公文寫作基本知識-辦公類

1、公文寫作 基本知識,提 綱,一、公文的概論二、怎樣寫公文三、公文的常見文種國家行政公文有13類14種, 即命令（令）；議案；決定；意見；公告；通告；通報；批復；通知；請示；報告；函；會議紀要計劃；總結；述職報告。（國務院國發(fā)[2000]23號《國家行政機關公文處理辦法》） 四、公文文本結構五、怎樣寫好公文,一、公文,一、定義：公文是指行政機關、社會團體、企事業(yè)單

2、位乃至個人使用的公務文書，它包括行政公文和事務公文。二、分類：行政公文：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函、會議紀要事務公文：制度、守則、計劃、聲明、調(diào)查報告、協(xié)議書、合同、公司介紹、產(chǎn)品說明書、工作總結、述職報告、審計報告從公文的來源：對外文件、收來文件和內(nèi)部文件；從公文的行文方向：上行文、下行文、平行文；從公文時限：特急、急辦、常規(guī)從公文的閱讀范圍和秘密程度：秘密（秘密、機密

3、、絕密）文件、普通文件、公布文件；從公文制發(fā)機關的性質(zhì)和公文作用：法規(guī)（法律、法令、行政法規(guī)和規(guī)章）文件、行政文件、黨的文件；從公文的內(nèi)容特征來劃分：指揮性公文、規(guī)范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文等。,二、怎樣寫公文？,明確發(fā)文主旨—文件的中心內(nèi)容 —確定所采用的文種—明確文件發(fā)送范圍和閱讀對象 —明確發(fā)文的具體要求收集有關資料，進行調(diào)查研究—收集和

4、閱讀相關的文字資料 —收集實際當中的活素材擬出提綱，安排結構落筆起草，擬寫正文—觀點鮮明，用材得當 —語句簡練，交代清楚反復檢查，認真修改—關于主題的修改 —關于觀點的修改—關于材料的修改 —關于結構的修改—關于語言的修改,四、公文常用文種之一通知,一、定義：知照性公文，

5、是上級機關用來批轉下級機關的公文、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文，發(fā)布規(guī)章，向下級機關和有關單位傳達需要周知或者共同執(zhí)行的事項，以及用來任免和聘用干部的。 二、特點：1、知照性。通知的主要功能在于知照。2、廣泛性。通知的廣泛性表現(xiàn)在多方面。3、時效性。通知有一定的時效要求。 三、分類（按內(nèi)容劃分）： 1、批轉、轉發(fā)、頒發(fā)性通知。 2、指示性通知。 3、事務性通知。 4、會議通知。 5

6、、任免通知,四、公文常用文種之一通知,四、結構【標題】靈活，甚至只有“通知”這一部分（內(nèi)容不大重要又是周知的），或發(fā)文 單位+事由+文種。 但批轉性通知的標題按照《辦法》“準確簡要”的規(guī)定，省略文種，即： “批轉（或轉發(fā)）＋（始發(fā)機關）原文標題”。 【主送機關】直接下級。 【正文】 發(fā)布性通知和批轉性通知的正文：“主體（發(fā)布或轉發(fā)的文件）＋批語”。 如：“現(xiàn)

7、將《＊＊＊辦法》發(fā)給你們，請認真貫徹執(zhí)行。” 事項性通知：原由＋事項＋結語（特此通知） 會議通知：名稱、時間、地點、內(nèi)容、人員、報到時間和地點、需帶材料。 任免通知：格式固定 【附件】可有可無 【發(fā)文機關】標題中有發(fā)文機關并且標題下有發(fā)文時間的不署。 【發(fā)文時間】用漢字小寫數(shù)字。,四、公文常用文種之二請示,一、定義    是下級機關向上級機關請求決斷、指示、批示或批準事項所使用的呈批性公文。請

8、示屬于上行公文，應用范圍比較廣泛。二、特點   1、針對性。 2、呈批性。    3、單一性。  三、分類 （ 根據(jù)內(nèi)容、性質(zhì)的不同劃分） 1、請求指示性請示 2、請求批準性請示 3、請示批轉性請示,四、公文常用文種之二請示,四、結構、內(nèi)容和寫法 請示由標題、主送機關、正文、結尾、落款、附件組成?！緲祟}】一般有兩種構成形式：一種是由發(fā)文機關名稱、

9、事由和文種構成。如《*縣人民政府關于***的請示》；另一種是由事和文種構成，如《關于開展春節(jié)擁軍優(yōu)屬工作的請示》?！局魉蜋C關】 請示的主送機關是指負責受理和答復該文件的機關接受請求的直接上級機關，在標題下面一行頂格寫起。只寫一個，如需同時送其它機關， 應用抄報（在文末左下角寫明）形式。每件請示只能寫一個主送機關，不能多頭請示。 【正文】1.請求緣由。是請示事項能否成立的前提條件，也是上級機關批復的根據(jù)。原因講的客觀、具體，理由講的

10、合理、充分、上級機關才好及時決斷，予以有針對性的批復。一寫情況依據(jù)（往往用“目前”開頭），二寫目的說明（用“為...”開頭）。2.請求事項。分層分項寫清具體要求，并說透理由， 提出充足的事實和理論根據(jù)。同時，依據(jù)實際情況， 提出切實可行的處理意見，作為上級機關進行判斷和指示的參考。[結尾] 應另起段，習慣用語一般有“當否，請批示”，“妥否，請批復”，“以上請示，請予審批”或“以上請示如無不妥，請批轉各地區(qū)、各部門研究執(zhí)行”等。 [

11、落款]發(fā)文單位（可?。?日期請示模式 [附件】可有可無。是隨同請示的有關材料、圖表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名稱和順序。,四、公文常用文種之二請示,五、撰寫請示應注意的問題 ——標題：錯誤：《關于開展五一促銷活動的的請示報告》、《關于開展五一促銷活動的申請》、 《關于申請開展五一促銷活動的報告》、《關于申請開展五一促銷活動的請示》正確： 《關于開展五一促銷活動的請示》——內(nèi)容：1、遵守“一文一事”

12、的原則，主旨鮮明集中2、做到材料真實，不要為了讓上級領導批準而虛構情況，也不要因為沒能認真調(diào)查而片面地擺情況，提問題；3、理由要充分，請示事項要明確、具體；4、語氣要平實，懇切，以期引起上級的重視，既不能出言生硬，也不要低聲下氣，客客套套。,四、公文常用文種之三報告,一、定義報告是下級向上級匯報工作、反映情況、提出建議等使用的上行文文體。二、分類一是從內(nèi)容所涉及的廣度劃分，有綜合報告和專題報告；二是從行文的直接目的劃分，有

13、呈報性報告和呈轉性報告。綜合報告是指全面反映本單位情況的報告；專題報告則是專門反映某項或某一方面工作情況的報告，兩者在寫法上區(qū)別不大。呈轉性報告是一種針對某些涉及其他平行機關或不相隸屬機關的情況或問題，提出處理意見或建議，請上級機關審閱并批轉有關機關的報告。這類報告一般都是專題報告，既要反映情況，又要寫出具體意見，有時還要拿出切實可行的措施或辦法來。呈轉性報告一經(jīng)批轉，便具有同批轉機關的公文相同的效力，可以作為有關單位處理某項工作的

14、依據(jù)，甚至有的能起到行政法規(guī)的作用，要求有關單位必須遵照執(zhí)行。呈報性報告是單純反映情況，匯報工作而不要求轉發(fā)的報告。撰寫此類報告的目的是使上級機關了解實際情況，從而據(jù)此制定工作方針，作出工作部署，給下級機關的工作以正確、切實的指導。,四、公文常用文種之三報告,三、報告的基本格式與寫法　　[標題]一般由發(fā)文機關、文件內(nèi)容(事由)、文種三部分組成。如《中共XX市委關于2000年全市黨建 工作的總結報告》。[主送

15、機關]在標題左下方，頂格書寫主送機關名稱，以明確由誰來處理這份報告。[正文] 開頭+主體+結尾(1)開頭，要提綱摯領。先寫一段提示報告內(nèi)容的導語，或說明報告的原因和目的，或針對什么問題進行答復。(2)主體，要層次分明。即寫清工作的主要情況、效果，存在的問題及其解決辦法；或詳細回答有關問題。(3)結尾，要完整規(guī)范。通?？蓪憽疤卮藞蟾妗?、“以上報告請審閱”等。[附件]如果報告帶有附件，要在正文左下方空兩格，書寫“附件”二字，后

16、面寫明附件的名稱。[發(fā)文機關名稱]在正文右下方(附件后)空行寫發(fā)文機關全稱或通用的簡稱。[成文日期]緊接發(fā)文機關下方寫明發(fā)文的年、月、日，有些需要蓋公章。,請示、報告的區(qū)別,報告、請示均為人們在工作中常用的上行公文，但在內(nèi)容、應用、結果上卻屬性質(zhì)不同的兩種文體。首先，報告具有陳述性，請示具有請求性；寫報告是為了使上級機關了解情況，寫請示則是為了請求上級機關對某一問題作出指示和答復。其次，報告既可以寫在工作開展之前，也可以寫

17、在工作進行當中或完成之后；請示則必須寫在事前，而不能先斬后奏。最后，報告一般不需要直接答復，而請示則要求必須批復。兩種文體界限分明，不能混用。將其合為“關于……的請示報告”，顯然是錯誤的。,四、公文常用文種之四函,一、定義：適用于不相隸屬機關相互商洽工作，詢問和答復問題，以及向有關主管部門請求批準事項時使用。特點：溝通性、靈活性、單一性。二、結構[標題]發(fā)文單位（可?。?事由+文種[主送單位]

18、[正文]   [結尾]專此函達，請即復。[落款]發(fā)文單位（可?。?日期+公章 三、分類   ——按性質(zhì)分公函和便函。 ——按發(fā)文目的分發(fā)函和復函   ——按內(nèi)容和用途上分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等。,四、公文常用文種之五工作計劃,一、定義：是對一定時期（年度、季度、月度）內(nèi)的工作做出部署和安排的預

19、見性文種。二、分類：三、結構：[標題]單位名稱+時間+事由+文種[正文]情況概述、措施與步驟、執(zhí)行要求[落款]單位全稱+公章+制訂日期,四、公文常用文種之六工作總結,一、定義是對某一時期或某項工作任務完成情況的匯總和結論。二、分類按綜合總結和專題總結三、結構[標題]單位+適用時間+內(nèi)容+文種[正文]情況概述、成績、問題、經(jīng)驗和教訓、今后的打算[落款]寫作日期+公章,四、公文常用文種之七述職報告,一、定義：

20、述職報告是管理者個人對一個時期內(nèi)執(zhí)行崗位職責的實踐活動進自我評述的總結報告。其主要作用是使上級或人事部門和群眾細致地了解和評定個人和集體的政績、預測其發(fā)展?jié)摿?，促使其忠于職守、更好地完成工作任務?二、分類三、結構[標題]任職起止時間+職務+文種[主送單位][正文]引言、主體、結尾—基本情況：何時何月負責此項工作，受過何種獎，取得什么成績?！男新殑涨闆r：管理范圍，做了什么具體工作。—廉潔自律情況—存在的主要問題—

21、今后的設想　　　　　　　　[落款]述職者單位+姓名（標題下）+日期,四、公文常用文種之八會議紀要,一、定義：適用于記載、傳達會議情況和議定事項時使用。二、結構[標題]會議召集單位+會議內(nèi)容+文種[正文]總述：以“現(xiàn)紀要如下：“開啟下文”分述：歸納、發(fā)言摘要、綜合（”會議認為“，”會議強調(diào)指出“）結尾：提出希望或號召（可省略）[落款]作者（單位/個人）+日期,公文寫作常用語,一、公文結構用語一是開頭用語。 用來表示行文

22、目的、依據(jù)、原因，伴隨情況等。如：為(了)、關于、由于、對于、根據(jù)、按（遵、依）照、據(jù)、查、奉、茲等。二是結尾用語。如：為要（荷、盼）、是荷、特此通知（報告、函告）等。三是過渡用語。如為（對、因、據(jù)）此、鑒于、總之、綜上所述等。四是經(jīng)辦用語。如：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)、辦理、責成、試行、執(zhí)行、貫徹執(zhí)行、研究執(zhí)行、切實執(zhí)行等。五是稱謂用語。有第一人稱：我、本；第二人稱：你、貴；第三人稱：該等。,公文主文結構——標題和結尾,二

23、、公文主文結構：是指除了公文格式（外部組織形式即文頭、主文和文尾及其各項設置）之外的公文核心部分。 （一） 標題 1． 規(guī)范式：發(fā)文機關＋事由＋文種 ――用于重要、莊重的公務 2． 靈活式 ： A 二部分：一是發(fā)文機關＋文種 （以上標題下可加時間） 二是事由＋文種 三是“轉發(fā)+始發(fā)機關及原通知標題” Ｂ 一部分：只有文種 ――常是不大重要的公務，帶周知性 ★帶發(fā)文機關的標題下面如寫發(fā)文時間，則須用括號，公務

24、須是重大的、莊重的。文后不寫落款及時間。 （三）結尾（可以不要）常見有：       一是各文種專用語如：“請予批準”、“特此通知”、“特此函達”等。       二是希望、號召類。,公文主文結構—正文,（二） 正文     1．主送機關2． 正文   A． 原由：一

25、是依據(jù)： # 情況：敘述時間、單位、地點、人物和事件等； 常用“目前…”類時間狀語 ；簡介人物及事跡 #文件： 常用“根據(jù)…”；往往是一句話 # 意義：議論：常用“是…”       # 作用 ：常用“將使…”   二是目的：常用“為…” 原由部分可省略，或只省略依據(jù)、目的之一。 B 事項：（內(nèi)容多而重要的分條列項即列出

26、層義，或用小標題 或用句子表達） 1.并列式。常見。一般寫的是公務的橫向的、靜態(tài)的情況。各部分相互之間無緊密聯(lián)系，獨立性強，但共同為說明主旨服務。能夠省略某一部分。這種方法的好處是概括面廣，條理性強。 并列式內(nèi)容之間的序碼可用數(shù)字式，也可用分段式；段中并列的內(nèi)容可用數(shù)字、分號（；），也可用句子并列式。 要求重輕有序：重要的放在前邊，依次類推。 2.遞進式。一般寫的是公務的縱向的動態(tài)的過程或者事理。各部分層層遞進，每一部分也不可缺

27、少，前后順序也不能顛倒。這種方法的好處是邏輯嚴密，能說明問題。 在一篇公文中，兩種方法可以互相交叉，即以一種方法為主，在某一部分即某一層次中用另一種方法。 注意：自此以下常運用序碼。順序是一、（一） 1. （1）共四層。 不重要內(nèi)容分項可用分段甚至加分號（；）的形式,五、怎樣寫好公文 —提高公文寫作能力,提高文字表達能力掌握、積累專業(yè)知識熟悉各類公文的格式和要求