會計師事務所審計底稿的電子化

1、1會計師事務所審計底稿的電子化會計師事務所審計底稿的電子化隨著計算機技術的廣泛應用，社會信息化程度的逐步提高，傳統(tǒng)的以“紙筆計算器”為工具的審計方式日益顯得低效和不經(jīng)濟，如何利用計算機技術對傳統(tǒng)的審計方式進行改造，是國內(nèi)會計師事務所面臨的一項緊迫任務，本文結(jié)合底稿電子化的實踐談點體會，供同行們參考。電子化底稿的優(yōu)勢1.電子化底稿可方便審計人員共享資料，提高審計效率。審計工作是一種團隊工作，其效率依托于有效的信息共享。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)底稿工作

2、方式下，審計小組成員各自按分工編制底稿，相互查閱很不方便。審計工作底稿實現(xiàn)電子化后，審計人員能方便地通過公司內(nèi)部的局域網(wǎng)或?qū)徲嬓〗M現(xiàn)場的對等網(wǎng)實現(xiàn)信息共享，相互之間查閱審計底稿只需要點點鼠標即可輕松實現(xiàn)，而且審計人員之間互不影響，從而可以極大提高審計效率。另外，在傳統(tǒng)的“紙筆計算器”工作方式下，大量的計算工作利用計算器完成，審計人員為了確保計算結(jié)果的準確，往往要驗算二到三遍，浪費大量時間。在電子化底稿工作條件下，審計人員只需要進行初始的

3、數(shù)據(jù)錄入，計算工作由計算機自動完成，計算結(jié)果準確，無須驗算，可節(jié)約時間，提高審計效率。2.有利于事務所積累審計經(jīng)驗，提高知識管理水平。底稿電子化后，審計人員在實際工作中積累的經(jīng)驗可以很方便地及時轉(zhuǎn)化為指導以后審計工作的模板，并可及時更新審計程序，實現(xiàn)審計經(jīng)驗的共享。一旦國家頒布新的會計準則和審計準則，事務所利用電子化底稿也能迅速作出反映，調(diào)整自己的審計程序。而在傳統(tǒng)的紙介質(zhì)底稿的方式下，為了提高效率，事務所一般將審計程序印刷在紙上，在印

4、刷時為節(jié)約成本，印刷批量一般較大。一旦批量印刷完成，審計程序無法批量進行調(diào)整，只能在使用時由審計人員進行調(diào)整，而這往往需要事務所進行大量的宣傳和培訓才能做到。這樣，國家頒布新的會計準則和審計準則的新要求和事務所內(nèi)部的審計經(jīng)驗難以及時轉(zhuǎn)化成審計程序，不利于提高審計質(zhì)量和降低審計風險。3.有利于強化審計質(zhì)量控制。在傳統(tǒng)的“紙筆計算器”的工作方式下，事務所內(nèi)部的三級復核和質(zhì)量檢查都是通過紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的方式實現(xiàn)的，控制力度不大。在電子底稿中，通

5、過設置控制點，每個員工都有自己的用戶名和密碼，底稿的編制、復核、檢查都實現(xiàn)計算機自動簽名，可以方便而嚴格地控制業(yè)務流程，保證事務所的質(zhì)量控制政策和程序的貫徹執(zhí)行。由此可大大強化三級復核和質(zhì)量檢查工作，提高復核和質(zhì)量檢查水平。4.電子化底稿擴大了審計底稿的素材范圍。有了電子底稿后，除了紙質(zhì)底稿外，錄音材料、錄像材料、電子照片均能構(gòu)成審計底稿，審計人員可以充分利用信息技術手段方便快捷搜集審計證據(jù)，從而降低審計風險。5.減輕審計人員的攜帶負擔

6、，方便審計工作底稿的保管、檢索和查閱。底稿電子化后，所有底稿皆可以儲存于筆記本電腦中，審計人員無需攜帶沉重的紙介質(zhì)底稿。而且底稿完成后，歸檔于服務器或刻錄成光盤，方便保管和以后的檢索、查閱。由于紙張消耗的大幅度降低，既可以大幅度減少事務所底稿的保管費用，也符合國家的環(huán)保政策。2電子化底稿實現(xiàn)的條件和途徑實施底稿電子化不僅是底稿介質(zhì)的變化，實際也是通過計算機技術對現(xiàn)有的審計方式進行的一場深刻的變革，需要審計人員進行審計理念上的變革。在這個

7、過程中，事務所應不斷總結(jié)審計經(jīng)驗，及時調(diào)整審計程序。實現(xiàn)底稿的電子化，核心在于開發(fā)一套計算機軟件。開發(fā)計算機軟件有兩種方式：委托外單位開發(fā)和自行開發(fā)。軟件的開發(fā)一般利用已有的辦公軟件和數(shù)據(jù)庫軟件實施?？晒├玫能浖校篛FFICE、SQSEVER、NOTES等。事務所應結(jié)合自己的規(guī)模，選擇恰當?shù)臄?shù)據(jù)庫軟件。規(guī)模較大的公司或擬規(guī)?；l(fā)展的會計師事務所，建議自己招聘軟件人才自行開發(fā)，開發(fā)小組應由經(jīng)驗豐富的審計人員和軟件人員組成。首先由審計人

8、員提出各種需要，軟件人員在與審計人員充分溝通的基礎上編制電子底稿，并隨著會計和審計的發(fā)展不斷調(diào)整審計軟件，軟件應該開發(fā)成網(wǎng)絡版而不是單機版。在硬件方面，應保證每位審計人員都有一臺筆記本電腦，每個審計小組應具備一個集線器。審計人員在審計現(xiàn)場應通過集線器將所有審計人員的電腦組成一個小的網(wǎng)絡，以實現(xiàn)信息的共享。順利實施底稿的電子化，還需要對員工進行大量的培訓。培訓主要應著眼于解決兩個問題：①轉(zhuǎn)變審計人員的思想觀念，使其接受并樂于使用電子底稿；

9、②提高審計人員的計算機使用能力，使其能熟練使用計算機編制電子底稿。由于底稿的電子化需要較大的軟硬件投資和較多的培訓工作，能否順利實施具有一定的風險，事務所可以先在一部分計算機水平較好，審計業(yè)務能力較強的審計人員中試點，試點成功后再全面推廣，這樣，試用成功的示范作用可以有效減少推廣過程中的阻力。電子化底稿應注意的兩個問題1.保密問題。審計底稿不僅涉及被審計單位的商業(yè)秘密，也涉及事務所自身的商業(yè)秘密。由于電子文件很容易被復制，也容易遭到黑客

10、的攻擊，為了保護自身和客戶的商業(yè)秘密，事務所應該為電子化底稿制定保密制度，從硬件和軟件兩個方面采取可行的措施，確?？蛻舻纳虡I(yè)秘密不被泄露。2.底稿的安全保管問題。審計工作底稿是出具審計報告的依據(jù)，是判斷審計責任的憑證。如何按法律、法規(guī)的要求保管好底稿是電子化底稿所要解決的一個關鍵問題。根據(jù)《獨立審計準則第6號—審計工作底稿》的要求，當期檔案自審計報告簽發(fā)之日起至少保存十年；永久性檔案應長期保存。為了達到準則的要求，事務所應及時將已編制完