project 2000 如何幫您管理工作任務(wù)

1、Project2000如何幫您管理工作任務(wù)北京中科北京中科項(xiàng)目管理研究所目管理研究所席相霖席相霖（100080）項(xiàng)目是由一系列具有依賴關(guān)系的工作任務(wù)（或者稱之為活動(dòng)）組織起來(lái)的。完成這些工作任務(wù)，整個(gè)項(xiàng)目也就完成了。管理好任務(wù)是Project2000的最重要功能之一。它是怎樣幫助您管理任務(wù)的呢？他為您提供全方位的任務(wù)信息，為您把任務(wù)按層次結(jié)構(gòu)組織起來(lái)，為您編制描述依賴關(guān)系的網(wǎng)絡(luò)圖，為您繪出表和圖兼?zhèn)涞臋M道圖，為您準(zhǔn)備好詳盡報(bào)表，您需要的

2、任務(wù)信息幾乎都能從中獲取得到。提供全方位任務(wù)信息提供全方位任務(wù)信息為了有成效地控制項(xiàng)目進(jìn)展，您需要隨時(shí)了解每個(gè)任務(wù)的諸多方面的信息，包括時(shí)間、工期、資源、工時(shí)、成本等等。按傳統(tǒng)的做法，每次需要這些信息時(shí)由辦公室工作人員去搜集、匯總、計(jì)算，再報(bào)給您，這樣做不僅要花費(fèi)很多時(shí)間，而且也難于做到準(zhǔn)確和及時(shí)。Project2000則能自動(dòng)地、隨時(shí)地、全面地為您提供任務(wù)信息。Project2000為每個(gè)工作任務(wù)設(shè)置了多達(dá)241個(gè)數(shù)據(jù)域，也就是說(shuō)，對(duì)

3、于每一個(gè)工作任務(wù)它可以提供240多個(gè)數(shù)據(jù)，這里讓我們列舉一些主要的信息內(nèi)容。時(shí)間、工期方面的信息時(shí)間、工期方面的信息對(duì)于每個(gè)任務(wù)，Project2000都能夠?yàn)槟峁┰谠?jì)劃中任務(wù)開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；由于各種因素限制，任務(wù)最早可能的開(kāi)始和結(jié)束日期；為保證項(xiàng)目按期完成，最晚必須開(kāi)始和結(jié)束日期；根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際運(yùn)作的情況，最新調(diào)整后的開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期；實(shí)際的開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、工期，并且顯示出當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H的計(jì)劃日期和原始計(jì)劃比較

4、的差異值，從而知道任務(wù)是按計(jì)劃進(jìn)行的，還是提前或拖后了多少天。資源、工時(shí)、成本方面信息資源、工時(shí)、成本方面信息對(duì)于每個(gè)任務(wù)，Project2000都能夠?yàn)槟峁┠男┕しN（人員）、哪些設(shè)備在其上工作；以及它們投入的數(shù)量、安排的正常班工時(shí)和加班工時(shí)各為多少；每種資源從什么時(shí)候開(kāi)始在任務(wù)上工作，什么時(shí)候結(jié)束工作；完成這個(gè)任務(wù)，需要支付資源多少錢(qián)，材料費(fèi)多少錢(qián)，總計(jì)成本多少錢(qián)；工作進(jìn)展到現(xiàn)在，實(shí)際已經(jīng)完成了多少工期，多少工時(shí)，還剩余多少工時(shí)待完

5、成；在成本方面，當(dāng)前計(jì)劃或?qū)嶋H執(zhí)行的計(jì)劃和原始計(jì)劃比較是超出預(yù)算還是低于預(yù)算，具體數(shù)字為多少；完成剩余的工作任務(wù)還需要多少工時(shí)、費(fèi)用。任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息任務(wù)依賴關(guān)系和特征方面信息任務(wù)進(jìn)入開(kāi)始實(shí)施階段的控制條件是哪些緊前任務(wù)，它們?cè)跁r(shí)間上與該任務(wù)是什么樣搭接關(guān)系。任務(wù)是否為關(guān)鍵任務(wù)，分配到該任務(wù)上工作的資源是否已經(jīng)接受了工作安排，它們是否有超負(fù)荷工作量問(wèn)題存在。這里列出的僅僅是Project2000能夠向您提供的任務(wù)信息中的一小部

6、分，但已經(jīng)為您正確地指導(dǎo)項(xiàng)目提供了充足的依據(jù)。如果您請(qǐng)辦公室的工作人員搜集整理，至少要花一、兩天時(shí)間，但從Project2000中獲取，只是手指點(diǎn)鼠標(biāo)之勞。更可貴的是，Project2000提供的這些信息并不要求您事先一一輸入給系統(tǒng)，它只要求輸入非常少的數(shù)據(jù)，約5%10%，而90%以上的信息都是系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算和生成的，而且總是最新的、可靠的。按層次組織任務(wù)讓您的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)清晰按層次組織任務(wù)讓您的項(xiàng)目結(jié)構(gòu)清晰對(duì)于一個(gè)大型工程項(xiàng)目而言，如果把項(xiàng)

7、目中包含的所有任務(wù)，不論大小、主次，都放在一個(gè)等級(jí)上進(jìn)行管理，顯然不是一種明智的作法。ProjectProject20002000提供了能夠從大到小表和圖結(jié)合的橫道圖利于從時(shí)間上分析任務(wù)表和圖結(jié)合的橫道圖利于從時(shí)間上分析任務(wù)重點(diǎn)從時(shí)間的角度描述任務(wù)的橫道圖在Project2000中功能大大地?cái)U(kuò)展，為您管理好項(xiàng)目提供了許多方便。Project2000的橫道圖是和數(shù)據(jù)表格結(jié)合到一起的，它把您經(jīng)常需要查看的任務(wù)數(shù)據(jù)按類(lèi)別預(yù)先設(shè)置在幾個(gè)表中，如

8、基本項(xiàng)表，當(dāng)前計(jì)劃表，基線計(jì)劃表，成本表，跟蹤表，掙得值表等，當(dāng)您選中其中的某個(gè)表時(shí)，Project2000就在左邊為您按表形式顯示數(shù)據(jù)，右邊則顯示橫條圖。如果現(xiàn)有的表都不能滿足，您可以自己先把需要的數(shù)據(jù)項(xiàng)定義一個(gè)表格，按相同的辦法生成橫道圖。既有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，又有直觀的橫條圖，兩相呼應(yīng)。為使您在一個(gè)點(diǎn)上看到多個(gè)需要的信息，您可以選擇5種數(shù)據(jù)直接顯示在橫條圖的四周以及條內(nèi)。在您想把當(dāng)前計(jì)劃、實(shí)際計(jì)劃和最初的計(jì)劃做比較時(shí)，Project20

9、00會(huì)把這三個(gè)橫條圖給您同時(shí)顯示出來(lái)，您一看就知道已經(jīng)完成到什么程度，是按時(shí)、提前還是拖后了。在您為員工講解或向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，只需您按一下鼠標(biāo)鍵，Project2000就會(huì)把整個(gè)項(xiàng)目細(xì)節(jié)都藏起來(lái)，只剩一個(gè)項(xiàng)目標(biāo)題。然后，再隨著您的思路，從粗到細(xì)一級(jí)一級(jí)地展開(kāi)，使您的報(bào)告條理清晰，倍受贊賞。當(dāng)然，您隨時(shí)可以把一個(gè)摘要任務(wù)隱藏或展開(kāi)。在橫道圖上您還可以把來(lái)自其他文件的圖、文字說(shuō)明或圖片，甚至聲音文件匯集成一體，使您的圖更具有吸引力

10、。月歷圖使您能早知道任意一天內(nèi)將進(jìn)行的任務(wù)月歷圖使您能早知道任意一天內(nèi)將進(jìn)行的任務(wù)如果您想知道項(xiàng)目生命期內(nèi)某一天（任意一天）有哪幾個(gè)任務(wù)在進(jìn)行，靠您的工作人員到現(xiàn)場(chǎng)或到檔案里去翻很難使您如愿，但是Project2000會(huì)在幾秒內(nèi)給您準(zhǔn)確的回答。Project2000為照顧到您經(jīng)常使用掛歷記錄事件的習(xí)慣，設(shè)置了日歷視圖，它按月為單位展現(xiàn)在您面前，任務(wù)條也呈現(xiàn)在日歷圖上。所以，當(dāng)您把目光集中在日歷的某一天時(shí)，您看到橫穿那一天的任務(wù)橫道條，就

11、知道那一天哪些任務(wù)在進(jìn)行中。當(dāng)那一天中開(kāi)展的任務(wù)太多，以致于畫(huà)不下時(shí)，您也不必?fù)?dān)心會(huì)遺漏幾個(gè)任務(wù)，因?yàn)橹灰秒p擊鼠標(biāo)，它就把當(dāng)天開(kāi)展的任務(wù)名稱，以及開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間的清單全部顯示在屏幕上。Project2000的日歷視圖還可以讓您知道項(xiàng)目生命期中的某一天是當(dāng)年的第多少天，項(xiàng)目已經(jīng)進(jìn)行了多少天，距離項(xiàng)目結(jié)束還有多少天。給您準(zhǔn)備豐富多彩的任務(wù)報(bào)告給您準(zhǔn)備豐富多彩的任務(wù)報(bào)告定期統(tǒng)計(jì)報(bào)告是項(xiàng)目管理的內(nèi)容之一。在您使用Project2000做