采購管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計.docx

1、采購管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計第一章采購信息系統(tǒng)開發(fā)背景及調(diào)查結(jié)果1.1概述隨著時代的發(fā)展，我國企業(yè)實施信息化的迫切需求正日趨增加。作為企業(yè)信息系統(tǒng)的關(guān)鍵組成部分，采購信息系統(tǒng)，使整個采購流程規(guī)范化，模式化，透明化，極大地提高了企業(yè)在采購環(huán)節(jié)的效率并切實降低采購成本。量身定制，以促進該企業(yè)在采購方面的信息化。1.2系統(tǒng)開發(fā)的背景、必要性和意義本采購系統(tǒng)為上海一機械制造企業(yè)由于現(xiàn)行人工手動運作采購流程，具有過多的主觀人為因素，不能做到采購過程

2、的客觀，公正，精確。尤其是每月的采購需求數(shù)，在人工的計算下，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤誤差。通過采購信息系統(tǒng)的實施，企業(yè)的采購流程將大大優(yōu)化。計算機化將有效減少錯誤數(shù)據(jù)的發(fā)生，降低采購成本，提高采購工作效率。1.3現(xiàn)行系統(tǒng)調(diào)查1.3.1現(xiàn)行采購部門流程調(diào)查1.編制采購計劃：根據(jù)生產(chǎn)計劃，工作令，庫存數(shù)確定采購品種及數(shù)量。生產(chǎn)計劃采用雙月制：本月查缺補漏，下月提出計劃。當(dāng)月采購數(shù)已發(fā)貨未到單數(shù)。=原材料希望數(shù)庫存數(shù)在制數(shù)安全數(shù)量2.3.選擇供應(yīng)商：通過

3、供方登記表：名稱、地址等，及其主要供貨種類，材料價格，質(zhì)量評級（由質(zhì)檢單位、生產(chǎn)制造單位進行評級）及過往供應(yīng)商的表現(xiàn)評分，選擇合適的供應(yīng)方。將采購計劃傳真至供方，議價、定價、確認交貨日期。簽訂購銷合同。過程跟蹤：根據(jù)采購計劃的交貨節(jié)點，了解跟蹤分供方的制作進度，督促分供方按時交貨。與分供方確認交貨品種、數(shù)量、時間，確認。并與庫管員及時溝通，貨到后應(yīng)與庫管員核對4.交貨、檢驗、入庫、入賬手續(xù)：核實物資是否到貨：如果物資未到貨，則尋找供方，

4、催促其發(fā)貨。如果物資入倉，則庫管員辦理入庫手續(xù)，采購部門與庫管員核實。隨后開具報驗單，聯(lián)系檢驗科進行驗貨。如果驗貨通過，則檢驗科與采購部聯(lián)系確認。否則辦理出庫并退貨。5.6.向供方催要發(fā)票、核對無誤后交由財務(wù)登記入賬供方評價：要求檢驗科對物資部件的質(zhì)量及等級進行評價并錄入系統(tǒng)。通過以下指標(biāo)衡量供方：（1）、供方的交貨時間是否拖延。服務(wù)態(tài)度。（4）、售后服務(wù)態(tài)度。（2）、交貨數(shù)是否與合同有出入。（3）、供方7.請款：每月5日前根據(jù)上月進貨

5、情況，當(dāng)月進貨計劃，并考慮應(yīng)付款等情況，編制請款計劃。根據(jù)請款計劃填寫請款單。將請款單和分供方臺賬交由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。將審批的請款單送財務(wù)辦理付款手續(xù)。將審批的請款單送財務(wù)辦理付款手續(xù)。臺賬登錄。（由于公司已有現(xiàn)行財務(wù)系統(tǒng)，與財務(wù)有關(guān)的過程）此采購系統(tǒng)只做了與財務(wù)系統(tǒng)的接口，為包含詳細采購管理信息系統(tǒng)分析與設(shè)計1.3.2現(xiàn)行采購流程存在的問題1.生產(chǎn)與倉儲的數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確。原來庫存管理系統(tǒng)還存在問題，實際的倉儲數(shù)量與系2.統(tǒng)顯示的數(shù)目不吻合

6、，導(dǎo)致采購部門無法通過管理系統(tǒng)來進行原料的采購。入庫手續(xù)。材料入庫時，由經(jīng)辦員開檢驗單，然后進行貨物檢驗，如果不合格，則再開據(jù)退貨單。公司經(jīng)理希望檢驗單能夠由倉庫管理員開據(jù)，但鑒于貨物種類繁多，倉庫管理員只能完成入庫的操作，知，到貨時則由倉庫管理員通知。所以目前還是由經(jīng)辦員開據(jù)，供方到貨前會有通3.4.入賬手續(xù)。目前他們所用的財務(wù)管理軟件只是起到了記錄的作用，計的功能，更沒有和生產(chǎn)、倉儲部門銜接起來。關(guān)于請款，采購經(jīng)理認為，財務(wù)應(yīng)該根據(jù)

7、采購合同進行撥款，但無分析以及統(tǒng)而不是由采購部進行請款，付款的部門應(yīng)該是財務(wù)部而非采購部。他現(xiàn)在也表示比較無奈，每次請款，財務(wù)查看之前的采購單，看錢是否用完，用完的話再撥出一部分。采購經(jīng)理認為他們總是在做其他部門的事情，有時候沒有做好的話，自己還得受委屈。5.各個部門比較缺乏標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。過去采購甚至沒有合同，一個電話就可以采購，價格最后再議。生產(chǎn)部門、倉儲部門關(guān)于材料的實際數(shù)據(jù)無法精確反映。各部門有些工作分配并不合理，對癥下藥。很多

8、事情采購部替其他部門都做掉了，一旦出了問題，很難6.對于供應(yīng)商的評價尚無法做到客觀公正。目前還是由采購部自己對供應(yīng)商評價，對新的供應(yīng)商有1年的考察期，是否通過完全是由他們自己說了算，總經(jīng)理很難檢索以及評估到每個供應(yīng)商的供貨情況。1.3.3企業(yè)對采購系統(tǒng)的要求1.由于整個系統(tǒng)龐大復(fù)雜，建議我們參考海外具有成功經(jīng)驗的ERP采購系統(tǒng)，適當(dāng)進行個性化的修改。2.采購部門只是一個執(zhí)行部門，需要根據(jù)庫存以及生產(chǎn)要求來進行采購，所以系統(tǒng)上關(guān)于上述的數(shù)

9、據(jù)必須準(zhǔn)確無誤，否則，采購系統(tǒng)對于他們來說都是沒有意義的。3.提供標(biāo)準(zhǔn)的生產(chǎn)錄入表，設(shè)置空白欄進行特殊項目的補充。提供各類零件材料，倉4.庫庫存等各類信息的查詢功能。完善財務(wù)系統(tǒng)，與財務(wù)部門明確分工，限定能夠查看這些數(shù)據(jù)的人員。互相聯(lián)系，提高效率。對財務(wù)數(shù)據(jù)進行加密，5.6.引入供應(yīng)商評價體系。通過系統(tǒng)，對貨物的質(zhì)量，送貨進度，欠款，售后服務(wù)情況進行記錄，便于經(jīng)理了解各個供應(yīng)商的詳細情況。將生產(chǎn)、采購、倉儲的各類數(shù)據(jù)整合，統(tǒng)計分析，便于

10、管理層進行查詢信息，觀察進度，處理問題，最終達到節(jié)約人力，提高工作效率，增加凈利潤的最終目的。1.4建議的新系統(tǒng)為解決該企業(yè)采購部所面臨的實際問題，以及為今后企業(yè)信息化及國際接軌這不可逆的時代潮流的考量，建議該企業(yè)使用計算機化的采購信息系統(tǒng)。該采購系統(tǒng)應(yīng)是基于因特網(wǎng)及企業(yè)局域網(wǎng)的，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理自動化、數(shù)據(jù)流傳輸實時的，輸入與輸出標(biāo)準(zhǔn)化、將來能與其他企業(yè)軟件兼容的，具有一定程度的信息安全保障的，包括全面的權(quán)限登錄等級規(guī)劃及數(shù)據(jù)安全防入侵保