辦公室印信管理

1、辦公室工作實務(wù),,,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,辦公室日常事務(wù),學(xué)習(xí)目標(biāo)知識點 了解辦公室日常事務(wù)性工作的內(nèi)容 掌握日常事務(wù)性工作的操作規(guī)范和要求能力點 掌握在具體辦公環(huán)境下的工作方法 能準(zhǔn)確領(lǐng)會本級和上級組織領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖 了解相關(guān)辦事渠道，具備相應(yīng)的辦事能力素質(zhì)點 培養(yǎng)忠于職守、樂于奉獻(xiàn)的職業(yè)道德素養(yǎng)

2、 培養(yǎng)并逐步具備管理者應(yīng)有的宏觀視野和全局意識 養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的辦公室工作習(xí)慣,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,,會說 會寫 會做事 會做人,,辦公室 印信管理,www.themegallery.com,Company Logo,情景案例,案例1 李強(qiáng)是宏利公司總經(jīng)理助理，管著公司大大小小十幾個公章，平時就堆放在辦公室的

3、抽屜里，因為這個企業(yè)的注冊公司有N家，有的是業(yè)務(wù)需要形式上注冊的，有的是性質(zhì)不一樣，實實在在的。一個公司又分業(yè)務(wù)專用章、合同專用章等，于是管理這堆公章也成了李強(qiáng)的責(zé)任。最開始的時候，李強(qiáng)對管公章這樣的事情不怎么上心，覺得無所謂，但后來出了幾個差錯，令李強(qiáng)小心起來。 那次是宏利公司收購某家企業(yè)，談了很久了，后來進(jìn)入實質(zhì)性階段。某天，負(fù)責(zé)項目談判的經(jīng)理跑來找李強(qiáng)蓋章，那是一份“補(bǔ)充協(xié)議”，李強(qiáng)每天接觸的蓋章文件實在太多了

4、，也沒有怎么在意，雖然這份文件上沒有我方代表人簽字，這個經(jīng)理解釋說不用簽字，李強(qiáng)猶豫了片刻，還是蓋上去了。過了幾天，他和公司的律師一起又過來，拿著上次蓋章的文件，說要交給老總簽字，李強(qiáng)覺得奇怪，明明事先說好不用簽字的，怎么又變了。于是李強(qiáng)還是把已經(jīng)加蓋公章的文件送給老總。老總看了文件后把經(jīng)理叫去問了情況，然后老總說，這個我不簽，你們自行解決……事情到這里，李強(qiáng)還沒有警覺，任他們2人把文件帶走，也沒有要回那份文件。直到后來，李強(qiáng)才明白事情

5、的來龍去脈，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很簡單的真相：,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,情景案例,宏利公司和他們收購的企業(yè)談判條件，對方見索高價已經(jīng)不可能，就附加一些比較苛刻的收購條款（為此宏利公司要多付款上百萬元）項目經(jīng)理求勝心切，主張同意。文件蓋了章就有法律效力，但財務(wù)部門不同意付款，認(rèn)為這次收購不合理，于是才有要老總補(bǔ)簽一事……。公司后來做了相應(yīng)的處罰，李

6、強(qiáng)挨了個不大不小的處分，損失了一個月的工資。 禍不單行，這事沒多久，有一天，公司另外一個部門，要給大量的文件蓋章，就把公司公章借走了，李強(qiáng)忙著有事外出，也沒催他們還。就這樣過了好幾天，老板拿著文件來找李強(qiáng)蓋章，李強(qiáng)手忙腳亂地找了半天，后來才想起來被借走了，搞得老板好幾天沒給李強(qiáng)好臉色。 后來又有一次，辦公室被盜，辦公桌的鎖很容易就被打開了。值得慶幸的是，只丟了幾百元的現(xiàn)金，公章一個沒少。但

7、李強(qiáng)還是驚出了一身冷汗，想想就后怕。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,情景案例,案例2 汪華是科慶公司經(jīng)理秘書，某日他高中時的一位老同學(xué)林某找到他，告訴汪華說自己有一筆好買賣，但他是個人身分，不如公司簽合同方便，想借用科慶公司的名義，讓汪華給他出具一份科慶公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給科慶公司，并給汪華數(shù)目可觀的報酬。汪華應(yīng)允后，林某

8、利用從科慶公司借用的業(yè)務(wù)介紹信，以科慶公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和科慶公司的名義與東信公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了東信公司價值一百萬元的鋼材。林某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。這一事件給科慶公司造成了信譽(yù)和財產(chǎn)上的損失。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,項目任務(wù),1、如果你是宏利公司的總經(jīng)理助理李強(qiáng)，你將在辦公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改進(jìn)？

9、2、汪華在辦公室介紹信的管理工作中要吸取什么樣的教訓(xùn)？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,任務(wù)分析,經(jīng)過了這幾件事后，宏利公司的經(jīng)理助理李強(qiáng)在辦公室印章的保管、使用等管理工作中應(yīng)該要吸取教訓(xùn)，做一些改進(jìn)，如單位的公章應(yīng)該要放置在保險柜里，這樣比放在辦公桌的抽屜里相對來說要安全些；對于公司的合同章，李強(qiáng)應(yīng)堅守一個原則：必須要有財務(wù)和法律顧問的親筆簽名，否則，無論如何

10、也不給蓋章，蓋公司章，一定要認(rèn)真審核內(nèi)容，不符合蓋章條件的，應(yīng)堅持原則，無論如何也不能蓋章；如果單位領(lǐng)導(dǎo)不在，就應(yīng)讓申請蓋章者當(dāng)著自己的面電話請示領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)發(fā)指令同意后，才能蓋章。如果確因工作需要，別的部門借公章，李強(qiáng)應(yīng)讓他們履行嚴(yán)格的手續(xù)，并提醒他們按時歸還，穩(wěn)妥起見，還可以印發(fā)一些用印申請章，來提醒自己不要疏忽，申請單應(yīng)復(fù)印一份，留作存檔。 認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，是單位公章管理者必須具備的職業(yè)道德，李強(qiáng)在以后的

11、工作中，應(yīng)不斷強(qiáng)化這個職業(yè)素養(yǎng)，保證印章的管理工作不出差錯。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,任務(wù)分析,科慶公司經(jīng)理秘書汪華因一己之貪欲，私開公司介紹信加蓋公章后交給林某使用，結(jié)果造成公司重大經(jīng)濟(jì)損失，汪華的教訓(xùn)是深刻的。在一般情況下，介紹信由單位印章管理人員負(fù)責(zé)掌管。介紹信與用印緊密相連，只有加蓋印章的介紹信才能起到憑證的作用，因此，介紹信的管理與印章的管理同樣

12、重要，來不得半點馬虎，否則，出了事故，當(dāng)事人要負(fù)責(zé)任。在介紹信的管理中，一定要堅持原則，不為利誘，不為情動，按公司相關(guān)規(guī)定辦事。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,印章的概念,會說 會寫 會做事 會做人,,印與章印章是“印”和“章”的合稱?！坝　焙汀罢隆倍际切盼铩Ｔ诠糯?，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前

13、來說，各級各類國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。,,www.themegallery.com,Company Logo,印章的概念,會說 會寫 會做事 會做人,權(quán)力的象征! ! 職責(zé)的標(biāo)志! !,,,印章向下代表權(quán)力是機(jī)關(guān)職能的合法代表,,,向上則要代表責(zé)任凡是有公章或簽章的文件領(lǐng)導(dǎo)要負(fù)一定的責(zé)任均要用印才合法有效,www.themegallery

14、.com,Company Logo,印章的種類,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,印章的種類,會說 會寫 會做事 會做人,,www.themegallery.com,Company Logo,印章的種類,會說 會寫 會做事 會做人,,www.themegallery.com,Company Log

15、o,印章的管理和使用,,正式行文通告公司全體員工或有關(guān)客戶、機(jī)構(gòu)、部門,準(zhǔn)備刻章申請等相關(guān)材料,到注冊所在地公安局辦理手續(xù),,到其指定或授權(quán)的刻字社刻制,將印模交原審批的公安部門備案,,,會說 會寫 會做事 會做人,刻制與啟用的步驟!,www.themegallery.com,Company Logo,印章的管理和使用,會說 會寫 會做事 會做人,,,,,,領(lǐng)導(dǎo)審核簽名或授權(quán)審簽,秘書審核,登記用印

16、,印章使用程序!,對需留存的材料應(yīng)在加蓋印章前，留存一份，立卷歸檔,www.themegallery.com,Company Logo,用印登記表,,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,印章的管理和使用,會說 會寫 會做事 會做人,,,,親自把印、嚴(yán)禁委托他人代為用印、杜絕以印謀私,位置正確、端正、清晰，一次成功,態(tài)度!,方法!,www.themegalle

17、ry.com,Company Logo,小技法,印章蓋在文末落款處，應(yīng)上不壓正文，下要“騎年蓋月”，帶有存根的公函、介紹信等用印時，除在規(guī)定處用印外，還應(yīng)加蓋“騎縫章”，即印章蓋在正本和存根連接處的騎縫線上，以備查考。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,印章的管理和使用,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題

18、,會說 會寫 會做事 會做人,謹(jǐn)記！ 管理和使用三要點！,,01,02,03,借用公章需嚴(yán)格履行相關(guān)手續(xù)制作用印申請單,做好印章保養(yǎng)工作襯墊一定彈性的硬橡膠或厚紙及時清洗印章，確保印跡清晰,秘書保管嚴(yán)禁代取代用放入專門保險柜， 隨用、隨取、隨鎖,www.themegallery.com,Company Logo,印章的管理和使用,用印申請單,會說 會寫 會做事 會做人,www.the

19、megallery.com,Company Logo,介紹信的管理和使用,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,,,,,,,,,,秘書要學(xué)會開具介紹信！,介紹,證明,書信式,印刷式,介紹信是介紹企業(yè)成員出外辦理有關(guān)公務(wù)并證明其身份的一種書面憑證。它具有介紹和證明的雙重作用,www.themegallery.com,Company Logo,書信式示例,介紹信 ××

20、;公司： 今介紹我公司×××、×××兩位同志前往貴公司洽談有關(guān)××產(chǎn)品銷售的具體事宜，請予接洽為盼。 此致 敬禮 （印章）

21、 ×年×月×日 （有效期×天）,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,介紹信的管理和使用,印刷式 是單位正式介紹信，先設(shè)計好固定的格式，然后大批量印刷，使用時只需在相關(guān)條項內(nèi)填上相應(yīng)的內(nèi)容即可。印刷式介紹信一般

22、都由持出聯(lián)和存根兩部分組成。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,印刷式示例,No．×××××× ××公司介紹信（存根）

23、 ××介字第××號 ： 茲介紹我公司 等 位同志前往你處聯(lián)系 事宜。

24、 ××××年×月×日(有效期×天)No．×××××× ××公司

25、 介紹信 ： 茲介紹我公司 等 位同志前往你處聯(lián)系 事宜，請予接洽。 此致敬禮

26、 （印章） ××××年×月×日(有效期×天),2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,,,,,,www.themegal

27、lery.com,Company Logo,介紹信的管理和使用,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,謹(jǐn)記！ 管理和使用三要點！,,01,02,03,領(lǐng)用介紹信者須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自開具發(fā)放要登記，領(lǐng)用人要履行簽字手續(xù)?？稍诖娓匣?qū)Ｓ玫怯洷砩虾炞?秘書親自填寫，存根、持出聯(lián)內(nèi)容一致若涂改，涂改處加蓋公章加蓋企業(yè)公章，分別在右下方日期欄和存根線上（騎縫

28、章）方為有效,秘書保管，不得缺頁或丟失嚴(yán)禁在空白介紹信蓋章后交給領(lǐng)用人不得委托他人自己填寫蓋章,www.themegallery.com,Company Logo,示例,,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,小技法,介紹信的文字要簡潔明確，使接洽單位一看便知派出人員前去的目的。不要含糊籠統(tǒng)地僅僅寫上“前去聯(lián)系工作”、

29、“商洽有關(guān)事項”等等。 介紹信開出后，如因故沒 有使用，應(yīng)說明原因，立即退 回，并將其粘貼在原存根處。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,介紹信的管理和使用,介紹信發(fā)放登記表,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,印信管

30、理注意事項,1、秘書在保管和使用印信時應(yīng)極其認(rèn)真負(fù)責(zé)，講原則，不循私情； 2、建立和規(guī)范印信管理制度，一切按規(guī)定辦事； 3、不得隨意放置，要妥善保管，防止丟失被盜。印信若遺失，應(yīng)立即通過新聞媒介公告作廢，同時采取緊急補(bǔ)救措施，以避免造成任何損失。,2007年長沙民政職業(yè)技術(shù)學(xué)院ISAS競賽選題,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,印章小知識

31、 印章是“印”和“章”的合稱?！坝　焙汀罢隆倍际切盼?。在古代，帝王所用的稱為“璽”，官吏所用的才稱為“印”，而私人使用的則稱為“私印”。而就目前來說，各級各類國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位用的都稱為“印”，相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)人則用“章”。涉外單位和“三資”企業(yè)也一樣。所以從某種意義上來說，印章是權(quán)力的象征和職能的標(biāo)志。 我國古代官印依品級高低分別用金、銀、銅等金屬鑄成，帝王則用珍貴的玉質(zhì)，象征其

32、地位。現(xiàn)代印章則多用橡膠和塑料刻制。我國機(jī)關(guān)單位的公章一律為正圓形，外資企業(yè)則有圓形和橢圓形或方形之分。橢圓形或方形為國際公章。公章的印文按規(guī)定使用國務(wù)院公布的規(guī)范簡化漢字，字形為宋體，自左向右環(huán)行排列。一般用全稱，如法定名稱字?jǐn)?shù)太多，為印文清晰可見，也可用簡稱。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,相關(guān)鏈接,國際公章印文應(yīng)用外文，也可中外文并刻，如并刻中外文印章，一

33、般是外文居右上方，中文居下方，且須有繁體字。民族自治機(jī)關(guān)的公章應(yīng)并列刊有漢字和當(dāng)?shù)孛褡逦淖?。國?nèi)公章有三種圖案，縣以上政府機(jī)關(guān)、法院、檢察院、駐外使館的公章的中心部位刊有國微；黨的各級機(jī)關(guān)印章刊有黨微；企事業(yè)單位公章則刊有五角星圖案。圓形公章的規(guī)格有明確規(guī)定，國務(wù)院的公章，直徑為6厘米；省、部級政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為5厘米；縣市一級政府機(jī)關(guān)的公章，直徑為4﹒5厘米；其他企事業(yè)單位公章，直徑一律為4﹒2厘米。國家行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位、社會

34、團(tuán)體的其他專用印章（包括經(jīng)濟(jì)合同章、財務(wù)專用章等），在名稱、式樣上應(yīng)與單位正式印章有所區(qū)別，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以刻制。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓(xùn)練,課堂討論 1、單位專用公章能代替公章使用嗎？為什么？ 2、印章使用的規(guī)范過程中有何要求？ 3、帶存根的介紹信上要蓋幾次章方為有效？,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegall

35、ery.com,Company Logo,實踐訓(xùn)練,案例分析 1、某公司新聘的秘書小徐，剛到任的第一件事就使她不能聽命。原來是公司總經(jīng)理要她馬上到街上去刻一枚公司改換名稱后的新印章，并要求她把原來這枚舊印章立即就地銷毀。 2、新達(dá)公司鞏秘書因公出差，臨走時把印章交給了分管業(yè)務(wù)的熊科長代為保管。第二天，新達(dá)公司與一外商就聯(lián)合開發(fā)的項目達(dá)成協(xié)議，熊科長為提高工作效率，在雙方意見基本一致的情況下，就在合同上蓋了

36、章。五天后，鞏秘書回到公司，看完合同大吃一驚，該合同讓新達(dá)公司損失了50多萬元。面對這樣的后果，鞏秘書癱在椅子上，半天沒回過神來。。 3、小李因公出差，需開具介紹信，找到辦公室秘書小賀辦理此事。小李要求小賀為其多開幾份空白介紹信并在事先準(zhǔn)備好的空白信箋上蓋上單位公章，說是外出方便一些，以備急用。為此，小賀感到有些為難，但經(jīng)不起小李的再三懇求與保證，還是按小李的要求做了。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themeg

37、allery.com,Company Logo,實踐訓(xùn)練,4、 金芬是公司的總經(jīng)理秘書，平時工作積極認(rèn)真，很得總經(jīng)理信任?？偨?jīng)理把公司的公章交給她保管，從來沒出過差錯。一天，小金正在做事，一個久違的老朋友打電話過來了。小金知道總經(jīng)理不在，就放心地跟朋友聊起來。正聊得開心，一位部門經(jīng)理秘書小柳拿著文件來找她蓋章。她舍不得放下電話，就隨手從抽屜里拿出公章，讓小柳自己蓋章。小柳走到旁邊的沙發(fā)旁，在茶幾上蓋上了公章；見她用完了，小金隨口說，你先

38、放在那兒吧。于是小柳把公章放在茶幾上自己回去了。這時有個工人搬著一箱稿紙進(jìn)來，小張讓他把箱子放在茶幾上…… 下午，總經(jīng)理回來了，讓小金給一份合同蓋章。小金才發(fā)現(xiàn)公章不在抽屜里了。她想起來是上午小柳在茶幾上用過，趕忙過來找，卻沒有看見；忽然又想起有工人進(jìn)來過，她心里一著急，沖進(jìn)去對總經(jīng)理說：經(jīng)理，不好了，公章被人偷走了！總經(jīng)理大吃一驚，連忙問清楚事情的來龍去脈。他讓小金先別著急，自己走到茶幾旁一找，原來公章

39、正躺在沙發(fā)下面呢。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,實踐訓(xùn)練,會說 會寫 會做事 會做人,分析與討論 1、小徐為什么不能聽命？ 2、請談?wù)勀銓π逻_(dá)公司案例的看法 3、小賀的做法是否正確，為什么？ 4、秘書小金犯了哪些錯誤？,www.themegallery.com,Com

40、pany Logo,實踐訓(xùn)練,張秘書正在辦公室工作，人事部經(jīng)理進(jìn)來，要求為一份文件蓋章。經(jīng)理剛走，銷售部業(yè)務(wù)員小劉進(jìn)來，要求為其出外聯(lián)系業(yè)務(wù)開具一份公司介紹信。 實訓(xùn)說明： ⑴ 本部分實訓(xùn)在學(xué)校實訓(xùn)室進(jìn)行。 ⑵ 實訓(xùn)時，全班可分為若干個實訓(xùn)小組，每組3人，分別扮演人事部經(jīng)理、張秘書、業(yè)務(wù)員小劉。 ⑶ 在模擬的秘書辦公室中輪流演示張秘書蓋章、開具介紹信的全過程。 ⑷ 其他學(xué)生對

41、演示過程及結(jié)果進(jìn)行評議。 ⑸ 實訓(xùn)材料的準(zhǔn)備：模擬印章、印泥、登記表、空白信箋等。 ⑹ 注意印章加蓋時的技術(shù)要求，要求學(xué)生現(xiàn)場擬寫介紹信的內(nèi)容。 ⑺ 教師總結(jié)。,會說 會寫 會做事 會做人,www.themegallery.com,Company Logo,拓展訓(xùn)練,如果條件允許，教師可組織學(xué)生到相關(guān)部門觀摩印章管理專業(yè)人員的規(guī)范操作及程序。,會說 會寫 會做事 會做人,謝謝！,謝謝！,