淺析提高檔案管理科學化水平路經(jīng)研究

1、<p>　　淺析提高檔案管理科學化水平路經(jīng)研究</p><p>　　[摘 要]隨著現(xiàn)代信息化的不斷發(fā)展，檔案的科學化管理越來越受到國家機關、企業(yè)部門、個體經(jīng)營的重視。目前我國檔案管理工作的規(guī)范化、制度化、標準化、系統(tǒng)化的完善，有賴于國家對檔案管理技術(shù)的大力支持。檔案記錄一切有價值的信息資料，是國家提高政治、經(jīng)濟以及文化發(fā)展的重要指標。著力提高檔案管理水平，順應信息化社會發(fā)展的趨勢，推動我國檔案工作向又快

2、操作又簡單方向發(fā)展。本文探討了檔案管理工作中存在的重要問題，解決這些問題無疑有利于檔案管理科學化路徑的實施掃除障礙。本文還介紹提高檔案管理科學化水平的根本路徑，分析每條根本路徑的實施過程中所體現(xiàn)的價值。 </p><p>　　[關鍵詞]檔案；管理制度；科學化路徑的選擇；科學建設 </p><p>　　中圖分類號：J523 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）17-032

3、8-01 </p><p>　　檔案是國家日程事務的記錄，是工作單位管理人員、登記資料等的記錄，是個人活動的記錄，體現(xiàn)國家、工作單文、個人的成長和發(fā)展歷程。各部門、各職業(yè)、各事業(yè)單位的檔案管理工作水平的提高是構(gòu)成日常工作的基本要素之一，也是單位日行運作的關鍵環(huán)節(jié)，因此其發(fā)展趨勢受到越來越多的人關注。提高檔案管理的科學化水平勢必成為信息化社會發(fā)展的要求。如今信息技術(shù)、科技技術(shù)不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，為檔案管理工作的完善創(chuàng)

4、造了優(yōu)良的機遇與空間。 </p><p>　　1 當前提高檔案管理科學化水平路徑實施的問題與弊端 </p><p>　　1.1 缺乏檔案管理工作的專業(yè)人才 </p><p>　　隨著外國提供的各種優(yōu)厚條件，許多專業(yè)的人才紛紛選擇就業(yè)前景較好的國外企業(yè)上班，對于檔案管理工作的人才更是難得。隨著時代的推移，檔案管理工作不是向年輕化發(fā)展，而是老一輩的技術(shù)人員承擔起這一重任

5、，有的還沒有接受規(guī)范的專業(yè)知識培訓，與現(xiàn)代先進的管理理念和水平稍落伍。如今，部分檔案管理工作的從事者缺乏責任心，對管理檔案的科學化水平不予以重視。結(jié)果就是上頭安排什么工作，他們只是奉命去完成。著重對檔案管理工作人才的培養(yǎng)是我國向管理工作科學化、系統(tǒng)化、全面化發(fā)展的根本前提[1]。沒有優(yōu)秀的專業(yè)人才，很難適應檔案管理市場的需要。 </p><p>　　1.2 單位重視程度不足 </p><p&g

6、t;　　在一個用人單位中，以財務、人事等部門的工作往往比較受人關注，并且這些部門也備受對口專業(yè)學生的青睞。檔案管理工作“遇冷”是意料中的事。如果一個單位忽視了檔案管理部門的作用，那么這個單位就得不到有效率地運作。檔案是每一個單位日常活動資料的儲存庫，也是回顧單位發(fā)展路程的重要信息來源[1]。如果事業(yè)單位對檔案管理科學化方面欠缺全方位了解，因此相關提高檔案管理水平的工作得不到有效地貫徹實施，只是盲目地吩咐下屬部門去管理，難以達到預期的目標

7、。 </p><p>　　1.3 科學化管理水平偏低 </p><p>　　傳統(tǒng)的檔案管理由紙質(zhì)歸檔，冗雜的資料得不到有效地分配。在我國許多用人單位中，仍出現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理，其繁多的圖文信息不能共享，甚至容易丟失不見[2]。紙質(zhì)檔案一旦受到外界環(huán)境影響，如火災、氣候改變等極易被損壞，更為嚴重的是其不能還原，辦公室又沒有備份。隨著現(xiàn)代社會不斷地走向信息化，電子檔案在人們?nèi)粘Ｉ钪谐蔀橐环N方便、

8、快捷的閱讀方式。電子檔案的存檔、調(diào)離、刪除、復制等操作易于熟記，也符合現(xiàn)代科技創(chuàng)新的發(fā)展要求。電子檔案管理的完善還需要專業(yè)人員的不斷努力，以順應信息化社會的不斷發(fā)展[2]。 </p><p>　　1.4 檔案管理制度不夠完善 </p><p>　　在一個國家中，沒有制度的約束就不能更好地達成統(tǒng)一和諧發(fā)展，在一個事業(yè)單位中，沒有制度的約束就不能更好地長久運作。事業(yè)單位對檔案管理工作“嚴一時，

9、松一時”的作風屢屢可見，倘若沒有制度作為根本約束力去規(guī)范相關人員遵守，那么檔案工作也只是白做。另外，檔案管理制度的不完善造成檔案管理的規(guī)模未能與事業(yè)單位的前景發(fā)展相一致，在全球推廣信息化的社會中逐漸脫軌。 </p><p>　　2 提高檔案管理科學化水平路徑探討 </p><p>　　2.1 提高專業(yè)人才的素質(zhì)與完善管理制度的建設 </p><p>　　為使得檔案管

10、理走向科學化方向發(fā)展，國家應注重對專業(yè)人才的知識培養(yǎng)、技術(shù)培養(yǎng)、責任心培養(yǎng)。促進教育制度的改革，為有實力的人才創(chuàng)造更多的鍛煉平臺與機遇。事業(yè)單位在招納檔案管理工作的人才時，應注重其日后的發(fā)展?jié)撃埽ＷC其有一定的晉升機會。在制度改革方面，可引入職稱評定、獎罰制度、業(yè)務評估等方法，鼓勵員工更好地為單位服務[3]。在檔案管理部門的工作人員，應對自己的工作盡一份責任，樹立科學發(fā)展觀，規(guī)范地把各個部門、各個人的檔案資料有效地登記、歸類、存檔等一系

11、列操作[4]。另外，在空閑之余，還應努力拓展自己的專業(yè)知識提升空間，優(yōu)化檔案管理工作的效率，樹立良好的工作作風。 </p><p>　　2.2 樹立科學發(fā)展觀，定位好每個階段的目標 </p><p>　　無論是國家部門、事業(yè)單位，還是私人企業(yè)、個體經(jīng)營，為提高檔案工作管理科學化的水平，應樹立科學的發(fā)展觀，定位每個階段的管理目標，把檔案管理工作視為核心任務之一[4]。樹立科學的發(fā)展觀，這要求

12、每個部門、每個單位都需要分析當前的社會形勢、科技發(fā)展前沿，然后結(jié)合自己的工作范疇，理性地確立在提升檔案管理工作科學化的過程中設立的目標。例如，當一個事業(yè)單位要提高自己的檔案管理科學化水平時，可設立短期、中期、長期的目標。短期的目標可以為對專業(yè)人員管理技術(shù)的嚴格把關、檔案管理知識的考核、歷史檔案的備份、清理或者調(diào)檔。中期的目標可以為監(jiān)督各個單位在記錄資料方面的輸入、明確各個單位檔案的細節(jié)操作等。長期的目標可以為對檔案實施時勢動態(tài)的觀察、繪

13、制每日每月每年的存檔數(shù)量、個人檔案的數(shù)量、建立一個檔案資源共享的網(wǎng)絡控制中心、完善登錄檔案管理平臺的操作步驟等。 </p><p>　　2.3 加強領導對檔案管理科學化工作的重視 </p><p>　　事業(yè)單位的領導決定該單位是一個什么樣類型的單位，同樣亦決定了不同類型的管理方式。如果事業(yè)單位的領導未能重視檔案管理的工作，那么管理制度的完善、專業(yè)人才的培養(yǎng)都是白費努力。從領導階層抓起，把檔

14、案管理工作當做核心任務之一來完成。另外，檔案保密工作也離不開領導人員對檔案管理部門工作的監(jiān)督。如今信息化發(fā)展帶來機遇與威脅也是顯而易見的，網(wǎng)絡下載的破解密碼軟件、黑客軟件更是多得數(shù)不勝數(shù)。對檔案管理部門的防盜工作應加強相關的電子設備監(jiān)管，招聘相關人員做好保安防盜工作，禁止非工作人員的隨便進入，對于工作人員的上下班應實行電子設備登記姓名或者手指印模進行核對個人信息[5]。此外，還應加強對檔案管理人員的培訓，通過舉辦有利于員工知識與技能提升

15、的培訓課程，及時發(fā)現(xiàn)檔案管理過程中存在的不足，提供解決問題的有效措施，及時對計算機相關檔案管理、保密軟件進行更新。 </p><p><b>　　3 結(jié)語 </b></p><p>　　綜上所述，檔案管理工作的科學化發(fā)展有賴于全體工作人員的配合和領導的支持。建立完善的檔案管理制度，加強科學化檔案管理的水平，實現(xiàn)檔案管理的信息化、全面化、系統(tǒng)化。樹立科學的發(fā)展觀，定位每

16、個階段檔案管理的目標，加強領導對檔案管理科學化工作的重視，切切實實貫徹有效的檔案安全保障制度，是國家對檔案管理工作安排的主要任務[5]。著力提高檔案管理專業(yè)人才的素養(yǎng)和增強其對工作的熱情和責任心，是每個事業(yè)單位對檔案管理部門的日常綱領。攜手共創(chuàng)科學化檔案管理水平，務實每一項檔案管理工作的操作，開創(chuàng)檔案管理規(guī)劃的新局面。 </p><p><b>　　參考文獻 </b></p>

17、<p>　　[1] 李娜.檔案管理工作的研究[J].中國檔案信息，2010（17）. </p><p>　　[2] 馮舫女.加強檔案工作發(fā)展規(guī)律的研究，提高檔案管理科學化水平[J].北京檔案.2012（11）. </p><p>　　[3] 李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學. 2011（01）. </p><p>　　[4] 劉