公司檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

1、1XXXXXX有限公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（C0版）版）QGDJ03.01為了合理、有效地收集、整理公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所形成的檔案，并有效地保存、利用檔案，使之服務(wù)于公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)工作，特制訂本標(biāo)準(zhǔn)。1.范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了公司各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)管理檔案的形成、歸檔保存、利用的管理內(nèi)容與要求，以及檢查和考核辦法。本標(biāo)準(zhǔn)適用于XXXXXX有限公司。2管理職責(zé)2.1企管部門是公司檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)：2.1.1檔案的分類、編目、鑒定、

2、保密等工作。2.1.2檔案的收集、保管、銷毀及相關(guān)部門查詢借閱登記管理工作。2.2其他部門負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中涉及本部門的檔案收集、整理與及時(shí)歸檔，接受檔案管理部門的檢查、指導(dǎo)。2.3檔案管理員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)則，不得泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)格按規(guī)定辦理檔案歸檔、保存、查詢、借閱登記等管理工作，檔案管理員工作有變動(dòng)時(shí)，必須辦好移交手續(xù)。3.管理內(nèi)容與要求3.1檔案的分類3.1.1經(jīng)營(yíng)管理方面：3.1.1.1公司成立的各種資料：公司申請(qǐng)注冊(cè)有關(guān)

3、資料、公司章程、公司發(fā)展變更資料、驗(yàn)資審計(jì)報(bào)告、公司高層管理機(jī)構(gòu)人員名單（董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、法人代表）等。3.1.1.2公司主要經(jīng)營(yíng)性證件：公司代碼證、法人代表證、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照正副本、開(kāi)戶許可證、稅務(wù)登記證（國(guó)地稅正副本）、統(tǒng)計(jì)登記證等經(jīng)營(yíng)許可證及土地、房屋所有權(quán)、使用權(quán)證、專利權(quán)證、商標(biāo)權(quán)證等。3.1.1.3公司其它各種經(jīng)營(yíng)性資料：股東會(huì)、董事會(huì)記錄、決議；公司申報(bào)項(xiàng)目資料；公司財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)單證；車輛資料（保險(xiǎn)、年檢、大修記錄、牌照等）及公

4、司級(jí)會(huì)議紀(jì)要；各種合作項(xiàng)目協(xié)議、收購(gòu)兼并協(xié)議、其他合同協(xié)議；企業(yè)文化方面的資料；各類紅頭文件及對(duì)公司發(fā)展具有重大改變的歷史性資料；圖片及媒體宣傳資料（包括紙質(zhì)及音像制品）等。3.1.1.4各級(jí)政府部門及行業(yè)組織等下發(fā)的相關(guān)紅頭文件、通知及頒發(fā)的各種榮譽(yù)證書、會(huì)員證書、獎(jiǎng)杯（狀、牌、章）。3.1.2人力資源管理方面：3.1.2.1應(yīng)聘的相關(guān)資料：包括員工招聘登記表、個(gè)人簡(jiǎn)歷表；學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)證書、專業(yè)資格證書、身份證復(fù)印件等。3

5、.1.2.2與公司的各種合同、協(xié)議：勞動(dòng)合同、補(bǔ)充合同、擔(dān)保合同、汽車駕駛員協(xié)議、委外培訓(xùn)協(xié)議、勞動(dòng)合同解除協(xié)議等及其它屬人力資源范疇的合同協(xié)議。3.1.2.3日常工作中產(chǎn)生的資料、證件：轉(zhuǎn)正鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)或處分通告、任免或調(diào)動(dòng)通知、辭職報(bào)告、離廠確認(rèn)單、人事戶口代辦資料及養(yǎng)老保險(xiǎn)等福利證件。3.1.2.4教育培訓(xùn)資料：包括公司自行組織的員工教育培訓(xùn)計(jì)劃、資料和技術(shù)教材、考核33.2.9物資供應(yīng)及分供方、外協(xié)方面形成的檔案，由物資供應(yīng)及分

6、供方、外協(xié)管理部門相關(guān)業(yè)務(wù)主辦人員負(fù)責(zé)收集、整理。3.3檔案的歸檔3.3.1應(yīng)歸入檔案室保管的檔案及歸檔時(shí)間：3.3.1.1經(jīng)營(yíng)管理方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后的10天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理。3.3.1.2人力資源管理方面形成的檔案，除員工培訓(xùn)計(jì)劃、資料和培訓(xùn)教材及由公司委派專人參加的社會(huì)性培訓(xùn)的邀請(qǐng)函、領(lǐng)導(dǎo)批文、教材由人力資源部門負(fù)責(zé)保存外，其它檔案都應(yīng)在檔案形成后的7天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管

7、理。3.3.1.3財(cái)務(wù)、審計(jì)管理方面形成的檔案，由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定專柜、專人保存，不歸入檔案室管理，其中股權(quán)證應(yīng)歸到董事會(huì)所聘控股集團(tuán)公司財(cái)務(wù)本部管理。3.3.1.4基建工程方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后及最后一筆余款付清前，負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理。3.3.1.5設(shè)備儀器方面形成的檔案，都應(yīng)在檔案形成后的7天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理。3.3.1.6管理體系方面形成的檔案，由企管部門負(fù)

8、責(zé)管理，不歸入檔案室。3.3.1.7技術(shù)質(zhì)量方面形成的檔案，屬技術(shù)工藝性質(zhì)的檔案，在檔案形成后的20天內(nèi)由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入檔案室管理，屬質(zhì)量檢驗(yàn)性質(zhì)的檔案由品保部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。3.3.1.8營(yíng)銷管理方面形成的檔案，除營(yíng)銷有關(guān)的合同、協(xié)議應(yīng)在檔案形成后的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（營(yíng)銷部門、財(cái)務(wù)部門可留存復(fù)印件），其他的檔案由負(fù)責(zé)部門按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理

9、。3.3.1.9物資供應(yīng)方面形成的檔案，除設(shè)備儀器的采購(gòu)合同、設(shè)備隨機(jī)文件、協(xié)議應(yīng)在檔案形成原形的次月統(tǒng)一由負(fù)責(zé)收集、整理的責(zé)任人歸入公司檔案室管理外（資材部門可留復(fù)印件），其他的檔案由資材部門負(fù)責(zé)按本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)規(guī)定保存，不歸入檔案室管理。3.3.2財(cái)務(wù)帳目、兩類標(biāo)準(zhǔn)、公司級(jí)文件在保存紙載體檔案的同時(shí)還需以電子文件形式保存在硬盤或光盤或軟盤等載體中。3.3.2.1存盤周期a.每月初一次；b.特別重要檔案即時(shí)存盤。3.3.3歸檔檔案的基本要