分管模式下成教檔案管理中的問題與研究

1、分管模式下成教檔案管理中的問題與研究分管模式下成教檔案管理中的問題與研究一、成教檔案管理中存在的主要問題分析(一)普遍缺少檔案專業(yè)知識(shí)、檔案意識(shí)淡薄是成教檔案管理中的突出問題成教檔案是成人教育過程的各項(xiàng)真實(shí)記錄是高校檔案體系的重要組成部分。在成人教育檔案管理方面在高校中按有獨(dú)立成人教育學(xué)院和沒有單獨(dú)設(shè)立成人教育學(xué)院的統(tǒng)管與分管兩種管理模式。多數(shù)沒有單獨(dú)設(shè)立成人教育學(xué)院的高校是因?yàn)榻虒W(xué)規(guī)模小、專業(yè)特性強(qiáng)、專業(yè)門類多或與統(tǒng)招專業(yè)教學(xué)或管理關(guān)

2、系密切等諸多原因。高校多年的管理模式與習(xí)慣是教學(xué)管理與行政管理相對獨(dú)立的即使是相互依賴的管理也看誰重誰輕輕者自然向重者傾斜或許輕者名存實(shí)亡沒有實(shí)際作用。檔案管理在分級(jí)管理中就處于大學(xué)與學(xué)院之間分級(jí)管理被邊緣化的管理范疇。特別是非獨(dú)立的成人教育各學(xué)院主要精力都放在統(tǒng)招上從主觀上就蔑視成人教育加上各學(xué)院檔案管理本身就是薄弱環(huán)節(jié)老弱病、不能教學(xué)又不擅長行政管理的富余人員安排管檔案而這些人員基本的檔案知識(shí)不具備新的檔案知識(shí)又很難接受分管實(shí)際成為

3、分而不管。(二)缺乏規(guī)范、到位、有效的考核和約束是導(dǎo)致成教檔案不完整、不系統(tǒng)的關(guān)鍵檔案資料的收集、整理是檔案管理工作的基礎(chǔ)也是確保成教檔案內(nèi)容完整性、系統(tǒng)性的重要環(huán)節(jié)并給后續(xù)管理提供保障性基礎(chǔ)條件。但事實(shí)上事情并不是管理者想象的如此容易。發(fā)表論文。首失嚴(yán)重大部分檔案資料內(nèi)容不完整、不規(guī)范、不系統(tǒng)。究其原因缺乏規(guī)范化的法規(guī)、有效到位的監(jiān)督檢查制度和相互的制約是問題的根本所在。(三)分管形同松散管理是造成檔案資料流失與檔案收集、整理質(zhì)量低下

4、的主要原因分管不等于不管。但事實(shí)上分管并沒有對分管的基本條件做硬性規(guī)定或細(xì)化要求。多數(shù)成人教育部門把有限的硬件資源用在與經(jīng)濟(jì)利益有關(guān)的其它方面而使得成教部門沒有適當(dāng)?shù)拇鏅n庫房使絕大部分檔案資料分散寄存在各科室和學(xué)院或系里以及部分教師手中為檔案資料的數(shù)量與內(nèi)容的登記、種類的劃分、質(zhì)量鑒定等難以搞得十分清楚。就那些檔案性質(zhì)單一、容易整理的學(xué)籍資料也因各別人員工作態(tài)度和對檔案收集的認(rèn)識(shí)問題而不能及時(shí)收集、整理和移交而且學(xué)院教師或直接接觸到檔案

5、的相關(guān)人員的頻繁變動(dòng)或檔案室的頻繁搬遷最終導(dǎo)致不少資料流失這是不能復(fù)得的沉重的損失。分散集中散失的惡性循環(huán)復(fù)演令人痛心而這種不愿意看到的現(xiàn)象在基層檔案管理中普遍存在。以致于為某一項(xiàng)工作的需要對花了相當(dāng)精力收集起來的檔案資料成人教育職能部門或院系只能用主觀判斷做為依據(jù)在一堆廢紙中慢慢甄別、挑選所需要的檔案或資料因管理不善而導(dǎo)致的工作難度之大可想而知最后卻因依據(jù)不準(zhǔn)確得重新整理。至于不同時(shí)期形成的檔案資料在規(guī)格、歸類上存在的差異就更大了檔案