臨時采購管理流程

1、一、臨時物資采購費(fèi)用管理流程臨時物資管理范圍：活動贈品、年節(jié)福利、招待費(fèi)用（禮品）等等各部門（校區(qū)）臨時、少量、不做庫存管理、進(jìn)貨渠道不固化的采購行為。二、申請采購管理流程：1.采購申請：部門（校區(qū)）負(fù)責(zé)人有臨時需求商品或服務(wù)（常規(guī)采購清單之外的商品或服務(wù)）可自行向后勤部提出《臨時采購申請》，如情況緊急可先電話溝通確認(rèn)時候補(bǔ)填。2.物品采購：采購申請審核通過后（書面或電話審核），由部門（校區(qū)）負(fù)責(zé)人組織采購執(zhí)行。采購費(fèi)用可先行墊付后期報

2、銷，也可以先向財務(wù)預(yù)支后期核銷，預(yù)支借款需總經(jīng)理簽字確認(rèn)方可執(zhí)行。采購付款標(biāo)準(zhǔn)如下：1)1千元以下由發(fā)起人自行采購自行付款。2)1千5千元由發(fā)起人和校辦方聯(lián)合采購，校辦方付款。3)5千元以上由發(fā)起人和校辦方聯(lián)合采購，財務(wù)轉(zhuǎn)賬付款。3.單據(jù)傳遞：臨時采購費(fèi)用由部門（校區(qū)）負(fù)責(zé)人憑審核后的《臨時采購申請》和采購原始票據(jù)每月3日前去財務(wù)填寫報銷單，走費(fèi)用報銷審核流程。4.費(fèi)用核銷：每月8日前財務(wù)人員審核臨時采購單據(jù)，完成費(fèi)用入賬核銷。5.余量

3、管理：臨時采購商品原則上不做進(jìn)銷存管理，僅納入當(dāng)期部門（校區(qū)）費(fèi)用核算，若物資實(shí)際使用量小于預(yù)估，余量物資由物資使用方在活動結(jié)束后三天內(nèi)填寫《入庫單》經(jīng)總務(wù)后勤審核后收入倉庫做庫存管理。臨時物資采購費(fèi)用管理流程總務(wù)后勤審核確認(rèn)1千5千元總務(wù)后勤付款確認(rèn)入庫，納入庫存管理范疇部門（校區(qū)根據(jù)臨時需求提出臨時采購申請。組織物資采購行為1千元以內(nèi)自行采購付款每月3日前整理采購申請和采購票據(jù)轉(zhuǎn)財務(wù)審核報銷。是否有余量有整理余量物資，填寫《入庫單》

4、轉(zhuǎn)總務(wù)后勤審核確認(rèn)）財務(wù)三、5千元以上財務(wù)付款促銷贈品采購管理流程：（贈品余量最小化原則）每月8日前完成單據(jù)審核及費(fèi)用核銷入賬1.活動申請：由活動發(fā)起部門對活動促銷贈品進(jìn)行設(shè)計規(guī)劃（贈品名稱、出樣陳列需求、預(yù)計發(fā)放量），提報總務(wù)后勤部審核。2.出樣采購：總務(wù)后勤部審核確認(rèn)后會同活動發(fā)起部門對贈品進(jìn)行“出樣采購”（可提前預(yù)支款項(xiàng)），確定供應(yīng)商和采購價格，按照出樣陳列數(shù)量采購贈品，滿足活動宣傳效果。3.發(fā)放登記：活動執(zhí)行部門依據(jù)活動計劃（活

5、動時間）對參與活動的消費(fèi)者進(jìn)行“贈品發(fā)放登記”，待活動結(jié)束后提報總務(wù)后勤部采購執(zhí)行。4.發(fā)放采購：總務(wù)后勤部按照活動執(zhí)行部門提報的“贈品發(fā)放登記”進(jìn)行余量采購（實(shí)際發(fā)放數(shù)量—出樣采購數(shù)量），到貨后及時分至各活動執(zhí)行部門，并將采購單據(jù)轉(zhuǎn)交財務(wù)部由財務(wù)按照前期“出樣采購”單價與供應(yīng)商做轉(zhuǎn)賬付款。5.贈品發(fā)放：活動執(zhí)行部門接收到贈品后按照“贈品發(fā)放登記”中的顧客信息通知顧客領(lǐng)取贈品。6.余量回收：活動結(jié)束后確認(rèn)多余的贈品，由活動發(fā)起部門匯總后

6、填寫入庫單轉(zhuǎn)總務(wù)后勤部審核確認(rèn)，無誤后有后勤總務(wù)部做物資入庫管理。四、臨時物資采購管理制度：1.臨時采購商品及服務(wù)費(fèi)用報銷必須憑后勤部審核后的《臨時采購申請》方可自行，否則財務(wù)不予承認(rèn)，費(fèi)用由采購方自行承擔(dān)。2.采購發(fā)起方未按付款標(biāo)準(zhǔn)組織相關(guān)部門聯(lián)合采購付款者，費(fèi)用由采購方自行承擔(dān)。3.臨時采購物資到貨品質(zhì)由采購發(fā)起人全權(quán)負(fù)責(zé)：供應(yīng)商送貨過程中有破損、短缺和低質(zhì)情況，由采購發(fā)起人與供應(yīng)商溝通解決，物資發(fā)放和存放品質(zhì)由總務(wù)后勤部監(jiān)督，不符