提高高職院校二級學院辦公室工作效率淺析

1、<p>　　提高高職院校二級學院辦公室工作效率淺析</p><p>　　摘要：本文從闡述二級學院辦公室職能入手，分析高職院校二級管理現狀及問題，以構建信息化教育管理綜合平臺為途徑，對如何提升當前二級學院辦公室工作效率提出了對策和建議。 </p><p>　　Abstract： This paper starts with describing the functions of t

2、he secondary institute office， analyzes the management status and problems， and to construct information education management platform as the way， proposes some countermeasures and suggestions on how to improve the curre

3、nt secondary college office work efficiency. </p><p>　　關鍵詞：高職院校；二級學院辦公室；信息化教育管理綜合平臺；提高；工作效率 </p><p>　　Key words： higher vocational colleges；secondary institute office；integrated platform of info

4、rmation education and management； improve；work efficiency </p><p>　　中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2016）34-0069-02 </p><p><b>　　0 引言 </b></p><p>　　近年來，高等職業(yè)教育長足發(fā)展，隨著招生

5、規(guī)模的不斷擴大、教育體制改革的不斷深入，高職院校先后進行校內管理體制的改革――院系調整，實行二級管理。隨著二級管理的進一步推進，管理重心的下移，二級學院辦公室作為學院行政綜合部門，如何高質量、高效率地為學院各項工作服務是當代高職院校管理體制改革中認真研究分析的重大課題。筆者從闡述二級學院辦公室職能入手，分析高職院校二級管理現狀及問題，以構建信息化教育管理綜合平臺為途徑，對如何提升當前二級學院辦公室工作效率提出了對策和建議。 </p

6、><p>　　1 高職院校二級學院辦公室的主要工作內容 </p><p>　　1.1 日常行政工作 </p><p>　　作為二級學院辦公室，主要是協助院領導完成制定各項規(guī)章制度的民主化調查，數據采集，科學分析，最后制定學院的發(fā)展規(guī)劃，工作計劃等；管理和使用學院印章，負責各類會務安排，對外接待企業(yè)和兄弟院校來訪；做好辦公用品的領用、保管和發(fā)放。 </p>

7、<p>　　1.2 教學、科研管理工作 </p><p>　　負責二級學院教師排課、調停課、補課等日常教學管理工作；檢查各類教學資料，完成教師的教學質量考核，做好學生評教工作；組織完成教務下達的專業(yè)教學計劃的制定、監(jiān)考安排、數據采集等工作；做好二級學院各類技能競賽的通知、安排工作，并做好相關材料歸檔工作。 </p><p>　　科研信息的發(fā)布、科研獎項的申報以及各類科研成果的匯總

8、；項目過程中后期管理。 </p><p><b>　　1.3 人事工作 </b></p><p>　　做好二級學院全體教職工的各類信息資料匯總工作；協助學院領導做好教職工的考勤、年度考核以及職稱晉升工作；統計核查教師教學工作量、科研工作量的完成情況；組織教職工各類培訓工作；二級學院人才引進、招聘面試及工作安排。 </p><p>　　1.4 財

9、務（績效）管理工作 </p><p>　　辦公室協助教職工做好各類財務報銷工作；教師超課時、外聘教師和跨部門上課教師的課時費結算；各類相應津貼發(fā)放；績效考核獎發(fā)放工作。 </p><p>　　2 高職院校二級學院辦公室現狀及問題 </p><p>　　2.1 工作任務“細”、“繁”、“雜”、“忙” </p><p>　　辦公室除了要完成學院領

10、導布置的各項任務，還要完成學校其他部門要求完成的各項工作，“上面千條線、下面一根針”，而目前辦公室管理人員較少，往往疲于應付這些繁雜的實務， 工作壓力大。 </p><p>　　2.2 工作任務時效性強、重復工作多 </p><p>　　學校各職能部門下達給二級學院任務時明確規(guī)定了完成時間，但經常會有多個部門的任務紛至沓來，且部門下達任務之前并沒有相互通氣，往往在相近的時間都要完成同時亦存

11、在數據相近的重復勞動，而辦公室管理人員往往一崗多責，超負荷和重復勞動的厭煩情緒使管理人員壓力驟增。 </p><p>　　2.3 缺乏制度化 </p><p>　　辦公室工作紛繁復雜，頭緒眾多，如果沒有一套科學的制度加以規(guī)范，全院師生員工便無章可循，無所適從，將處于一種松散狀態(tài)，失去應有的凝聚力。 </p><p>　　2.4 辦公室管理的信息化水平不高 </

12、p><p>　　目前，學院辦公室的辦公自動化、信息化水平雖然基本能適應當前工作需求，但在系統化、模塊化、集成化、便捷化方面仍有所欠缺，不能更好地適應管理體制改革、二級學院建立所帶來的新變化。單一化、簡單式的辦公系統不能滿足辦公室工作的正常運行，一定程度降低了辦公效率。 </p><p>　　3 構建信息化教育管理綜合平臺 </p><p>　　信息化教育管理綜合平臺能滿

13、足信息時代二級學院辦公室行政管理工作方式變革的要求，有助于實現學校管理的現代化。構建二級學院信息化教育管理綜合平臺，主要包括以下幾個管理系統：行政辦公管理系統、人事管理系統、學生管理系統。（如圖1所示） </p><p>　　3.1 二級學院行政辦公管理系統 </p><p>　　二級學院行政辦公管理系統是以行政管理為核心，集公文管理、會議管理、規(guī)章管理、動態(tài)信息管理、部門事務處理、領導日

14、程管理、個人辦公管理以及用車用餐管理、檔案資料管理為一體的綜合辦公行政管理軟件系統。該系統的特點是：①涵蓋二級學院辦公室行政管理工作的各個方面。②具有靈活的開放性。③管理工作不受時間、地點的限制。④搜集、處理、使用、共享信息，進行有效的管理。⑤完善的安全和權限體系。⑥體現行政管理工作的現代化。 </p><p>　　通過行政辦公管理系統，二級學院領導、教師、行政管理人員可以隨時隨地開展二級學院行政管理過程中的各項

15、工作，保障二級學院行政管理工作的高效、安全運行，為行政管理本身的重整和發(fā)展帶來新的機會，并且改變傳統的行政管理方式。 　　3.2 二級學院人事管理系統 </p><p>　　二級學院人事管理系統存有二級學院全體教職工的各類情況電子信息，不同的部門可以查閱和調用相關信息。比如人事處可以導出相關教師的職稱信息；科研處可以導出相關人員具體時間段的科研工作量；教務處導出教師具體的學期教學工作量；同時在人事管理系統中，可

16、以查閱相關教師的學生評教、督導聽課反饋情況等。需要的信息只需要后臺管理員開放相關的權限。 </p><p>　　二級學院人事管理系統主要內容包括：①專、兼職教師職稱、學歷、年齡、教學年限、社會效益、企業(yè)鍛煉情況。②教師授課時數，行政兼職工作情況，教學評估表現。③教師產學研情況，研究報告與論文發(fā)表篇數。④教師崗位流動情況。⑤教師研習及培訓狀況。⑥教師參與各類項目工作信息。 </p><p>

17、　　3.3 二級學院學生管理系統 </p><p>　　學生管理系統的功能：為招生提供信息；學生社會服務與就業(yè)，作為教學規(guī)劃改進的依據，促進教學卓越化。系統項目包括：學生人數、來源分布、家庭背景、學習歷程、學生能力與素質等。 </p><p>　　二級學院學生管理系統相關應用：以新生入學報到率、學生來源以及社會背景、來檢視學生來源于素質變化趨勢，以及改進招生策略；以畢業(yè)率及在校成績、學習歷

18、程、職業(yè)資格考試通過率來評鑒學生學習表現趨勢；以就業(yè)與升學狀況來探究畢業(yè)生流向與表現，市場競爭力與學以致用的程度；以獎助學金、學生勤工儉學等情況來了解學生經濟狀況與補助需求。 </p><p>　　4 如何利用信息化教育管理綜合平臺提高二級學院辦公室工作效率 </p><p>　　高職院校二級學院要充分利用信息化教育管理綜合平臺來實現管理事務的業(yè)務流程化，使二級學院管理者及教師擺脫繁雜的日

19、常教學管理，而真正投入到教學研究中來，全面提高教學研究水平，培養(yǎng)出高素質的技能應用型人才。 </p><p>　　4.1 利用信息化教育管理綜合平臺提高行政辦公效率 </p><p>　　通過信息化教育管理綜合平臺，能克服傳統行政辦公的時空限制，提高行政辦公效率，同時平臺各項真實數據依據有利于二級學院制定學院的發(fā)展規(guī)劃與工作計劃；有利于各項制度的規(guī)范與形成。 </p><

20、;p>　　4.2 利用信息化教育管理綜合平臺提高人事管理工作的效率 </p><p>　　人事管理信息化，是完善人事管理工作的重要環(huán)節(jié)，二級學院在人事管理工作上，應充分利用信息化管理技術，減少基礎性材料的反復統計工作，確保資料的準確性和嚴謹性。利用信息化教育管理平臺，一方面有利于二級學院全體人員擺脫冗余重復性工作，更過投入到教學與科研中，提高工作效率，另一方面，通過信息化教育管理平臺真實數據，可以挖掘二級學

21、院師資自身存在的問題，為解決方案提供數據依據。同時，在日常管理工作中要將常規(guī)事務實現流程化、數據化，有利于各項績效考核有章可循，學院發(fā)展真正達到適應市場需求，便于二級學院及時調整管理機制，向社會輸送優(yōu)秀的高職畢業(yè)生。 </p><p>　　4.3 利用信息化教育管理綜合平臺提高學生管理工作的效率 </p><p>　　建立信息化教育管理綜合平臺，即可實現學生信息的錄入、傳遞、共享、匯總和保

22、存等，能高效便捷地統計學生工作的各項數據，并保證其準確性。信息化教育管理綜合平臺要充分考慮利用現有的校級各類信息管理資源，實現數據共享。在管理軟件開發(fā)上考慮積極研發(fā)手機APP，將使用者及受眾者從電腦走向手機登移動設備，突破辦公的時空限制。二級學院辦公室要在工作實踐中不斷創(chuàng)新，提升管理層次，發(fā)揮管理樞紐和橋梁作用。 </p><p><b>　　5 結語 </b></p><

23、;p>　　利用信息化教育管理綜合平臺，可以讓二級學院辦公室人員避免進行重復而簡單的勞動，提高工作效率。另外，要使辦公室職能更好體現，辦公室綜合管理能力增強，更需要高職院校黨政領導班子重視，明確學院二級管理體制改革的方向和目標；同時教務處、人事處、財務處等各職能部門要多從自身工作入手，盡可能提高工作效率，而不是簡單地發(fā)通知、收材料。 </p><p><b>　　參考文獻： </b>&l

24、t;/p><p>　　[1]遲俊.信息化管理平臺優(yōu)化高職院校二級學院教育管理[J].中小企業(yè)管理與科技，2014（4）. </p><p>　　[2]劉立霞，陳洪芳，劉美榮.高校二級學院辦公室工作的新思考[J].黑龍江高教研究，2015（1）. </p><p>　　[3]陳利軍.關于高職院校二級學院辦公室管理工作的思考[J].無錫職業(yè)技術學院報，2014（5）.<