論文-淺議信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化

1、21世紀(jì)已經(jīng)步入信息化時代信息資源成為各個領(lǐng)域的重要戰(zhàn)略資源。行政事業(yè)單位在開展檔案管理工作時往往忽視了檔案的重要性對檔案在單位發(fā)展中的作用認(rèn)識不足還沒有完善檔案科學(xué)化管理工作。檔案管理看似簡單實(shí)際上包含著一定的技術(shù)性做好檔案管理工作不僅可以提高單位整體的管理水平而且對推動行政事業(yè)單位的長足發(fā)展也具有重要意義。因此實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案科學(xué)化管理至關(guān)重要這應(yīng)該引起相關(guān)部門的高度重視。一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀(一)檔案管理工作缺乏足夠的重

2、視從我國行政事業(yè)單位信息檔案管理工作的整體水平來看較之一些發(fā)達(dá)國家仍然有很大差距。究其原因主要是因?yàn)椴糠中姓聵I(yè)單位對檔案管理工作缺乏足夠的重視工作開展中缺乏健全的制度作為支撐加上檔案管理工作涉及內(nèi)容較多從而導(dǎo)致管理效果達(dá)不到要求。(二)檔案管理現(xiàn)代化水平不高隨著我國科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展越來越多的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中但由于對這些設(shè)備和技術(shù)缺乏充分利用從而導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對較低檔案管理機(jī)

3、構(gòu)的設(shè)置較為混亂這又導(dǎo)致了檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng)沒有明確的檔案管理工作目標(biāo)及科學(xué)的管理手段。此外也沒有結(jié)合部門的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理模式而且對于檔案資料的開發(fā)與利用也相對較為薄弱這些問題造成了事業(yè)單位檔案管理工作水平得不到有效的提升。(三)管理人員素質(zhì)參差不齊目前很多從事檔案管理的人員在業(yè)務(wù)技能和管理能力方面都無法滿足檔案管理的根本需求尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員無論是專業(yè)水平還是文化程度都相對較低甚至還有

4、些管理人員是從其他部門轉(zhuǎn)借來的這類人員往往身兼數(shù)職無法將全部精力放在檔案管理工作上從而導(dǎo)致檔案管理水平低下檔案利用率不高。除此之外事業(yè)單位對檔案管理人員素質(zhì)的要求在不斷提高但對員工的培訓(xùn)工作卻并沒有得到有效開展從而使員工的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力落后在開展管理工作的時候顯得力不從心無法提高檔案管理工作的整體質(zhì)量。二、實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的措施(一)建立健全的檔案管理制度目前我國大部分行政事業(yè)單位并沒有制定完善的檔案管理制度。想要提升檔案管理工作

5、的質(zhì)量必須建立起一套科學(xué)、完善的檔案管理制度管理制度中要對檔案管理工作人員的工作流程、日常行為等進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定從而推動檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化。首先事業(yè)單位要根據(jù)單位自身的實(shí)際情況制定科學(xué)的制度制度要涉及檔案的收集、整理、運(yùn)轉(zhuǎn)、編目、立卷、檢索及安全保管等方面在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行摸索逐漸將其完善并且要采取有效手段保證制定的各項措施得到有效落實(shí)。其次對立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定保證檔案的及時性做好案卷的裝訂工作提高案卷管理質(zhì)量。(二)實(shí)現(xiàn)檔案管

6、理的信息化隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展計算機(jī)得到了普遍應(yīng)用在各個領(lǐng)域均發(fā)揮著重要作用。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)與時俱進(jìn)引進(jìn)信息化技術(shù)。紙質(zhì)檔案經(jīng)過核查沒有任何錯誤后用掃描儀將其掃描到電腦上形成電子檔案并對檔案進(jìn)行檢索關(guān)鍵詞設(shè)置其目的是便于查詢檔案信息。除此之外要對每個檔案進(jìn)行編號通過輸入編號就可以進(jìn)行調(diào)檔。為了防止檔案丟失可以對其進(jìn)行備份。將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中只需要一臺電腦即可實(shí)現(xiàn)這降低了檔案管理的成本而且只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞即可查

7、詢起來也更加方便易于管理。(三)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)檔案管理工作看似簡單實(shí)際上專業(yè)性很強(qiáng)對于檔案管理工作人員的要求極高既要有專業(yè)的管理知識又要有責(zé)任心和使命感。此外還要具備一定的管理能力尤其是在信息化時代背景下能夠熟練運(yùn)用計算機(jī)軟件、掌握先進(jìn)的管理方法。檔案管理人員自身要不斷學(xué)習(xí)用知識武裝自己、提升自己企事業(yè)單位要做好對檔案管理人員的培訓(xùn)工作只有掌握了相關(guān)的法律規(guī)定具備較高的職業(yè)道德和綜合素質(zhì)掌握先進(jìn)的管理方法才能切實(shí)做好檔案管理