第二章 事務管理 第一節(jié)

1、第二章事務管理本章提示本章介紹涉外接待，辦公室環(huán)境管理、辦公室日常事務管理、辦公用品和設備管理以及信息管理等知識，使學習者能比較全面系統(tǒng)地了解了四級秘書的日常性辦公室事務工作的內(nèi)容，同時還要求學習者能夠比較熟練地掌握秘書辦事的工作程序和操作技巧。第一節(jié)接待學習目標在這一節(jié)里主要介紹如何接待來訪團體的知識和技巧，使學習者學會制定接待工作計劃，安排迎送來訪團體，安排來訪者食宿、交通、行程和參觀娛樂活動。一、制定接待工作計劃接待來訪團體的第一

2、項工作介紹制定接待工作（一）相關(guān)知識1、接待規(guī)格秘書必須能根據(jù)來訪者的身份確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是從主陪人的角度而言的。接待規(guī)格有3種，如圖21所示。（1）高規(guī)格接待。即主要陪同人員比主要來賓的職位要高的接待。如一公司副總經(jīng)理接待上級單位派來了解情況的工作人員，或記得一位重要客戶，而這客戶的職位不過是某公司部門經(jīng)理。高規(guī)格接待表明對被接待一方的重視和友好。（2）對等接待。即主要陪同人員與主要來賓的職位相當?shù)慕哟＿@是最常用的接待規(guī)格。（

3、3）低規(guī)格接待。即主要陪同人員比主要來賓的職位藝低的接待。這種接待規(guī)格常用于基層單位，比如某部領導到下屬企業(yè)視察，其企業(yè)的最高領導的職位也不會高于部領導，這就屬于低規(guī)格接待。高規(guī)格接待固然能表現(xiàn)出重視、友好，但它和占用主陪人的很多時間，經(jīng)常使用和影響其正常工作，低規(guī)格接待有時是因單位的級別造成的，有時是另有原因，用的不好，會影響雙方的關(guān)系，對等接待是最常用的接待方式。2、接待規(guī)格的確定秘書首先要了解客人的身份和來訪目的，據(jù)此確定由誰來出

4、面接待最合適。接待規(guī)格否認最終決定權(quán)是在上司那里，秘書僅提供參考意見。當接待規(guī)格定下來以后，秘書應當把我方主要陪同人員的姓名、身份以及日程安排告知對方，征求對方意見，得到對方認可。另外，影響到接待規(guī)格的還有如下一些因素：（1）對方與我方的工作。當對方的來訪事關(guān)重大或我方非常希望發(fā)展與對方的關(guān)系時往往以高規(guī)格接待。（2）一些突然的變化會影響到既定的接待規(guī)格。如上司生病或臨時出差，只得讓他人代替，致使接待規(guī)格降低。遇到這類情況，應該盡量提前

5、先客人解釋清楚，向客人道歉。（3）對以前接待過的客人，接待規(guī)格最好參照上一次的標準。3、接待計劃的主要男人接待計劃的最重要內(nèi)容有4項：確定接待規(guī)格、日程安排、經(jīng)費預算、工作人員。位的全稱、業(yè)務范圍、發(fā)展態(tài)勢，來訪者人數(shù)、姓名、性別、身份（國籍）、宗教信仰；有時還要對主賓有更多的了解，如個人愛好、性格、特長等。了解得越多、越具體，準備工作就越有針對性，接待成功的把握就越大。這些男人很多可以直接向來訪者一方了解。2、草擬接待計劃在與來訪一方

6、協(xié)商，并征得上司的同意后，制定成詳細的接待計劃。前面已經(jīng)進過如何確定接待規(guī)格。接待規(guī)格決定了其他的人員、日程安排及經(jīng)費開支，包括誰到機場、車站迎接、送別；誰全程陪同；宴請的規(guī)格、地點；住宿賓館的等級、房間標準等。這些都受到接待規(guī)格的制約，都要在計劃中寫清楚。在具體制定接待計劃時，應有如下男人(1)主要陪同人員。(2)主要工作人員（接待小組成員）。(3)住宿地點、標準、房間數(shù)量。(4)宴請地點、標準、人數(shù)。(5)會見、會談地點、參與人員。

7、(6)參觀游覽地點、陪同人員。根據(jù)具體情況，可以對內(nèi)容添加或刪減。3、與本單位相關(guān)部門溝通情況接待計劃涉及到本單位哪個部門，秘書要事先與之商量溝通，商定就是的時間、涉及內(nèi)容、地點、人員等事項。4、與來訪者溝通情況日程安排初步定好后，要報告給來訪一方，看還有什么藥修改的，一般要尊重來訪一方的意見。對于實在難以辦到的要求，要如實向?qū)Ψ浇忉屒宄?、報請上司審批接待計劃是由秘書草擬的，但一定要經(jīng)由上司審定批準才行。經(jīng)雙方認可并經(jīng)上司批準的接待

8、計劃一般就不應該再改動了。（四）注意事項（1）如果本單位有接待方面的規(guī)章制度，秘書應嚴格遵照執(zhí)行，不得擅自更改接待標準。（2）要注意了解來賓的飲食習慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱。比如，為信仰伊斯蘭教的客人安排飲食時，應該選擇清真餐廳。有時在一個代表團中會有不同宗教信仰的客人，就需分別滿足他們的要求。（3）在接待過程中，要特別這樣做好保密工作，重要的文件、資料要保管好；不能讓客人參觀的地方，決不安排。注意內(nèi)外有別，嚴格機密。二、安排迎送