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文檔簡(jiǎn)介
1、,辦公室效率管理,第一節(jié) 時(shí)間管理策略,周一上班,秘書(shū)小周需要完成以下工作。她迅速地開(kāi)始逐一工作,搞得手忙腳亂,臨近下班時(shí)間,仍有部分工作沒(méi)有完成。(1)給某客戶打電話,與對(duì)方聯(lián)系,說(shuō)明自己的上司下周四將安排與他約會(huì)的事宜。(2)為下午部門(mén)經(jīng)理會(huì)議所要討論的報(bào)告復(fù)印每人一份(8人,每份10頁(yè))及會(huì)議日程表。(3)向人力資源部門(mén)寫(xiě)報(bào)告,申請(qǐng)今年的休假日。(4)復(fù)印一份將給某客戶的答復(fù)信以備存,原件郵寄給對(duì)方。(5)拆封、分類
2、和傳遞今天收到的郵件。,(6)部署檢查下午開(kāi)會(huì)要使用的會(huì)議室,準(zhǔn)備茶水和咖啡。(7)為上司預(yù)定周末去天津的火車票(從北京出發(fā))。(8)將財(cái)務(wù)部新發(fā)的辦公經(jīng)費(fèi)報(bào)銷規(guī)定復(fù)印一份備存,原件放置文件傳閱夾中給部門(mén)同事傳閱。(9)在做這些事情的同時(shí),她還接待了3位訪客、接了幾個(gè)電話。 思考:秘書(shū)小周怎樣做才能高效率地完成上述工作?,,第一節(jié) 時(shí)間管理策略,一、時(shí)間管理的方法 1.
3、 ABCD分類法 (輕重緩急分類法 或者四象限法),,,,,A,B,C,D,重要,緊急,,,2、NTL分類法 N-----now T-----today L-----later,案例:,于雪是某集團(tuán)公司新來(lái)的秘書(shū),這天早上一進(jìn)辦公室,辦公室主任就讓她整理一份材料,明天下班之前交給他,說(shuō)下個(gè)星期開(kāi)會(huì)要用。她估摸了一下,差不多3萬(wàn)字,有20多頁(yè);
4、剛從辦公室主任的辦公室出來(lái),她還沒(méi)來(lái)得及坐下,周總來(lái)電話,說(shuō)今下午2點(diǎn)他要與財(cái)務(wù)總監(jiān)、市場(chǎng)總監(jiān)和銷售總監(jiān)一起商量工作,讓她通知他們幾個(gè);剛放下電話,機(jī)要室就送來(lái)一份傳真,傳真是一個(gè)代理商發(fā)來(lái)的,說(shuō)他們的一個(gè)副總過(guò)幾天要來(lái)本地辦事,請(qǐng)接待一下;她剛看完傳真,主任又來(lái)電話,說(shuō)田副總下個(gè)月初到電視臺(tái)為《一周財(cái)經(jīng)觀察》做嘉賓的事,由于時(shí)間關(guān)系他不去了,讓她給打個(gè)電話通知對(duì)方;她剛喘口氣,人力資源部門(mén)的人又過(guò)來(lái)通知她,讓她填寫(xiě)參加存檔新方法講座的
5、報(bào)名表,明天下班之前為報(bào)名的最后期限。,分析:,于雪這天早晨的幾項(xiàng)工作就應(yīng)該這么劃分:給主任寫(xiě)報(bào)告是T類工作;通知幾位總監(jiān)開(kāi)會(huì)是N類工作;把傳真交給具體經(jīng)辦人是T類工作;給電視臺(tái)打電話是L類工作,而參加檔案培訓(xùn)也是L類工作。分出了輕重緩急,于雪就可以這樣按步就班地工作了: 首先到行政部門(mén)預(yù)訂4人開(kāi)會(huì)用的小會(huì)議室,之后與3位總監(jiān)聯(lián)系;周總下午開(kāi)會(huì)的事落實(shí)好之后,就去辦公室主任的辦公室,
6、將傳真給主任過(guò)目,聽(tīng)取主任對(duì)這份傳真的指示,馬上把它轉(zhuǎn)給具體的經(jīng)辦人;把傳真的事辦妥了,就趕緊給主任寫(xiě)報(bào)告,爭(zhēng)取在今天下班之前把報(bào)告寫(xiě)出來(lái);至于參加檔案培訓(xùn)報(bào)名和給電視臺(tái)打電話的事不急,記在本子上,明天什么時(shí)候有空再去辦也不遲。,3、制定時(shí)間計(jì)劃表法(1)年計(jì)劃表。公司在一年中的例行活動(dòng)或公司所屬母公司在一年中的例行活動(dòng),商界在一年中的例行活動(dòng),以及根據(jù)公司年度工作計(jì)劃,可以確認(rèn)的必須參加的活動(dòng),要事先列入表中。,(2)月計(jì)劃表。從全
7、年計(jì)劃表抄下日程安排,填寫(xiě)出差和聚會(huì)等預(yù)定事項(xiàng),要抓住當(dāng)月的重大活動(dòng)。,(3)周計(jì)劃表。正確地填寫(xiě)會(huì)議、約會(huì)等預(yù)定活動(dòng),包括時(shí)間等安排。在周末要向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告下周計(jì)劃,并得以確認(rèn)。,(4)日程表。上司在一天中要做許多工作,為使其事先掌握自己所要從事的重要活動(dòng),必須提供給上司日程表。在前一日下午或者當(dāng)日清晨,根據(jù)周計(jì)劃表,抄制當(dāng)日日程表,并得到上司確認(rèn)(如果不制作日程表,根據(jù)周計(jì)劃表安排工作時(shí),也必須于前一日或當(dāng)日清晨得到確認(rèn))。,第一節(jié)
8、 時(shí)間管理策略,4.習(xí)慣使用待辦單(1)將你每日要做的一些工作事先列出一份清單,排出優(yōu)先次序,確認(rèn)完成時(shí)間,以突出工作重點(diǎn)。避免遺忘,未完事項(xiàng)留待明日。(2)待辦單主要包括的內(nèi)容:非日常工作、特殊事項(xiàng)、行動(dòng)計(jì)劃中的工作、昨日未完成的事項(xiàng)等。(3)使用待辦單注意:每天在固定時(shí)間制定待辦單(一上班就做)、只制定一張待辦單、完成一項(xiàng)工作劃掉一項(xiàng)、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時(shí)間、最關(guān)鍵的一項(xiàng)提前解決,做到每天堅(jiān)持。,第一節(jié) 時(shí)間管理策
9、略,二、時(shí)間管理的實(shí)施(1)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。(3)動(dòng)腦筋思考,分清工作的輕重緩急,判斷工作的先后次序,重要的工作、緊急的工作先做,科學(xué)有序地一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù),不是機(jī)械地來(lái)一件事干一件事,第一節(jié) 時(shí)間管理策略,(4)巧妙地運(yùn)用一些方法,合理分配精力,精明地利用時(shí)間,以提高效率。(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。(6)安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn),不間斷、不延誤、不降低團(tuán)
10、隊(duì)的整體效益。(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限,不能只憑個(gè)人想象和愛(ài)好安排工作。,案例:緊張忙碌的一周過(guò)去了,臨下班前,秘書(shū)小張想到今天是周五,得在下班前把下周一即11月26日的工作日志做好。因?yàn)橹芤惶貏e忙,如果到時(shí)再做,恐怕來(lái)不及。按照公司的慣例,每周星期一上午10:30在董事會(huì)辦公室舉行會(huì)議,所有部門(mén)經(jīng)理都參加。小張利用這段時(shí)間可以去銀行提取少量現(xiàn)金。中午12:30王總與美國(guó)代理商詹姆斯先生在香格里拉酒店共進(jìn)午餐
11、。查出下列案卷:19234號(hào)、78943號(hào)、43217號(hào),并查一下王總的出國(guó)手續(xù)是否辦妥。人事部李小姐周一下午3:00前來(lái)拜會(huì)王總。在周一某一適當(dāng)時(shí)候,小張還必須空出半小時(shí)的時(shí)間以便王總與自己商談公司慶功大會(huì)的日程和相關(guān)事宜—— 但不能占用上午9:00至10:00的時(shí)間,因?yàn)橥蹩傁朐谶@段時(shí)間處理他的郵件。王總晚上7:30出發(fā)去天宇公寓出席晚8:00開(kāi)始的高爾夫俱樂(lè)部聚餐會(huì)。 思考:秘書(shū)小張如何做好工作日志的編寫(xiě)?,第二節(jié)
12、 工作日志,第二節(jié) 工作日志編制,一、工作日志分類及使用方法1.手工工作日志2.電子工作日志(1)提前了解上司工作和活動(dòng)的信息,并在兩份日志上填上相關(guān)內(nèi)容,并于當(dāng)日一早再修定和補(bǔ)充。(2)提前在自己的日志上清楚標(biāo)出自己當(dāng)日應(yīng)完成的工作。(3)填寫(xiě)的信息要清楚、方便閱讀,保持日志整潔,最好先用鉛筆填寫(xiě),確認(rèn)后,再用水筆正式標(biāo)明,還可以使用不同色彩的筆填寫(xiě)。(4)填寫(xiě)的信息要完整,要標(biāo)明各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、姓名、聯(lián)
13、絡(luò)等必要信息。,第二節(jié) 工作日志編制,(5)填寫(xiě)的信息要準(zhǔn)確,當(dāng)日出現(xiàn)情況變化,應(yīng)立即更新日志,并告知上司。(6)在上司日志變化的同時(shí),應(yīng)更改自己的日志,并做好變更的善后工作。(7)在自己的日志上要清楚標(biāo)出為上司的有關(guān)活動(dòng)所做的準(zhǔn)備,并逐項(xiàng)予以落實(shí)。(8)協(xié)助或提醒上司執(zhí)行日志計(jì)劃,在需要時(shí)能幫助上司排除干擾。,第二節(jié) 工作日志編制,二、工作日志填寫(xiě)的信息內(nèi)容(1)上司在單位內(nèi)部參加的會(huì)議、活動(dòng)情況,要記錄清楚時(shí)間、地
14、點(diǎn)、內(nèi)容。(2)上司在單位內(nèi)部接待的來(lái)訪者,要記錄清楚來(lái)訪者的姓名、單位詳情、約會(huì)時(shí)間。(3)上司在單位外部參加的會(huì)議、活動(dòng)、約會(huì)等情況,要記錄清楚時(shí)間、地點(diǎn)的確切細(xì)節(jié)、對(duì)方的聯(lián)絡(luò)辦法等。(4)上司個(gè)人的安排,(5)上司私人的信息,(6)上司的各項(xiàng)活動(dòng)需要秘書(shū)人員協(xié)助準(zhǔn)備的事宜(7)上司交代自己的工作,(8)自己職責(zé)中應(yīng)做的工作、活動(dòng)。,第三節(jié) 日程安排,一、日程安排的內(nèi)容(1)各種接待、約會(huì),包括接待和會(huì)見(jiàn)本單位
15、員工、外單位來(lái)賓和國(guó)外來(lái)賓。(2)商務(wù)旅行活動(dòng)。(3)參加各類會(huì)議。(4)到車間進(jìn)行實(shí)地檢查或指導(dǎo)。 (5)組織的各類重大活動(dòng)的安排。 (6)領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的安排。,第三節(jié) 日程安排,二、日程安排的總體原則 (1)統(tǒng)籌兼顧 (2)區(qū)分輕重緩急 (3)留有余地 ,隨時(shí)補(bǔ)充調(diào)整 (4)適當(dāng)保密
16、 (5)征得領(lǐng)導(dǎo)同意 (6)勞逸結(jié)合,第三節(jié) 日程安排,三、日程安排的信息與技巧(1)每周、每日的工作活動(dòng)都不要安排得太滿,要保證可能出現(xiàn)的臨時(shí)性工作所占用的時(shí)間,具體安排要有彈性。(2)周一和出差前后一個(gè)工作日不要安排過(guò)多的事務(wù)。另外,領(lǐng)導(dǎo)出差和休假之后,等待他批閱的文件往往比平時(shí)多,所以在領(lǐng)導(dǎo)離開(kāi)公司一段時(shí)間回來(lái)的第一天,一般不要安排會(huì)議、約會(huì)等活動(dòng),以便于讓領(lǐng)導(dǎo)專門(mén)處理內(nèi)部各種文
17、件,并了解公司經(jīng)營(yíng)管理的基本狀況。(3)在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間,防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突,并給領(lǐng)導(dǎo)留出整理思路的時(shí)間。這樣可以保證領(lǐng)導(dǎo)與客人會(huì)見(jiàn)時(shí)精神飽滿,同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)。,第三節(jié) 日程安排,(4)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊、資料及其他信息。(5)對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排熟記于心,及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排,防止沖突;每日安排相對(duì)的固定時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)日程,保證兩者日程表內(nèi)容一致。(6)不要代替領(lǐng)導(dǎo)作決定。在領(lǐng)導(dǎo)
18、的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理。(7)控制約會(huì)時(shí)間。秘書(shū)要靈活,適時(shí)打斷,防止拖延,以免影響后面的日程。(8)關(guān)注和掌握近期要回避的人物。,課 后 訓(xùn) 練,一、 秘書(shū)每天要做的事情很多,請(qǐng)根據(jù)時(shí)間“四象限” 法,把下面要做的事情分出輕重緩急。A.復(fù)印員工的職稱原件用以存檔B.為領(lǐng)導(dǎo)預(yù)定今晚飛往沈陽(yáng)的機(jī)票C.安排領(lǐng)導(dǎo)與某公司老總本周末的晚宴D.購(gòu)買并且分發(fā)辦公用品,課 后 訓(xùn) 練,二、案例
19、閱讀分析 某公司的秘書(shū)小張,他要在今天下午3:00陪同公司的王總經(jīng)理去拜訪天昊公司的吳總經(jīng)理,這個(gè)拜訪是幾天前就安排好的,而且雙方都已經(jīng)溝通過(guò),小張?zhí)匾庠诠就蹩偟娜粘瘫砩嫌浵铝诉@次拜訪的時(shí)間和地點(diǎn)??墒蔷驮谙挛?:30,天昊公司吳總經(jīng)理的秘書(shū)小劉打來(lái)電話,說(shuō)吳總經(jīng)理今天下午有急事要出門(mén),希望把約定好的時(shí)間改在明天下午3:00。但是,明天下午王總經(jīng)理已經(jīng)定好了去廣廈公司談廣告代理的業(yè)務(wù)。分析討論:如果你是秘書(shū)小張,此時(shí)你怎
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