電子文檔管理辦法

1、電子文檔管理辦法電子文檔管理辦法QBIRDQBIRD質(zhì)管質(zhì)管272002272002寧波波導(dǎo)股寧波波導(dǎo)股份有限公司份有限公司第2版(2002)(2002)第0次修改次修改第1頁共4頁1.目的目的隨著公司辦公自動化、無紙化的普及，公司內(nèi)外部文件交流逐漸使用電子文檔形式，為促進(jìn)和規(guī)范公司辦公自動化、商務(wù)電子化的進(jìn)程，確保所使用的電子文檔的充分性、適用性和有效性，并對電子文檔進(jìn)行有效控制，特制訂電子文檔管理辦法。2.適用范圍適用范圍適用于公司

2、服務(wù)器上部門共享的電子文檔、辦公自動化系統(tǒng)中的電子文檔以及個人計(jì)算機(jī)上的電子文檔。3.相關(guān)文件相關(guān)文件《文件控制程序》《記錄控制程序》4.職責(zé)職責(zé)4.1信息工程部負(fù)責(zé)公司個人計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、辦公自動化系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)使用的技術(shù)支持及維護(hù)。4.2各部門負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的電子文檔管理。4.3質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件等質(zhì)量管理體系電子版文件的管理。5.名詞解釋名詞解釋辦公自動化系統(tǒng)：公司所使用的NOTES系統(tǒng)及其包含電子審批系統(tǒng)、eMIS系

3、統(tǒng)、K3系統(tǒng)等辦公自動化系統(tǒng)。6.工作程序工作程序6.1各部門在公司服務(wù)器上共享文件的管理。6.1.1部門在公司服務(wù)器上共享文件的存放地址為：“Bird_domino部門名稱文件夾名稱”6.1.2各部門可根據(jù)需要向信息工程部申請?jiān)诜?wù)器上建立部門共享文件夾，信息工程部給申請部門分配一個服務(wù)器的登錄用戶名和密碼，并設(shè)置文件夾權(quán)限，確保只有使用該用戶名登陸服務(wù)器，才可擁有對該申請部門的共享文件夾具有完全控制權(quán)限。6.1.3各部門對本部門的服

4、務(wù)器用戶名及密碼進(jìn)行管理，防止其外泄和廣電子文檔管理辦法電子文檔管理辦法QBIRDQBIRD質(zhì)管質(zhì)管272002272002寧波波導(dǎo)股寧波波導(dǎo)股份有限公司份有限公司第2版(2002)(2002)第0次修改次修改第3頁共4頁箱中文件作為證明材料。6.3電子文檔的受控6.3.1電子文檔的識別受控文件應(yīng)通知資料室進(jìn)行文件編號，定稿后的文件由制定部門發(fā)一份到資料室備份存檔，同時應(yīng)附帶文件發(fā)放的地址；其中管理性文件(公司及各部門制定的現(xiàn)行使用的有

5、效版本的規(guī)定、大綱、制度等等)由綜合管理部資料室負(fù)責(zé)，質(zhì)量體系文件、技術(shù)性文件由研究開發(fā)部資料室負(fù)責(zé)，質(zhì)量記錄由質(zhì)量管理部質(zhì)量計(jì)劃處負(fù)責(zé)。文件的分類方法依據(jù)“文件控制程序”5.1.1條規(guī)定。對于常用記錄的電子文檔，在文件命名或發(fā)送時應(yīng)包含日期信息。6.3.2電子文檔的批準(zhǔn)、發(fā)布可采用NOTES的形式批準(zhǔn)發(fā)布，經(jīng)相應(yīng)的批準(zhǔn)后，由制定部門發(fā)布，批準(zhǔn)權(quán)限參照“文件控制程序”執(zhí)行。6.3.3電子文檔的發(fā)布方式可采用下述方法，通過NOTES發(fā)送或

6、服務(wù)器共享文件方式發(fā)布，并依據(jù)需要設(shè)定電子文檔的文件打開密碼，使用NOTES或電話告知相關(guān)已授權(quán)人員該密碼，由此達(dá)到受控目的。6.3.4電子文檔的更改文件的修改、修訂由文件的原制定部門負(fù)責(zé)，由原批準(zhǔn)人員或授權(quán)人員批準(zhǔn)，修改后的文件應(yīng)通知所有使用該文件的人員，收到通知的人員應(yīng)及時更新各自計(jì)算機(jī)上保留的相應(yīng)文件；對于NOTES中發(fā)送的電子文檔，應(yīng)在主題中注明“更正”等字樣，收到此類文檔的人員應(yīng)及時刪除原有作廢文檔，以防止作廢電子文檔的非預(yù)期