試試用“皮尺丈量法”修改材料

1、試試用“皮尺丈量法”修改材料秘書(shū)不但要能寫(xiě)材料，而且要能改材料。修改材料的難度不亞于撰寫(xiě)材料，修改者不但要能看出材料的毛病，準(zhǔn)確修改完善，使之符合工作規(guī)范，還要讓原稿起草者心服口服，這是很需要眼力和水平的。關(guān)于修改材料，歷來(lái)是仁者見(jiàn)仁、智者見(jiàn)智，各有真知灼見(jiàn)。筆者結(jié)合實(shí)踐談?wù)劜牧闲薷膯?wèn)題。一、判斷材料主題是否符合要求所有材料都應(yīng)圍繞主題起草，從來(lái)沒(méi)有主題不明的材料。鮮明的主題是材料的生命和價(jià)值所在，也是真正體現(xiàn)材料作用的核心所在。我們起

2、草材料之前都要首先確定主題，然后才能動(dòng)手寫(xiě)作，否則材料就有可能因主題不明而亂七八糟、不知所云；該體現(xiàn)的沒(méi)有體現(xiàn)，該強(qiáng)調(diào)的沒(méi)強(qiáng)調(diào)，讓聽(tīng)者感覺(jué)不到位、不過(guò)癮。材料不論長(zhǎng)短，都要緊緊圍繞主題把事情說(shuō)清楚，讓別人看明白。每個(gè)材料突出什么觀點(diǎn)，講什么內(nèi)容，選擇哪些素材，說(shuō)到什么程度，面向哪些對(duì)象，分析哪些問(wèn)題，把握什么口徑，表達(dá)哪些想法，體現(xiàn)什么意圖，實(shí)現(xiàn)什么目的，等等，這些都要根據(jù)工作需要，圍繞主題、突出重點(diǎn)地組織材料、搭建框架，然后起草文稿。

3、所以，修改材料首先就要看材料是否符合主題，如果符合主題就可著手修改，否則就要打回重新起草，不做無(wú)用之功。二、利用“皮尺尺量法”衡量材料篇幅所有材料都有一定篇幅限制，從來(lái)沒(méi)有不受篇幅限制的材料。材料篇幅長(zhǎng)短主要取決于所反映事項(xiàng)本身的復(fù)雜程度、面向?qū)ο蟆⒃?，材料重點(diǎn)就要放在支持事項(xiàng)內(nèi)容、請(qǐng)示緣由等方面。由此可見(jiàn)，修改材料必須明確重點(diǎn)所在，才能圍繞主題作出針對(duì)性修改，著重保留跟主題相關(guān)的重點(diǎn)內(nèi)容，敢于大刀闊斧砍掉偏離重點(diǎn)或者沒(méi)有關(guān)系的內(nèi)容，保

4、證重點(diǎn)突出。筆者曾經(jīng)處理過(guò)一個(gè)重點(diǎn)嚴(yán)重不清的應(yīng)急預(yù)案。這個(gè)預(yù)案有78頁(yè)之多，4萬(wàn)多字，總體框架基本符合應(yīng)急預(yù)案寫(xiě)作要求，但是有很多連篇累牘的背景性資料，從應(yīng)急對(duì)象基本情況、衛(wèi)生醫(yī)療機(jī)構(gòu)情況到消防設(shè)施情況，從發(fā)展歷史到現(xiàn)實(shí)情況，完全是在圖書(shū)館及網(wǎng)上檢索資料的堆砌物，體系臃腫、內(nèi)容龐雜，重點(diǎn)不明、書(shū)生氣十足，并且經(jīng)常出現(xiàn)與實(shí)際情況不相符合的錯(cuò)誤。一般情況下，應(yīng)急預(yù)案中的行動(dòng)細(xì)節(jié)、專業(yè)術(shù)語(yǔ)以及圖表等內(nèi)容應(yīng)由各個(gè)專業(yè)組掌握或在指揮部里張貼，因?yàn)?/p>

5、這些東西基本上屬于專業(yè)組層面或者處室層面的，甚至是一線搶險(xiǎn)隊(duì)員或資料員的事情。這些東西放在市政府文件里顯然不妥，造成政府文件冗長(zhǎng)，而且影響效率，淹沒(méi)了重點(diǎn)內(nèi)容。如果真發(fā)生緊急情況，恐怕等把這個(gè)預(yù)案翻完，突發(fā)事故也就結(jié)束了。應(yīng)急預(yù)案作為發(fā)生緊急情況時(shí)組織應(yīng)急處置的工作方案，也是平時(shí)組織應(yīng)急演練的行動(dòng)方案。其重點(diǎn)應(yīng)該緊緊圍繞組織指揮體系及職責(zé)、預(yù)警和預(yù)防機(jī)制、應(yīng)急響應(yīng)和處置、保障措施教育、演習(xí)和監(jiān)督管理等方面，而不必將基礎(chǔ)性背景資料充斥到材