試論環(huán)境檔案管理實現電子化信息化的必要性

1、<p>　　試論環(huán)境檔案管理實現電子化信息化的必要性</p><p>　　摘 要：隨著社會對環(huán)境保護要求的提高，環(huán)境檔案管理得到越來越多的關注。環(huán)境檔案管理最基本的工作就是環(huán)境業(yè)務檔案和文書檔案等紙質檔案的收集與整體。在信息技術高速發(fā)展的今天，實現環(huán)境檔案管理的信息化和電子化才能跟上時代的潮流保證檔案的完整性、安全性。本文首先介紹了目前環(huán)境檔案管理的現狀及存在的問題，然后介紹了環(huán)境檔案管理電子化信息化的

2、特點和方式，最后進一步分析實現環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性。 </p><p>　　關鍵詞：環(huán)境檔案管理 電子化 信息化 </p><p>　　中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2013）09-0013-01 </p><p>　　環(huán)境檔案管理是一項涉及多學科多領域的工作，它需要一定的技術基礎。環(huán)境檔案管理的對象就是在環(huán)保過程

3、中所產生的真實材料，這些專業(yè)活動包括環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科技環(huán)境法制信訪及環(huán)境研究。 </p><p>　　一、目前環(huán)境檔案管理的現狀及存在的問題 </p><p>　　1.傳統(tǒng)的環(huán)境檔案管理方法 </p><p>　　檔案管理工作的綜合性較強，檔案管理員的工作量一般都比較大，需要有很好的耐心和細心的工作態(tài)度。傳統(tǒng)的檔案管理工作主要就是

4、檔案的收集和分類工作，管理員首先需要把環(huán)保科技檔案可以分為以下八類：環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測、環(huán)境污染和防治、環(huán)境監(jiān)理、環(huán)境科學研究、環(huán)境工程與基本建設、儀器設備與環(huán)境標準、計量；然后按系統(tǒng)的方法將檔案迅速地整理好，并以適當的方法保存，防治紙質檔案發(fā)生霉變、長蟲、發(fā)霉、遺失等問題 </p><p>　　2.電子文檔管理方式不受重視 </p><p>　　使用電子文檔來保存信息不僅可以節(jié)省大量的紙

5、質資源，還能提高信息的安全性與完整性；但是這種方式需要更多的技術投入，必須以一定的計算機設備為基礎，對檔案管理人員的管理要求、技術要求也更高，工作量也增大。在實現環(huán)境檔案管理電子化信息化的過程中還存在以下問題：首先，硬件設備和軟件設備不能達到要求，缺少資金投入和技術支持；其次，檔案管理人員的技術水平落后，尤其是缺少專業(yè)的計算機操作技能。因此，要實現環(huán)境檔案管理的電子化和信息化不僅需要政府的資金和技術投入，也需要加大對管理人員的培訓。 &

6、lt;/p><p>　　3.當前我國環(huán)境檔案管理存在的問題 </p><p>　　一方面，我國環(huán)境檔案管理體系沒有保障機制，表現為既沒有專門的環(huán)境檔案管理準則、標準，即使在與檔案管理相關的法律中也很少有涉及環(huán)境檔案管理的條例，也沒有環(huán)境檔案和信息披露的制度和規(guī)范，對信息披露的范圍、內容、形式都沒有統(tǒng)一的規(guī)定。另一方面，從技術層面來看我國還沒有建立完整的環(huán)境檔案管理技術體系，沒有統(tǒng)一的技術標準。

7、 </p><p>　　二、環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點和方式 </p><p>　　1.環(huán)境檔案管理電子化信息化的特點 </p><p>　　環(huán)境檔案管理電子化信息化就是以電子文檔來儲存所要管理的信息，電子文件是以光盤、磁盤等為載體，與紙質文檔相比，它有以下特點：電子文檔離不開現代辦公設備的支持，最主要的設備即計算機；通過這些現代化的設備可以實現文檔信息快速、便

8、捷的共享，不會有任何時間和地域的限制；通過這些設備也可以快速地對信息進行修改或補充；電子文件的保存環(huán)境沒有紙質文檔的保存環(huán)境要求高，只要這些設備不發(fā)生損壞即可。 </p><p>　　2.電子文件歸檔的方式 </p><p>　　要把電子文件歸檔，目前一般使用的方法是將文件保存在磁盤上，也可以通過互聯網移交檔案。以保存在磁盤上的方式來歸檔看起來文檔的保存期可以無限長，但實際上磁盤很容易受到

9、損壞，對電子文檔產生很大的安全威脅，而一旦電子文檔受到破壞，要恢復起來難度很大，甚至不可能。所以，采用這種方式首先就要保障電子文檔的安全性，保證文檔內的信息不回丟失，可以通過采取文件備份的方法解決該問題，但這又會使存儲磁盤的數量增多，管理人員的工作量也會增大。所以最佳的歸檔方式之一是通過網絡版辦公自動化管理系統(tǒng)歸檔，這種方式是讓辦公室與信息部門合作，由辦公室統(tǒng)籌管理工作，而信息部門依靠其技術設備及人才條件負責電子文件歸檔并負責保證其安全

10、。當然最好的方式還是把兩種方式同時使用，做好網絡存貯的同時把文件存入光盤。 </p><p>　　三、實現環(huán)境檔案管理電子化和信息化的必要性 </p><p>　　檔案管理方式的電子化與信息化已經成為信息時代的大勢所趨，環(huán)境檔案管理也不例外。 </p><p>　　1.環(huán)境檔案管理電子化和信息化可改善檔案管理工作 </p><p>　　電子化

11、和信息化可以打破檔案利用的種種局限，特別是時間限制和地域限制，使檔案管理可以與全國甚至全世界接軌，檔案管理部門能獲得更多的支持，使檔案管理部門由封閉走向開放。檔案管理職能不僅局限于檔案的收集、整理與保管，信息化和電子化使得其職能擴展到信息采集、管理和服務，最終實現信息資源的合理配置、科學管理。 </p><p>　　2.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是形勢發(fā)展的需求 </p><p>　　21

12、世紀是信息化高速發(fā)展的時代，人類的每項工作都離不開高科技的支持，環(huán)境檔案管理也不例外。環(huán)境檔案管理要管理的檔案文件通常有上百萬件，這些文件都是一個地區(qū)或國家珍貴的信息資源庫，檔案管理的意義就在于要讓這些資源得到各級領導和普通群眾的充分利用，充分實現資源共享，為國民經濟發(fā)展及環(huán)境保護服務。近年來，環(huán)境檔案管理電子化信息化的趨勢越來越明顯，檔案載體已經大部分被光盤、磁盤取代，隨之也產生了一系列檔案管理的問題，例如電子檔案的收集、保管、保護和

13、利用問題，要解決這些問題就要加快檔案管理電子化信息化的建設。 </p><p>　　3.環(huán)境檔案管理電子化和信息化是社會的強烈需求 </p><p>　　在競爭越來越激烈的當今社會，人們的世界觀念越來越強，對工作效率的要求越來越高，領導在做決策時也要做到迅速、準確，職能部門的工作對數據也要求及時、準確，社會大眾對檔案信息的需求量也在增加，尤其是隨著環(huán)保意識的加強，人們對環(huán)境檔案信息的需求明

14、顯增大。面對這些群體，檔案管理部門只有以最全、最新、最直接、最方便的方式提供信息才能滿足達到要求，這就迫使檔案管理部門改變傳統(tǒng)的管理方式，利用現代化的技術提供多功能而快捷的服務。 </p><p><b>　　四、結語 </b></p><p>　　傳統(tǒng)的環(huán)境檔案的紙質管理方法已經不再適合現當代對于檔案管理的要求，電子化信息化的今天，環(huán)境檔案管理由紙質管理方法轉變?yōu)殡?/p>

15、子信息化管理是必然趨勢，只有順應時代潮流利用現代化的技術提供更舒適的服務，才能讓環(huán)境檔案的管理和使用更加安全更有效率。 </p><p><b>　　參考文獻 </b></p><p>　　[1]趙潔，檔案管理信息電子化問題研究，神州，2013（01）. </p><p>　　[2]龔尚今，淺談檔案電子化管理，華章，2011（10）. <