班可先分若干個設計小組，每組推選一名主設計人，組織討論、設計。 3、在各組充分醞釀、練習的基礎上，通過抽簽方式，請1—3名學生（主設

34、計者）代表各組上臺在黑板上完成宏利公司新辦公室的平面設計任務。 4、每個小組完成項目任務后須由主設計者向全班學生簡要說明設計的理由或依據(jù)。 5、教師組織學生共同評議，找出各組在設計上的優(yōu)勢和不足，以期以點帶面，觸類旁通。 6、教師總結。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實務訓練,,會說 會寫 會做事 會做人,www.themega