檔案管理培訓(xùn)2016.10

1、www.yuntongauto.com,集團檔案管理程序,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識,,目錄,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,第一部分 檔案管理基礎(chǔ)知識,,目 錄,CONTENTS,一、主要內(nèi)容與適用范圍,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,二、術(shù)語和定義,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管

2、理基礎(chǔ)知識,,目 錄,CONTENTS,目錄,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,三、檔案工作的性質(zhì),專業(yè)性檔案工作有自己專門的研究對象、理論體系和業(yè)務(wù)標準、工作規(guī)范。,服務(wù)性為企業(yè)各項工作服務(wù)。,機要性檔案中有不少內(nèi)容在一定的時間和空間具有機密性。,,檔案工作的性質(zhì),,,,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識,Add Your Title,,

3、檔案管理工作的內(nèi)容,收集,整理,鑒定,保管,統(tǒng)計,檢索,編研,利用與服務(wù),四、檔案管理工作的內(nèi)容,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識,,目錄,檔案管理的作用,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,第二部分 檔案管理的作用,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,目錄,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識,,目錄,檔案管理操作實務(wù),,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識,第三部分 檔案管理

4、操作實務(wù),,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理操作實務(wù),目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,第一 檔案收集,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,一、檔案收集范圍,2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.02-00-[201608]集團本部文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版

5、）\HQ-AD-C02.08.03-00-[201608]經(jīng)銷店文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,一、檔案收集范圍,,（二）聲像檔案,,,,1,2,3,反映集團各個階段經(jīng)營發(fā)展情況、具有保存價值、有紀念意義和憑證性的照片、錄像資料。,國內(nèi)外重要賓客和著名人物參加集團各項重要活動形成的聲像材料。,各級領(lǐng)導(dǎo)視察的講話錄音、錄像及照片資料。,,目 錄,C

6、ONTENTS,（二）聲像檔案,,,,4,5,6,,7,集團級以上的各級勞模，先進人物及本集團榮獲市級以上榮譽的實物照片（獎杯、獎牌、證書、錦旗）。,集團召開年度工作會議時形成的聲像材料。,集團召開的其他大型會議時形成的聲像材料。,集團組織的各類活動（開業(yè)儀式、年會、文體活動等）。,一、檔案收集范圍,,目 錄,CONTENTS,,,,,A,1、獎品實物檔案：集團各級機構(gòu)在重大社會活動中獲得的獎杯、獎狀、獎?wù)?、獎牌、證書、證章、錦旗、榮

7、譽冊、光榮冊等。,2、印信實物檔案：機構(gòu)變更或撤、合并失效的印章，包括鋼印、膠印，木印等經(jīng)公安機關(guān)審批后制作的印章。,3、名人字畫實物檔案：各級領(lǐng)導(dǎo)人及社會知名人士為集團的題詞、作畫。,4、集團發(fā)展中有紀念意義的物品：集團自成立以來使用過的牌、匾等用具。,（三）、實物檔案,一、檔案收集范圍,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,,,,,,,根據(jù)財務(wù)部門的相關(guān)要求進行收集。,一、檔案收集范圍,（四）基建檔案,（五）合同檔案,（六）會計檔

8、案,詳見《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》(附件？）,合同檔案管理的范疇包括合同正本及相關(guān)附件、合同會簽頁、律師修改意見稿。,..\2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.04-00-[201608]基本建設(shè)檔案歸檔范圍及保管期限表.xlsx,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,目錄,,,,（八）客戶檔案客戶購車及維修車輛相關(guān)的所有資料，包括但不限于客戶身份證復(fù)印件、銷售合同、整車銷售

9、單、精品裝飾單、保單、新車交車確認單、行駛證復(fù)印件、維修施工單、結(jié)算單、領(lǐng)料單、終檢單等。 根據(jù)集團客戶檔案管理程序進行收集。,一、檔案收集范圍,（七）人事檔案根據(jù)人力資源管理部門的相關(guān)要求進行收集。,,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,,,歸檔管理工作基本原則,集團檔案實行集中統(tǒng)一管理的原則，由各機構(gòu)檔案管理部門統(tǒng)一負責(zé)接收、管理。以確保各類檔案材料完整、準確、安全和有效利用，實現(xiàn)資源共享。任何部門和個人不得把公司檔案資料據(jù)

10、為己有。,集團各部門應(yīng)有專人負責(zé)部門檔案的保管、移交等工作，在業(yè)務(wù)上接受集團行政部檔案管理人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。,各機構(gòu)應(yīng)設(shè)置專人負責(zé)所在機構(gòu)文件的收集、整理工作,他是集團與各機構(gòu)之間文件歸檔傳輸?shù)奈ㄒ唤涌冢形募捻椖康剌敵鰵w檔都必須通過各機構(gòu)的檔案管理人員。,各機構(gòu)的檔案資料自行保管，不予移交集團。,,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,第二 檔案整理,,,,,,,,,,,,（四）保管期限確認,（三）資料分類與整理,（二）歸檔要求

11、,（五）目錄編寫（六）歸檔資料移交,,,（一）歸檔與不歸檔判斷,檔案整理工作的原則1、按照檔案形成的特點和規(guī)律，最大限度地保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有基礎(chǔ)，便于保管和利用。2、檔案整理工作要保持文件之間的歷史聯(lián)系。主要有來源、時間、內(nèi)容、形式上等的聯(lián)系。3、檔案整理工作要充分利用原有基礎(chǔ)。4、檔案整理工作必須便于檔案保管和利用。,,目 錄,CONTENTS,目錄,2、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)、未生效文件、一般性文件歷次修改

12、（主要領(lǐng)導(dǎo)人親筆修改和負責(zé)人簽字的最后定稿除外）,3、部門互發(fā)的與本部門業(yè)務(wù)沒有直接關(guān)系、不需辦理的、只有臨時性參考作用的文件資料。,4、重份文件和重份圖紙。,1、無查考價值的臨時性、事務(wù)性文件。,可參閱《集團各部文件材料歸檔范圍及保管期限表》、《經(jīng)銷店文件材料歸檔范圍及保管期限表》《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》進行判斷，歸檔文件資料包括但不限于《集團本部文件材料歸檔范圍及保管期限表》、《經(jīng)銷店文件材料歸檔范圍及保管期限表》，《基建檔

13、案歸檔范圍及保管期限表》中所涉及的文件資料。各機構(gòu)可根據(jù)具體情況對收集范圍進行補充完善。,,（一）歸檔與不歸檔判斷,,不歸檔,,歸檔,..\2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.02-00-[201608]集團本部文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,..\2016年檔案程序文件(2016.8.15修改版）\HQ-AD-C02.08.03-00-[201608]經(jīng)銷店

14、文件材料歸檔范圍及保管期限表_CQ修訂_20160811.xlsx,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,（二）歸檔要求,----- 文書檔案,,,,,,,,,,,,,,,,,,,1、整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，要完整、系統(tǒng)、準確并符合有關(guān)標準、規(guī)范要求。,2、歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久

15、性。,3、歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。,4、具有永久保存價值的紙質(zhì)文件，必須與電子文件同時歸檔保存。,5、歸檔的文件不可使用二次用紙。,6、公司各部門與其他單位合作完成的項目，主辦單位應(yīng)保存全套文件材料，協(xié)辦單位應(yīng)保存與承擔(dān)任務(wù)相關(guān)的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其要求執(zhí)行。,7、公司各部門兼職檔案員應(yīng)檢查歸檔文件材料的齊全、完整與準確情況，整理完畢并編制移交清冊，由本部門負

16、責(zé)人簽字核準后向公司檔案管理部門移交。重要項目的文件材料移交時應(yīng)編寫歸檔說明。檔案管理部門接收各部門移交的檔案時，應(yīng)全面檢查歸檔文件材料的質(zhì)量。,8、交接雙方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。,文書檔案歸檔要求,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,檔案管理基礎(chǔ)知識,----- 聲像檔案,（二）歸檔要求,1、歸檔的聲像材料必須原版、原件。,2、歸檔的聲像材料要齊全、完整。

17、照片、錄音、錄像、應(yīng)說明時間、地點、事由、人物、攝影者。照片與底片的影像要相符。特別重要的照片無底片時也應(yīng)歸檔。采用數(shù)碼相機拍攝的照片，經(jīng)篩選后,將電子版及文字說明一并移交。填寫移交目錄一式兩份，雙方在移交目錄上簽字。,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,目錄,1、獎品實物檔案一般應(yīng)同時有批準單位要求填報的表格、批復(fù)等文字材料，此類材料按文書材料歸檔。實物上未表明獲獎名稱的，應(yīng)附說明，內(nèi)容包括獲獎單位、獲獎時間、獲獎名稱及

18、頒獎單位。,2、印章歸檔時應(yīng)附印模一式兩份。并分別由移交人、接收人簽字確認。,,3、物品歸檔時應(yīng)附清單及說明，內(nèi)容包括物品名稱、收受時間、地點、事由、贈送人、接收人。清單一式兩份。,,4、發(fā)現(xiàn)認為有保留價值的、能反映集團發(fā)展歷程的物品，經(jīng)檔案管理部門認定后，即可歸檔。,實物檔案歸檔要求,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,,,,,,（二）歸檔要求,Description of the contents,1、紙張尺寸要求

19、：統(tǒng)一采用A4（210mm×297mm）復(fù)印紙尺寸；立卷過程中，案卷厚度不得大于40mm。,3、備考表-盒內(nèi)文件情況說明、立卷人、檢查人填寫清楚。,2、卷內(nèi)目錄-責(zé)任者（寫全稱）-題名（每項題名前需加項目名稱 例如：***工程施工組織設(shè)計）日期（起始日期或者終止日期 例如：2010-04-28）頁數(shù)（立項內(nèi)容的總頁數(shù)）。,4、基本建設(shè)資料檔案幅面一律采用A4紙標準。裝訂采用三點一線裝訂方式?？拙嚅L度為16CM,，中孔到邊孔的長

20、度為8CM，卷脊裝訂結(jié)的垂直距離為1.5CM，結(jié)頭放在案卷后面。編裝訂后的檔案要整潔、美觀。,基建檔案歸檔要求,,目 錄,目錄,,（二）歸檔要求,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,,,,,1、加強電子檔案鑒定工作，電子檔案歸檔前，歸檔部門對電子檔案的有效性和完整性進行鑒定審核，并由負責(zé)人簽署意見。如電子文件進行了技術(shù)加密，應(yīng)將技術(shù)加密方法和相關(guān)軟件一并歸檔。,2、電子檔案在收集歸檔時，應(yīng)附帶說明文件,對電子檔案的內(nèi)容

21、、創(chuàng)建時間、存儲格式與文件類型等加以說明。,3、電子檔案采用光盤、磁帶等載體歸檔，歸檔的電子文件必須是最終數(shù)據(jù)信息。,(二）歸檔要求,電子檔案歸檔要求,,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,,電子檔案歸檔要求,（二）歸檔要求,4、需要永久、長期保存的電子檔案，應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。,5、電子檔案歸檔后，其數(shù)據(jù)信息應(yīng)在各單位計算機中或系統(tǒng)中保留一年時間。,,,6、歸檔電子檔案載體均應(yīng)接受檢驗。（載體是否做過防寫處

22、理、有無劃痕、有無病毒、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全）,7、在“無紙化”計算機辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,,,,,,,,會計檔案,依據(jù)財務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,人事檔案,依據(jù)人力資源部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,,（二）歸檔要求,,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識,,（二）歸檔要求,,,,,,客戶檔案歸檔要求,,,1、對客戶檔案實施

23、動態(tài)管理，保證客戶檔案隨時更新。,3、歸檔的文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔文件的載體和字跡應(yīng)符合耐久性。,2、歸檔文件材料必須全面、真實。,4、歸檔的文件不可使用二次用紙。,1,2,3,4,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,（三）資料分類與整理,,,,文書檔案,1、集團各級機構(gòu)每年形成的文書材料，按年度—保管期限—機構(gòu)（問題）進行分類，以件為單位進

24、行整理歸檔,2、各級機構(gòu)要求遵循文件資料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間有機聯(lián)系，歸檔的各種文件資料一律要原件。應(yīng)當將每份文件的正件與附件、正本與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起。份數(shù)、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整,3、兩個以上的職能部門共同承辦所形成的文件資料，由最后承辦的職能部門歸檔。集團同外單位聯(lián)合制發(fā)的文件，由本集團主辦部門歸檔。,文書檔案整理操作流程,1、按檔案形成的年度進行區(qū)分；,,,,2、對同一年度的檔案進行初步鑒定，剔除

25、不需歸檔的檔案,3、分類方案的確定,4、對同一年度的檔案按保管期限分類、排序,,,,,,5、對同一保管期限的檔案按機構(gòu)（問題）分類、排序；,6、按“件”確定整理單位及文件的裝訂；,7、對每件檔案編號、加蓋歸檔章，填寫備考表，并裝盒；,8、對裝盒的檔案依次進行歸檔文件目錄的計算機輸入；,,,,9、填寫檔案盒內(nèi)容；,10、排列、上架；,CONTENTS,（三）資料分類與整理,聲像檔案一般按問題（內(nèi)容、事由）進行分類。分類時必須遵循聲像載體材

26、料的自然形成規(guī)律，保持聲像載體之間、聲像載體與紙載體之間的有機聯(lián)系，注意其成套性的特點，便于保管和利用。,聲像檔案—數(shù)碼照片檔案,,,,,1,,,,,,,,,,2,2、 按歸檔年度刻制光盤，光盤保存內(nèi)容包括存放數(shù)碼照片的文件夾、數(shù)碼照片檔案目錄、光盤說明文件。光盤說明文件應(yīng)說明本光盤保存的內(nèi)容、照片數(shù)量、密級、制作日期、制作者、光盤類型（CD-R、DVD）等。,1、在分類方案的最低一級類目下按事件建立文件夾（即年度-分類-事件），存放一

27、組聯(lián)系密切的數(shù)碼照片。,,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,檔案管理基礎(chǔ)知識,,,,2,2、 照片以自然張為單位編寫文字說明，包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等。一組照片編寫較詳細的總說明，每一張再加以簡要的說明。,,3,ThemeGallery is a Design Digital Content & Contents mall developed by Guild Design Inc.,,,,1,1、 按照類

28、別進行組卷，冊內(nèi)照片的排列按照專題、事件結(jié)合時間先后順序、重要程度等因素進行排列。,聲像檔案—照片檔案之沖洗版,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,聲像檔案 —其他載體聲像檔案,1、錄像帶、錄音帶、光盤等檔案原則一卷（盒）為一個保管單位。2、擬寫歸檔文字說明：錄音帶、錄像帶等磁性載體材料的文字說明應(yīng)注明錄制者、錄制時間、內(nèi)容、密級、帶長（時間）等事項；光盤等載體存儲的聲像檔案材料應(yīng)注明存儲文件的內(nèi)

29、容、格式、密級、制作日期、制作者、光盤類型等事項；電影膠片（盤）的文字說明應(yīng)注明拍攝者、拍攝時間、片名、內(nèi)容、密級、帶長（時間）等事項。,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,聲像檔案 —其他載體聲像檔案,3、聲像檔案按載體類別-年度-保管實體順序編號，即盒（盤）號。,4、填寫每個保管實體的說明標簽，標簽貼于保管實體外盒的適當位置，并在每個保管實體上標明盒（盤）號。,,目 錄,CONTENTS,目錄

30、,檔案管理基礎(chǔ)知識,（三）資料分類與整理,,實物檔案,,,1、實物檔案可根據(jù)時間—類別進行分類整理。,2、時間：指實物檔案獲取的時間。例：2014中國汽車流通年度大獎北京 “最佳集團獎”：是搜狐汽車2015年頒發(fā)給北京運通國融投資有限公司的，那么此實物的分類時間就是2015年。,3、類別：獎杯、獎狀、獎?wù)?、獎牌、證書、證章、錦旗、榮譽冊、光榮冊等。,,目錄,,基建檔案,詳見附件《基建檔案歸檔范圍及保管期限表》,合同檔案,按時間—保管期限

31、進行分類整理,電子檔案,按時間—保管期限進行分類整理,會計檔案,依據(jù)財務(wù)部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,人事檔案,依據(jù)人力資源部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,客戶檔案,按客戶名字進行分類整理,（三）資料分類與整理,資料分類與整理,,目 錄,CONTENTS,檔案管理的基礎(chǔ)知識,(四）保管期限的確認,,,,,根據(jù)文件材料的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團各級機構(gòu)文件材料從“長”保管。,一般應(yīng)永久保存，詳見《基建檔案歸檔范圍及保

32、管期限表》。,永久保存,,永久保存,根據(jù)合同的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團各級機構(gòu)文件材料從“長”保管。,根據(jù)資料的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團各級機構(gòu)文件材料從“長”保管。需要永久、30年保存的電子檔案，應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。,,永久保存,,目 錄,CONTENTS,目錄,目 錄,CONTENTS,,,電子檔案：根據(jù)資料的重要性保管期

33、限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團各級機構(gòu)文件材料從“長”保管。需要永久、30年保存的電子檔案，應(yīng)與電子檔案版本相同的紙質(zhì)版本檔案一并歸檔。,依據(jù)財務(wù)部門和的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,依據(jù)人事部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。,根據(jù)客戶的重要性保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年，集團各級機構(gòu)文件材料從“長”保管。,(四）保管期限的確認,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,（五) 目錄編寫,,檔案管理基

34、礎(chǔ)知識,（六）歸檔資料移交,,,,,,,,,1,2,3,4,所有歸檔資料必須辦理移交手續(xù)。,歸檔部門將整理好的檔案資料和《檔案資料移交、接收表》，送交檔案管理部門。檔案管理部門在對檔案資料進行質(zhì)量、數(shù)量檢查后，交接雙方根據(jù)移交目錄清點核對，并履行簽字手續(xù)。交接雙方各執(zhí)一份備查。,如有不能對內(nèi)、外公開的文件，應(yīng)在《檔案資料移交、接收表》中注明屬于涉密文件。,《檔案資料移交、接收表》需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核并簽字。,,目 錄,CONTENTS,檔

35、案管理基礎(chǔ)知識,第三 檔案借閱與利用,電話催促三次后仍未歸還或未辦理續(xù)借手續(xù)者,上報人力資源部做出相關(guān)處罰,,,,,,（詳見檔案資料借閱流程圖）,檔案借閱與利用,,應(yīng)填寫《檔案借閱利用申請單》,領(lǐng)導(dǎo)審簽同意,辦理借閱手續(xù),辦理歸還手續(xù),●集團各部門、各機構(gòu)借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案借閱利用申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱。,●查閱集團會計檔案須持有財務(wù)部負責(zé)人簽字，并由財會部相關(guān)人員調(diào)閱，方可利用。,●跨機構(gòu)借閱審批：申請人-部門負

36、責(zé)人-各機構(gòu)負責(zé)人-集團總裁助理。,●借閱者對所借檔案文件應(yīng)按期歸還，屬于一般性文件，不得超過一周；有特殊需要可以約定借還時間；所有檔案借用到期應(yīng)主動歸還。如工作需要到期后需繼續(xù)使用的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。,●歸還檔案時，檔案管理人員必須逐一核對歸還檔案數(shù)量、有無缺損情況等檔案基本情況，以保證檔案安全。經(jīng)清點無誤后，方可注銷借閱手續(xù)。,,目 錄,CONTENTS,第三 檔案借閱與利用,●借閱者對所借檔案文件應(yīng)注意保密，不得私自轉(zhuǎn)借他人使

37、用，不得對檔案進行拆卷、不得將檔案文件攜帶到公共場所及家中，遇有重大節(jié)日或出差、休假之前，應(yīng)將手中檔案文件全部移交。,●對損毀或丟失檔案文件者，檔案管理部門應(yīng)及時上報機構(gòu)第一負責(zé)人，由其對事件當事人做出相關(guān)處罰。,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,第四 檔案保密工作,●檔案資料的管理人員、借閱利用人員都應(yīng)對檔案資料的內(nèi)容負有保密的責(zé)任和義務(wù)，需做到檔案中機密的內(nèi)容不該說的絕對不說，不該看的絕對不看，不該記錄的絕對不

38、記錄，做到知而不言，不知不問，不準攜帶檔案外出。,,目 錄,CONTENTS,目錄,,,,公司秘密的密級劃分,商密AAA,商密AA,商密A,,,,,一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受一定影響。,是重要的公司秘密，泄露會使公司權(quán)益遭受重大影響。,是最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益遭受特別重大影響。,第四 檔案保密工作,,CONTENTS,,,添加標題,,添加標題,,1、秘密事項的定密工作由擬稿部門（機構(gòu)）負責(zé)。擬定文件、資料的

39、人員擬定密級及其保密期限，經(jīng)本部門（機構(gòu)）負責(zé)人審核后，報主管領(lǐng)導(dǎo)審核。,,,,2、定密工作只能定本部門（機構(gòu)）工作中產(chǎn)生的公司秘密事項。對涉及其他部門（機構(gòu)）的公司秘密事項要由相關(guān)部門（機構(gòu)）共同擬定密級和保密期限并承擔(dān)保密義務(wù)。,,,3、 公司秘密的定密、解密和密級更改由各部門、有關(guān)機構(gòu)根據(jù)工作需要提出，報涉密事項的主管領(lǐng)導(dǎo)審核。,4、不標注密級的文件資料，檔案管理部門將按普通文件進行歸檔管理。,第四 檔案保密工作,,目 錄,C

40、ONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,第五 檔案鑒定與銷毀,,,,,,1,2,3,4,成立檔案鑒定銷毀工作領(lǐng)導(dǎo)小組,對保管期限已滿的檔案進行鑒定,檔案銷毀審批程序,檔案銷毀的組織實施,,,,,,目 錄,CONTENTS,檔案管理基礎(chǔ)知識,,目錄,如何做好檔案管理工作,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,第四部分 如何做好檔案管理工作,,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,忠于職守,與時俱進,1、認真做好每一次交接工作，仔細

41、檢查每一份文件材料,2、認真仔細做好每一次 錄入審核工作,努力做到馬上記錄，隨時復(fù)位。,不斷學(xué)習(xí)新的知識，提高業(yè)務(wù)水平,愛崗敬業(yè)，遵守職業(yè)操守,緊隨時代步伐，加速檔案數(shù)字化,,目 錄,CONTENTS,目錄,檔案管理基礎(chǔ)知識,題贈檔案館 ---郭沫若前事不忘后事師，自來墳典萃先知。猶龍柱下窺藏史，呼風(fēng)輿前聽誦詩。國步何由探軌跡，民情從以識端倪。上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。,,,,www.yun