如何在企業(yè)中加強(qiáng)電子檔案管理

1、1如何在企業(yè)中加強(qiáng)電子檔案管理隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)被廣泛地應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，在各種社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中也產(chǎn)生了大量的電子檔案，電子檔案作為信息社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，已成為檔案必不可少的重要組成部分，這是勿容置疑的。因此，我國檔案管理者也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，正確積極地認(rèn)識(shí)電子檔案的特點(diǎn)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)我國檔案管理的電子化進(jìn)程。本文就此進(jìn)行論述。一、電子檔案庫的組成和特點(diǎn)第一，組成：用戶終端。電子檔案庫應(yīng)具備使用戶

2、能輕松方便地獲得所需資料，操作簡便、界面友好的用戶終端，使查閱手段簡單化，提高資料的利用率；通訊系統(tǒng)。網(wǎng)絡(luò)和通訊系統(tǒng)是電子檔案庫的基礎(chǔ)，只有在完備的通訊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，才能實(shí)現(xiàn)資源共享和各種聯(lián)機(jī)服務(wù)擴(kuò)大使用范圍；數(shù)據(jù)庫管理和檢索服務(wù)系統(tǒng)。電子檔案館中各種信息的加工儲(chǔ)存，由數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，通過聯(lián)機(jī)服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供檢索服務(wù)。第二，特點(diǎn)：管理對(duì)象數(shù)字化。隨著辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)的發(fā)展及在各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用，檔案管理對(duì)象將轉(zhuǎn)向以機(jī)讀檔案一一存儲(chǔ)于計(jì)

3、算機(jī)中的集圖、文、聲于一體的多媒體信息化對(duì)象為主；檔案信息媒體多樣化；檔案信息存貯與傳遞數(shù)字化；工作方式計(jì)算機(jī)化。管理對(duì)象信息化、信息處理數(shù)字化、媒體多樣化和信息存貯與傳遞數(shù)字化，導(dǎo)致檔案工作的工作手段和工作方式計(jì)算機(jī)化。3可整理歸檔。這樣可隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，文檔也不易形成存積?？梢?，微機(jī)管理省時(shí)省力，給工作人員節(jié)省了充足的時(shí)間去提高業(yè)務(wù)能力和水平。三、做好電子檔案管理的措施第一，要完善體制，建立統(tǒng)一的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，應(yīng)實(shí)行文件管理

4、與檔案管理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導(dǎo)與控制納入檔案部門的工作職責(zé)，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下進(jìn)行。第二，要嚴(yán)格控制電子檔案的可轉(zhuǎn)換性以保證電子檔案的安全。由于電子文件可以根據(jù)需要在不同的載體上同時(shí)存在，也可以互相轉(zhuǎn)換，包括文件的字體、簽名、印章等，通過計(jì)算機(jī)基本的復(fù)制、粘貼功能就能達(dá)到完全一致，這使得電子文件只能保證真實(shí)性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用

5、計(jì)算機(jī)的更高功能對(duì)電子文件和電子資料加以保護(hù)。如將文檔設(shè)為只讀模式，或?qū)Σ糠蛛娮游募用?，從而到?duì)電子文件進(jìn)行特定的保護(hù)。而且由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動(dòng)的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時(shí)備份存檔，確保今后的利用準(zhǔn)確。