六種降低企業(yè)內(nèi)容管理成本的方法

1、1打掃屋子打掃屋子在你部署任何新的ECM系統(tǒng)之前，花點(diǎn)時間估計一下哪些內(nèi)容是必要的，哪些是不必要的?；蛘咭詧F(tuán)隊(duì)的形式，或者指派專人，找到并消除陳舊重復(fù)的內(nèi)容，減輕負(fù)擔(dān)。保留對公司沒有任何好處的內(nèi)容浪費(fèi)時間和資源。制定自動化政策制定自動化政策“文檔政策可以采取守則和元數(shù)據(jù)的形式，支持對內(nèi)容進(jìn)行自動化分類和終止處理?！弊詣踊^程在很多企業(yè)中是一件非常重要的事情，但是并非每個人都這個概念應(yīng)用到公司文檔之中?？紤]開源和伴隨服務(wù)考慮開源和伴隨服務(wù)

2、Gartner的建議涉及到“內(nèi)容服務(wù)提供商”和開源服務(wù)。前者指的是那些還可以提供增強(qiáng)或取代公司服務(wù)的ECM提供商。但有一點(diǎn)需要注意，我們這里提高的公司是那些把ECM提供商的服務(wù)跟自己的核心服務(wù)進(jìn)行整合的公司，而不是那些完全依賴ECM提供商獲得咨詢建議的公司。Gartner的另一個建議是開源。很多公司對開源持有懷疑態(tài)度。但目前公司們都需要降低成本，盲目拒絕那些成熟穩(wěn)定的開源服務(wù)是一種愚蠢的行為。利用互聯(lián)網(wǎng)利用互聯(lián)網(wǎng)不要完全依靠公司內(nèi)部數(shù)據(jù)

3、和內(nèi)容渠道，尤其是在把數(shù)據(jù)從一個銷售點(diǎn)轉(zhuǎn)移至另一銷售點(diǎn)時。這么做可能會讓IT部門感到安全，但如果不利用快速、廉價的現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)去提交內(nèi)容，公司的成本不會降低。綠色辦公綠色辦公綠色不僅代表著公司道德，而且可以節(jié)省你的支出。使用大量紙質(zhì)文件會嚴(yán)重消耗公司資源，除非有特殊情況，否則你沒有理由不實(shí)行無紙化辦公。避開避開EmailEmail很多大大小小的企業(yè)服務(wù)供應(yīng)商都稱自己擅長對付email過載和提高效率。但是很少有企業(yè)能夠從根本上解決問題：關(guān)閉公

4、司里所有的Exchange服務(wù)器。即便你對Google產(chǎn)品一點(diǎn)也不感興趣，你還可以試試強(qiáng)大的Outlook。削減email和日歷所產(chǎn)生的巨額支出可以大大削減ECM成本。1打掃屋子打掃屋子在你部署任何新的ECM系統(tǒng)之前，花點(diǎn)時間估計一下哪些內(nèi)容是必要的，哪些是不必要的?；蛘咭詧F(tuán)隊(duì)的形式，或者指派專人，找到并消除陳舊重復(fù)的內(nèi)容，減輕負(fù)擔(dān)。保留對公司沒有任何好處的內(nèi)容浪費(fèi)時間和資源。制定自動化政策制定自動化政策“文檔政策可以采取守則和元數(shù)據(jù)的

5、形式，支持對內(nèi)容進(jìn)行自動化分類和終止處理。”自動化過程在很多企業(yè)中是一件非常重要的事情，但是并非每個人都這個概念應(yīng)用到公司文檔之中。考慮開源和伴隨服務(wù)考慮開源和伴隨服務(wù)Gartner的建議涉及到“內(nèi)容服務(wù)提供商”和開源服務(wù)。前者指的是那些還可以提供增強(qiáng)或取代公司服務(wù)的ECM提供商。但有一點(diǎn)需要注意，我們這里提高的公司是那些把ECM提供商的服務(wù)跟自己的核心服務(wù)進(jìn)行整合的公司，而不是那些完全依賴ECM提供商獲得咨詢建議的公司。Gartner

6、的另一個建議是開源。很多公司對開源持有懷疑態(tài)度。但目前公司們都需要降低成本，盲目拒絕那些成熟穩(wěn)定的開源服務(wù)是一種愚蠢的行為。利用互聯(lián)網(wǎng)利用互聯(lián)網(wǎng)不要完全依靠公司內(nèi)部數(shù)據(jù)和內(nèi)容渠道，尤其是在把數(shù)據(jù)從一個銷售點(diǎn)轉(zhuǎn)移至另一銷售點(diǎn)時。這么做可能會讓IT部門感到安全，但如果不利用快速、廉價的現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)去提交內(nèi)容，公司的成本不會降低。綠色辦公綠色辦公綠色不僅代表著公司道德，而且可以節(jié)省你的支出。使用大量紙質(zhì)文件會嚴(yán)重消耗公司資源，除非有特殊情況，否則