帶你學(xué)習(xí)有效的時間管理

1、1,帶你學(xué)習(xí)有效的時間管理,,困惑你有過嗎？,忙了一天，但不知道自己做了什么,加班到很晚計劃 DELAY,明明做了很多事,結(jié)果。。。,看資料？,學(xué) 習(xí)？,許多的電話在響許多的事要備忘許多的門與抽屜開了又關(guān)關(guān)了又開如此的慌張,我來來往往，我匆匆忙忙從一個方向到另一個方向忙忙忙 盲盲盲盲的已經(jīng)沒有主張茫的已經(jīng)失去方向忙的分不清歡喜和憂傷忙的沒有時間痛哭一場,8,課程大綱,,一、對管理的認知－德魯克管理理念；二、

2、對時間管理的認知；三、時間管理的十大關(guān)鍵；四、如何提高個人成效的方法；五、時間管理的一些理論；六、時間管理降龍十八掌,9,希望通過本課程學(xué)習(xí)，能達到以下：,,,掌握制定有效工作計劃的方法和過程,,,科學(xué)的分配時間,,減少浪費時間現(xiàn)象,學(xué)會制定SMART工作計劃,10,小故事分享,一、非洲大草原的獅子和羚羊 非洲大草原上的羚羊和獅子，每天都要展開一場生命的競賽，也可以看作是一場生命的奧運會。 如果競賽贏

3、了就有東西吃，輸了就可能遭受滅頂之災(zāi)因此，每天早晨，羚羊和獅子醒來時，它們的腦子里都閃過同樣一個念頭，那就是“我今天一定要跑得比以往要“快如果獅子跑慢了，它就沒有羚羊吃，它就可能會活活餓死如果羚羊跑慢了，它就可能被獅子吃掉。 它們之間的這種微妙關(guān)系使得非洲大草原保持著很好的生態(tài)平衡。 二、你從故事中獲得了什么樣的啟示？,11,小故事分享,一、值二萬五千美金的時間管理秘笈。 美國伯利恒鋼鐵公司總裁理查斯

4、· 舒瓦普曾因為公司瀕臨破產(chǎn)而向效率大師艾維·李咨詢求助。近半個小時的交流中，前20分鐘艾維·李耐心地聽完其焦頭爛額般的傾訴，最后請他拿出一張白紙，并讓他寫下第二天他要做的全部事情。幾分鐘后，白紙上滿滿記錄了總裁理查斯·舒瓦普幾十項要做的工作。 此時，艾維·李請他仔細考量，并要求他按事情的重要順序分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。同時告訴他，請他從明天開

5、始，且每天都這樣做：每天一開始，請你全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴做標號為“2”的事，以次類推…… 艾維·李認為，一般情況下，如果人們每天都能全力以赴完成六件最重要的事，那么他一定是一位高效率人士。他請伯利恒總裁理查斯· 舒瓦普自己先按此方法試行，并建議他：“若您,12,小故事分享,在堅持使用后，認為它有效，可將此法推行至您的高層管理人員，若還有效，繼

6、續(xù)向下推行，直至公司每一位員工。 如果您或您公司的每一位員工，每一天、每一分、每一秒都在做最重要即最有生產(chǎn)力的事情，假以時日，可以想象，會有什么成就？” 一年后，作為此次咨詢的報酬，艾維利收到了一張來自伯利恒公司的2.5萬美金的支票。 五年后，伯利恒鋼鐵公司一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵公司。查斯· 舒瓦普常對朋友說：“我和整個團隊堅持揀最重要的事情先做，我認為這是我的公司多年來最

7、有價值的一筆投資！”二、你從故事中獲得了什么樣的啟示？,13,時間管理Time Management,認識德魯克,14,一、對管理的認知,彼得德魯克,1、現(xiàn)代管理學(xué)的奠基人，現(xiàn)代管理學(xué)之父；2、目標管理的創(chuàng)建者；3、著有《公司的概念》、《管理實踐》、《卓有成效的管理者》、《管理：任務(wù)、責任、實踐》，共有39部著作。4、2002年獲美國“總統(tǒng)自由勛章”最高榮譽。,15,一、對管理的認知,德魯克經(jīng)典語錄：1、管理不在于 “

8、知”，而在于“行”。 2、 “我永遠不會提拔一個從不犯錯誤、特別是從不犯大錯誤的人擔任最高層的工作。”3、最沒有效率的人就是那些以最高的效率做最沒用的事的人.德魯克將自己60多年的咨詢顧問經(jīng)驗總結(jié)為以下五個問題：1、我們的事業(yè)是什么？ 2、誰是我們的客戶？3、客戶需要什么？ 4、我們要追求什么樣的結(jié)果？ 5、我們的計劃是什么？,16,1、什么是管理和管理者：,1、管理的定義：管理就是界定組織

9、的使命，并激勵和組織人力資源去實現(xiàn)這個使命。界定使命是企業(yè)家的任務(wù)，而激勵與組織人力資源是領(lǐng)導(dǎo)力的范疇，二者的結(jié)合就是管理。2、管理者的定義： A、對自己的工作負責 B、對他人的工作負責 C、指導(dǎo)和幫助下屬的成長 D、對團隊工作負責,17,2、管理者的二項核心要務(wù)：,第一項要務(wù)：建立團隊。第二項要務(wù)：管理者必須權(quán)衡目前利益與長遠利益。,18,3、管理者的三項任務(wù)：,任務(wù)之一：實現(xiàn)組織的特定目的和使命。 任務(wù)之二：使工

10、作富有成效，員工具有成 就感。 任務(wù)之三：處理對社會的影響與承擔社會 責任。,19,4、管理者的五項基本作業(yè)：,第一、制訂目標 一個管理者首先要制定目標。他決定目標應(yīng)該是什么，為了實現(xiàn)這些目標應(yīng)該做些什么，這些目標在每一領(lǐng)域中的具體目標是什么。他把這些目標告訴那些同目標的實現(xiàn)有關(guān)的人員，以便目標得以有效地實現(xiàn)。制定目標是進行平

11、衡：在企業(yè)成果同一個人信奉的原則的實現(xiàn)之間進行平衡，在企業(yè)的當前需要同未來需要之間進行平衡，在所要達到的目標同現(xiàn)有條件之間進行平衡。 制定目標顯然要求分析和綜合的能力。德魯克認為，一個人能夠制定目標，不一定就能成為經(jīng)理人；但是，一個人沒有制定目標的能力，決不能成為稱職的管理者。一個管理者只有通過提高其各項工作的技術(shù)和成就，才可以使自己成為更好的經(jīng)理人。,20,4、管理者的五項基本作業(yè)：,第二、從事組織工作

12、 一定意義上說，管理者所從事的就是組織工作。他分析所需的各項活動、決策和關(guān)系，他對工作進行分類，把工作劃分成各項可以管理的活動，又進一步把這些活動劃分成各項可以管理的作業(yè)。他把這些單位和作業(yè)組合成為一個組織結(jié)構(gòu)。 管理者選擇人員來管理這些單位并執(zhí)行這些作業(yè)。組織工作也要求有分析能力。因為它要求最經(jīng)濟地利用稀缺資源。但它是同人打交道的，所以要從屬于公正的原則，并要求經(jīng)理人有正直的品格。,21,4、管理者的五項基本作業(yè)

13、：,第三、從事激勵和信息交流工作： 人們工作是出于不同的原因，有人為了金錢，有人為了社會地位，有人為了得到別人的欣賞，也有人是為了在工作中獲得滿足感和自我發(fā)展。作為管理者，一定要明晰這些人的需求以及不斷變化，確保員工盡可能最有效地工作。簡而言之，激勵就是鼓舞和指導(dǎo)員工取得好績效。管理者要培訓(xùn)員工，為他們提供有挑戰(zhàn)性和有趣味的工作，激勵他們在工作中追求優(yōu)異。更為重要的是，身為管理者，一定要相信員工并公平地對待他們。

14、 除了激勵外，一個管理者還要做好溝通工作。他要把擔任各項職務(wù)的人組織成為一個團隊。他做到這點的方法是：通過日常的工作實踐，通過員工關(guān)系，通過有關(guān)報酬、安置和提升的“人事決定”，通過同其下級、上級和同級之間經(jīng)常的相互信息交流和溝通。,22,4、管理者的五項基本作業(yè)：,,第四、建立績效衡量標準 管理者要建立衡量標準。而衡量標準對于整個組織的績效和個人績效至關(guān)重要。經(jīng)理人要為每一個人確定一種衡量標準。衡量

15、的標準不但要專注于組織的績效，而且還要專注于個人的工作并幫助他做好。他對成就進行分析、評價和解釋。他把這些衡量的意義和結(jié)果通報給他的下級、上級和同級。衡量首先要求的是分析能力，但也要求把衡量用來促使實現(xiàn)自我控制，而不是用作控制他人的工具。 衡量常常被人濫用，因而是目前管理者工作中最薄弱的領(lǐng)域。德魯克提倡衡量的結(jié)果應(yīng)告知當事人。衡量有時被用來作為一種內(nèi)部秘密警察的工具，向上司匯報有關(guān)一個管理者工作成績的審查和批評，卻連

16、副本也不送給該經(jīng)理人本人。只要衡量還像這樣被濫用為一種控制的工具，它就將始終是經(jīng)理人工作中最薄弱的領(lǐng)域。,23,4、管理者的五項基本作業(yè)：,,第五、培養(yǎng)他人（包括自己） 管理者最重要的工作就是培養(yǎng)人。這種培養(yǎng)的方向決定著人——既作為人，又作為一種資源——能否變得更富活力，或最終完全失去活力。這一點不僅適用于被管理的人，而且適用于管理者自身。管理者是否按正確的方向來培養(yǎng)其下屬，是否幫助他們成長并成為更高大和更豐富的人，

17、將直接決定著他本人是否得到發(fā)展，是成長還是萎縮，是更豐富還是更貧乏，是進步還是退步。 人們希望不斷提升自己，要做到這一點，他們需要培訓(xùn)、指導(dǎo)和鼓勵。應(yīng)該為他們提供發(fā)展的機會。只有當人們承擔有挑戰(zhàn)性的工作，他們才能得到發(fā)展。人們工作時，不可避免犯有這樣或那樣的錯誤。對他人所犯的錯誤應(yīng)給予寬容的態(tài)度。德魯克寫道：“一個人越好，他犯的錯誤就越多——因為他會努力嘗試更多的新東西。我永遠不會提拔一個從不犯錯誤、特別是從不犯大錯

18、誤的人擔任最高層的工作。否則，他肯定將成為一個工作平庸的管理者。”,24,時間管理Time Management,時間管理認知,25,一、對時間管理的認知－時間的特性：,1、供給毫無彈性： 時間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會增加也不會減少，每天都是24小時，所以我們無法開源。2、無法蓄積： 時間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣能被積蓄儲藏，不論你愿不愿意，我們都必須消費時間，所以我們也無法節(jié)流。3、無

19、法取代： 任何一項工作都有賴于時間的堆砌，時間是任何活動不可缺少的資源，具有不可替代性。4、時間無法失而復(fù)得：時間一旦喪失則會永遠喪失，金錢花了尚可賺回，但時間若揮霍了，任何人都無法挽回。,26,二、什么是時間管理：,1、時間管理：就是如何將時間很好的組織起來去完成組織（部門）的使命（目標）。說明：時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運用時間凡事不能要求完美，但要講求效率。時間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之

20、外，另一個很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做;時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性, 時間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。 2、時間管理的目的：時間管理的目的就是將時間投入與你的目標相關(guān)的工作達到“三效",即效果、效率、效能。效果，是確定的期待結(jié)果；效率，是用最小的代價或花費所獲得的結(jié)果；效能，是用最小的代價或花費，獲得最佳的期待結(jié)果。,27,三、時間管理的認知誤區(qū),1、沒有追求、沒有目標，

21、貪圖輕松安逸的工作 和生活。,上網(wǎng),看電視,打牌,玩樂,28,三、時間管理的認知誤區(qū),3、不速之客的打擾占用時間,據(jù)統(tǒng)計：人們一般每8分鐘會受到一次打擾，每小時大約7次，每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，每天大約有4小時。其中，80%的打擾被認為是沒有意義的。同時，經(jīng)研究，人們被打擾后重拾原來的思想平均需要3至5分鐘，每天又要花掉2.5小時。,29,三、時間管理的認知誤區(qū),4、虛張聲勢的會議搶走時間,會議中浪費時間

22、,毫無意義的會議,會議拖沓、臨時狀況,30,三、時間管理的認知誤區(qū),5、不恰當?shù)挠萌嘶虿磺‘數(shù)陌才殴ぷ骱鲆晻r間,31,三、時間管理的認知誤區(qū),6、不做充分的準備,1）浪費別人的時間,2）影響事務(wù)辦理的速度,3）影響個人公眾形象,32,三、時間管理的認知誤區(qū),7、不能委婉的拒絕消磨時間,不會說不，不敢說不，不善于說不！,1）礙于情面，不好拒絕；,2）人太老實，不善于拒絕；,3）沒有辦法，不懂拒絕；,33,三、時間管理的認知誤區(qū),9、不分主

23、次的辦事濫用時間,鐵桶里裝石塊,34,三、時間管理的認知誤區(qū),10、沒有正確的評估寬放時間,1)內(nèi)心追求安逸的心理,2)內(nèi)心深處的表現(xiàn)欲,3)不懂得怎樣評估時間的耗費,帕金森定律,35,三、時間管理的認知誤區(qū),11、懷疑自身的能力削減時間,小征澤爾的自信世界優(yōu)秀交響樂指揮家,36,三、時間管理的認知誤區(qū),12、自暴自棄讓時間溜走,我不行,我做夢都沒想過,我沒這個本事,我想都不敢想,37,三、時間管理的認知誤區(qū),13、顧慮過多的情緒吞噬

24、時間,據(jù)資料：憂慮的事絕大部分都不會發(fā)生 卡耐基先生研究表明：顧慮、憂慮過多，可直接導(dǎo)致心臟病、胃病、腸炎等疾病。 經(jīng)心理學(xué)家研究和統(tǒng)計，一般人的憂慮有40%屬于過去，50%屬于未來，只有10%屬于現(xiàn)在，而這些憂慮中，只有92%根本不會發(fā)生，只有8%的憂慮我們是可以應(yīng)付的。,38,三、時間管理的認知誤區(qū),14、完美無缺的追求耽誤時間,世界上沒有十全十美的東西,《獨立宣言》的缺陷,39,三、時間管理的認知誤區(qū),15、一再

25、重復(fù)的錯誤糟蹋時間,一個出色的人應(yīng)該盡量避免重復(fù)：◆一是采取措施防止各種錯誤的發(fā)生；◆二是調(diào)動一切手段完成目標；,40,三、時間管理的認知誤區(qū),16、馬拉松式的酣戰(zhàn)拉長時間,1、白天做不完，晚上可以做；平時做不完，周末可以做；,疲勞戰(zhàn),2、長時間的工作可能導(dǎo)致失敗。研究表明：失敗的管理者與成功的管理者的區(qū)別就在于：失敗的管理者隨時愿意為工作而犧牲家庭、犧牲時間,41,三、時間管理的認知誤區(qū),17、缺少協(xié)調(diào)的集體耗散時間,南郭先生,

26、三個和尚,42,三、時間管理的認知誤區(qū),18、迷失目標的努力凌駕時間,外部的干擾或新目標的出現(xiàn)，很容易讓我們迷失預(yù)定的目標，使我們走一些彎路。,三只獵狗,43,三、時間管理的認知誤區(qū),19、功虧一簣的努力白費時間,屢敗屢戰(zhàn)，屢戰(zhàn)屢敗,愛迪生的努力,史泰龍,44,三、時間管理的認知誤區(qū),20、不切實際的空想溜走時間,白日夢,45,時間管理Time Management,時間分析,46,一、對工作時間類型分析,確定事件,你的時間流向到

27、哪里去了？,47,二、從工作時間類型分析,確定事件,突發(fā)事件,你的時間流向到哪里去了？,確定事件,48,二、從工作時間類型分析,確定事件,突發(fā)事件,確定事件,瑣碎事件,你的時間流向到哪里去了？,突發(fā)事件,確定事件,49,二、從工作時間類型分析,浪費,瑣碎事件,突發(fā)事件,確定事件,你的時間流向到哪里去了？,50,二、從時間損失分析,設(shè)定目標方面的時間損失 制定計劃方面的時間損失 作出決定方面的時間損失 在工作組織方面的時間損失工作

28、開始時的時間損失 每日安排上的時間損失在信息和溝通方面的時間損失,51,三、從耗時因素分析,外在因素耗時的類型： 電話干擾、不速之客、溝通不良、 資料不全、文件復(fù)雜、工作擱置等。外在因素耗時的類型： 計劃欠妥、事必躬親、條理不清、 欠缺自律、無力拒絕、做事拖延等。,52,時間管理Time Management,時間管理法則,53,1、時間管理法則：帕雷托原則,在任何特定的群體中，重要的因子通常只占

29、少數(shù)，而不重要的因子則占多數(shù)，因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因子即能控制全局。,54,2、時間管理法則：杜拉克時間管理法,——記錄時間（分析時間浪費在什么地方）；——管理時間（減少用于非生產(chǎn)性需求的時間）；——集中時間（在整段時間內(nèi)的工作效率這大于在分散時段的工作效率之和。,55,3、時間管理法則：帕金森定律,英國著名歷史學(xué)家帕金森通過長期的調(diào)查研究而揭示出來的機構(gòu)或公司管理人員持續(xù)膨脹的規(guī)律。對這一規(guī)律，有人稱之為“身在職場

30、，不得不明白的管理定律”。這一定律把管理層的用人現(xiàn)狀刻畫得入木三分。一個想升官而又想少干活的領(lǐng)導(dǎo)必然會給自己配備兩名助手，而他的做法被他的下級人員不斷仿效后，龐大的 機構(gòu)和過多的冗員便不可避免。能力平平的領(lǐng)導(dǎo)若想保住職位，他“惟一的出路”就是一邊排擠有能力的人，一邊提拔一些蠢才、庸才。此外，“舉賢不避親”、“肆意把持權(quán)力不放”、“被權(quán)欲熏得竟然分不清垃圾和食品”等官場病，我們在日常生活中，也或多或少會有所體會。帕金森定律并非是老調(diào)重彈，

31、他以一種學(xué)者的冷靜態(tài)度、嚴謹?shù)膶嵶C主義精神和少有的幽默、揶揄筆調(diào)，透過這些表面現(xiàn)象，直接擊中了管理問題的要害——對權(quán)力的貪婪和對權(quán)力的危機感，滋生了被命名為帕金森現(xiàn)象的弊端。在當今人力資源學(xué)方興未艾的時代，如何選拔管理人員和最優(yōu)化地利用人力資源，已成為國家各級政府、各企事業(yè)單位最為關(guān)注的問題。而帕金森定律無疑給我們上了一堂生動的實例教學(xué)課。,56,4、時間管理法則：艾維利時間管理法,6件事法則：1天中選擇6件最重要的事情，而且是這1天

32、最需要完成的6件事，其它事情先暫時放放，在這一天中，把絕大多數(shù)精力都放到這6件事情上；,57,4、時間管理法則：艾維利時間管理法,要事法則： 選擇好6件事后，先從這6件事中選出最重要最緊急的事情放在首位，接著再在剩下的5件事中，選出最重要最緊急的事情，這樣一步步就把辦這6件事情的時間順序排出來了，我們在做其中任何一件事情的時候，都是在做當時最重要最緊急的事情；,58,4、時間管理法則：艾維利時間管理法,15分鐘法則：以上這些事情盡量

33、安排在前一天下班的時候完成，只要我們每天下班前抽出15分鐘做好明天的“6件事”和“要事”，效率就能成倍提升。以前人們總是在說“一日之際在于晨”，現(xiàn)在更多人喜歡說“一日之際在于昨夜”，就來源于此。,59,5、時間管理法則：日程表時間管理法,“我要得到什么樣的結(jié)果？”“這件事是否可以不干？”“這件事是否可以交給別人去干？”“是否還有更好的方法？”,60,6、時間管理法則：二八時間管理法,20:80定律是由意大利經(jīng)濟學(xué)家巴萊多發(fā)現(xiàn)的，也

34、叫巴萊多定律；用20:80定律從你要做的一大堆事情中選出最重要的事優(yōu)先做。用80%的時間和精力學(xué)習(xí)能給你產(chǎn)生80%的效果的20%的最基本的理論和方法（成功者已證明的）；80%的結(jié)果源于20%的努力。,61,7、時間管理法則：注意力之謎,注意力需要及時恢復(fù)和聚焦。,思維總是想漫游，一旦獲得機會，它就會走開。,62,7、時間管理法則：注意力之謎,仔細看一看，柱子是圓的還是方的。,63,7、時間管理法則：注意力之謎,能否看見獅子在哪里？

35、,64,7、時間管理法則：注意力之謎,----你能看到多少張臉？畫中畫,65,7、時間管理法則：注意力之謎,具體方法如下: 1. 注視圖中心四個黑點15~30秒鐘! (不要看整個圖片，而是只看那中間的4個點) 2. 然后朝自己身邊的墻壁看(白色的墻) 3. 看的同時快速眨幾下眼睛，到底是什么東西? 答案請把圖片移開, 在圖片下面.,張國榮的臉,66,7、時間管理法則：注意力之謎,十二人還是十三人？,67,7、時間管理法則：注

36、意力之謎,有多少個黑點？,68,7、時間管理法則：注意力之謎,是靜的還是動的？,69,7、時間管理法則：注意力之謎,能看見一個女人是魔鬼，能看見二個女人是惡鬼，能看見三個女人是色鬼。,你看到了什么,70,7、時間管理法則：訓(xùn)練集中注意力的九個方法,1、運用積極目標的力量 當你給自己設(shè)定一個要自覺提高自己注意力和專心能力的目標時 你就會發(fā)現(xiàn)，你在非常短的時間內(nèi)，集中注意力這種能力有了迅 速的發(fā)展和變化。 2、培

37、養(yǎng)對專心素質(zhì)的興趣 在休息和玩耍中可以散漫自在，一旦開始做一件事情， 如何迅速 集中自己的注意力，這是一個才能。3、要有對專心素質(zhì)的自信 千萬不要受自己和他人的不良暗示。,71,7、時間管理法則：訓(xùn)練集中注意力的九個方法,4、善于排除外界干擾 要在排除干擾中訓(xùn)練排除干擾的能力。5、善于排除內(nèi)心的干擾 內(nèi)心的干擾比環(huán)境的干擾更嚴重。 6、空間清靜 當你在家中復(fù)習(xí)

38、功課或?qū)W習(xí)時，要將書桌上與你此時學(xué)習(xí)內(nèi)容無關(guān) 的其他書籍、物品全部清走。在你的視野中，只有你現(xiàn)在要學(xué)習(xí)的 科目。這種空間上的處理，是你訓(xùn)練自己注意力集中的最初階段的 一個必要手段。,72,7、時間管理法則：訓(xùn)練集中注意力的九個方法,7、節(jié)奏分明的處理學(xué)習(xí)與休息的關(guān)系 永遠不要熬時間，永遠不要折磨自己。一定要善于在短時間內(nèi)一 下把注意力集中，高效率地學(xué)習(xí)。要這樣訓(xùn)練自己：靜如

39、初兔； 行如閃電；閑如流水；動如雷霆。8、清理大腦 大腦是一個屏幕，那里面也堆放著很多東西，一上來，將在自己心 頭此時此刻浮光掠影活動的各種無關(guān)的情緒、思緒和信息收掉，在 大腦中就留下你現(xiàn)在要進行的科目，就像收拾你的桌子一樣。,73,7、時間管理法則：訓(xùn)練集中注意力的九個方法,9、對感官的全面訓(xùn)練 我們在日常工作和生活中經(jīng)常會意識到，我們對理解的事物、 有

40、興趣的事物，當我們?nèi)ヌ骄克?、觀察它時，就比較容易集中注意 力。在這種情況下，我們就有了正反兩個方面的對策。正的對策是 ，我們要利用自己的理解力、利用自己的興趣集中自己的注意力。 而對那些自己還缺乏理解、缺乏興趣的事物，當我們必須研究它、 學(xué)習(xí)它時，這就是一個特別艱難的訓(xùn)練了。,74,8、時間管理法則：內(nèi)在能量水平,有效地利用生物鐘。,75,9、時間管理法則：優(yōu)先矩陣（四D原則）,,,,,,Do i

41、t now,重要,緊急,M1,M3,M4,Delete,Delegate,Do it later,M2,,76,9、時間管理法則：,,,,重要,緊急,,77,10、時間管理法則：艾森豪威爾原則：,,重要,,,,,緊急,A 本人立即干20%-25%,B 戰(zhàn)略規(guī)劃 安排時間65%-80%,C 委派15%,D 廢紙簍1%,78,11、時間管理法則：六點優(yōu)先工作制,在前一天晚上寫下第二天要做的全部事情，對目標、任務(wù)、

42、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。2. 化整為零，把大的、艱難的任務(wù)細分為小的、容易的部分。3. 從優(yōu)先級最高的事物著手。按事情的重要順序，分別從“1”到“6”標出六件最重要的事情。4. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。每天一開始，請你全力以赴做標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴做標號為“2”的事情，以此類推。,79,12、時間管理法則：德魯克時間管理法,◎記錄你的時間◎排除根本不必做的事◎

43、問自己一個問題◎再問自己一個問題◎找出因“危急現(xiàn)象”而浪費的時間,80,13、時間管理法則：,善用省時工具：,電話（移動電話）傳真E-mail網(wǎng)址電腦(PC、PDA),交通系統(tǒng)語音系統(tǒng)短信平臺內(nèi)部OA辦公系統(tǒng),81,案例討論一：,樓層領(lǐng)班張華，平日對自己要求嚴格，工作塌實、認真，對待上級安排的工作都能很好地完成。一日，她正在22F查房，樓層主管來告訴她，剛才銷售部臨時通知，RM2205有VIP接待，要求立即做好準備工作

44、，等一會兒經(jīng)理要來檢查。主管剛走，經(jīng)理巡視到22F，發(fā)現(xiàn)煙灰桶內(nèi)的煙蒂很多，告訴她，趕快清潔干凈?？墒?，現(xiàn)在檢查的客房是房務(wù)中心通知客人馬上要入住的房間，自己一個人怎么能一下子做完這些事，這該怎么辦呢？,82,四、如何有效利用時間：,合理有效,以達到工作和生活的目標,組織運用時間資源,自我控制觀念,計劃觀念,成效觀念,83,2、時間管理法則：,不可并行,精力充沛時做,策劃型,作業(yè)型,交替安排,自控型,他控型,開始時間盡量提前,給最后期限

45、設(shè)留緩沖區(qū),能同時做的事情不要分開去做,可并行,任務(wù)類型,84,時間管理Time Management,突發(fā)情況處理,85,3、案例討論二：,客戶投訴,審核報銷單,經(jīng)理小王,一位善聊客戶的電話,內(nèi)部人員的咨詢電話,打印機壞了,86,,突發(fā)情況有哪些,職責內(nèi),緊急/重要程度,職責外,馬上處理,暫緩處理,,,,,87,減少突發(fā)情況發(fā)生,努力使工作系統(tǒng)從一開始就正確無誤對被打擾情況進行分析（Who\When\Why），建立一種工作模式

46、,88,減少計劃外事件數(shù)量累計計劃外事件，創(chuàng)建自由時間塊縮短每個計劃外事件 的時間長度,縮短計劃外時間,89,時間管理Time Management,根除拖延,90,獅子型,考拉型,緊迫感喜競爭走路、動作較快進餐迅速討厭耽擱不耐心,放松作決定需要一定時間走路、動作較緩若有所思樂于傾聽耐心,你屬于哪種行為模式？,91,拖延者的借口,強調(diào)時機不對逃避不愉快的生活敷衍搪塞不愿承擔責任不適當?shù)哪繕藶?/p>

47、了輕松混日子,92,拖延的代價,浪費了今天?一時工作拖延，三倍時間償還?逃避積極的人生?健康不良?待處理問題的不斷增多?長期在壓力下工作的憂慮?,93,動手去做你能做或夢想要做的事，勇氣包含了天分、能力與奇跡，只有動手，心靈才會啟動；開始做，工作才會完成。,解決拖延的秘訣,---唯一的辦法就是去做它,94,與拖延決戰(zhàn),承認：拖延是一種無益的生活方式把大工作分解當機立斷，直接面對不愉快的工作平衡表法給自己設(shè)定最后時

48、限獎勵自己,95,時間管理Time Management,桌面整潔,96,管理好書桌才能管理好時間,建立有效的辦公環(huán)境,盡量保持桌面整潔，只留正在做的事情工作中經(jīng)常要用到的用品應(yīng)容易取得每一件物品應(yīng)擺放在固定的位置每天下班前將辦公桌整理就緒把不再需要的東西堅決扔掉,97,活動,文件的處理,信息,資料存檔,待送出文件,待辦文件,備忘檔案夾,分級處理,ABC,98,,,文件處理原則,每次只處理一份文件，一份文件只處理一

49、次每天排出固定的時間批量、集中處理郵件、電話、信件 一項工作完成后文件就應(yīng)馬上離開桌面，歸入適當?shù)臋n案堅決扔掉不必要的文件,99,,時間管理Time Management,錦囊妙計,100,,充分利用記事本,待辦瑣事 物品清單,讓腦子空下來，裝更有創(chuàng)造性的事情,101,,善用零星時間,通勤時間 旅途時間 等候時間,不要隨便打發(fā)你的零星時間,102,,背包原則,將同類的事情盡可能成批量處理,瑣事也有瑣事的處理方式,103

50、,,逆勢操作,當別人不去做的時候我就去做,? 每天讀一點沒有人讀的東西? 每天想一些沒有人想的事情,104,,時間管理Time Management,降龍十八掌,105,1、掌控每天—被牽著鼻子走,生活就象馬戲團，有訓(xùn)獸師也有動物。改變原有思維，找到正確的行動方法。積極的努力行動，掌控到每天每時。靜下心來思考，更有耐心的分析。每天做有效規(guī)劃，要有次序和條理。一次只認真做好一件事，不急于求成。,106,2、確定目標—窮于

51、應(yīng)付,把目標寫下來，寫下要做的事。寫下的目標任務(wù)越多，付出的就越多，成功的機會就越多。目標是往何處去，想干什么，最終的結(jié)果是什么，針對結(jié)果做整體規(guī)劃。目標決定結(jié)果和方向，勾畫出清晰的藍圖，提供明確的行動指南。明確自己與全局的目標、老板的需求及內(nèi)外客戶的期望是什么。,107,3、實事求是—盲目樂觀,承認問題和差錯隨時會發(fā)生。要留出犯錯誤、被干擾和出現(xiàn)意外的余地。少做過多的承諾，不要盲目樂觀。不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨。開

52、始行動時，要充分利用經(jīng)驗，總結(jié)以往教訓(xùn)，考慮所需的資源。,108,4、制定計劃—貿(mào)然行動,拖拉和冒進的現(xiàn)象：有人馬上行動——躊躇不決者易敗，有人不慌不忙——欲速則不達。應(yīng)該制定計劃。對任務(wù)的每個部分都要明確其預(yù)期結(jié)果、理由和時間期限。計劃越具體，任務(wù)就會越實際，處理起來就越有條理。計劃詳細、充分溝通、分步實施、完成獎勵。,109,5、決不拖拉—不緊不慢,繁雜的任務(wù)、工作過重、壓力太大、資源缺乏、令人厭煩、沒有條理、目標模糊、時間不夠

53、、精力不夠、常被打斷…克服拖拉的辦法：分割任務(wù)、分而治之，千里之行，始于足下。建立里程碑，完成獎勵，正面強化。及早開始、自我激勵、精神放松。,110,6、管理表單—眉毛胡子一把抓,周計劃報表和日計劃報表，計劃適量。計劃工作細節(jié)，要快速、及時、隨手記錄，一日之計在于晨？不斷回顧周計劃表，每天做調(diào)整增減。你無法完成所有計劃的事情，留有余地。把周計劃表時刻帶在身上，理智應(yīng)對。中午是期限，保持工作生活的平衡。休息片刻，適當調(diào)整，

54、90分鐘注意力。,111,7、有效規(guī)劃—隨心所欲,注重聚焦于重要任務(wù)，首先完成。圍繞要項工作安排，分批處理小任務(wù)，不要讓干擾和突發(fā)事件主宰你。不要工作得太晚。及早開始，按時下班。周一的早晨最重要，不要安排見面或電話會議。合理安排。,112,8、輕重有別—急事急辦,分清輕重緩急的次序辨認緊急的、容易的、喜歡的、花時間短的事件聚焦于目標和價值,113,9、溝通細節(jié)——粗枝大葉,接受任務(wù)時的5W1H法：何因、何事、何人、何時、何地、

55、具體做法等控制任務(wù)流，向交通警察學(xué)習(xí)寫下任務(wù)，圈出最后期限，信守承諾發(fā)布任務(wù)時的多媒介使用、反饋確認保持適當?shù)倪M度追蹤控制,114,10、專心致志—多頭并舉,多頭并舉的結(jié)果是目標分散，效率低下，會弄糟幾件事情，好象電腦死機聚焦于目標不放松，離現(xiàn)實越近在一英寸的地方深挖一英里多頭任務(wù)并舉時思考：接收的原因，重要程度，征求老板意見。,115,11、合理分配—加班加點,一日之計在于晨，一年之計在于春？檢查日表中的任務(wù)，再統(tǒng)籌協(xié)

56、調(diào)安排。能否最好利用時間？是否合適的時間完成合適的任務(wù)？分析分類任務(wù)：可以刪除的、可以少花時間的、可以委派別人的、類似合并的？上午是可以取得最大工作效益的時機。,116,12、清理桌面—先工作后整理,只保留近期文件，要專注于當前的文件：正在處理和未來四周內(nèi)需要使用的文件清空辦公桌面，按使用頻率重新擺放物品在顯目的地方擺上時鐘、戴手表、設(shè)定時限，建立時間觀念歸類文具于一起，足夠一月使用,117,13、辦公室5S—亂成一堆,整理

57、、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)分類一般為7-10個文擋，標準適當寬些常用信息、即刻行動、當前項目、日常工作、客戶工作、有待解決、委派他人等文件夾紙頁適當，把大文件夾分成幾個小文件夾，文件夾取名彩色標簽、彩色文件夾類別更好桌面上只放一件東西，每天整理一點點，每天清理辦公桌，收起文擋，掌控一切,118,14、減少干擾—隨叫隨到,每天上午至少三次詢問團隊成員是否有問題或需要什么，他們看到你的機會越多，需要進你辦公室的次數(shù)就會越少干擾會耗去

58、6-9分鐘，再需要4-5分鐘恢復(fù)，打攪三次后，你的專注力會消散轉(zhuǎn)換桌椅方位，把多余椅子拿走，閉關(guān)、掛免戰(zhàn)牌、躲進無人辦公室，躲避噪音分析干擾事件，緊急、重要、目標性等近期干擾的頻率、程度、減少方法等,119,15、管理郵件—受制于它,初次看到郵件即刻處理，瀏覽一遍，刪除垃圾文件、無聊內(nèi)容，回應(yīng)重要內(nèi)容專時處理，關(guān)閉郵件提醒功能，電話及時回復(fù)可保私密性，建立二級文件夾，設(shè)置過濾器攔截信息善用附件，內(nèi)容5W1H，認真簡潔，當天回復(fù)

59、，敏感問題使用電話利用15-30分鐘分批集中處理郵件，然后關(guān)閉郵箱，處理下面的任務(wù),120,16、管理電話—隨意接打,鼓勵來電者盡快進入主題，不斷詢問以清楚其真實意圖和想法，方便時回電記錄分析一周的電話情況，是否必要、授權(quán)、縮短電話時間回復(fù)電話時問“我能為你做些什么”讓人們知道找你和回避的時間，留出回電的時間，特定時間中午前批量打電話,121,17、充分授權(quán)——事必躬親,集中精力，聚焦目標，提高效率，致力于團隊，能培養(yǎng)和激勵員工

60、分析任務(wù)的風(fēng)險、價值、職責，員工的能力、提升作用等選擇合適的人選進行授權(quán)，并提供支持監(jiān)督控制進度和品質(zhì)，做結(jié)果考核、正面強化、建設(shè)性反饋問題,122,18、管理會議—文山會海,有理由才開會，而不是工作例會，目的是提供信息、解決問題、集體討論開會的成本很高，可用郵件代替與會者、起止時間、地點、主題、議程、主持、會議紀要等，控制在90分鐘內(nèi)知道自己參加會議的理由和作用，可以委派別人、以其他方式提供信息、只參加一部分，下午開會較好