電子采購在設備管理中的應用

1、管理世界———coNT品囂磊胃罱蕭贏怎電子采購在設備管理中的應用。王慧劉立羅維東(北京科技大學北京100083)【摘要】隨著計算機軟件技術的進步和企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，電子采購越來越多應用于企業(yè)的物料采購。本文主要討論了在設備管理信息系統(tǒng)中如何應用電子采購并對設備管理信息系統(tǒng)結構進行拓展。從而改善設備傳統(tǒng)采購的業(yè)務流程。以及在應用電子采購過程中的系統(tǒng)體系結構其目的是探討如何把設備采購管理的應用擴展到信息化上這對改變傳統(tǒng)的設備管理模式，提

2、高設備管理的信息化水平具有重要的意義?！娟P鍵詞】設備管理管理信息系統(tǒng)電子采購業(yè)務流程再造電子采購(EProcurement)是企業(yè)實現(xiàn)電子商務的一個重要環(huán)節(jié)，電子商務使采購供應鏈可以通過Intemet和網(wǎng)絡平臺共享全球化網(wǎng)絡，建立采購供應鏈中多企業(yè)之間的連接，是企業(yè)以較低的成本加入到全球采購供應鏈中，自由的進行企業(yè)一企業(yè)I’口J的電子商務采購(B2B)。與傳統(tǒng)采購模式相比，電子采購有著非常明顯的優(yōu)勢。一、現(xiàn)行采購作業(yè)活動1、目前PMIS

3、中涉及采購。設備管理信息系統(tǒng)是設備生命周期的信息化管理系統(tǒng)，包括設備前期管理、固定資產管理、設備檔案管理、設備維護管理、設備運行管理、設備備件管理、設備維修管理等子系統(tǒng)，這吐構成了PMIS的核心業(yè)務。按照現(xiàn)有的PMIS模塊劃分，設備的采購管理屬于設備前期管理的范疇；備件的采購管理屬于設備備件管理的范疇。如圖1所示。H制定設備規(guī)劃一制定選犁決策～(自制)設備設計制造l刊(外購)i／L備招投柄i采刪_一設備安裝、調試、驗收I一設備使用初期管

4、理I1堡魚備件資料管理_J一設件圖樣資料管理l41備件采購計劃管理I刈設備備件采購管到，一設蓄備件庫存管理l圖1設備前期管理和設備備件管理2、企業(yè)設備采購環(huán)節(jié)的弊端。目前，在企業(yè)中都存在專門的采購部門，但是采購管理的對象一般是針對生產產品所需要的零部件、原材料等。根據(jù)波特的理論，設備管理中涉及到的采購是屬于為輔助活動進行的采購的“非生產采購”，而這類的采購具有晶種多、數(shù)量大、金額有限、訂單數(shù)量大而平均訂貨量低的特點，這種類型的采購相對于

5、生產采購管理的水平是不足的。3、電子采購優(yōu)勢。電子采購的優(yōu)點在于它能降低采購中的管理成本，縮短采購周期，加強對采購流程以及庫存等的控制。此外，一個成功的電子采購解決方案能為氽業(yè)制定一套規(guī)范的采購流程，有利于加強氽業(yè)的管理。調查顯示，采購原料總成本的40％來自與處理、管理訂單有關的交易成本。在線采購不但便宜快捷，而且也有望減少可列賬單及訂單的失誤(大約減少到2％)。對那嶼已經采用了電子采購的公司，過程成本降低了90％，對于采購商品及服務的

6、直接成本來說，其價格(通過購買合同及電子交換)額外地減少了11％。80《當代經濟》2009年8而二、PMl8中采購模式分析1、采購設備及備件分類分析。采購部門對設備的分類應該根據(jù)不同設備的采購策略來分，由于設備品種的多樣性和復雜性，所以不同的設備其采購策略應該是不同的。一般來說，采購部門會把所采購物資分為4個大類：對生產影響大，供應渠道少的物資；對生產影響小，供應渠道少的物資；對生產影響大，供應渠道多的物資；對生產影響小，供應渠道多的物

7、資。針對設備對生產影響和供應商選擇范圍的大小，采用實體聯(lián)合庫存和網(wǎng)上交易平臺相結合的策略，以滿足企業(yè)采購的要求和達到高效率采購的目的。2、關鍵設備采用實體聯(lián)合庫存。在大型食業(yè)，一些設備具有大型化、重載高速化、技術復雜化、長流程等特點，或者某一設備或備件，在生產過程中處于非常重要的地位，一旦損壞將對企業(yè)生產造成巨大的停產損失，而且這種備件往往制造技術難度很大，制造周期很長，因而其采購費用也非常高。所以，在集團性企業(yè)中，可以將該企業(yè)各個分廠

8、針對此類設備進行用戶間實體聯(lián)合庫存。實體聯(lián)合庫存是在地理上相近的同行業(yè)企業(yè)根據(jù)地址優(yōu)化原則，在合適的位置選定聯(lián)合倉庫，用于存放共享備件，并共同制定庫存控制策略，備件的所有權歸全體會員。實體聯(lián)合庫存適用于地理位置上相近的備件用戶之間，除了適用于價值高、使用頻率低的小概率、超值事故的備件，在運輸費低于庫存費和訂貨費的情況下，還適用于其他特性的備件。3、通用設備及備件市場模式。對于通用件(如通用系列的軸承、小型電機、水泵、閥門等，通用性好的備

9、件)和標準件(如標準化設計的控制元件、計算機模塊、標準化零部件及國際通用標準的電工產品等)采用市場模式的電子采購方式。針對集團性企業(yè)，各個分支食業(yè)雖然生產的產品各有側重，但是一些通用設備及備件和標準件多數(shù)情況下是相同的，所以可以建立一個該行業(yè)的電子交易平臺。如圖2所示。行業(yè)內的企業(yè)與供應商、物流機構在不同程度上建立合作伙伴關系，并且這種合作伙伴關系建立在電子交易平臺的基礎上，形成電子協(xié)作。設備及備件在電子交易市場中直接采購。同時，企業(yè)可

10、以將自身的管理信息系統(tǒng)與電子商務網(wǎng)站進行數(shù)據(jù)傳輸、訂單接收與供應商評價系統(tǒng)以及后臺處理系統(tǒng)，通過端口與電子交易市場形成雙向連接。這樣企業(yè)經營機制中的所有環(huán)節(jié)借電子交易市場連接成一個靈活、有競爭力的有機整體。圖2行業(yè)電子交易平臺三、應用實例萬方數(shù)據(jù)管理世界磊O需T。EM‘PO。RA。RV罱EO暑OI眥s_●—●CNCNI盱fcS●■■_應用電子采購前的設備采購、Ik務流稃圖設備管理部門倉儲部門采購部門財務部門主管領導睫交領取備件申博l上一

11、查詢數(shù)量ll是否暑貨區(qū)是JJ備件采購申請Ll宙坊亞肼T由浩慎寫出庫己錄●領導審批l更新信息I‘淦≥l堡魚塑I、睪7是I鱺耳宙卅I例定訂貨策略|_攢I選擇供應商I●l領導審批Il商務談判I●是《蠡型|簽訂采購臺同Il幣m』1、—‘IH—lil驗收入庫l●|更新信息lI財務結算ll采購評價l圖3應用電子采購前的設備申購業(yè)務流程圖應用電子采購后的設備采購業(yè)務流程圖設備管理部門倉儲部門采購部門財務部門主管領導供應商l圣莖丕絲IH系統(tǒng)自動清點數(shù)量

12、l上睫交領取備件申請一|是否有貨HJ是I自動提交給供應蒯|自動生成訂單I‘慎!；出庫記錄II修改／確認訂剖|接收需求信息Il夏箍信懇I杳看供貨信息l‘‘I№Ir。。運輸配送ll領取設備||驗蝗厶廛一I些!苧i’t更新信息l≤1財務結算I圖4應用電子采購后的設備申購業(yè)務流程圖1、引入電子采購后的業(yè)務流程改善。應用電子采購前的設備采購業(yè)務流程如圖3所示，應用電子采購后的設備申購業(yè)務流程如圖4所示。因為引入了電子采購，使業(yè)務流程得到明顯的簡化

13、，審批程序大大減少，工作時效得到提高，同時也避免了由于審批的ft、，間過長引起的生產損失。此流程改造非常實用于小概率、超值事故類型的設備及備件，在和供貨商建立良好的聯(lián)盟關系后，由原本的買方模式轉變?yōu)橘u方模式，這樣供貨商客圖5兩層C／S和兩層B／S混合模式的體系結構根據(jù)企業(yè)設備及備件的需求，及時送貨。采購部門根據(jù)供應廠家的設備及備件質量、交貨期、價格、服務、信譽等方面的綜厶平階體系。2、電子采購實施后的體系結構。針對PMlS的特征，對PM

14、IS中的各個模塊分別根據(jù)其特點選擇C／S或B／S結構模式，支持企業(yè)內部設備管理人員的運用，采用C／S結構；支持企業(yè)外部供應商的運用，適合采用B／S結構。兩種結構的應用程序存取同一個數(shù)據(jù)庫，把多個應用不同模式的子系統(tǒng)集成為一個混合式的系統(tǒng)。圖5所示的是基于兩層C／S和兩層B／S混合模式的體系結構示意圖。3、使用電子采購的幾個子系統(tǒng)。系統(tǒng)支持各種業(yè)務流程的申請、審核操作在網(wǎng)上進行，包括：各種入庫業(yè)務、出庫業(yè)務、供應計劃審批業(yè)務、采購計劃審批

15、業(yè)務、采購合同審批業(yè)務等，基本涵蓋備品備件庫存、采購的全部業(yè)務。軟件較好地完成流程中所涉及到的各單據(jù)的查詢、瀏覽、添加、審批等業(yè)務操作，方便、快捷地將相關單據(jù)按流程順序流轉到各相應的審批環(huán)節(jié)，加快審批業(yè)務的網(wǎng)上處理，極大地提高了工作效率，向網(wǎng)絡無紙化采購邁進了堅實的一步。四、結論在改良設備管理信息系統(tǒng)的采購方式的過程中，電子采購非常適合于設備及備件采購方面的應用，使用電子采購的PMIS系統(tǒng)，將網(wǎng)路技術應用到設備管理領域中，在傳統(tǒng)的PMI

16、S系統(tǒng)的基礎上，采用Internet網(wǎng)絡技術、兩層C／S和兩層B／S混合模式體系結構和流程再造，加強設備的采購信息管理，有效解決現(xiàn)有的問題，為設備管理的采購業(yè)務提供了方便有力的管理工具，對于改變傳統(tǒng)的設備管理模式，提高設備管理的信息化水平具有重要的意義?！緟⒖嘉墨I】f11王國文、趙海然：供應鏈管理：采購流程與戰(zhàn)1各IMl企業(yè)管理出版社2006【21李葆文、鮑乃釗、譚信孚：簡明現(xiàn)代設備管理手冊【MJ北京：機械工業(yè)出版社2004【3】尼夫：