高校教學檔案管理特點、現(xiàn)狀、對策

1、<p>　　高校教學檔案管理特點、現(xiàn)狀、對策</p><p>　　中圖分類號：G44 </p><p><b>　　文獻標識碼：A </b></p><p>　　文章編號：1673-0992(2009)03-0152-02 </p><p>　　摘要：近年來，高校學院教學檔案管理積極適應高校教學改革發(fā)展的形勢，

2、管理日趨科學化、規(guī)范化，但有相當一部分院校教學檔案管理還不能完全適應學院實體化改革的需要，不能很好地為學院教學扣管理提供優(yōu)質高效的服務，存在一些不足。 </p><p>　　關鍵詞：高?！〗虒W檔案　管理現(xiàn)狀　對策 </p><p>　　一、高校教學檔案的主要特點 </p><p>　　高校教學檔案是高校教學工作方面的檔案，是高校教學活動和教學管理工作狀態(tài)的記載，它不

3、同于一般文檔檔案，也不同于人事檔案，具有以下特點： </p><p><b>　　1、學科專業(yè)性強 </b></p><p>　　不同學科專業(yè)人才的培養(yǎng)采用不同的人才培養(yǎng)方案，實施不同的教學計劃，設置不同的課程，安排不同的教學環(huán)節(jié)和教學活動，提出不同的培養(yǎng)要求，實現(xiàn)不同的培養(yǎng)目標。因此，不同學科專業(yè)的教學工作是不盡相同的，具有很強的學科專業(yè)特性。 </p>

4、<p><b>　　2、周期性強 </b></p><p>　　高校的教學工作一般以學期或學年為一個工作周期，教學活動和教學管理一般以學期或學年來制訂工作計劃，提出工作要求，進行檢查和總結。因此，教學檔案也應按學期、學年來構建，形成周期性的檔案。對以學期、學年來組織教學的教學管理工作更具有參考和指導價值。 </p><p><b>　　3、信息

5、來源廣 </b></p><p>　　高校教學檔案信息既有來自高校教學活動各個環(huán)節(jié)的信息，也有來自各級主管部門對高校教學工作、教學改革和人才培養(yǎng)等方面的規(guī)定、條例等。 </p><p><b>　　4、原始材料多 </b></p><p>　　教學檔案要真實記錄教學管理活動。必須要依靠大量的原始性資料。沒有數(shù)量充足、完整準確的原始資

6、料就不能反映教學工作的真實面貌。 </p><p>　　5、檔案資料的形式多樣 </p><p>　　由于教學活動的多樣性，記錄活動的形式也是多樣的。只有檔案原始資料的多樣性，才能真實確切地反映多樣性教學活動的面貌，才更具有檔案的作用和價值。教學檔案原始資料應包括紙質、電子、圖片、音像、光盤等多種形式。 </p><p>　　二、高校檔案工作存在的問題 </p

7、><p>　　1、檔案意識較為薄弱，檔案收集困難 </p><p>　　長期以來，人們對檔案工作缺乏足夠的了解，檔案意識不強。有的領導干部主觀地認為高校的主要工作是教學和科研，忽視檔案工作，檔案工作與學校各項工作的發(fā)展不同步。有些文書人員為圖自己方便，不愿及時歸檔，嚴重影響檔案的完整與安全，也不能滿足利用者的需求。此外，館藏檔案內(nèi)容不豐富，側重于黨政文書類等一般紙質檔案的收集整理，對其它檔案較

8、為忽視，如設備檔案、實物檔案、聲像載體檔案的收集幾乎一片空白，特色檔案收集較少，不能完整地反映學校發(fā)展的各個方面及鮮明的辦學特色。 </p><p>　　2、管理水平還需大力提高 </p><p>　　雖然許多高校檔案館已實現(xiàn)文件級計算機管理，但系統(tǒng)功能結構設計單一，缺乏綜合處理能力，不能與校園網(wǎng)絡互聯(lián)。無法實現(xiàn)資源共享；計算機數(shù)量不足，機器故障多，且缺少與之配合使用的其它設備，沒有充分發(fā)

9、揮新技術的作用；2001年實行文書檔案立卷改革后，部分檔案工作人員一直未能領會國家關于歸檔工作的改革意圖，仍存在因循守舊的思想。嚴重阻礙了檔案事業(yè)的前進步伐。 </p><p>　　3、專業(yè)隊伍建設狀況不佳 </p><p>　　檔案工作人員多為半路出家，受過檔案專業(yè)培訓的人較少，熟練掌握計算機、網(wǎng)絡技術的人更少。 </p><p>　　檔案部門不受重視，很難吸引高

10、層次人才，成為安排老弱病殘、引進高級人才家屬的場所，真正能夠從事檔案業(yè)務的人員卻很少。一些干部從事檔案工作多年，經(jīng)驗豐富，但年齡偏大，思想保守，缺乏創(chuàng)新精神，甚至把檔案館視為養(yǎng)老院。年輕的檔案人員受論資排輩的影響。在館室管理、專業(yè)培訓、業(yè)務交流等諸多方面缺乏機會，他們的才能不能充分發(fā)揮。 </p><p>　　4、社會對檔案的利用意識較差，服務效能低 </p><p>　　絕大多數(shù)高校的檔

11、案利用率都不到20％，大多數(shù)檔案長期閑置，無人問津。許多人還未認識到檔案是非常有用的信息資源，可以為經(jīng)濟建設各項事業(yè)的發(fā)展及個人服務，還存在著過去計劃經(jīng)濟時代檔案只為黨政機關政治工作服務的老觀念。一些檔案部門存在著“封閉”觀念，沒有把高校檔案工作的最終目的放在開發(fā)和利用檔案信息資源上，對開放利用過于謹慎。使普通利用者對檔案館望而卻步，制約了檔案的利用。 </p><p>　　三、高校檔案工作管理對策 </p

12、><p>　　1、進一步提高認識，切實加強領導 </p><p>　　首先應成立學院檔案管理工作領導小組。由行政一把手任組長，分管領導任副組長，成員由專職檔案員及與學院檔案工作密切相關的職能部門負責人組成，作為學院檔案工作的行政機構。 </p><p>　　二是建立學院綜合檔案室，配備具有專業(yè)知識的專職檔案管理人員，負責對教學檔案建設與管理進行全面的業(yè)務指導。 <

13、/p><p>　　三是重視對教學檔案工作的宣傳，增強全員的檔案意識，切實搞好檔案公共關系。要加強宣傳。不斷增強全體員工的檔案意識。可以通過各種途徑，采用會議、櫥窗展覽、參觀學習、檔案利用事例宣傳教育等形式，向全體員工宣傳《檔案法》、教學檔案管理規(guī)章制度，宣傳教學檔案的重要性及作用，使全體員工充分認識和了解教學檔案。熟知教學檔案的歸檔范圍、歸檔原則、要求及時間，重視并進而支持教學檔案工作，主動配合檔案管理人員做好教學檔

14、案材料的收集歸檔工作，確保教學檔案管理工作高質高效完成。 </p><p>　　2、提高專業(yè)管理人員素質 </p><p>　　加強教學檔案管理人員的業(yè)務培訓。當前學院教學檔案通常由學院教學行政部門負責收集、整理。兼職教學檔案管理人員都不是檔案專業(yè)出身，對檔案管理的基本原則、方法不甚熟悉。因此，學校應首先考慮適當減少兼職檔案管理員的其他工作，保證其有較充足的時間和精力完成教學檔案收集、整理

15、工作。 </p><p>　　其次應創(chuàng)造條件。有計劃、有目的地加強對兼職檔案管理人員的業(yè)務培訓，促使他們學習檔案專業(yè)知識、專業(yè)理論，掌握檔案工作的原則、方法。提高檔案工作水平；學習教學管理規(guī)范，了解教學活動過程，熟悉教學檔案的范圍及具體內(nèi)容。熟悉教學文件材料形成的規(guī)律及特點，確保教學檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范：學習計算機知識、掌握信息化管理手段，實現(xiàn)教學檔案管理工作的標準化、現(xiàn)代化。 </p>&

16、lt;p>　　3、完善制度，加強監(jiān)督和管理 </p><p>　　要認真貫徹執(zhí)行國家關于檔案工作的政策法規(guī)，依據(jù)《檔案法》制定學院教學檔案管理規(guī)章制度和實施細則。明確歸檔范圍及歸檔流程。監(jiān)督、檢查執(zhí)行情況。建立教學檔案工作的檢查、考評制度。 </p><p>　　要充分認識到學院教學檔案管理是教學管理的重要組成部分，學院應將其納入教學工作計劃之中，納入教學管理制度當中，納入各級管理人

17、員的崗位職責之中，并作為年度考核內(nèi)容之一。 </p><p>　　4、建設一支精干高效的檔案工作隊伍 </p><p>　　當前，高校檔案人員的現(xiàn)狀與信息技術、網(wǎng)絡技術和檔案事業(yè)發(fā)展的要求還有一定差距。高校在進行管理體制改革，精簡機構、人多崗、定量考核、提高效率勢在必行。檔案工作必須從傳統(tǒng)的模式過渡到現(xiàn)代化的管理方式，這就要求檔案工作者具備相應的思想觀念、知識結構和工作能力。因此，目前急需